Conceptos y objetivos

Las normas que se desarrollan en los apartados subsecuentes son las que permiten establecer los elementos de descripción normalizados para la elaboración de la Guía simple de archivos, por lo que se proporcionarán sólo los conceptos y objetivos de las mismas, así como información relevante, con el propósito de sensibilizar a toda aquella persona interesada en realizar descripciones archivísticas en base a criterios normalizados.

http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html

97 _{CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones}

que custodian fondos de archivo. Primera edición Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas.

Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Francia: El Consejo.

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2.3.1.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), es una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. Es decir, la descripción de los documentos de archivo a partir del momento en que se han seleccionado para su conservación (históricos), aunque también puede aplicarse a las fases previas. 98

Objetivos:

 Identificar y explicar el contexto contenido en los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.

 Establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones fiables, auténticas, significativas y accesibles puedan permanecer a través del tiempo.99

Este conjunto de reglas generales permiten:

 Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas.

 Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo.

 Compartir los datos de autoridad.

 Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.100

Así mismo, de esta norma es importante destacar que para describir el fondo como un todo se utiliza los elementos de descripción de la misma, si se describen las partes que integran el fondo, éstas se describen por separado, utilizando sólo los elementos más convenientes. La suma total de todas las descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representan el fondo, a esta técnica de descripción se denomina descripción multinivel101.

98

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística. op cit. 99 Ídem. 100 Ídem. 101 Ídem. L LaaGGuuííaassiimmpplleeddeeaarrcchhiivvoossyyllaassNNoorrmmaassiinntteerrnnaacciioonnaalleessddee ddeessccrriippcciióónnaarrcchhiivvííssttiiccaa.. C Caappííttuulloo22..

Al establecer una jerarquía de descripciones deben aplicarse 4 reglas fundamentales: 

 Descripción de lo general a lo particular. 

 Información pertinente para el nivel de descripción. 

 Vinculación de las descripciones. 

 No repetición de la información.102

2.3.1.2. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF)

La Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y FamiliasISAAR (CPF), es una guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.103

Objetivos:

 Determinar el tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de archivos y servir de orientación sobre la forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado.

 Sentar las reglas generales para la normalización de las descripciones archivísticas relativas a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción.104

Este conjunto de reglas permiten:

 El acceso a los archivos y sus documentos, basado en una descripción de su contexto de producción, la cual que está relacionada con las descripciones de los propios documentos.

102

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística. op cit.

103

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros

de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Adoptada por el Comité de Normas de Descripción. Canberra, Australia, 27-30 de octubre de 2003. Versión española. 2004. Madrid:

El Consejo. 104 Ídem. L LaaGGuuííaassiimmpplleeddeeaarrcchhiivvoossyyllaassNNoorrmmaassiinntteerrnnaacciioonnaalleessddee ddeessccrriippcciióónnaarrcchhiivvííssttiiccaa.. C Caappííttuulloo22..

 La comprensión por parte de los usuarios del contexto que subyace en la producción y la utilización de los documentos de archivo que les permita interpretar mejor su significado y trascendencia.

 La identificación precisa de los productores de documentos, incorporando la descripción de las relaciones entre diferentes entidades, especialmente información relativa al cambio administrativo en las instituciones o al cambio de circunstancias personales en individuos y familias.

 El intercambio de estas descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.105 Así mismo, los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para:

Describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico.

Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas.

Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen.106

2.3.1.3. La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF

La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, es una guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos.107

Objetivos:

 Ayudar a situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y utilización.

105

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros

de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. op cit.

106 Ídem. 107

Consejo Internacional de Archivos. ISDF Norma internacional para la descripción de funciones. Primera edición Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales. Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Traducida por el Ministerio de Educación, Cultural y Deporte de España. 2007. Madrid: El Consejo.

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 Ayudar a explicar cómo y por qué los documentos fueron producidos y posteriormente utilizados, el objetivo o la función que estaban destinados a cumplir dentro de la organización, y cómo los documentos concuerdan y se relacionan con otros documentos producidos por la misma organización.108

Las descripciones de funciones pueden usarse:

Para describir funciones como unidades dentro de un sistema de descripción archivística.

Para controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones archivísticas.

Para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los documentos que originaron.109

2.3.1.4. La Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo ISDIAH

La Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo ISDIAH, es el conjunto de reglas generales para la normalización de la descripción de instituciones que conservan fondos de archivo.110

“Objetivos:

 Facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general.

 Ofrecer directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con la descripción de los documentos que éstas custodian y con sus productores.

108

Consejo Internacional de Archivos. ISDF Norma internacional para la descripción de funciones. op cit. 109

Ídem. 110

Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian

fondos de archivo. Primera edición Adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres,

Reino Unido, 10-11 marzo 2008.Francia: El Consejo.

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C

Estas descripciones pueden utilizarse:

Para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripción archivística; y/o

Para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de información archivística o en la red.

Para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los documentos de archivo que custodian”.111