ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

(1)

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN

SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO

MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA, BASADA EN NORMAS

INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

T E S I N A

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE L I C E N C I A D O

EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A:

MARINA JONGUITUD GARCÍA

ASESOR: LIC. GLORIA CELIA CARREÑO ALVARADO

(2)

Prefacio I

Introducción III

Capítulo 1. El Instituto Mexicano de Cinematografía y su Sistema de Archivos

1

1.1 Instituto Mexicano de Cinematografía 1

1.2 Misión, visión y objetivos 7

1.3 Estructura orgánica 8 1.4 Sistema de archivos 17 1.4.1 Coordinación de Archivos 18 1.4.2 Oficialía de Partes 19 1.4.3 Archivo de Trámite 20 1.4.4 Archivo de Concentración 22 1.4.5 Archivo Histórico 24

Capítulo 2. La Guía simple de archivos y las Normas internacionales de descripción archivística

27

2.1 Descripción archivística 28

2.2 Instrumentos de descripción 30

2.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística 32

2.2.1.1. Sistemas de clasificación 33

2.2.1.2. Niveles de descripción (estructura documental) 37

(3)

2.2.1.3. Secciones documentales por funciones comunes y sustantivas

38

2.2.2 Guía Simple de Archivos 40

2.2.2.1. Importancia y objetivos 42

2.2.2.2. Requerimientos legales 43

2.2.2.3. Interrelación con el cuadro general de clasificación archivística

45

2.3 Normas internacionales de descripción archivística 46

2.3.1 Conceptos y objetivos 48

2.3.1.1. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)

49

2.3.1.2. Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF)

50

2.3.1.3. Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF

51

2.3.1.4. Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo ISDIAH

52

2.3.2 Términos estandarizados 53

2.3.3 Interrelación de las normas con la Guía Simple de Archivos 53

Capítulo 3. Criterios estandarizados de descripción archivística para la elaboración de la Guía Simple de Archivos del IMCINE

55

3.1 Diagnóstico de las descripciones en las Guías Simples de 2007 a 2009, y de las de 15 dependencias seleccionadas

56

3.2 Aplicación de las normas internacionales de descripción 65

(4)

3.2.1 Elección de las áreas y los elementos de información de las normas internacionales de descripción aplicables

66

3.2.2 Fusión de los elementos de información de las normas internacionales de descripción archivística seleccionados, con los elementos establecidos por el Archivo General de la Nación en el

77

Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos

3.2.3 Formato normalizado e instructivo, de la guía simple de archivos 82 3.2.4 Capacitación para implementar la guía simple de archivos

normalizada

92

3.3 Elaboración de la Guía Simple de Archivos 94

3.3.1 Recopilación de la información, análisis y desarrollo de los elementos de información de las normas internacionales de descripción

94

3.3.2 Propuesta de Guía simple de archivos para el IMCINE 96 3.3.3 Ejemplos de descripción (alcance y contenido) de series comunes

y sustantivas 105 3.3.4 Beneficios esperados 107 Conclusiones 108 Bibliografía 111 Anexos 116

1. Esquemas: Proceso de clasificación y Sistema de clasificación por funciones

117

(5)

2. Propuesta de cuadro ilustrativo sobre la aplicación de las normas internacionales de descripción archivísticas en los instrumentos de descripción

119

3. Esquema: Procesos archivísticos implicados en la descripción documental 123 4. Listado de Disposiciones y Manuales Administrativos emitidos por la

Secretaría de la Función Pública en 2010

124

5. Propuesta de cuadro en el que se señalan los elementos de información de las normas internacionales de descripción archivística aplicables en la elaboración de la Guía simple de archivos

125

6. Cuadro: Lenguaje controlado para unidades físicas y lógicas de medidas documentales

131

7. Cuadro: Lenguaje controlado para formatos o tamaños documentales 132 8. Cuadro: Lenguaje controlado para soportes documentales 133

(6)

Prefacio

La oportunidad de contribuir en la homogenización y/o normalización de criterios que permitan elaborar descripciones objetivas y precisas de las series documentales comunes o sustantivas de una dependencia o entidad, fue la motivación para desarrollar el presente trabajo. Así mismo, el objeto personal es concretar la certificación de los conocimientos y experiencia que la carrera de Archivonomía me brindó.

Es así que en el ámbito profesional, como archivónoma, debido a las vicisitudes encontradas en la elaboración de dicho instrumento, me surgió el interés para investigar sobre el tema y desarrollar una guía fruto de un proceso razonado. Por ende, el presente trabajo versó en la necesidad de conocer y comprender la teoría y las normas internacionales de descripción archivística, así como la normatividad nacional en la materia, que sustentan la metodología para la elaboración de la guía simple de archivos.

Como todo proceso de trabajo o de investigación, aunque la responsabilidad por errores será sólo mía, se ha alimentado de un trabajo conjunto previo; hubiera sido imposible llegar al final, sin la ayuda de instancias y personas, que me brindaron su consejo y colaboración. Sirvan estas líneas para testimoniarles mi más sincero agradecimiento.

Quiero agradecer en primer lugar al Instituto Mexicano de Cinematografía, a sus autoridades, al Ing. Nicolás Cornejo Bermejo (Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales y actual Coordinador de Archivos), al Sr. Rafael Silva Mauleón (Encargado de Archivo de Concentración), a los Responsables de Archivo de Trámite de cada una de las Unidades Administrativas, y a todo el personal administrativo, por las facilidades prestadas para recabar, asentar y difundir la información requerida para el desarrollo de esta investigación.

(7)

También de manera especial, a Miguel Ángel Blancas Moreno quien fue el Coordinador de Archivos (2009 a mayo de 2011), por sus consejos y enseñanzas.

Por otro lado, a la Lic. Gloria Celia Carreño Alvarado, por su labor como asesora del presente reporte de investigación, le agradezco su apoyo en todo momento, sus valiosos comentarios y sugerencias a lo largo del desarrollo del mismo.

A la Lic. Beatriz Santoyo Bastida, por su apoyo constante como revisora, agradezco los comentarios objetivos que contribuyeron en la mejora de este trabajo.

Así mismo a la Mtra. Mercedes Fernández Carbajal, que por sus valiosas observaciones contribuyeron a mejorar importantes aspectos de este trabajo.

También al Lic. Arturo Hernández Rojas, agradezco sus reflexiones las cuales permitieron puntualizar algunos temas de la presente investigación.

