4. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS EN
6.12. DESARROLLO DE TRABAJO
Este instrumento administrativo será referido como un manual de procedimientos para control interno, que permitirá establecer los mecanismos y políticas necesarios a través de la identificación de las responsabilidades Administrativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades
63 inherentes al manejo de los bienes y recursos del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”, de la empresa Reybanpac.
Así mismo, dará a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos que se lleven a cabo, desde el requerimiento, servicios y materiales, su adquisición, manejo y asignación de su custodio.
El adecuado uso de este manual permitirá el ahorro de tiempos y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y/u omisiones; y, servirá como medio de integración y orientación al personal del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”, facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas. Este documento plasmará de manera más concreta y explicativa, las funciones y actividades que deberá o deberán llevar a cabo el o los miembros del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”, logrando que con estas directrices se eviten fallas o descuidos en su manejo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento X Hoja:
PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL INTERNO DEL DEPARTEMENTO DE MANTENIMIENTO
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Cuadro 7. Organigrama Estructural de la Unidad Elaborado por: Autora MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento X Hoja:
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos.
El símbolo ACTIVIDAD es un rectángulo que designa una actividad.
El símbolo DECISIÓN es un rombo, es que representa una actividad de decisión o de conmutación.
El símbolo CONECTOR es un círculo que se utiliza para indicar continuidad del Diagrama de Flujo.
El símbolo terminal es un óvalo que identifica sin ninguna ambigüedad, el inicio y el final de un proceso, según la palabra dentro del símbolo terminal.
El símbolo DOCUMENTO, representa un documento generado por el proceso, y es donde se almacena información relativa a él
La LINEA DE FLUJO representa una vía del proceso, que conecta elementos del proceso: actividades, decisiones, documentos, etc.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento X Hoja:
MÚLTIPLES DOCUMENTOS se utiliza para hacer referencia a más de un documento generado en un proceso.
ARCHIVO temporal o definitivo de documento.
ARCHIVO temporal o definitivo de documento.
PROCESO PREDEFINIDO, representa un proceso predeterminado. Dentro de un flujo describe a otro proceso.
DATOS ALMACENADOS, detalla la información almacenada y permite generar reportes.
ESPERA, indica las esperas que se generen en la ejecución del proceso.
TRANSPORTE, representa al documento o bien que se traslada a otro lugar.17
68 Fuente: Departamento de Mantenimiento Unidad Forestal Elaboración: La autora
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento x Hoja:
ORGANIGRAMA FUNCIONAL JEFE DE ZONA JEFE DE MANTENIMIENTO ASISTENTE ADMINISTRATIVO MECANICO DE CAMPO ELECTRO MECANICO OPERADOR DE CALDERO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento x Hoja: 1
VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Visión
Administrar eficaz y eficientemente el Departamento de Mantenimiento de la Unidad Forestal a fin de prestar un servicio de calidad, de primera, ágil, y que persiga resultados y objetivos concretos, en función de las expectativas de los clientes internos de la Unidad Forestal, que ayude al desarrollo y crecimiento de Reybanpac C A.
Misión
Ser un Departamento que contribuya a que la Unidad Forestal se desarrolle dentro de los estándares nacionales de calidad a fin de ofertar un servicio más productivo y competitivo, para que a su vez colabore con la empresa Reybanpac C. A.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento x Hoja: 2
FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
El departamento de Mantenimiento tiene las siguientes funciones principales: • Mantener en buenas condiciones de operación las instalaciones, maquinarias
y equipos de la empresa.
• Investigar y analizar los problemas de mantenimiento de maquinarias y equipos dentro de la empresa.
• Planear y programar el mantenimiento Preventivo de las maquinarias y equipos de la empresa.
• Elaborar reportes de control de trabajos realizados en las maquinarias y equipos de la empresa, para el control y registro histórico del departamento. • Determinar los recursos humanos, económicos y técnicos para realizar los
trabajos concernientes al mantenimiento de maquinarias y equipos dentro de la empresa.
• Establecer las funciones y responsabilidades del personal del Dpto. de Mantenimiento.
• Controlar el inventario de las maquinarias y equipos existentes en la empresa, a fin de obtener el buen uso y aplicación de los mismos, para
71 colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa.
• Difundir a todos los niveles las políticas en que se soporta la estructura del Dpto. de Mantenimiento, que actúan en concordancia con los objetivos de la empresa.
