cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
Artículo 203 ROF: … Estará obligado (el Secretario) a expedir certificaciones o testimonios de los acuerdos que dicho libro contenga … cuando así lo reclamen de oficio las autoridades competentes.
Artículo 207 ROF: Todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de los órganos de Gobierno y Administración de las entidades locales y de sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación de desarrollo del artículo 105, b), de la Constitución española. La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada.
Artículo 230 ROF: 1. Existirá en la organización administrativa de la entidad una oficina de información que canalizará toda la actividad relacionada con la publicidad a que se refiere el artículo anterior, así como el resto de la información que la misma proporcione, en virtud de lo dispuesto en el artículo 69.1 de la Ley 7-1985, de 2 de abril.
2. La obtención de copias y certificaciones acreditativas de acuerdos municipales o antecedentes de los mismos, así como la consulta de archivos y registros, se solicitarán a la citada oficina que, de oficio, realizará las gestiones que sean precisas para que el solicitante obtenga la información requerida en el plazo más breve posible y sin que ello suponga entorpecimiento de las tareas de los servicios municipales.
3. La oficina de información podrá estructurarse de forma desconcentrada si así lo exige la eficacia de su función.
4. Las peticiones de información deberán ser razonadas, salvo que se refieran a la obtención de certificaciones de acuerdos o resoluciones que, en todo caso, podrán ser obtenidas mediante el abono de la tasa correspondiente.
De todos los preceptos transcritos, no cabe hacer otra conclusión que, son sujetos pasivos de las certificaciones, o lo que es lo mismo, pueden solicitar certificados, en este caso de los acuerdos adoptados por los Plenos de las Corporaciones Locales:
- Cualquier ciudadano, entendido personal física o jurídica, sin precisarse la condición de interesado conforme a lo dispuesto en el art. 31 LRJ- PAC, como sí que se exigiera por la legislación anteriormente vigente. Tanto es así que la solicitud no es necesario razonarla como sucede en otras peticiones de información.
- O cualquier autoridad. - Contenido:
Artículo 204 ROF: Las certificaciones de todos los actos, resoluciones y acuerdos de los órganos de Gobierno de la entidad, así como las copias y certificados de los libros y documentos que en las distintas dependencias existan, se expedirán siempre por el Secretario, salvo precepto expreso que disponga otra cosa.
El poder certificante sólo puede extenderse a “documentos”, me atrevería a decir, “públicos administrativos”, como es de ver: actos, resoluciones, acuerdos, libros; de manera que el Secretario no debería certificar, como ha declarado la jurisprudencia, por ejemplo:
· Manifestaciones verbales efectuadas ante él, sino que, aquí, lo propio, sería quizá, hacer una comparecencia si se trata de la manifestación de un
particular, o, si se trata de un órgano administrativo que ejerce su competencia de forma verbal, conforme establece el art. 55 LRJ-PAC, hacer constancia escrita del acto, firmándola y expresando la autoridad de la que procede (STS 12/02/1980).
· Testimonios de agentes de la autoridad (STS 10/03/1980).
· Ni que decir tiene, actos administrativos inexistentes (STS 19/01/1979) · Y ni siquiera documentos que no tenga a su disposición ni bajo su custodia (STS 11/12/1980).
En definitiva, deberá distinguirse entre “certificar” y otras figuras afines, situándose, según lo visto, en sus propios términos, a una y a las otras.
- Requisitos:
Artículo 205 ROF: Las certificaciones se expedirán por orden del Presidente de la Corporación y con su visto bueno, para significar que el Secretario o funcionario que las expide y autoriza esta en el ejercicio del cargo y que su firma es auténtica. Irán rubricadas al margen por el jefe de la unidad al que corresponda, llevarán el sello de la Corporación y se reintegrarán, en su caso, con arreglo a la respectiva ordenanza de exacción, si existiere.
Artículo 154 ROF: En el registro de salida se anotarán todos los oficios, notificaciones, órdenes, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las Corporaciones, autoridades o funcionarios locales.
1.- Orden del Alcalde.- En principio de existir ésta con carácter previo a la expedición de la certificación; con ello el Alcalde faculta al Secretario para expedir aquélla, que de otra manera no tiene facultades resolutorias. Parece que la orden no debería ser obstáculo al Secretario para la expedición de certificados, a menos que se trate de certificar sobre aquellos archivos y registros a los que los ciudadanos no tienen acceso, como esen todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada. Por tanto, se considera doctrinalmente que, siendo un acto de trámite, su omisión no produciría la invalidez del certificado, sino que se trataría de un vicio de forma determinante de irregularidad no invalidante, conforme a lo establecido en el art. 63.2 LRJ-PAC. No obstante, como veremos más adelante, en la práctica administrativa, no suele producirse dicha orden como un acto administrativo separado del propio certificado sino, más al contrario, la orden va incorporada en el contenido del certificado (no de lo que se certifica).
