El proceso de despacho para los cortes corporativos o para DAC’s inicia cuando el cliente empieza a generar las entregas (52xxxx), las cuales descargamos según su ventana horaria ya establecida, siempre teniendo en cuenta que los Business son prioridad en cada despacho.
Una vez ya trabajado el formato se envía al área de productos terminados para que continúen con los procesos de Picking y lectura de equipos en AS400.
Al culminar el proceso de PT nos envían el archivo TXT para procesar y despachar mediante sistema SAP, se debe tener en cuenta que en algunas ocasiones no llegan a despacharse todo los materiales solicitados, por motivos de no tener stock, deben modificarse en sistema para que puedan ser despachados, debe especificarse los materiales y posiciones los
cuales no se tiene stock esto debe ser reportado por correo, en algunos despachos también sucede que el IMEI no corresponde al almacen
solicitado, procedemos con el traspaso por sistema para poder dar salida al pedido.
El mismo proceso es con los despachos por traslado, para este caso si algún material no está siendo despachado por falta de stock solo se reporta mas no se modifica en sistema, pero queda como pendiente para
regularizar en cuanto se tenga stock (se debe estar pendiente), siempre y cuando la orden de traslado este activa.
La carga del archivo es de 3 a 5 min. Dependiendo la cantidad de archivos e imei ´s que esta tiene para el despacho.
Hay casos en que los archivos están OK pero SAP no los carga, con lo que procedemos hacer el despacho manual por sistema, esto demora
dependiendo la cantidad de imei ´s a ingresar por cada posición y sobre todo en los chips que en su mayoría de veces siempre tiene demora en procesar su despacho.
Una vez ya hecho el despacho por sistema procedemos con la asignación de las guías de remisión y facturación, este último para el caso de entregas y solo guías para traslados. Para el caso de entregas al momento de
generar las Facturas Electrónicas debemos estar atento al final del día para poder validar si estas fueron aceptadas por SUNAT, en el caso sean estas rechazadas se debe reportar a los encargados para que puedan configurar su base de datos con respecto a sus clientes, se anula Picking quitamos lo imei ´s de la entrega hasta que estén configurados todas la observaciones, una vez se tenga el OK procedemos con el despacho.
Asignamos guía y se entrega al área de expedición.
• Expedición y despachos físicos:
Se procede a recepcionar las guías emitidas por el área de despachos norte, se sella las guías en mesa de despacho, se separan guías versus físico en mesa de productos terminados (Dac´s, Business, cadenas, y Almacenes).
Se valida las guías en físico según pedidos (cantidad en guías, cantidad en físico), así mismo se valida si son equipos, chips, recargas, TFI, etc. El encargado de la validación da fe del trabajo realizado poniendo su firma como referencia en guía para su trazabilidad.
Luego procedemos a buscar cajas de acuerdo a la cantidad de equipos según el punto de envió procediendo al encajado y sellado del bulto (solo si la orden es para provincias se procede a su encajado para su
respectivo embalaje y si la orden es local se entregara a Courier o Dac´s para su respectiva entrega).
En la guía se escribe el peso del bulto y numero de bulto, luego se procede a registrar todos los bultos en una hoja de pesos.
El despacho de la mercadería se hace a courier validando la hoja de pesos en la balanza, el bulto y guía respectivamente con la conformidad del Agente de Seguridad.
Finalmente courier da fe de lo que lleva firmando una copia de la hoja de pesos, llevando ellos una copia como cargo.
• Devoluciones Norte Servicio post entrega: Gestion de Logística inversa
Recojos Trujillo:
✓ El Cliente entrega a Ransa los formatos de recojo donde se indica mercadería a recoger es decir series, estado del equipo y punto de venta.
✓ Se procede a efectuar las guías a nombre del punto de venta indicado por claro para realizar dicho recojo.
✓ Se adjunta a cada guía el formato de recojo correspondiente.
✓ Guías son entregadas al transportista para proceder con los recojos a nivel local y provincias.
✓ Y se da seguimiento a los recojos
Recojos Trujillo DAC´S:
✓ El cliente ( Gestion de Devoluciones Norte - GDN ) envía por correo los formatos de recojo aprobados donde se indica la mercadería a recibir es decir series, estado del equipo, accesorios del equipo, punto de venta, fecha de venta y fecha de devolución en punto de venta.
✓ Se procede a verificar que los formatos contengan todos los datos que se requieren en la devolución, si los datos no están conformes se solicitara al cliente esta información para luego informar al courier que realizara este recojo.
