Definir las estrategias a seguir para la administración del

Dentro de este apartado describo algunas que considero relevantes para tener un cambio de tecnología exitoso.

a. Manejo de la resistencia al cambio tecnológico.

Es común que los individuos presenten resistencia ante los cambios debido a que este nuevo estado les proporciona un nuevo escenario en el cual no se sienten con la seguridad adquirida hasta este momento, y frecuentemente se cuestionan si es la mejor opción tanto para ellos como usuarios de la tecnología como para la misma organización.

¿Cómo?

Definiendo objetivos claros, siempre visualizando los beneficios. Si no cuentan con las habilidades requeridas para el cambio, proporcionarles una completa capacitación para resolver estas carencias.

Detectar grupos de individuos donde se pudiera dar la resistencia (gente de edad avanzada, o para quien el cambio represente todo un reto) y trabajar con ellos de manera especial, sin que ellos lo noten ya que de otra manera pudieran multiplicar dicha resistencia.

Abrir las puertas de la comunicación para que así la gente pueda expresar sus preocupaciones. Crear un ambiente seguro para respuestas negativas. Recordar que es gente que usará una nueva herramienta de trabajo, escuchar con gran atención sus quejas.

¿Por qué?

Es imprescindible darles estabilidad a los usuarios de la tecnología para evitar futuros rechazos de la tecnología.

Nos ayuda a aseguramos de cierta manera a no tener problemas en un futuro respecto al rechazo de la tecnología.

Es importante ya que al sentirse apoyados de alguna manera, se mostrarán menos reacios al cambio.

b. Falta de interés por parte de los usuarios finales de tecnología o directivos de la organización.

Cuando existe este tipo de situación, es claro que no se ha entendido aún la necesidad de un cambio de tecnología, por lo que es muy importante saberlo manejar para evitar resistencia durante el cambio y de esta manera lograr los objetivos establecidos.

¿Cómo?

Desarrollo de objetivos claros de la implementación de la nueva tecnología.

Comunicación de dichos objetivos en todos los niveles de la organización.

Detectar si existen conflictos de poder y minimizar sus impactos por medio de una buena comunicación para lograr una buena asimilación de tecnología.

Colocar paso a paso el plan por fases del resultado (incluyendo varios refuerzos positivos, como premios, certificados).

¿Por qué?

Si generamos interés tanto por parte de los directivos como de los usuarios finales de tecnología es muy probable que minimicemos los impactos negativos que trae consigo un cambio de esta naturaleza.

Al estar involucrados e interesados, es más fácil lograr una buena asimilación de tecnología.

c. Administración adecuada de la curva de aprendizaje.

Al implementar una nueva tecnología es imprescindible tener un aprendizaje de la misma, durante este aprendizaje existe una curva en la cual el usuario final experimenta un grado de innovación ya sea en sus nuevos procesos de trabajo o en sus nuevas actividades laborales, presentándoles un nuevo reto tanto personal como profesional.

¿Cómo?

Proporcionando un ambiente de aprendizaje adecuado.

Proponiendo a las personas adecuadas para dar la capacitación, es decir, que cuenten con las habilidades.

Identificar el lugar idóneo para la capacitación.

¿Por qué?

Es fundamental tener en cuenta todos los aspectos arriba mencionados durante la capacitación, ya que serán factores clave para lograr un buen aprendizaje de la tecnología, logrando así la asimilación de esta exitosamente.

Proporciona un entorno positivo y seguro a los futuros usuarios de la tecnología.

d. Manejo de conflictos funcionales y personales en todos los niveles de la organización.

Es importante detectar la diferencia entre un conflicto funcional y un conflicto personal. Desde un punto de vista positivo, el conflicto funcional es el que permite a las partes involucradas hacerse críticas constructivas para después llegar a la solución de algún problema en particular. Es saludable para la organización contar con este tipo de conflictos ya que promueve la participación activa de todos sus miembros y por lo general se llegan a tomar las mejores decisiones. Por otro lado, los conflictos personales son los más peligrosos, ya que llegan a afectar la productividad de todo un equipo de trabajo, y es en su mayoría, difícil de llegar a una solución.

¿Cómo?

Coordinando actividades especificas para cada integrante del equipo de trabajo.

Definiendo roles y actividades muy especificas para cada uno de ellos.

Coordinando la comunicación desde el inicio, durante y después de la implementación.

¿Por qué?

Porque el trabajo es con personas y siempre tendrán otro punto de vista diferente al nuestro, así como otras ideas e intereses. Porque los conflictos se dan en todos los niveles, tanto a nivel gerencial como a nivel usuarios, por lo que es necesario contar con estrategias para solucionarlos.

e. Minimizar los impactos en los tiempos de implementación.

Por lo general cuando se define el alcance de un proyecto de implementación de nueva tecnología, se hace un plan detallado de las actividades que se harán y de cuanto tiempo nos tomarán cada una de ellas, así como las personas responsables, pero pocas veces se prevén los tiempos extras que pudieran tomar dichas actividades, o los contratiempos que pudieran surgir derivados del mismo proceso de cambio, por lo que a veces es difícil poder cuantificar y programar el tiempo de desarrollo para esas actividades, sin embargo es algo que se puede lograr o al menos, minimizar un poco su impacto.

¿Cómo?

Haciendo un análisis de los recursos disponibles al inicio del proyecto, para determinar en cuánto tiempo estará desarrollándose el proyecto de implantación de tecnología.

Determinando las habilidades de nuestros recursos humanos disponibles, ya que en la medida que ellos estén capacitados, será el grado de avance de la implantación de la nueva tecnología. Haciendo una planeación detallada de las actividades a realizar siempre en función de los objetivos y el alcance planteados.

Definiendo alternativas que podamos seguir en caso de que existan cambios que no estaban previstos.

¿Por qué?

Porque el planear nos permitirá tener un mejor control del proyecto en cuanto a tiempos.

Porque se logra una mayor participación de los implementadores de la tecnología y por lo tanto hay más motivación, lo cual se traduce en mejores tiempos de entrega de avances.

Porque las fallas en la estimación de tiempos en los proyectos son muy comunes.

f. Prever riesgos posibles.

Cuando se administra un cambio, siempre existe la posibilidad de que ocurran riesgos que no fueron previstos con anticipación, y esto nos afecta directamente en tiempos y presupuestos. Estos riesgos pueden ser internos o externos y es importante detectarlos antes de que ocurran.

¿Cómo?

Identificar, estudiar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que empiecen a amenazar con el avance del proyecto.

Estableciendo un proceso continuo de monitoreo para realizar actividades de mitigación de riegos adecuadas.

Reaccionando rápidamente al presentarse un riesgo.

¿Por qué?

Porque durante un proceso de cambio existen muchas posibilidades de que algo ocurra de diferente manera a lo planeado.

Porque es una forma de estar preparados ante cualquier cambio. Porque el mundo en el que vivimos está cambiando rápidamente.