Finalmente, expreso mi reconocimiento a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, por haberme formado profesionalmente en la Archivonomía, profesión que respeto y venero porque me ha dado crecimiento personal y laboral. Así como, por los cursos de actualización a egresados que brinda esta Institución, de los cuales obtuve conocimientos específicos para la realización del presente trabajo.

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Introducción

El presente reporte de investigación aborda el tema de la elaboración de la guía simple de archivos (de trámite) aplicando elementos de las normas internacionales de descripción archivística. La guía simple de archivos es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales, funciones y/o atribuciones, conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

La principal característica de la guía simple de archivos (en las dependencias o entidades federales) es que, pese a que sirve para identificar los documentos de archivo, su contexto y contenido en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así como a los productores por medio de su descripción archivística; no ha logrado la homogenización de las descripciones de las series documentales de la administración pública.

Para analizar esta problemática es necesario mencionar sus causas, una de ellas es que, la guía simple de archivos no ha cobrado la importancia que merece, esto puede deberse a que es concebida sólo como una obligación de la Ley de Transparencia, otra causa puede ser que las dependencias desconozcan la existencia de bibliografía sobre el tema y la existencia de las normas internacionales de descripción archivística, por ende, la ausencia de su aplicación.

En el marco de la teoría archivística, la investigación se realizó mediante la búsqueda de información teórica y práctica, analizando, comprendiendo, interpretando objetivamente, seleccionando y ajustando la información a los requerimientos; para realizar el análisis y comparación de las descripciones de series documentales; la muestra estudiada comprendió las guías simples de archivos del Instituto (2007, 2008 y 2009) y la revisión de 15 guías de otras dependencias.

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De ahí que la finalidad de este reporte es proponer la aplicación de las normas internacionales de descripción archivística en la elaboración de la Guía simple de archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía (IMCINE), con el propósito de establecer criterios de descripción documental homogéneos, así como lograr que, a través de la publicación de la Guía simple de archivos del IMCINE en el portal institucional, ésta sirva de modelo para establecer criterios de descripción archivística de las series documentales por funciones comunes y sustantivas de la Administración Pública Federal, así como el intercambio nacional e internacional de información estandarizada. Por ende está dirigido principalmente a toda la comunidad archivística y a los servidores públicos de las dependencias y entidades que están obligados a elaborar la guía.

Para sustentar y facilitar el logro de los objetivos arriba citados, este trabajo comprende tres capítulos en los cuales se desarrolla lo siguiente:

En el capítulo uno se abordan los antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, y estructura orgánica del Instituto Mexicano de Cinematografía para ubicar su contexto; también se establece y conceptualiza el sistema de archivos del Instituto.

El capítulo dos desarrolla la base teórica y el marco legal que permiten comprender la descripción documental aplicada en la guía simple de archivos; así como los conceptos y objetivos de las normas internacionales de descripción archivísticas.

En el capítulo tres se presenta el diagnóstico, de la situación de las descripciones de las Guías simples de archivo del IMCINE y las de otras instituciones; por otro lado, se especifican y desarrollan los elementos de información seleccionados de las normas, aplicados en la descripción archivística normalizada como propuesta metodológica para el proceso de descripción de series documentales, esto por un lado mediante aportaciones y ejemplos y por otro fusionando los objetivos y reglas de las normas con los del Instructivo del Archivo General de la Nación; se expone la propuesta del formato e instructivo de la Guía simple de archivos del IMCINE; se presenta de manera general

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la importancia de la capacitación al personal para su implementación; se exhiben ejemplos de la descripción de algunas series documentales aplicando los criterios obtenidos; y se señalan los beneficios que aportan las normas a la guía simple de archivos.

En las conclusiones se asienta que se llegó a la elaboración de un formato o cédula de Guía simple de archivos normalizado y apegado a los objetivos teóricos de este instrumento de descripción; también derivado de las reflexiones señaladas en las conclusiones, se formulan algunas recomendaciones que se deben contemplar en el proceso de elaboración de la guía simple de archivos.

Así mismo, se incluyen anexos que, son parte nodal en la realización de esta investigación, ya que ayudan a entenderla y a desarrollarla con otras vertientes expresadas en información gráfica (esquemas o mapas conceptuales, cuadros y formatos), por lo tanto complementan y dan fuerza a la investigación, incluso facilitan los procesos de revisión y aprobación del proyecto.

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Capítulo 1. El Instituto Mexicano de Cinematografía y su sistema de archivos

Este capítulo permite conocer de manera abreviada cuándo surgió y cómo ha evolucionado la Institución en la que se desarrolla el presente trabajo, así como cuál es su giro (actividad económica) o la finalidad de su creación, su estructura orgánica actual, así como el sistema de archivo que ha implementado.

1.1. Instituto Mexicano de Cinematografía

El Instituto Mexicano de Cinematografía es la entidad pública descentralizada, encargada de fortalecer y apoyar al sector de la producción de cine nacional, así como de fomentar la actividad industrial cinematográfica del país1. De ahí la importancia de proporcionar una breve reseña de los antecedentes de su creación y su evolución hasta su definición actual, como se puntualiza a continuación.

A

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La cinematografía en México se inicia con la producción de brevísimos cortos documentales, llamados vistas, muchas de las cuales registran acontecimientos cotidianos y personajes populares que son observados por personas cercanas a ellos. Durante la lucha armada de la Revolución el cine se convirtió en el medio más importante para conocer dicho desarrollo histórico.

Con el paso del tiempo la gran aceptación que tuvo el cine por parte del público mexicano motivó el desarrollo de una incipiente industria que para el año de 1929, cobijó el nacimiento de las primeras producciones de películas sonoras. Poco tiempo después, los hermanos José y Roberto Rodríguez (mexicanos) inventaron un aparato que permitió la

1_{INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. 2010. p. 1,}

E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11.. Anuario Imcine Anuario Imcine

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incorporación del sonido directo a las películas, tras la producción de varias cintas de calidad con esta nueva aportación, el cine mexicano conquista también los mercados internacionales.2

