Elección de las áreas y los elementos de información de las normas internacionales de descripción aplicables

En el apartado 2.3 se refirió que, el número de elementos que, además de los esenciales (obligatorios), debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción, bajo este sustento, en este apartado se mencionarán sólo los elementos de descripción que se han seleccionado de las 4 normas, para aplicarlos en la guía simple de archivos; mismos que ya fueron reflejados en el anexo 2, al elaborar una propuesta de cuadro que tiene la finalidad de servir de guía para la aplicación de las normas en los instrumentos de control y de descripción.

La descripción de los elementos elegidos, consistirá en citar el nombre del elemento, la razón por la cuál es útil y algunas consideraciones teóricas, técnicas o normativas en materia archivística, tomando como base lo establecido en las normas internacionales y la normatividad nacional y/o local aplicable en la materia. Los objetivos y reglas de cada

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uno de los elementos se pueden consultar en el cuadro “Propuesta de cuadro en el que se señalan los elementos de información de las Normas internacionales de descripción archivística aplicables en la elaboración de la Guía simple de archivos: objetivos, reglas y observaciones”, que se encuentra en el anexo 5.

Cabe señalar que por una parte las normas especifican que la numeración de los elementos señalada en cada una de éstas, no se debe utilizar para designar los elementos de la descripción o para prescribir el orden o estructura de las descripciones, por lo que derivado de que existen algunas áreas de información comunes entre las normas, el orden de los elementos que se describen a continuación, corresponde a dichas áreas, y por otra que los elementos señalados con (*) son de carácter obligatorio.

C

Cóóddiiggoo ddee rreeffeerreenncciiaa* ISAD (G)

Es el código que identifica a una dependencia o archivo de un modo único a nivel mundial, de ahí su importancia. Está conformado por las siguientes claves: el código ISO 3166116 (códigos para la representación de los nombres de los países) donde para México es MX, la clave del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI)117 para las entidades del país, la clave INEGI para municipios o delegaciones y las siglas que otorga la Red de Archivos Históricos Mexicanos (RAHMEX)118 del AGN para un Archivo Histórico (en caso de contar con su registro), o el acrónimo119 de la dependencia u organismo. Por ejemplo en el caso del Imcine, quedaría de la siguiente forma:

116

Citado en la ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. op cit. 117

INEGI. Catálogo de Claves de Entidades Federativas, Municipios y Localidades. En: http://mapserver.inegi.org.mx/mgn2k/

118

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía del Registro de Archivos Históricos de México. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/RAHMEXC/

119

En base al elemento de descripción Otras formas del nombre, de la ISAAR (CPF) Norma Internacional

sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. op cit. Área de identificación

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Siglas _{Significado Código completo}

MX México

MX09014IMCINE 09 Distrito Federal

014 Delegación Benito Juárez

IMCINE Instituto Mexicano de Cinematografía

Así mismo el código de referencia de una dependencia o archivo, es equivalente al fondo documental. De tal forma, que también es aplicado para los demás niveles de descripción según sea el caso, o el nivel de detalle de la descripción, asignando las claves para cada nivel.

T

Tiittuulloo*ISAD (G)

Para describir cualquier unidad de descripción, es imprescindible indicar el título formal (o atribuido) con el que se le identifica de manera unívoca. En este sentido, resalta la importancia de asignar correctamente los títulos formales o atribuidos, desde que se está elaborando el cuadro general de clasificación archivística para el caso de las secciones, series y subseries, así como el título de los expedientes cuando se está clasificando (elaboración de la carátula y ceja del expediente), inclusive en el momento en que se realiza la descripción si se carece del título. Por ende, se deberá indicar el nombre del nivel de descripción, conforme al cuadro general de clasificación archivística, asentando el nombre tal cual aparece en dicho instrumento.

Esta norma establece que el título formal es el que figura en un lugar preferente de la documentación que se describe, mientras que el título atribuido es el inferido por el archivista (o quien realiza la descripción) a la unidad de descripción que carece de título formal. En nuestro país no se cuenta con normas específicas para el caso, pero pueden estudiarse o consultarse los trabajos que ya se han realizado al respecto como el de Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP), quienes presentan ejemplos claros al respecto120. Aunque la norma es flexible en cuanto a abreviar títulos si son largos, se recomienda no abreviar, ni poner siglas.

120

Documento sin título (extracto) de los Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP). Disponible en: http://www.aefp.org.es/NS/Documentos/NormasDescriptivas/NEDA/01_titulo_v3.pdf

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C

F

Feecchhaa((ss)) * ISAD (G)

Es esencial indicar la fecha o periodo de la unidad de descripción para situarla en el tiempo y contexto en el que se produjo o acumuló la documentación. En este punto vale la pena señalar que dependiendo del nivel de descripción y la variación de fechas en un conjunto de documentos, se anotará ya sea las fechas extremas o ya sea el periodo, pero siguiendo siempre el mismo criterio.