✓ Cuando el cliente de claro devuelve los equipos en almacén se verifica que los datos del formato sean acordes con los equipos devueltos físicamente. Previa validación de aprobación del formato por parte del GDN vía correo
Recojo Provincias Norte:
✓ El cliente (Gestion de Devoluciones Norte) envía por correo los formatos aprobados de recojo donde se indica la mercadería a recibir por los almacenes de su localidad es decir series, estado del equipo, accesorios del equipo, punto de venta, fecha de venta y fecha de devolución en punto de venta.
✓ Se procede a verificar que los formatos contengan todos los datos que se requieren para la devolución. .
✓ Cuando el cliente devuelve los equipos al almacén de la localidad se verifica que los datos del formato sean acordes con los equipos devueltos físicamente. Previa validación de correo de aprobación por Gestion de Devoluciones Norte
✓ Se genera un formato de recojo por almacén semanalmente el cual es enviado vía Courier con guías de recojo para que sean llenadas manualmente en los almacenes según los datos que se indican en los formatos.
✓ Se hace seguimiento a los recojos de Provincias Norte.
Motivos de recojo
Todos los motivos de recojo deben estar aprobados vía correo por el cliente en este Caso Gestion de Devoluciones Norte .en el caso de DOAS CACS cliente envía Semanalmente el Consolidado de Devoluciones Norte en el cual detalla los formatos por punto de recojo y estas deben ser bajo el siguiente criterio:
• DOA FALLA TECNICA, aquel equipo que presento alguna falla técnica dentro de los 30 días calendarios a la venta.
• DOA QC FALTANTE, aquel pack que presenta algún faltante de accesorio este debe ser detectado al momento de la venta.
• DOA FALLA ESTETICA, aquel pack que presenta algún daño estético en alguno de sus componentes este debe ser detectado al momento de la venta. • AUTORIZACION ST (CAMBIO DE EQUIPO), aquel equipo que presenta
alguna falla técnica. La fecha de venta y la fecha de devolución excede los 30 días calendarios pero se encuentra dentro del período de garantía, menor a 365 días.
• EQUIPO EN ABANDONO, aquel equipo que ingreso a servicio técnico para su reparación pero fue abandonado por el cliente. Este equipo es aquel que puede estar dentro del período de garantía pero la falla no es propia del equipo sino pudo ser provocada por un golpe, caída, etc.
•
FIN DE CAMPAÑA, aquel pack que es devuelto por término de campaña o promoción.• CIERRE DE PUNTO DE VENTA, aquel equipo de un punto de venta que tenga que cerrar definitivamente o deje de funcionar.
• EQUIPOS EN PRESTAMO, aquel equipo que es solicitado en calidad de préstamo para pruebas internas, capacitación o asignación al personal.
• REDISTRIBUCION, aquel equipo que no tiene circulación en punto de venta y se trasladan a otro punto de venta.
• RECOJOS BUSINESS, Los recojos business son aquellos efectuados a cliente corporativos es decir a clientes externos de America Movil Peru S.A.C. y tienen diferentes motivos de recojos.
En el caso de los Pack que contengan promociones estos deberán ser recogidos completos de lo contrario no se procederá con el recojo del pack. Solo se recoge lo que indica el formato.
Recepción de Mercadería post entrega
✓ La Unidad entrega mercadería a personal de devoluciones
✓ Se valida lo físico con lo indicado en las guías de remisión
✓ Verificar si la mercadería recepcionado esta sellada o si está abierta, chequear el contenido y si el imei figura en el formato de recojo.
✓ Sellado y firmado de guías en señal de conformidad.
✓ Guardado y acomodo de mercadería en el área destinada para la mercadería pendiente de ingreso.
✓ En el caso de recepciones de provincia, si los bultos llegan embalados con cinta logo Claro no se apertura el bulto hasta recibir indicaciones.
Ingreso de mercadería al sistema post entrega
✓ La mercadería que es devuelta en buen estado se ingresa al Sistema SAP, luego se envía un consolidado de los equipos para su ingreso en el AS400 para el stock de productos terminados.
✓ La mercadería que llega en mal estado o defectuosa se consolida para devolverla al almacén central según cronograma envió DOAS.
Despacho Semanal equipos post entrega
✓ Envío de información de equipos al operador SAP de Lima
✓ Dada la conformidad del operador SAP se procede con el despacho al Almacén Central (Lima)
Supervisor de Cuenta, Sodexo.
Es responsable de manejar la cuenta de Sodexo verificando el cronograma de ventanas horarias, se enviara al cliente el reporte de cumplimiento de sus proveedores así como de sus transportistas
Recepción de mercadería.
✓ Se recepciona la mercadería según las guías de remisión y verificando para dar el visto de conformidad transcribiendo las órdenes de compra a las órdenes de despacho según las cantidades recibidas.