En la década de los 40’s la industria cinematográfica se consolida con la producción de casi 100 largometrajes al año. Esos tiempos son conocidos como “Época de Oro del Cine Mexicano”, durante los cuales dicha actividad artística logra captar una buena cantidad de divisas, con lo que se tiene una balanza de pagos favorables. Fue la

industria cinematográfica el medio a través del cual México se dio a conocer en el mundo. Durante esa época el apoyo gubernamental a la industria fue importante, el 14 de abril de 1942, se creó el Banco Nacional Cinematográfico, S. A., como una sociedad financiera y fiduciaria para financiar a los productores nacionales, mismo que promovió el establecimiento de la compañía distribuidora Películas Nacionales, S. A. Con el propósito de promover el adelanto de las artes y ciencias cinematográficas, se reconocieron públicamente los trabajos sobresalientes en la producción de películas mexicanas, el 3 de julio de 1946 se formalizó la creación de la Academia Mexicana de Ciencias y Artes Cinematográficas A. C.3

Posteriormente, el Ejecutivo Federal emitió la primera ley de la Industria Cinematográfica (DOF 31-XII-1949) y su Reglamento (DOF 06-VII-1951) en los cuales se establecen los lineamientos para la Cineteca Nacional, prevista en la fracción XIV del artículo 2º de la citada Ley. Esta ley fue un ejemplo para toda América Latina que propició y consolidó el fortalecimiento de la industria del cine mexicano. En 1960 se discutió en el Congreso de la Unión un nuevo proyecto de Ley de Cinematografía que

2

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano

de Cinematografía. México: IMCINE. 2008. p. 6.

3 Ibíd. p. 7. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11.. Anuario Imcine

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entre otros aspectos consideraba por primera vez la creación de un Instituto Nacional Cinematográfico; sin embargo, dicha iniciativa no fue aprobada.4

En los años 70’s el Estado fortalece su presencia en el Sector Cinematográfico ya que se crean algunas instituciones para reactivar la producción cinematográfica de calidad, así como nuevas formas de inversión, con ello se da una intensa promoción y distribución de los filmes realizados. Así, al inicio de la década de los años 80's el Estado regula y promueve la actividad cinematográfica en sus diversas fases como son: a) producción cinematográfica; b) de promoción y publicidad; c) de distribución cinematográfica; d) de exhibición y e) de capacitación5.

En atención a que el Estado había creado, adquirido y desarrollado diversas entidades públicas dedicadas a promover e impulsar el Sector Cinematográfico a fin de contribuir a la difusión de la cultura cinematográfica, se hizo necesario modernizar y reordenar dicho sector y delimitar las funciones normativas de las operativas.6

H

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En consecuencia del contexto expuesto, por decreto presidencial, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de marzo de 1983, se crea el Instituto Mexicano de Cinematografía como un organismo público descentralizado del Gobierno Federal, incorporado al sector de la Secretaría de Gobernación, y quedando como encargada la Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía.7

Conforme a lo establecido en el decreto de su creación, el Instituto tuvo por objeto operar de manera integrada, las empresas pertenecientes al Poder Ejecutivo Federal relacionadas con la actividad cinematográfica, adoptando en sus inicios una estructura

4

de Cinematografía. op cit. p. 8. 5 Ibíd. p. 9. 6 Ídem. 7

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Decreto de Creación. D.O.F. 1983. p.1.

E

EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C

Caappííttuulloo11..

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orgánica mínima, conformada por: una Dirección General, una Dirección de Programación y Sistemas, y una Dirección de Servicios Administrativos. Para fortalecer la estrategia adoptada y la ejecución de proyectos relacionados con la producción, distribución, exhibición, comercialización y capacitación cinematográfica, en 1984 se incorporan a la estructura orgánica la Dirección de Comercialización y la Dirección de Producción, y a finales de 1985 se crea la Contraloría Interna y la Unidad de Informática. En 1986 se estableció la Coordinación General y posteriormente la Unidad Jurídica, desapareciendo la Dirección de Producción. Por carecer de personalidad jurídica propia, a partir de 1987 se inician las gestiones para incorporar al Instituto al Centro de Producción de Cortometraje, mismo que se integra funcionalmente a la estructura del Instituto hasta 1988 bajo la denominación de Dirección de Investigación, Desarrollo y Experimentación Cinematográfica y de Cortometraje.8

Pasados algunos años y dado que el quehacer cinematográfico en nuestro país es considerado como una actividad estratégica dentro del campo de las expresiones artísticas y culturales, el Instituto Mexicano de Cinematografía (IMCINE) fue resectorizado a la Secretaría de Educación Pública (DOF del 13 de febrero de 1989) quien ejerce esta facultad, a través del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, en su carácter de órgano responsable del diseño e instrumentación de la política cultural.9

La entonces Secretaría de Programación y Presupuesto autorizó una nueva estructura y distribución funcional para el Instituto Mexicano de Cinematografía. Esta reestructuración permitió al Instituto atender las funciones de producción y distribución cinematográfica y asumió la responsabilidad de promover y fomentar la descentralización de la cultura cinematográfica. A la Dirección de Distribución Cinematográfica, también de nueva creación, se le responsabilizó de llevar a cabo las funciones relacionadas con la distribución de la producción cinematográfica nacional e internacional. Cabe señalar que, de conformidad con las políticas adoptadas, a partir de

8

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. op cit. p. 10. 9 Ibíd. p. 10 E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11..

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1989, la presidencia del Comité Coordinador de la Academia Mexicana de Ciencias y Artes Cinematográficas, A.C., recae en el Director General de este organismo.10

Posteriormente, en el mes de diciembre de 1992, se aprueba la Ley Federal de Cinematografía. En el mes de junio de 1993, le es autorizada al Instituto, una estructura más amplia por parte de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, compuesta de ocho Direcciones y una Contraloría Interna aún incorporada a la estructura funcional del organismo.11

Luego de la fuerte crisis económica que vivió el país en 1995, la comunidad cinematográfica y el IMCINE, como órgano responsable de este sector estatal, manifestaron al Ejecutivo Federal su preocupación por la casi inminente extinción de una de las industrias con mayor tradición histórica y artística de América Latina. Como resultado de ello, el Gobierno brindó apoyo económico en diciembre de 1997, con el cual se creó el Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE). En 1998, el Gobierno Federal realizó una aportación extra al fondo.12

El Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) e IMCINE, con el apoyo de la Secretaría de Gobernación, realizaron las gestiones necesarias para que el 29 de marzo del 2001, se publicara en el Diario Oficial de la Federación, el Reglamento de la Ley Federal de Cinematografía (LFC), pendiente desde 1999. El aspecto relevante de la publicación de este Reglamento, fue la creación en 2002 del Fondo de Inversión y Estímulos al Cine (FIDECINE), como lo establece el artículo 33 de la Ley Federal de Cinematografía. Para fomentar la producción cinematográfica en el país, el 1 de diciembre del 2004, el H. Congreso de la Unión adicionó el artículo 226 a la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), a través de la instancia denominada Estímulo Fiscal a Proyectos de Inversión en la Producción Cinematográfica Nacional (EFICINE)13. “La implementación del EFICINE marca un hito en la historia cinematográfica del país, no

10

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de Cinematografía. op cit. p. 11. 11 Ibíd. p. 12. 12 Ídem. 13 Ibíd. p. 13. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11..

