Comportamiento derrochador 15 Otros derroches innecesarios

16. Insuficiencia en el sistema administrativo

Objetivos Administrativos en el Control de Pérdidas

Los siguientes objetivos generales en el control de pérdidas, cuando son apropiadamente logrados, reducirá las probabilidades de una pérdida mayor o catastrófica en cualquiera organización de riesgos altos.

Objetivos Administrativos en el Control a Pérdidas 1. Identificar todas las exposiciones a pérdidas 2. Evaluar el riesgo en cada exposición

3. Desarrollar un plan 4. Implementar el plan

5. Monitor - Dirigir - Controlar

Lo más importante para lograr estos objetivos, es la identificación de todas las exposiciones con que una organización se enfrenta. Esta es la única manera de identificar las pocas exposiciones críticas, que podrían resultar en una pérdida mayor o catastrófica, si no son controladas. Hay muchas maneras para lograr esto; como a través la inventarios de riesgos o exposiciones, repaso de todas las actividades comerciales incluyendo mapas de flujo, reportes anuales, compras, y materiales de ventas, etc.

Sin embargo, una de las maneras mas efectivas para identificar la mayoridad de exposiciones accidentales en una base contínua, es implementar un programa moderno de control de pérdidas de seguridad y salud, y efectivamente dirigir su control.

El resto de este capítulo y libro da la perspectiva necesaria para tomar un paso gigante en esa dirección.

Vocabulario Profesional Específico

De la misma manera que los médicos y abogados tienen su propio vocabulario profesional, los ejecutivos también lo poseen. Debido a que la administración es una profesión específica, ella cuenta con muchos términos especializados y con significados específicos. En muchos casos, los significados funcionales de estos términos, no se encuentran en el diccionario. Las definiciones funcionales evolucionan a partir de la experiencia. Se llegan a convertir en una especie de lenguaje taquigráfico para facilitar una comunicación expedita entre los miembros de la profesión, vale decir, la profesión administrativa. Por supuesto, el profesional debe siempre tomar las precauciones debidas en la forma de usar ese "lenguaje" codificado cuando se comunica con gente que no pertenece a su profesión.

Existen también términos técnicos específicos para los aspectos de la administración del control de pérdidas. En los diversos capítulos de este libro, se presentarán y explicarán algunos de ellos. Aún cuando los gerentes de operaciones no necesiten convertirse en especialistas en seguridad, se hace necesario que conozcan términos como los que se presentan a continuación:

• Pérdida-derroche innecesario de cualquier recurso.

• Peligro - una condición o acto con potencial de pérdida por accidente. • Seguridad - el control de las pérdidas accidentales.

• Control de Pérdidas - cualquier cosa que se haga para reducir las pérdidas provenientes de los riesgos puros del negocio. Ello incluye:

1. La prevención de las exposiciones a pérdida.

2. La reducción de las pérdidas cuando ocurren los acontecimientos que ocasionan pérdidas.

3. La eliminación o la sustitución del riesgo.

• Administración del Control de Pérdidas - la aplicación de las habilidades administrativas profesionales, al control de las pérdidas de los riesgos del negocio. En la Figura 3-1 se pudo observar los objetivos más importantes.

El administrador/supervisor profesional se debe mantener al día en cuanto a los significados vigentes y funcionales de los términos, en relación a las profesiones pertinentes; los debe utilizar en forma efectiva y ayudar a otros a entenderlos y usarlos con efectividad. Esencialmente, lo que se hace para compartir el mismo significado y para lograr una comprensión mutua, es verdadera "comunicación". Esto requiere "estar en la misma longitud de onda" en relación al significado de los términos usados en el proceso de la comunicación.

Identificación del Trabajo Requerido

La segunda característica de los "profesionales" en cualquier área, es el que se tenga claro con cuáles actividades se lograrán los resultados deseados y cuáles serán inefectivas. Los administradores profesionales saben, de acuerdo a su preparación y experiencia, lo que ellos y sus trabajadores deben hacer para que el trabajo se realice en la forma más correcta posible. El no contar con este conocimiento, o el no aplicarlo, da como resultado frustración, pérdida de tiempo y confusión para todos aquellos que participan en ese trabajo.

No es necesario que una organización tenga que empezar desde un comienzo en cuanto a la identificación y clasificación del trabajo requerido para lograr resultados óptimos en la administración de la seguridad y del control de pérdidas. El análisis de los programas que ya han logrado éxito en el mundo, ha identificado ya la mayor parte de estas actividades. Basado en tal análisis, 20 elementos de programa o actividades para trabajo de administración han sido identificados. (ver Figura 3-2.)