• Mantener una comunicación permanente de objetivos, normas, procedimientos, programas y resultados con los demás departamentos de la empresa.
• Observar y evaluar el desarrollo de las tareas y trabajos que desarrolla el Dpto. de Mantenimiento con el propósito de tomar decisiones que mejoren el servicio.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento X Hoja: 3
JEFE DE MANTENIMIENTO 1. Servicio al que corresponde:
Departamento de Mantenimiento
2. Puesto:
Jefe de Mantenimiento
3. Alcances del puesto:
Optimizar los recursos brindados por la organización, con la finalidad de lograr el máximo funcionamiento de los equipos e instalaciones, acorde con las políticas y objetivos diseñados por la Gerencia Corporativa de Mantenimiento.
4. Relaciones de coordinación:
Gerente de Unidad, Jefe de Mantenimiento Corporativo, Asistente Administrativo, Mecánico de Campo, Electro Mecánico y el Operador de Caldero.
5. Funciones generales:
Planificar, organizar y coordinar la gestión operativa y administrativa del Departamento de Mantenimiento
73
6. Funciones específicas:
Inspeccionar el estado de los equipos y máquinas. Control de inventario de repuestos y materiales Control de presupuesto de operación
Programa los trabajos de mantenimientos preventivos y correctivos Reporta a las Gerencias la disponibilidad de los Equipos
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MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento :
Mantenimiento Procedimiento x Hoja: 4
ASISTENTE MANTENIMIENTO 1. Servicio al que corresponde:
Mantenimiento
2. Puesto:
Asistente
3. Alcances del puesto:
Cumplir con las Normas, reglamentos y procedimientos que conciernen a la posición, al ser la persona responsable de la parte administrativa.
4. Relaciones de coordinación:
Jefe de Operaciones, Asistente Administrativo, Mecánico de Campo, Electro Mecánico y el Operador de Caldero
5. Funciones generales:
Planificar, organizar y coordinar la gestión administrativa del Departamento de Mantenimiento.
6. Funciones específicas:
75 - Elaborar el Programa de Mantenimiento semanal de los Equipos, Generadores y Montacargas.
- Seguimiento de la ejecución del Programa de Mantenimiento semanal.
- Elaboración y entrega de la información al cierre de cada período de horas, indicadores e informe de gastos y justificativos a de Mantenimiento Corporativo. - Control de saldos de bodega para hacer el respectivo pedido periodal y de convenio.
- Elaborar la requisición de compras del pedido periodal, seguimiento a los mismos.
- Elaborar las órdenes de trabajo para los Mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos y maquinarias.
- Confirmación de las facturas que nos emiten los Proveedores estén autorizados por el SRI.
- Enviar correo solicitando la aprobación de las facturas emitidas por los proveedores a la Gerencia de Unidad.
- Controlar la documentación que sirve de soporte de órdenes de servicio (pagos).
- Elaboración de órdenes de servicio (pagos).
- Realizar la recepción de servicios en el sistema para que los pagos sean visualizados por Contabilidad.
- Elaborar reporte de nómina del personal de Mantenimiento.
- Solicitar vía correo la Matriculación y creación del código para los ítems de los materiales que se van a pedir en los periodales y que no están registrados en el sistema.
76 - Elaboración y envío del Status de operatividad de Equipos
- Elaboración y envío del Status Requisiciones de Compras Pendientes - Archivar Documentos
- Revisar y Contestar correos - Sacar copias de Pagos - Escanear Documentos
- Coparticipación en la elaboración del Presupuesto de Operación - Coparticipación en las correcciones del Presupuesto de Operación
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimient o
Procedimiento x Hoja: 5
MECANICO DE CAMPO
1. Servicio al que corresponde:
Departamento de Mantenimiento
2. Puesto:
Mecánico de Campo
3. Alcances del puesto:
Lograr la máxima operatividad de los equipos bajo su responsabilidad.
4. Relaciones de coordinación:
Jefe de Mantenimiento, Asistente Administrativo, Electro Mecánico y el Operador de Caldero
5. Funciones generales:
Inspeccionar, revisar y atender que los equipos estén trabajando normalmente, y solucionar desperfectos de cualquier maquinaria o artefacto utilizado por el Departamento.
6. Funciones específicas:
78 • Determinación de fallas mecánicas.
• Realizar mantenimiento a las maquinarias. • Elaboración de reportes de trabajo.