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sólo por ser el único estímulo fiscal existente para actividades del ámbito de la cultura hasta ahora, sino que ha resultado determinante para el aumento considerable en la producción fílmica mexicana y la atracción paulatina de nuevos inversionistas en la industria”.14

En 2008, aprueban y registran la modificación a la estructura orgánica del IMCINE, de acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federación. Mediante el desarrollo de funciones adecuadas de divulgación, el IMCINE crea una nueva dinámica de interacción con los diferentes actores de la vida cinematográfica y la sociedad civil en general, en lo que concierne a la difusión del conjunto de expresiones artísticas de la cultura mexicana a través del cine. A su vez, otro aspecto prioritario consistió en encauzar una política de fomento industrial cinematográfico que promueva las mejoras regulatorias respectivas a la cinematografía nacional y conformar una red de servicios de información a personas y organismos de carácter nacional e internacional interesados en la producción audiovisual, además de promover locaciones naturales y riquezas arquitectónicas e históricas de nuestro país. Adicionalmente se requirió de impulsar la red de comisiones de filmaciones estatales, así como la capacitación profesional al personal técnico que incluye productores.15

Actualmente el Instituto Mexicano de Cinematografía coordina el trabajo de los Estudios Churubusco Azteca S.A.: empresa pública que proporciona servicios de producción, postproducción y estructura inmobiliaria a la producción cinematográfica, televisiva y video nacional o extranjera; del Centro de Capacitación Cinematográfica A.C.: entidad pública, cuya labor fundamental es la formación teórica y práctica de profesionales del cine en sus diversas especialidades; y de la Cineteca Nacional: fideicomiso público, cuya tarea fundamental es el rescate, la preservación, conservación y restauración del patrimonio fílmico y documental del cine mexicano.16

14_{INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. op cit. p.4.} 15 Ibíd. p. 14. 16 Ibíd. p. 26. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11.. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11..

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En materia de producción de largometrajes, el IMCINE ha logrado acrecentar el número de películas producidas anualmente que, a principios de la década no superaba las 10 por año, en el 2005 llegó a 42 y los últimos tres años ha superado las 5517.

En 2010, 58 películas fueron apoyadas con recursos públicos, lo que representa el 85% del total de la producción de cine nacional que llegó a 68 cintas. El gobierno federal destinó presupuesto a la producción de películas mexicanas durante 2010 a través de sus diversos mecanismos de apoyo. Con ello, se logra mantener el impulso del estado en la producción cinematográfica en el nivel más alto registrado en los más de 25 años de historia del Instituto18.

1.2. Misión, visión y objetivos

Una dependencia o entidad es creada para desarrollar actividades para el logro de un fin (bienestar general), a través de los servicios públicos, que es el medio de que dispone la Administración Pública para lograr el Bienestar General, regulada en su estructura y funcionamiento, por la normatividad que le aplique. Es así que, conociendo su misión, visión, objetivos y todo lo que ella abarca, se puede conocer la naturaleza y orientación de la misma. Por esta razón se exponen estos elementos del Imcine.

M

Miissiióónn.. Fomentar el desarrollo de la actividad cinematográfica nacional a través de sus programas de estímulo a creadores; producción de largometrajes, cortometrajes y documentales; fomento a la industria audiovisual, y promoción, difusión y divulgación de nuestra cinematografía19.

17_{INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. “Informe de Actividades”. op cit. p. 1.} 18

Ídem. 19

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11.. Infored Imcine

(18)

V

Viissiióónn.. Contribuir a que la actividad cinematográfica nacional tenga un papel preponderante en el ámbito cultural del país, que fortalezca los valores, costumbres y formas de vida en nuestra nación20.

O

Obbjjeettiivvooss IInnssttiittuucciioonnaalleess::

 Consolidar y acrecentar la producción cinematográfica nacional.

 Ampliar la promoción, difusión y distribución de películas mexicanas.

 Establecer una política de fomento industrial del audiovisual.

 Implementar acciones de divulgación que fortalezcan y generen nuevos vínculos institucionales, así como garantizar una mayor cobertura de las actividades que realiza el Instituto.

 Orientar las acciones administrativas del instituto a nuevos esquemas organizacionales que optimicen los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos bajo criterios de eficacia y transparencia21.

1.3. Estructura orgánica

Tan importante es conocer la misión, visión y objetivos de una dependencia o entidad, como el conocer su estructura orgánica, ya que ésta refleja las estrategias, funciones y acciones que permiten el logro de los objetivos. Partiendo de lo anterior se expone a manera de antecedentes que la aprobación de la nueva estructura orgánica del IMCINE en el mes de agosto de 2007, fue congruente con los cambios producidos dentro del Estatuto Orgánico. El objetivo fundamental de la adecuación orgánica del Instituto consistió en dar respuesta a la necesidad de alinear funcionalmente los procesos de trabajo de acuerdo al nuevo modelo estratégico cinematográfico, que incluye la participación de nuevas tecnologías en materia de divulgación y comunicación, basadas en la convergencia y la digitalización. En el aspecto administrativo, los cambios

20

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/el-instituto.html.

21

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Disponible en: http://www.imcine.gob.mx/lineas-de-accion.html.

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generados se basan en los ordenamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública para establecer un modelo de estructura de aplicación general en las Oficialías Mayores que responda a las dimensiones y complejidad que caracteriza al IMCINE22. En consecuencia, se cuenta con la estructura orgánica funcional mínima indispensable acorde a los requerimientos de operación del Instituto, orientada a mantener una política de mejoramiento en los niveles de eficiencia y eficacia, mediante una estrategia de operación que tiende a reducir los tramos de control en sus áreas, fortalecer los controles internos, transparentar las acciones y lograr un efectivo proceso de rendición de cuentas a efecto de cumplir adecuadamente con los objetivos y metas del Instituto23, quedando de la siguiente manera24:

22

de Cinematografía. op cit. p. 13.

