FORTALEZAS:

Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que posee una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.

4.7.2. OPORTUNIDADES:

Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.

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4.7.3. DEBILIDADES:

Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.

4.7.4. AMENAZAS:

Son aquellas situaciones que provienen del entorno, tanto interno como externo, y que pueden llegar a atentar, incluso contra la permanencia de la organización.

Tabla 2. ANÁLISIS FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

• Capacidad en la solución de problemas.

• Recurso humano capacitado. • Disponibilidad inmediata ante

fallas. • Bodega de repuestos. • Asesoramiento internacional. • Mantenimiento realizado de acuerdo al programa de producción.

• Formación de equipos de alto desempeño. • Participación de la estructura en la toma de decisiones. • Crecimiento y desarrollo personal y económico. • Implementación de mantenimiento preventivo. • Implementación de sistemas automáticos y programas de computación. • Aplicación de nuevos procedimientos y avances tecnológicos.

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DEBILIDADES AMENAZAS

• Resistencia al Cambio.

• Poca participación de los empleados.

• Pasividad, debido a actitudes y políticas de la empresa.

• Sugerencias y propuestas a largo plazo no son tomadas en cuenta.

• Cambio de piezas y modificaciones Constantes. • Recursos Humanos limitados

para atender varios frentes. • Maquinaria descontinuada.

• Competencia creciente.

• Nuevos sistemas de inteligencia Artificial.

• Retiro voluntario.

• Aumento de salarios debido a políticas económicas. Creación de Sindicatos.

• Distribuidores y proveedores Exclusivos.

Fuente: Resultados de la Investigación Elaborado por: Autora

En el análisis FODA podemos identificar los siguientes problemas, que nos servirán como punto de partida, en aspectos a tomar en cuenta para mejorar los siguientes puntos:

* No existe un apoyo completo para la realización del manual. * Poca participación de los empleados.

* Por la no existencia de un manual de procedimientos, existen tropiezos con Auditoría Interna.

50 * Cualquier sugerencia y propuesta que se presente a largo plazo no son tomadas en cuenta.

*Continuamente se dan modificaciones constantes por la falta de un manual.

4.8. DISCUSIÓN

La hipótesis basada en la investigación realizada en el Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal” de la empresa Reybanpac de Quevedo, contiene una serie de elementos, los cuales emanan de una sola causa:

Quienes forman el Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”, no conocen los procedimientos de control interno, por lo que como primer punto, se puede decir que no solamente la falta de un manual de procedimientos es la causa de los problemas que tiene actualmente este órgano institucional, sino también la falta de preparación de los trabajadores, lo cual sucede en todas las áreas.

Tal como lo especifica LANDEAUX A. (2011), quien manifiesta que “cualquier organización debe definir objetivos que permitan lograr un balance entre los recursos asignados y lo que se obtiene a cambio, a nivel de una Gerencia de Mantenimiento se busca obtener un balance entre los recursos requeridos por los activos para sostener su capacidad funcional y lo que dichos activos pueden producir”.

Por otro lado, aunado a esta situación, la totalidad de los encuestados (100%) manifestó que sí es necesario un manual de procedimientos de control interno y que el problema de no aplicar reglamentos estructurales por la falta de los mismos y de políticas, relacionadas al control interno, dificulta el buen desenvolvimiento de los departamentos que forman la empresa.

Por esta razón, debemos de tomar en cuenta lo que especifica FERNANDEZ M. (2004) cuando aclara que “el control interno a través de un conjunto de procedimientos, políticas, directrices, eficiencia, seguridad y orden en la gestión

51 administrativa de la empresa, como se lo espera en un departamento institucional igual al que dedicamos el tema de esta investigación.

Otra desventaja al no contar con un manual de procedimientos, como se indica en la pregunta Nº 4, Nº 5 y Nº 6, es que el área de servicio no puede desarrollarse con la calidad esperada ya que esto provoca que algún miembro del departamento tenga una sobrecarga de trabajo y atrasos en sus actividades correspondientes.

