Descripción general del proceso administrativo.

A continuación se describen brevemente cada una de las fases que lo componen:

Fase de planeación: como el modelo de direccionamiento estratégico propuesto,

está enfocado en la fase de planeación es necesario contar previamente con un referente conceptual; la fase de proceso administrativo consiste en: una toma anticipada de decisiones, seleccionar un curso de acción entre varias opciones, definición anticipada de objetivos

Teniendo en cuenta la definición de objetivos es necesario recordar que todo proceso planificador tiene dos momentos básicos: un momento conceptual o de definición e identidad y un momento operativo.

• Misión: propósito fundamental identifica el quehacer específico de una organización, empresa o institución; señala el para qué se constituye, su razón de ser. Debe permitir a una persona cualquiera entender claramente sus características fundamentales.

• Visión: Identificación clara de lo que la organización quiere llegar a ser en un determinado tiempo, debe ser concreta, estimuladora de acción y formularse para un período concreto de tiempo.

• Políticas direccionales: orienta las decisiones que se deben tomar, se caracterizan por estar claramente definidas y expuestas, por cubrir los diferentes aspectos que intervienen en un proceso para ser flexible ante imprevistos; delimitan un área dentro de la cual se establecen unas reglas de comportamiento, buscando asegurar que las decisiones de rutina sean consistentes y contribuyan tanto a la definición como al logro de objetivos; son ejemplos de políticas direccionales: fomentar e impulsar la capacitación a todos los niveles, mantener bajos niveles de endeudamiento, prestar atención oportuna y eficiente a los clientes y usuarios.

• Estrategias orientadoras: es la forma de usar los recursos disponibles para obtener fines primordiales, aún en la presencia de obstáculos. Señala cursos específicos de acción. Plan que envuelve a toda la organización en forma integrada a través del tiempo, dentro de su ambiente.

La fase operativa a su vez, consiste en ordenar, agrupar y clasificar los objetivos definidos en categorías conocidas como proyectos, los que también se agrupan según su afinidad en categorías más amplias denominadas programas.

El conjunto de programas articulados coherentemente constituyen el plan de la organización que según su enfoque puede denominarse de diferentes maneras:

• De desarrollo: cuando busca cambios graduales planificados.

• Estratégico: Se enfoca en la obtención de resultados en el mediano y largo plazo.

• De inversiones: Señala la forma en que se invertirán los recursos económicos asignados, disponibles, o necesarios.

• Táctico: referido al logro de resultados en períodos más cortos de tiempo. La fase de organización consiste en definir cómo se van a distribuir las actividades entre los colaboradores de la organización.

Consiste en la definición y ubicación de formas apropiadas al quehacer del día a día. Identificación de los grandes procesos (estratégicos, operativos, de apoyo) a atender, división del trabajo, creación de cargos, número y perfiles ideales de personas a vincular, asignación de funciones y procedimientos, responsabilidades y competencias a asignar, y recursos de dotación a suministrar.

Por medio de esta fase se logra la distribución racional en la organización, en los grupos y personas involucradas, al permitir ordenar y aunar esfuerzos y generar el armazón o estructura adecuada para funcionar en la cotidianidad.

Es acá donde deben aparecer claramente evidenciadas las diferentes áreas funcionales con sus correspondientes procesos, a saber: comercial, técnica, talento humano, legal, logística, financiera y económica.

Cada una con sus respectivas actividades específicas y conceptos propios, dependiendo de los procesos que involucran.

En la fase de organización es necesario tener claramente definidos criterios y pautas orientadoras respecto a las siguientes actividades:

• División del trabajo.

• La especialización de funciones, procedimientos y tareas. • Los modelos de coordinación y supervisión de empleados.

• Las necesidades concretas de información y de comunicación entre grupos y personas

• Los niveles de jerarquía o las formas de liderazgo a implementar • Los procesos, procedimientos y funciones de rutina.

Los procesos: Dado que actualmente se hace relevante trabajar por procesos y resultados, es necesario recordar que una administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Contar con formas organizativas ágiles.

• Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos • Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos.

• Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos establecidos • Normalizar hasta donde sea posible las actividades del día a día, previo

análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos. • Establecer y trabajar con indicadores

• Hacer aseguramiento de la calidad, con claras políticas de mejoramiento continuo y normas de calidad.

Los procedimientos: Verdadera guía de acción que detalla la forma bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse, conforma una secuencia cronológica de acciones requeridas. Particularización de un proceso, sigue su misma estructura y secuencia, pero se refiere al detalle, no a la generalidad. Sucesión cronológica y secuencial de operaciones, concatenadas entre sí, que constituyen una unidad orientadora para la realización de actividades y tareas específicas, dentro de un ámbito ordenado de aplicación. Tienen un principio y un fin, una secuencia y la

activa participación del talento humano. No se puede concebir sin un objetivo determinado.

Manuales de funciones: Sistematizan la información sobre los diferentes aspectos organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Compendios que describen cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de una organización

Conjunto de tares, actividades y operaciones que se ejercen de manera sistemática en pro de objetivos y resultados concretos.

Su objetivo es ayudar a los dirigentes a ser más efectivos, a través de un entendimiento claro de su propio trabajo y del de sus diferentes colaboradores, desde el punto de vista primordial de los resultados, ofrecen instrumentos de seguimiento y control, a través de ideas claras sobre los diferentes trabajos que deben llevarse a cabo.

Permiten identificar a cada cual, qué parte le corresponde, cuál es su impacto y cuál es su aporte a los resultados colectivos esperados, además de realizar procesos de autoevaluación sobre los logros obtenidos en cada período de tiempo.

Fase de dirección: Corresponde a esta función buscar el empoderamiento y

facilitación de los colaboradores.

Relacionada con la capacidad de los grupos establecidos, para lograr en los colaboradores internos y externos, el manejo de elementos fundamentales para la efectiva ejecución del día a día como son:

• El claro y colectivo conocimiento de objetivos • Altos niveles de liderazgo

• Trabajo en equipo

• Comunicaciones adecuadas • Efectivos sistemas de información • Empoderamiento personal y colectivo • Capacitación y mejoramiento continuo

Si bien es cierto esta etapa no es lo suficientemente clara en la mente y comportamiento habitual de los dirigentes, no lo es menos, la importancia y necesidad de ser incluida en los respectivos análisis y diagnósticos.

En muchas ocasiones las fallas, los grandes conflictos y problemas de las organizaciones radican más en la conducta y comportamiento humano que en el conocimiento, especialización requerida o en la ausencia de oportunidades.

Fase de control. Esta función aporta a la organización herramientas y desarrollo

de las actividades de la organización.

Fase de cierre del proceso que globaliza e integra todas las etapas anteriores. Permite hacer evaluaciones y confrontaciones, tanto particulares como de conjunto, de una empresa en diferentes frentes y estadios, respecto a los resultados, objetivos, planes y programas formulados previamente y hacer las correcciones pertinentes, mediante toma oportuna de decisiones.12