23

Ibíd. p. 14. 24

Estatuto Orgánico del Instituto Mexicano de Cinematografía. (D.O.F. 27 de mayo de 2008). p. 2.

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(20)

O

Orrggaanniiggrraammaa ccoommpplleettoo

1. Dirección General

2. Coordinación General

3. Dirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica 3.1. Subdirección de Cortometraje

3.1.1. Departamento de Servicios a la Producción

3.2. Subdirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica

3.2.1. Departamento de Apoyo a la Producción Cinematográfica 3.2.2. Departamento de Contenidos

3.3. Subdirección de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

3.3.1. Departamento de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

4. Dirección de Promoción Cultural Cinematográfica

4.1. Subdirección de Proyectos y Eventos Internacionales

4.1.1. Departamento de Eventos Internacionales

4.2. Subdirección de Evaluación y Control Comercial

4.2.1. Departamento de Medios Audiovisuales

4.3. Subdirección de Distribución y Promoción Nacional

4.3.1. Departamento de Distribución

4.3.2. Departamento de Festivales y Eventos Cinematográficos

4.4. Subdirección de Acervo y Circuitos Culturales

4.4.1. Departamento de Circuitos Culturales

4.4.2. Departamento de Tráfico de Material Fílmico

5. Dirección de Divulgación Cinematográfica 5.1. Subdirección de Divulgación y Medios

5.1.1. Departamento de Prensa

6. Dirección Jurídica

6.1. Subdirección Jurídica

6.1.1. Departamento de lo Contencioso

6.1.2. Departamento de Convenios y Contratos

E

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7. Dirección de Finanzas, Evaluación y Rendición de Cuentas 7.1. Subdirección de Programación y Presupuesto

7.1.1. Departamento de Programación

7.1.2. Departamento de Planeación Estratégica 7.1.3. Departamento de Evaluación y Gestión

7.2. Subdirección de Finanzas

7.2.1. Departamento de Tesorería 7.2.2. Departamento de Contabilidad

8. Dirección de Recursos Humanos, Materiales y Tecnológicos 8.1. Subdirección de Informática y Telecomunicaciones

8.1.1. Departamento de Informática

8.1.2. Departamento de Telecomunicaciones

8.2. Subdirección de Recursos Humanos

8.2.1. Departamento de Remuneraciones

8.2.2. Departamento de Desarrollo de Recursos Humanos

8.3. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

8.3.1. Departamento de Recursos Materiales 8.3.2. Departamento de Servicios

9. Órgano Interno de Control (OIC)

10. Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE) 11. Fondo de Inversión y Estímulos al Cine (FIDECINE)

12. Estímulo Fiscal a Proyectos de Inversión en la Producción Cinematográfica Nacional (EFICINE)

Con el objeto de que queden mejor comprendidas las funciones que desempeñan cada una de las Unidades Administrativas del Instituto (Direcciones y Subdirecciones), se proporciona una breve explicación de estas:25

25

Todas las descripciones de las funciones fueron tomadas de la fuente siguiente:

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Manual General de Organización Instituto Mexicano de

Cinematografía. op cit. p. 53-203. E

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1. DDiirreecccciióónn GGeenneerraall

Dirige y coordina la producción, distribución, divulgación y exhibición de materiales cinematográficos, a efecto de garantizar al fortalecimiento del cine mexicano en el ámbito nacional e internacional, apoyándose para ello en el sector cinematográfico en general, además de conducir estratégicamente la operación del Instituto dentro de un esquema basado en la transparencia, la Rendición de Cuentas y el fortalecimiento del control interno.

2. CCoooorrddiinnaacciióónn GGeenneerraall

Coordina, supervisa y controla las funciones de planeación, presupuestación, finanzas, administración e informática del instituto; así como supervisar las funciones sustantivas que determine la Dirección General, además de realizar las gestiones interinstitucionales relacionadas con las funciones inherentes.

3. DDiirreecccciióónn ddee AAppooyyoo aa llaa PPrroodduucccciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Coordina y establece mecanismos que coadyuven al fomento de la producción de películas cinematográficas, de cortometraje y largometraje, con alto contenido de calidad temática y técnica que permitan la difusión de los valores culturales y artísticos nacionales a través de la realización y exhibición de películas cinematográficas de calidad.

3.1. Subdirección de Cortometraje

Consolida y concreta acciones que permitan impulsar y sustentar la producción de cortometrajes, en sus diversos géneros, mediante la obtención de apoyos materiales y financieros externos para la producción de los proyectos seleccionados, así mismo coordina y vigila las etapas de su realización.

3.2. Subdirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica

Apoya la producción cinematográfica para propiciar mayores espacios de creación y experimentación, que fomenten el desarrollo del cine de calidad en las nuevas generaciones y en la comunidad cinematográfica nacional.

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3.3. Subdirección de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos

Orienta, coordina y supervisa el otorgamiento de apoyos para los proyectos cinematográficos, a efecto de garantizar el cumplimiento a las disposiciones normativas y administrativas aplicables.

4. DDiirreecccciióónn ddee PPrroommoocciióónn CCuullttuurraall CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Apoya a la promoción, distribución y difusión de las películas producidas o coproducidas por el Estado en el ámbito nacional e internacional, como genuina expresión artística y cultural de nuestro país.

4.1. Subdirección de Proyectos y Eventos Internacionales

Posiciona la presencia y participación del cine mexicano a nivel internacional, mediante el desarrollo de diversas estrategias.

4.2. Subdirección de Evaluación y Control Comercial

Administra, controla y da seguimiento a los derechos y obligaciones derivados de los Contratos de distribución de las películas y demás materiales fílmicos a cargo del IMCINE, a nivel nacional e internacional.

4.3. Subdirección de Distribución y Promoción Nacional

Contribuye a la distribución estratégica de los materiales fílmicos nacionales, así como de las producciones internacionales bajo la responsabilidad del Instituto a efecto de garantizar su promoción y difusión.

4.4. Subdirección de Acervo y Circuitos Culturales

Procura la conservación y depuración de los archivos y acervos fílmicos e iconográficos del Instituto y contribuye así en el fomento del conocimiento del cine mexicano. Establece los lineamientos para mantener actualizados los acervos bibliográficos, iconográficos y hemerográficos del Instituto, y atender con oportunidad las solicitudes de la comunidad cinematográfica nacional y del público en general.