Además de un desgaste físico y mental, lo cual no es conveniente, por lo que es importante tomar en cuenta lo que indica MUNICH G. Y MARTÍNEZ G. (2009), cuando declara que “los procedimientos administrativos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas". Como punto final de la discusión entablada, declararemos que con el diseño de un manual de procedimiento de control interno se logrará un mejor funcionamiento del departamento de mantenimiento “Unidad Forestal” de la empresa REYBANPAC C.A.

4.9. RESULTADOS DE LA INVESTIGACION:

REYBANPAC, Rey Banano del Pacifico C.A., es una empresa dedicada a la agroindustria con muchos años de trabajo constante que brinda la oportunidad de trabajo a ecuatorianos y sus familias que dependen de ella, también el erario se ve beneficiado por sus aportes tributarios pagados sin retraso y con responsabilidad.

Sin embargo, la empresa, en lo que respecta a sus áreas regionales, aunque no se notan a corto plazo, existen falencias que a la larga pueden ser perjudiciales, en lo económico y administrativo. Tal es el caso del Departamento de Mantenimiento Forestal de REYBANPAC, que al no poseer un Manual de Procedimientos para el Control Interno, ha venido trabajando con tropiezos en las revisiones que ha realizado el Departamento de Control Interno.

52 Entre las falencias que hemos notado tenemos las siguientes:

• No existe una estructura administrativa definida, esto es, algunos empleados no conocen de forma concreta los pasos a seguir para soportar sus actividades y trabajos realizados.

• Falta el establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo que permita controlar y mantener en buenas condiciones de operación las maquinarias y equipos de la Unidad Forestal.

• No se elaboran reportes de trabajos realizados en las maquinarias y equipos de la empresa, para el control y registro histórico del departamento.

• No se ha establecido ni priorizado los recursos humanos y técnicos para planificar y programar los trabajos concernientes al mantenimiento de maquinarias y equipos dentro de la empresa.

• No están definidas las funciones y responsabilidades del personal del Dpto. de Mantenimiento de la Unidad Forestal.

• Poca disponibilidad de servicio técnico calificado para atender los trabajos en los equipos.

• No se realizan inspecciones de mantenimiento a los equipos. • No se realizan reportes de trabajo.

Con el Manual de Procedimientos para el Control Interno, estamos seguros se solucionarán estos problemas en el Departamento de Mantenimiento Forestal, para el futuro.

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CAPITULO V

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

1.- La falta de personal, control y cooperación en las actividades que se realizan en el departamento hacen que la maquinarias no se encuentren operativas en su totalidad, provocando un desaprovechamiento en los recursos.

2.- A pesar de que la Empresa cuenta con políticas administrativas éstas no han sido difundidas entre el personal, consecuentemente esto provoca desfases en el proceso de gestión.

3.- Al no existir archivos históricos que respalden los mantenimientos realizados a las maquinas se hace necesario la implementación de formatos para el control adecuado.

4.- La carencia de funciones y responsabilidades asignadas a cada miembro que integra el departamento en estudio, conlleva a plantear el diseño de un Manual de Procedimiento para el Control Interno.

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5.2. RECOMENDACIONES

1.- Tener personal suficiente para la atención oportuna de los trabajos que se presentan diariamente, dichos personal deberá ser proactivo.

2.- Difundir y hacer partícipes a los empleados de las políticas existentes a efecto de que se cumplan y así poder mejorar la Administración.

3.- Implementar formatos, documentos y archivos que soporten los mantenimientos realizados a cada una de las maquinarias a fin de llevar y mantener un control de los mismos.

4.- Implementar el siguiente manual donde se ha determinado objetivos, funciones y responsabilidades para cada uno de los puestos que integran el departamento de mantenimiento.

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CAPITULO VI

57

6.

PROPUESTA ALTERNATIVA

6.1. TÍTULO DE LA PROPUESTA

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO “UNIDAD FORESTAL” DE LA EMPRESA REYBANPAC C .A., PERIODO 2011.