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
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MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento :
Mantenimiento Procedimiento x Hoja: 6
ELECTRO MECANICO
1. Servicio al que corresponde:
Departamento de Mantenimiento
2. Puesto:
Electro mecánico
3. Alcance del puesto:
Lograr la máxima operatividad de los equipos bajo su responsabilidad.
4. Relaciones de coordinación:
Jefe de Mantenimiento, Asistente Administrativo, Mecánico de Campo, Electro Mecánico y el Operador de Caldero
5. Funciones generales:
Asegurar la eficiente ejecución de los programas de mantenimiento electromecánico preventivo y correctivo para garantizar la prestación de servicios.
80
6. Funciones específicas:
• Asegurar que los diferentes equipos de las instalaciones se encuentren en adecuadas condiciones de funcionamiento para la prestación de los servicios.
• Informar novedades con respecto a la reposición de equipos electromecánicos de las instalaciones.
• Garantizar el mantenimiento y reparación de los equipos.
• Realizar el control y seguimiento a los mantenimientos realizados por los proveedores y seguimiento permanente al cumplimiento de los niveles de servicio.
• Elaboración de reportes de trabajo
• Garantizar la correcta operación de los equipos.
• Gestionar el desempeño, capacidad, continuidad y disponibilidad de los equipos bajo su responsabilidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL
INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área: Forestal Política: Código: PDC 001
Departamento: Mantenimiento Procedimiento x Hoja: 7
OPERADOR DE CALDERO 1. Servicio al que corresponde:
Departamento de Mantenimiento
2. Puesto:
Operador de Caldero
3. Alcance del puesto:
Vigilar el correcto funcionamiento del caldero de la Planta.
4. Relaciones de coordinación:
Jefe de mantenimiento, Asistente Administrativo y el Electro Mecánico.
5. Funciones generales:
Realizar el control y vigilar la correcta operación de los equipos que son parte de las instalaciones del caldero, que permitan la adecuada generación del vapor y/o agua caliente para uso en la planta, que garanticen el adecuado desarrollo del proceso productivo
6. Funciones específicas:
82 • Controlar el proceso de tratamiento de aguas.
• Hacer y mantener la limpieza de maquinaria, equipos del área de trabajo. • Mantener el registro permanente de cada proceso en los formatos
respectivos.
83
DESARROLLO DE LOS
PROCEDIMIENTOS Y SUS
RESPECTIVOS DIAGRAMAS
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EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.001
Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 1
Registrar las horas de trabajo de los Equipos, Generadores y Montacargas
INICIA PROCEDIMIENTO
Se recibe el reporte del trabajo donde los
mecánicos han
registrado el horómetro que inicia y finaliza el día cada una de las máquinas.
Se revisa que el documento emitido no esté con manchas ni tachones, tiene que ser legible y deben constar todas las firmas respectivas.
Se revisa que los datos estén correctos
realizando un
comparativo con los últimos registros 1
2
85 ingresados en el sistema Luego procedemos a ingresar la información en el sistema. Se debe archivar la documentación (formato emitido por el mecánico)
TERMINA
PROCEDIMIENTO
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.H
H.001 Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento Función específica 2 Elaborar el Programa de Mantenimiento semanal de los Equipos, Generadores y Montacargas. INICIA PROCEDIMIENTO
Se ingresa el horómetro de cada una de las máquinas en el programa de los diferentes equipos.
Verificamos que el mantenimiento que arroje el programa sea el que corresponde a esa semana.
Marcamos con una X el mantenimiento que le corresponde a cada uno de los equipos en la columna respectiva (formato establecido)
Imprimimos el documento y entregamos al mecánico encargado y Bodeguero
El mecánico según los mantenimientos tendrá que 1
2
3
3
88 elaborar ordenes de despacho para solicitar a bodega los materiales que necesitará para cumplir con dicho trabajo
Al finalizar la semana, el mecánico entregará formato con los soportes respectivos por cada máquina realizada mantenimiento Se revisa que el documento emitido no esté con manchas ni tachones, tiene que ser legible y deben constar las firmas respectivas.
Se actualiza el programa de mantenimiento con la información que se ha recibido
Se archiva documentación en las
carpetas de cada Máquina/Equipo. TERMINA PROCEDIMIENTO 5 7 8 9
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.001
Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 3
Seguimiento de la ejecución del Programa de Mantenimiento semanal
INICIA PROCEDIMIENTO
Entregamos semanalmente el Programa de mantenimiento
Se confirma con Bodeguero si retiraron material para mantenimientos establecidos en el programa
Confirmar todos los días con el mecánico encargado la revisión y atención de los equipos señalados en dicho programa.