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5. DDiirreecccciióónn ddee DDiivvuullggaacciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa

Divulga el quehacer cinematográfico nacional en México y en el extranjero, desarrollando para ello diversos instrumentos como portales y revistas electrónicas, boletines de prensa, programas de televisión y radio, catálogos, utilizando herramientas de la Web, recursos multimedia, prensa escrita, revistas especializadas, medios electrónicos, redes sociales y herramientas informáticas por venir.

5.1. Subdirección de Divulgación y Medios

Desarrolla, coordina e implementa los programas y las estrategias de divulgación del Instituto Mexicano de Cinematografía y, cuando así convengan las partes, los del FOPROCINE, el FIDECINE y el EFICINE 226 en los diversos medios de comunicación, y establece un enlace permanente con instituciones culturales de los estados del país, con el fin de comunicar y difundir la imagen y las actividades del organismo.

6. DDiirreecccciióónn JJuurrííddiiccaa

Asesora y apoya a las áreas del Instituto, y en su caso a las entidades del subsector, para que sus acciones se realicen dentro de un marco de seguridad, legalidad y certeza jurídica.

6.1. Subdirección Jurídica

Apoya oportuna y eficientemente las solicitudes y consultas de orden jurídico que sean turnadas de acuerdo a las necesidades de las áreas del Instituto.

7. DDiirreecccciióónn ddee FFiinnaannzzaass,, EEvvaalluuaacciióónn yy RReennddiicciióónn ddee CCuueennttaass

Orienta y coordina los procesos de planeación, programación, presupuestación, control, ejercicio presupuestario, contabilidad, seguimiento, evaluación y rendición de cuentas.

7.1. Subdirección de Programación y Presupuesto

Coordina los procesos de planeación, programación y ejercicio del presupuesto del Instituto.

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7.2. Subdirección de Finanzas

Administra el ejercicio del presupuesto para contribuir a transparentar los gastos y lograr una efectiva rendición de cuentas del Instituto.

8. DDiirreecccciióónn ddee RReeccuurrssooss HHuummaannooss,, MMaatteerriiaalleess yy TTeeccnnoollóóggiiccooss

Orienta, coordina y controla los recursos informáticos, y de telecomunicaciones, humanos y materiales, con el propósito de asegurar la correcta operación y transparencia en el desarrollo de las actividades institucionales.

8.1. Subdirección de Informática y Telecomunicaciones

Proporciona servicios de tecnología de la información y telecomunicaciones en apoyo a las áreas del Instituto, a efecto de lograr una mejora continua de las operaciones, la sistematización de los procesos y el uso adecuado de la infraestructura de cómputo.

8.2. Subdirección de Recursos Humanos

Garantiza la seguridad y oportunidad de los pagos de sueldos y prestaciones; y el desarrollo personal y profesional del factor humano del Instituto, mediante una administración eficiente, dentro de un clima laboral sano y cordial, contribuyendo con esto al logro de los objetivos institucionales

8.3. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Administra con eficiencia, eficacia, economía, transparencia, imparcialidad, legalidad y honradez los recursos materiales y servicios generales destinados para el cumplimiento de los planes y programas institucionales.

9. ÓÓrrggaannoo IInntteerrnnoo ddee CCoonnttrrooll

Impulsa la mejora continua de los procesos administrativos y servicios públicos, a través de la detección de áreas de oportunidad. Previene prácticas de corrupción e impunidad a través de la difusión de normas, el establecimiento de controles internos y de asesoría. Enfoca a obtener en las auditorías resultados válidos, significativos y debidamente fundamentados. Otorga la debida atención a las quejas, denuncias,

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inconformidades y sugerencias de la sociedad. Impulsar la debida rendición de cuentas a la sociedad sobre la gestión y los resultados del Instituto.

10. FFoonnddoo ppaarraa llaa PPrroodduucccciióónn CCiinneemmaattooggrrááffiiccaa ddee CCaalliiddaaddeess ((FFOOPPRROOCCIINNEE))

Es un fideicomiso a cargo del IMCINE, fomenta el desarrollo de la actividad cinematográfica nacional de calidad no contemplada en el artículo 33 de la Ley Federal de Cinematografía, con la participación de la comunidad de cineastas, a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos culturales y de entretenimiento de la población en general, a través del apoyo a la producción de largometrajes; tiene como objetivo fomentar el desarrollo de la actividad cinematográfica nacional de calidad, mediante la operación de un sistema de otorgamiento de apoyos financieros a los productores de largometrajes (personas físicas y/o morales mexicanas), mediante convocatorias de apoyo para producción o postproducción de largometrajes (de 75 minutos o más) de ficción, documental y/o animación.

11. FFoonnddoo ddee IInnvveerrssiióónn yy EEssttíímmuullooss aall CCiinnee ((FFIIDDEECCIINNEE))

Es un fideicomiso sectorizado en la Secretaría de Educación Pública, fomenta y promociona permanentemente a la industria cinematográfica nacional, brinda un sistema de apoyos financieros, de garantía, de estímulos e inversiones en beneficio de los productores, distribuidores, comercializadores y exhibidores de películas nacionales, impulsando la cinematografía con viabilidad comercial que reactive y estimule la recuperación financiera en la cadena productiva de dicha industria; mediante apoyos a la producción, postproducción, distribución y exhibición de largometrajes (de 75 minutos o más) de ficción y/o animación vía capital de riesgo y créditos. Asimismo, realiza el otorgamiento anual de estímulos económicos a las películas que lograron una media de espectadores durante su corrida comercial.

12. EsEsttíímmuulloo FiFissccaall a a PrProoyyeeccttooss dede InInvveerrssiióónn enen lala PrProodduucccciióónn CiCinneemmaattooggrrááffiiccaa N

Naacciioonnaall ((EEFFIICCIINNEE))

Es un estímulo fiscal para los contribuyentes que otorga el Artículo 226 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y que apoya la producción o postproducción de largometrajes

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de ficción, animación y/o documental. A través de Eficine 226, los contribuyentes que inviertan en proyectos cinematográficos en México pueden obtener un crédito fiscal, equivalente al monto de su inversión, contra el impuesto sobre la renta en el ejercicio en el que se determine el crédito.

A continuación se presenta cuál es la estructura de archivos que ha implementado el Imcine, para la organización documental del Instituto.

1.4. Sistema de archivos

Al mostrar la estructura orgánica y funciones del Imcine, se visualiza la importancia de organizar, controlar y conservar la información contenida en sus documentos. Así como establecer quiénes y cómo se responsabilizan de dicha organización. Esto se logró a través de la implementación de un sistema de archivos, el cual se define como “un modelo común para la operación de los sistemas archivísticos que sugiere y plantea el Archivo General de la Nación (AGN), a través de normas generales a las que deben sujetarse las instituciones de la administración pública”26

.