Para indicar un periodo este será por año fiscal es decir, que comprenderá de enero a diciembre de un mismo año, mientras que las fechas extremas pueden ser de dos formas: a) se pondrá el año inicial y el año final separados por un guión, b) se indicará(n) con día mes y año separados entre sí con una diagonal, de la siguiente manera (dd/mm/aaaa) y entre cada fecha separados por un guión, en todos los casos con números arábigos. Cuando se trate de la descripción a nivel unidad documental simple (documento) de igual forma se indicará con día, mes y año.

Periodo (una sola fecha)

Fechas extremas (un intervalo de fechas)

2010 a) 1995 - 2000

b) 15/02/2008 - 31/12/2008

Tal vez sea conveniente, mencionar que el Archivo General de la Nación, en este punto, tomando como base las Directrices metodológicas relativas a la preparación de las guías generales de archivos nacionales: un estudio RAMP (Programa de Gestión de Documentos y Archivos), indica las fechas de producción de los documentos de la siguiente forma: las fechas extremas separadas por un guión “año inicial – año final”, las fechas predominantes entre corchetes y separadas por un guión “[año inicial – año final]”, las fechas aisladas entre paréntesis y separadas por coma o guión según sea el caso “(año, año – año, año), y fechas faltantes entre diagonales y separadas por coma “/año, año/”121

. Ejemplos:

121

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General 2008. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/guiageneral/, en la barra de herramientas de esta liga y ir a Documentos de interés, luego ir a Estructura de la guía.

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Pautas para indicar las fechas

(tipos) Forma de escribir las fechas

Fechas extremas 1956 - 1998 Fechas predominantes [1960 - 1966] Fechas aisladas (1956, 1958 – 1959, 1990) Fechas faltantes /1957, 1992/ N Niivveell ddee ddeessccrriippcciióónn* ISAD (G)

Es importante situar al usuario en el nivel de descripción (nivel de organización documental) en el que se encuentra la unidad de descripción, es decir, fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento o pieza documental), en perfecta correspondencia con el cuadro general de clasificación archivística de la entidad.

Cabe señalar que aunque esta norma no especifica alguna clave o identificador para cada nivel, el AGN, les asignó claves para diferenciar entre cada nivel y poder complementar el código de referencia de cada unidad de descripción122, quedando de la siguiente manera:

Estas claves son de uso del AGN y algunas instituciones las han adoptado, por lo que podrían normalizarse, para facilitar el lenguaje documental nacional.

122

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General 2008. op cit. s/n p..

Nivel de descripción Identificador o clave

Fondo FO Subfondo SF Sección SC Subsección SU Serie SE Subserie SS

Unidad documental compuesta (expediente) UC Unidad documental simple (pieza documental) US

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C

V

Voolluummeenn yy ssooppoorrttee ((ccaannttiiddaadd,, ttaammaaññoo oo ddiimmeennssiioonneess))* ISAD (G)

Conocer la extensión física o lógica de la unidad de descripción, permite planificar los tiempos y métodos de búsqueda de la información; así mismo conocer el soporte en el que está plasmada la información permite tomar las medidas o acciones necesarias para su consulta. De acuerdo con lo establecido en esta norma, el volumen se indica con la cantidad o número de las unidades físicas en arábigo así como la unidad de medida física (m.l., cajas, legajos, hojas, etc.) y/o unidades lógicas (documentos electrónicos, ficheros informáticos, etc.); para indicar el soporte se especificará el material físico donde está plasmada la información. Se medirá en metros lineales (m.l.) en los niveles de fondo, sección y serie preferentemente.

En este punto, aunque no se pretende catalogar, por la experiencia conseguida en la descripción de documentos convencionales (textuales) y especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales), se considera conveniente agregar el formato y características externas que detallen tanto el volumen como el soporte, indicándolo entre paréntesis como lo señala la norma en relación a información adicional, no obstante la entidad que describe no sea un acervo especial. Ejemplos:

Cantidad o número (extensión) Unidades de medida físicas o lógicas

Formato (tamaño o dimensiones) y

caracteres externos Soporte

125 m.l. (35 cajas AG12 con 3,000 expedientes de tamaño carta)

papel

4 cajas (AG30 con 125 expedientes en tamaño oficio)

papel

1 mapa (de 17.5 x 46.7 cm, a color) tela

55 rollos de