6.2. INTRODUCCIÓN

La presente propuesta corresponde a un modelo que debe ser tomado en cuenta por el Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal” de la empresa Reybanpac CA, del cantón Quevedo, como una guía para la elaboración de sus Manuales de Funciones y Procedimientos de Control Interno.

El propósito de este material es el de tomar ejemplos e ideas y formar un sistema organizativo acorde con las normas establecidas en la empresa, este material está sujeto a un proceso previo de análisis y adecuación. Así mismo, el contar con Funciones y Procedimientos claramente definidos permite llevar a cabo una mejor administración de la empresa nombrada anteriormente.

También permite favorecer el movimiento transparente de los recursos, y generar una mejor imagen frente a solicitantes y prestadores de servicios, entre otras ventajas. Pero no basta con tener Manuales bien elaborados y detallados, más importante es su permanente adecuación a las condiciones de operación y su correcta aplicación.

La empresa Reybanpac, como toda empresa, en el momento de implementar el sistema de control interno, elabora un manual de procedimientos, en el cual se incluyen todas las actividades y establece responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

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6.3. FUNDAMENTACIÓN

Actualmente el Departamento de mantenimiento “Unidad Forestal”, está estructurado adecuadamente, existe un Organigrama de Funciones ya establecido, lo que no se tiene es un Manual de procedimientos que respalde la Gestión Administrativa que realiza el Departamento de Mantenimiento de la unidad Forestal.

Si bien es cierto que en esta estructura actual del Departamento en estudio, se esfuerzan en cumplir con sus funciones específicas, poseen una infraestructura adecuada y con suficientes recursos disponibles, no existe una coordinación idónea entre el Departamento de Mantenimiento y control Interno de la empresa.

No existe Manual de funciones y procedimientos de control interno, por lo que el Departamento de Mantenimiento ha tenido problemas cuando se han realizado revisiones de la Gestión Administrativa.

En base a estos fundamentos que justifican plenamente la urgente implementación del manual de Procedimientos en el Departamento de mantenimiento “Unidad Forestal”, a fin de definir y delimitar claramente los alcances y objetivos que persigue la empresa.

6.4. JUSTIFICACIÓN

El diseño e implementación del presente Manual de Funciones y Procedimientos de Control Interno, para el Departamento de Educación Mantenimiento “Unidad Forestal”, de la empresa Reybanpac CA., se convierte en una herramienta de gestión funcional-administrativa que permite orientar el buen funcionamiento del departamento como institución generadora de servicios dentro de la empresa.

En este sentido, la presente herramienta contribuye con un adecuado proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal técnico y

59 administrativo del área, a mejorar el Control Administrativo de las tareas del Departamento.

Al empoderamiento para que cada miembro del Departamento se proyecte en su puesto de trabajo.

A que no se presenten duplicidad de funciones y actividades en los diferentes procesos administrativos.

A la distribución equitativa de la carga de trabajo.

Apoyar el proceso de auditoría y control interno de cada uno de los integrantes del Departamento.

6.5. OBJETIVOS

6.5.1. General

Diseñar un Manual de Procedimientos de Control Interno para mejorar la gestión del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”.

6.5.2. ESPECÍFICOS

- Graficar el organigrama funcional del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal” de la Empresa REYBANPAC CA.

- Establecer las funciones del área del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal” de la Empresa REYBANPAC CA.

- Crear los procedimientos para el Control Interno del Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal” de la Empresa REYBANPAC CA.

6.6. IMPORTANCIA

La importancia del manual de procedimientos para control interno que se presenta en esta propuesta radica en que es un documento escrito que concentra en forma sistemática una serie de directrices con el fin de definir, establecer y orientar el buen manejo Administrativo de los miembros del

60 Departamento de Mantenimiento “Unidad Forestal”, de la empresa REYBANPAC C.A., unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo en la empresa y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que los diferentes departamentos de la empresa se encuentran relacionados.

Este manual representa una guía práctica que se utilizará como herramienta para el correcto manejo administrativo del Departamento de Mantenimiento, que contiene directivas ordenadas y sistemáticas, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos del departamento en estudio, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.