“Este modelo conceptual del que se parte, concibe la operación de los archivos como un conjunto de elementos que comparten fines comunes: la administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, la eficiente organización, el eficaz uso de la información archivística en los procesos de gestión para la construcción de la memoria histórica de las instituciones, la difusión social de la información archivística, como un elemento clave para las acciones de transparencia y rendición de cuentas y el fomento de una nueva cultura institucional y social en torno de los archivos”27; por ende establece la creación de una Unidad Central de Administración de Documentos, la cual contempla la sistematización y reglamentación del manejo de los documentos, la

26

ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del

Poder Ejecutivo Federal. México: AGN. 2002. p. 28.

27

RAMÍREZ DELEÓN, José Antonio. Archivos gubernamentales: Un dilema de la Transparencia. Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de México – INFODF. México: IFAI. 2007. p. 32-33

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creación de estructuras que integren las unidades especializadas (Unidad Central de Correspondencia u Oficialía de Partes, Archivo(s) de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico), la especialización de recursos, la capacitación de personal, etc.28

Así mismo, dicha estructura (sistema de archivos) es reforzada a través de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, que señala que las áreas o instancias responsables de la organización de los archivos, serán la Coordinación de Archivos, el (o las) área(s) encargadas del Control de Gestión, el Archivo de Trámite, el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico.

Por esta razón el IMCINE implementó el establecimiento y/o desarrollo de su sistema de archivos, a través de las instancias encargadas de vigilar la administración de los documentos recibidos o generados por el Instituto y sus Fideicomisos, como se muestra en el siguiente esquema, y las cuales se describen a continuación.29

1.4.1. Coordinación de Archivos

En este apartado se proporciona el concepto y las atribuciones de la Coordinación de Archivos del Imcine.

El “Área coordinadora de archivos es la designada para realizar las acciones necesarias para la adecuada administración de los documentos de archivo, de manera conjunta con las áreas competentes en cada dependencia y entidad, así como con el AGN”.30

28

ALDAY GARCÍA, op cit. p. 24 29

Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía y sus Fideicomisos. Actualizados en 2011. p. 17.

30

Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. (D.O.F. 12 de julio de 2010, reformado el 11 de julio de 2011) p. 13

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Consciente de su importancia, desde 2004 el IMCINE cuenta con el área Coordinadora de Archivos, siendo el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, el servidor público asignado para desempeñar esta función. La Coordinación de Archivos del Instituto tiene las siguientes atribuciones:

 Establecer los criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. Elaborar y presentar al Comité de Información del IMCINE, los procedimientos archivísticos y criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos para facilitar el acceso a la información.

 Instrumentar las acciones destinadas para coordinar, promover, asesorar y vigilar el cumplimiento de los criterios y procedimientos en materia de archivos.

 Coordinar las acciones de Oficialía de Partes, los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico.

 Elaborar, revisar y actualizar periódicamente en coordinación con los responsables de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico, el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple, así como el Inventario General del Instituto y sus Fideicomisos.

 Elaborar y actualizar el registro de los responsables de los archivos del Instituto.

 Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad.

 Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

 Vigilar la integridad física de los documentos, diseñando programas preventivos ante la presencia de goteras, filtro solar o de polvo, plagas, etc. y planes de emergencia ante posibles siniestros como las inundaciones, incendios, etc.

1.4.2. Oficialía de Partes

Antes de indicar las funciones de la Oficialía de Partes del IMCINE, se menciona el concepto y una breve reflexión sobre su importancia.

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La Oficialía de partes es la unidad responsable de la administración de correspondencia y paquetería oficial interna y externa, desde el momento de su recepción hasta su entrega.

“Es a partir de la recepción o creación de los documentos que toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento; también es a partir de ese momento que se inicia su ciclo de vida en los archivos. Por tanto, del mejor manejo de los archivos dependerá que la ciudadanía que realiza actividades ante una dependencia, y que los funcionarios que tienen que cumplir con sus funciones, puedan hacerlo de una forma oportuna y ágil. De ahí que es el inicio donde se sentarán las bases para contar con archivos organizados”.31

Partiendo de lo anterior, el área de Oficialía de Partes, inicia su operatividad en el IMCINE el 17 de octubre de 2005. La regulación de esta instancia32 está a cargo de la Coordinación de Archivos del IMCINE. La parte operativa está bajo el apoyo y vigilancia del Departamento de Servicios Generales. Sus funciones son:

 Proporcionar en tiempo y forma el servicio de recepción, entrega y envío de correspondencia y paquetería oficial, externa e interna, a todas las áreas del Instituto, respetando el principio de privacidad.

1.4.3. Archivo de Trámite

De igual manera, en este apartado se proporciona el concepto y una breve reflexión sobre la importancia del Archivo de trámite del IMCINE.

31

ALDAY GARCÍA. op cit. p. 29. 32

INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFÍA. Circular 01/DG/001/05, 17 de octubre de 2005.

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El “Archivo de trámite es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa”.33

“Los archivos de trámite se constituyen por los documentos activos de cada una de las áreas de los sujetos obligados, cuya conservación es necesaria hasta el término de su utilidad administrativa dentro del área que los reúne”34

. Igual de importante es en esta etapa, el seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la dependencia para su trámite, ya que constituye un aspecto fundamental tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones. De tal actividad, por ende, destaca la íntima vinculación entre la labor administrativa y el trabajo documental, lo que hace que su cumplimiento efectivo requiera de la participación respetuosa y corresponsable del personal administrativo y el (o los) archivista(s).35

Es así que el Instituto cuenta con Archivos de Trámite por cada Unidad Administrativa, así mismo los Titulares de cada una designan a los Responsables de Archivo de Trámite, quienes deben conservar la documentación que integra dichos archivos en términos de las disposiciones aplicables. Las funciones del Archivo de Trámite son las siguientes:

 Vigilar el seguimiento de los asuntos en gestión, derivado de los documentos recibidos o generados por las áreas de su Unidad Administrativa.

 Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos o en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la Guía Simple de Archivos y el Inventario documental.

33_{Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la} Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. op cit. p. 13.

34

Manual de Trabajo Archivístico. Disponible en: http://archivos.ieaip.org/index.php?pagina=archivos 35

ALDAY GARCÍA. op cit. p. 31.