2.- Visto Bueno del Alcalde.- Como establece el precepto, la firma del Alcalde dando el visto bueno es un requisito de legitimidad del ejercicio de cargo y firma de quien certifica. Un tanto, por no decir, muy incongruente, ¿verdad?, y es que, el Secretario ve legitimada su firma por el Alcalde que, a todas luces, carece de fe pública. Sea como fuere, debe clarificarse a los Alcaldes, que en más de una ocasión han puesto resistencias a firmar el visto bueno en los certificados, pensando que con ello compartirían con la persona
certificante, la responsabilidad que se pudiera derivar de su expedición, que el único responsable de lo certificado es el funcionario que certifica. De cualquier manera, y como señalaba en relación con la orden del Alcalde, la omisión de este requisito parece que tampoco debiera acarrear efectos invalidatorios sino, como antes, vicio de forma determinante de irregularidad no invalidante, puesto que, no creo que incurra en causa de anulabilidad, cuales serían, primero, entender éste como un requisito formal indispensable para alcanzar su fin, ya que podrá alcanzar su finalidad sin citado visto bueno y, segundo, que se diera lugar a la indefensión del interesado, sino más al contrario, si quisiéramos entender por éste, al solicitante del certificado, lo que querrá es que el certificado le sea expedido.
3.- Rúbrica marginal por el Jefe de la Unidad.- La finalidad de esta “rúbrica”, (concepto distinto del de “firma”), que muchas de las veces coincide con la del propio funcionario certificador, se entiende que es el control de las certificaciones por el propio rubricante, en ningún caso, al igual que veíamos con el visto bueno del Alcalde, debe considerarse que la rúbrica hace responsable a quien la plasma del contenido de lo certificado, que seguirá siendo únicamente el Secretario o funcionario fedatario que autoriza el certificado con su firma. Y si de irregularidad no invalidante calificábamos la ausencia de orden o visto bueno del Alcalde, con mayor razón estaríamos aquí ante la ausencia de rúbrica por el Jefe administrativo correspondiente, ante un vicio que no es determinante, por supuesto de nulidad, ni siquiera de anulabilidad.
4.- Sello.- Dice ser una garantía adicional que se estampa, no solo en los certificados, sino en todo documento administrativo. Resulta curioso comprobar, desde la perspectiva de ciudadano, como en los más diversos organismos, tanto públicos como privados, desde el momento en que un documento administrativo tiene plasmado el sello de una Administración, parece palabra de Dios, mientras que en otro caso, la ausencia de sello, hace dudar, no ya solo de la veracidad del documento sino incluso de su validez, la cual no cabe negar por más que estemos igualmente aquí ante otra irregularidad, en este caso, también no invalidante.
5.- Reintegro.- Para entendernos, con esta expresión, el precepto se refiere al pago de la correspondiente tasa si estuviera establecida en Ordenanza Fiscal (la norma utiliza la expresión “exacción”). En todo caso, estamos ante un requisito fiscal que no afecta a la validez del acto administrativo.
6.- Registro de salida.- Si bien no estrictamente de los certificados, sino extensible, además, a todo oficio, notificación, orden, comunicación, expediente o resolución que emane de las Corporaciones, autoridades o funcionarios locales, como señala el art. 154 ROF, este es el último de los requisitos aludible a los mismos, y es que, desde el momento en el que el certificado salga de las dependencias municipales (no así cuando deba surtir únicamente efectos internos), habrá de ser registrado de salida, como medida de control general y garantía de salida, de toda la documentación que ha de producir efectos más allá de la Corporación que los expide. No obstante, y siendo práctica administrativa acompañar el certificado del correspondiente
oficio de remisión, en este caso, sería registrado de salida el oficio y no la certificación, con devolución a la unidad de origen, de copia del mismo. 7.- Solicitante y efectos del certificado.- No siendo éstos dos requisitos legales, sí que es práctica administrativa habitual y recomendable, expresar en el certificado a solicitud de quién se expide el certificado, y a los efectos que se certifica, si son conocidos, pues en otro caso, se recogerá la expresión “a los efectos oportunos”. Consignar estos datos facilita un mayor volumen de información al objeto de llevar el control de los certificados que se expidan, tanto desde la propia unidad administrativa, como desde el registro de salida, para su anotación.
FORMULARIO Nº 12: CERTIFICADO DE ACUERDO ADOPTADO POR EL