Para que los ejecutivos sean capaces de decir "estoy administrando mi trabajo de control de pérdidas en un estilo profesional", deberán saber qué elementos del programa de su propia organización les corresponde aplicar y cuál es el trabajo específico que deben hacer con cada uno de estos elementos. Estas responsabilidades del trabajo, pueden encontrarse

detalladas en la descripción del cargo, en los manuales de procedimientos, y/o en normas prácticas. Pero, sin importar dónde y cómo se identifiquen las normas de funcionamiento, los supervisores deben saber "cuáles" son esas normas. El poder completar la hoja de trabajo que se observa en la Figura 3-3, podría ser un buen modo de comprobar rápidamente cuán bien se conocen las normas de desempeño para las responsabilidades que representa esta área crítica. (Incluye los espacios para agregar las actividades que usted realice y que no aparezcan en la lista).

Medición de la Ejecución del Trabajo

Prácticamente cualquiera puede medir el resultado de una organización -ya sea en toneladas, en unidades, en ventas, a través de sus servicios, etc. Sin embargo, un administrador profesional debe saber y ser capaz de medir los insumos (inputs) que se requiere ingresar, para obtener esos resultados. Esta es una de las diferencias entre un ejecutivo y un oficinista. En el pasado, en relación a la seguridad, casi todas las mediciones eran referidas a los resultados del programa -la reducción de las lesiones y de todos los costos que se derivaban de ellas. Sin embargo, estas cantidades las puede calcular cualquier oficinista, más o menos competente. Se requieren habilidades administrativas profesionales, para poder medir los requisitos que deben entrar al programa para garantizar los resultados que se pretenden lograr. Los ejecutivos profesionales pueden medir su propio desempeño en el trabajo y el de la gente bajo su dirección. Un ejemplo de esto podría ser el que un supervisor esté realizando sólo un 60% de las reuniones requeridas por los estándares de la organización o aplicando sólo el 75% de la instrucción en el trabajo que se necesita o los trabajadores podrían estar cumpliendo con los requisitos del equipo protector sólo en un 80% del tiempo; o ajustando la maquinaria a la tolerancia correcta, sólo en un 92% del tiempo.

Una buena analogía podría comparar el uso de las mediciones del ejecutivo de empresas, con el uso que de ellas hace un entrenador deportivo. Un buen entrenador se interesará mucho por llegar a medir los resultados o las consecuencias del juego, (el marcador del partido), pero la forma en que se vence al rival, es a través de la medición del trabajo de cada jugador y dándole las recomendaciones necesarias para mejorar. Del mismo modo, en el mundo de los negocios, los supervisores y los altos ejecutivos se interesan grandemente en la medición de los resultados (número de accidentes, tiempo de detención del proceso, tiempo perdido en general, etc.). Pero también saben que se requieren programas (inputs) para obtener resultados (outputs) y que éstos están directamente relacionados con el desempeño de los miembros del equipo en el programa. Sólo al conocer el desempeño individual en cada área del programa, pueden los supervisores tomar las medidas apropiadas, antes de que ocurran las pérdidas. En efecto, las acciones administrativas pueden ser predictivas y preactivas más que reactivas o posteriores a las pérdidas.

La medición válida del desempeño es una característica tan importante de un administrador profesional, que se analizará y tratará con mayor detalle más adelante en este capítulo.

Principios o Verdades Fundamentales

Casi toda disciplina de administración, tiene ciertos principios o verdades fundamentales, que guían las acciones generales del profesional.

Henri Fayol (1841-1925) fue uno de los primeros contribuidores distinguidos del movimiento de administración; acentúa la necesidad de estos principios de liderazgo en sus primeras obras como en 1916.

Los siguientes han sido seleccionados como aquéllos estimados a tener un valor especial, durante la implementación de cualquier programa o proyecto. La mayoría de ellos han continuado a valer, como, un líder se empeña a nunca terminar de sobresalir.

Figura 3-2 TRABAJO ADMINISTRATIVO NECESARIO PARA OBTENER ÉXITO EN EL CONTROL DE PERDIDAS LIDERAZGO Y ADMINISTRACION ENTRENAMIENTO DE LA ADMINISTRACION INSPECCIONES PLANEADAS INVESTIGACION DE ACCIDENTES/ INCIDENTES ANALISIS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJOS/TAREAS OBSERVACION DE TRABAJOS/TAREAS PREPARACION PARA LA EMERGENCIA REGLAS DE LA ORGANIZACION ANALISIS DE ACCIDENTES/ INCIDENTES ENTRENAMIENTO DE LOS TRABAJADORES EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL CONTROL Y SERVICIOS DE SALUD SISTEMA DE EVALUACION DEL PROGRAMA CONTROLES DE INGENIERIA COMUNICACIONES PERSONALES COMUNICACIONES CON GRUPOS PROMOCION GENERAL CONTRATACION Y COLOCACION CONTROL DE ADQUISICIONES SEGURIDAD FUERA DEL TRABAJO