En caso de novedades informar a Jefe Inmediato
Solucionar inconveniente en caso de que los haya
TERMINA PROCEDIMIENTO 1 2 3 4 5
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA
EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.001
Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 4
Elaboración y entrega de la información al cierre de cada período de horas, indicadores e informe de gastos y justificativos a de Mantenimiento
Corporativo.
INICIA PROCEDIMIENTO
En el formato de horas establecido se ingresa el total de horas semanales trabajadas por cada una de los Equipos.
En el formato de gastos establecido se ingresa el total en $ que se ha gastado en el mes correspondiente por cada uno de los rubros.
Una vez ingresada la información horas/gastos se realiza un comparativo con lo presupuestado en el mes correspondiente.
De haber diferencias en horas y gasto en comparación con lo presupuestado se debe justificar de manera veraz el porqué de la diferencia.
En el formato de los Indicadores se ubica en % la disponibilidad de Equipos
Antes de emitir la información se debe revisar con el Jefe de Mantenimiento para verificar y consolidar la información
Se pasa la información vía correo a Mantenimiento Corporativo TERMINA PROCEDIMIENTO 1 2 3 4 5 6 7
93
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.00
1 Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 6
Control de saldos de bodega para hacer el respectivo pedido periodal y de convenio.
INICIA PROCEDIMIENTO
Se baja del sistema una Existencia actualizada de los materiales y cantidades con que contamos en bodega
Se entrega existencia al personal de mantenimiento para su respectiva verificación
El personal de mantenimiento revisa físicamente los materiales y cantidades disponibles
En base a la disponibilidad y frecuencia con que usan los materiales el personal de mantenimiento llena la respectiva hoja de pedido según sus necesidades. La hoja de pedido será revisada por su jefe inmediato y el verá la necesidad de aumentar o disminuir algún ítems. En base a la revisión y aprobación de la Orden de Pedido por el Jefe de Mantenimiento, se procede. TERMINA PROCEDIMIENTO 1 2 3 4 5 6
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.001
Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 7
Elaborar las órdenes de trabajo para los Mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos y maquinarias.
INICIA PROCEDIMIENTO
El mecánico y operador revisan diariamente los equipos.
Si encuentran novedad en alguno de los equipos lo reportan al jefe inmediato
Luego el mecánico debe emitir la novedad en el formato establecido señalando si es mantenimiento es preventivo o correctivo, la misma que deberá constar con la firma del operador del equipo, administrador, mecánico y jefe inmediato.
Una vez recibida la información se debe verificar que este legible sin manchas ni borrones
Se procede a realizar el documento Orden de trabajo el mismo que deberá ser aprobada por el Jefe de Mantenimiento El mecánico deberá coordinar el trabajo con el proveedor de servicios para realizar el trabajo descrito en la orden
La copia de la Orden quedará para soporte de pago del trabajo. TERMINA PROCEDIMIENTO 1 2 3 4 5 6 7
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA
EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.001
Departamento Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 8
Confirmación de las facturas que nos emiten los
Proveedores estén
autorizados por el SRI.
INICIA PROCEDIMIENTO
Se recibe la factura por parte del proveedor.
Revisamos que todos los campos del documento se encuentren llenos de manera correcta
El documento no debe estar sucio ni con tachones
Ingresamos a la página del SRI
Buscamos la opción Autorización de Validez Documentos
Llenamos los datos que nos indica el sistema
Verificamos que el documento tenga validez por parte del SRI
Comparamos que los datos que emita el sistema del SRI sea el mismo que conste en la factura del proveedor.
Imprimimos dicha autorización la misma que sirve de soporte de Validez de la factura. TERMINA PROCEDIMIENTO 1 2 9 8 7 6 5 4 3
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A.
Área Administración Políticas Código PRR.HH.0
01 Departamen
to
Recursos Procedimiento X Hoja: 1 de
Responsable Nº Act. Actividad
Asistente de mantenimiento
Función específica 9
Enviar correo solicitando la aprobación de las facturas emitidas por los proveedores a la Gerencia de Unidad.
INICIA PROCEDIMIENTO
Se emite el correo al Gerente de la zona con copia al Jefe de Mantenimiento