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 Hacer del conocimiento a todo el personal administrativo de su área, dichos instrumentos, así como las constantes actualizaciones.

 Coordinar al personal administrativo de cada Unidad Administrativa que genera y resguarda los documentos producto de sus funciones, para integrar, clasificar, describir, foliar, archivar y conservar los expedientes de archivo.

 Vigilar que el préstamo de expedientes se realice a través del Vale de Préstamo.

 Vigilar que se conserve la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

 Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

1.4.4. Archivo de Concentración

En este apartado también se proporciona el concepto, una breve reflexión y las funciones del Archivo de concentración de Instituto.

El Archivo de concentración es la unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en éste hasta su destino final.36

Los archivos de concentración contienen documentos de asuntos terminados o de escaso movimiento, es decir, semiactivos, que han sido transferidos de los archivos de trámite al archivo de concentración para su guarda precautoria. Al término de su vigencia se procede previa valoración, a su depuración, a efecto de seleccionar

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aquellos documentos susceptibles de ser eliminados o bien aquellos que formarán parte del archivo histórico.37

Es por esto que el Archivo de Concentración del Instituto, inició formalmente, en 2005, derivado de las disposiciones de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, en la actualidad se encuentra ubicado en una instalación arrendada. Con la contratación de una Consultoría en 2005, se depuró e inventarió toda la documentación generada en ejercicios fiscales anteriores a 2004, con el traslado de las cajas ya inventariadas, identificadas y ubicadas topográficamente, se reglamenta en 2006 el servicio de dicha instancia, asignando a un Responsable. Las funciones del Archivo de Concentración son:

 Proporcionar el servicio de préstamo y consulta de expedientes a la Unidad Administrativa que los haya transferido, previo cumplimiento de los lineamientos.

 Proporcionar la asesoría técnica que se requiera para la oportuna y correcta transferencia de los documentos de trámite concluido, en cada una de las Unidades Administrativas.

 Recibir los documentos que envíen las Unidades Administrativas para su conservación precaucional bajo los requisitos establecidos en el presente documento, procediendo a ubicarlos inmediatamente en el lugar físico que le corresponda (ubicación topográfica),

 Llevar el control de fechas para la recepción de transferencias (en coordinación con la Coordinación de Archivos) con el objeto de fijar la fecha y hora para su realización.

 Analizar la documentación cuya vigencia administrativa, contable o legal haya prescrito y determinar el tratamiento que corresponda a la misma, de acuerdo con las normas establecidas y promover las bajas documentales ante el Archivo General de la Nación.

37

Manual de Trabajo Archivístico. op cit. s/n p.

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 Vigilar la integridad física de los documentos, notificando la incidencia de posibles siniestros como las inundaciones, goteras, filtro solar o de polvo, etc.

1.4.5. Archivo Histórico

En este apartado se proporciona el concepto y una breve reflexión del Archivo Histórico.

El “Archivo histórico es la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional”.38

El archivo histórico se integra por los documentos inactivos que mantienen sus valores secundarios, los cuales permiten dar testimonio, evidencia e información acerca de la evolución y desarrollo del sujeto obligado y se constituyen así en patrimonio cultural. Estos archivos se orientan al desarrollo de las funciones de conservación, preservación y difusión del patrimonio histórico documental, así como al servicio de la investigación.39

Sin embargo, el Instituto aun no cuenta con esta unidad. Pero es conveniente mencionar que se ha elaborado el Proyecto para su implementación, el cual está en revisión de las autoridades institucionales.

No obstante, cabe señalar, que el Instituto cuenta con el Acervo Iconográfico y el Acervo de Material Fílmico, los cuales comparten las instalaciones con el Archivo de Concentración. Estos acervos gráficos constituyen la Filmoteca del IMCINE y corresponden a series sustantivas con valor histórico, relacionadas con la Cinematografía Mexicana: por una parte las películas apoyadas por el IMCINE y sus Fideicomisos, por otra las que son de su propiedad (por cesión de derechos), los

39

Manual de Trabajo Archivístico. op cit. s/n p.

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actores, personajes, los directores, productores, fotógrafos, etc.; esta información puede consultarse a través de los carteles, mini carteles, hojas publicitarias,

originales mecánicos, material publicitario, biografía de actores, fotomontajes, stills y fotografías, que dan testimonio de la importancia y trascendencia nacional y extranjera, de esta industria, que ha creado estilos, géneros, estrellas e imágenes; los acervos fueron creados con el objetivo de brindar el servicio de préstamo y consulta a la comunidad cinematográfica y público en general.

Una vez expuesta estas instancias cabe señalar que en sentido estricto del sistema de archivos, se obtendría una estructura jerárquica, como se muestra en el siguiente esquema.

Sin embargo, por razones administrativas y normativas, esta estructura no se ha integrado a la estructura orgánica del Instituto, no obstante, el área Coordinadora de

E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11.. E EllIInnssttiittuuttooMMeexxiiccaannooddeeCCiinneemmaattooggrraaffííaayyssuuSSiisstteemmaaddeeaarrcchhiivvoo.. C Caappííttuulloo11..

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C Coooorrddiinnaacciióónnddee A Arrcchhiivvooss D DeeppaarrttaammeennttooddeeRReeccuurrssooss M Maatteerriiaalleess D Deeppaarrttaammeennttooddee S Seerrvviicciiooss D DiirreecccciióónnddeeRReeccuurrssooss H HuummaannoossMMaatteerriiaalleessyy T Teeccnnoollóóggiiccooss S SuubbddiirreecccciióónnddeeRReeccuurrssooss M MaatteerriiaalleessyySSeerrvviicciiooss G Geenneerraalleess

Archivos se encuentra adscrita a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, como un área (de asesoría) con autoridad en materia archivística para todo el Instituto, como se observa en el esquema siguiente:

Al concluir este capítulo, vemos que la historia institucional del IMCINE, es de gran importancia y trascendencia en la vida del país, ya que tiene que ver con la realidad del México pasado y contemporáneo, que sus funciones y estructura orgánica responden a las necesidades actuales de la industria fílmica nacional, y que el Instituto tomó conciencia de la importancia de contar con un sistema de archivos, casi desde su inicio, aunque esto cobró fuerza con la emisión de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

Ahora, en el siguiente capítulo se abordará el marco teórico necesario para la comprensión del tema objeto de estudio, es decir, la guía simple de archivos, así como de las normas internacionales de descripción archivística.

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