✓ Se entrega al trasportista una copia de la guía de remitente y transportista sellada dando fe de la conformidad de la recepción.
✓ Se ingresa al AS 400 la información de la mercadería con sus respectivas órdenes de compra y guías de remisión realizando el reporte de incidencias por recepción de la mercadería e informa al área de Calidad para su visto bueno.
✓ Al finalizar la descarga se entrega documentos (GR y O/D) físicamente al cliente. (destinatario y sunat)
Preparación del Picking
✓ Se entrega hoja de preparación de packing list al almacenero2.
✓ Este, está encargado de comunicar observaciones o incidencias de la operación directamente al supervisor.
✓ Se realiza inventario a producto observado en la expedición.
✓ Se realiza expedición de los productos a despachar con el fin de realizar un último filtro antes de enviar la mercadería. De encontrar una observación se llena formato de incidencias y se realiza reposición o cambio de producto después de la expedición si es que se requiere. ( Sobrante o Faltante )
✓ Se Envía status de stock al Cliente 12 horas antes de que se realice el despacho.
Acondicionamiento de la expedición.
✓ Se realiza el acondicionamiento de pallets de los productos a despachar y se coordina con el área de fríos para el despacho completo de la unidad.(esto debido a que las unidades son frigoríficas y la mercadería de consumo debe ser compartida con la despachada por fríos).
✓ Se realiza cambios de productos faltantes por otros productos de no contar con stock, previamente no abastecido por los proveedores (enviado por el cliente mediante correo) y se los entrega al almacenero2 para su picado.
✓ Se realiza Packing list ante despachos programados en el transcurso del día o agregados al packing actual.
✓ Se genera plan de despacho con previa coordinación con el cliente (Coordinación con el cliente sobre prioridades, acondicionamiento, N° de unidades, etc.)
✓ Se verifica que las dimensiones tomadas por el cliente sean las correctas.
✓ Se realiza verificación al transporte que cumpla con todas las indicaciones dadas.
Despacho de mercadería.
✓ Se genera cronograma de citas de despachos a almacén según el cronograma de requerimiento de cada mina (Barrick, Marsa, Cañon del pato, Tantayhuaman, La Zanja, entre otras),
✓ Se genera Guías de Remisión para los despachos establecidos durante la semana y en programaciones a última hora por parte del cliente, se imprime Guía de despacho Ransa.
✓ Se envía al cliente vía correo electrónico el status final del despacho realizado y se autoriza la salida de transporte e informa al cliente el estado del despacho y datos estadísticos.
Supervisor de operaciones:
• Programación de envío de mercadería cuenta Ripley Se recepciona el siguiente tipo de mercadería:
- Stock Big Ticket (todos los Sku´s que se encuentran vendidos en el sistema de Ripley - Big Ticket)
- Venta comprometida (Despacho Domicilio) Big Ticket - Venta comprometida (Despacho Domicilio) No Big Ticket
Programación con el cliente.
El centro de distribución (CD) Lima envía 01 día antes un manifiesto (Excel), en donde detalla los productos y cantidades a recibir.
Este manifiesto contiene información de mercadería vendida (despacho a domicilio y stock).
En el caso de mercadería No Big Ticket, Ripley envía el detalle de los LPN (Numero de palet´s) en un correo aparte.
En el caso del proveedor verde (Proveedor de marcas), Ripley envía el formato al correo del supervisor, cada vez que se genera una Orden de compra (OC) de acuerdo a formato excel.
Ripley envía el formato Excel de mercadería vendida y stock para la llegada a Ransa con 24 horas de anticipación.
Las unidades madrinas están programadas para su recepción en los días establecidos en contrato (lunes, miércoles y sábado), con un incremento en fechas de campaña.
Recepción de Mercadería:
La recepción inicia cuando:
El transportista se identifica en garita de seguridad Ransa y presenta toda la documentación requerida según las normas de seguridad establecidas por la empresa: SCTR, Brevete, Tarjeta de Propiedad del vehículo, Revisión Técnica, OC y EPPs.
El agente de seguridad de turno comunica la llegada vía correo de la unidad y da referencia del cliente al Supervisor de Operaciones y/o Almaceneros.
Se autorizan el ingreso de la unidad de no presentar ningún inconveniente en garita.
Luego que se autoriza el ingreso del Transportista, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
Se reciben las Guías de Remisión de los productos y el manifiesto de lo enviado. En el caso de la mercadería No Big Ticket, ésta llega con las guías generadas desde CD Lima
Se verifica el espacio necesario para la recepción en el almacen.
El personal Seguridad Ransa verificará los números de precintos, cantidad y estado de los candados de la unidad. Luego se registra en la guía la hora de inicio y término de la descarga.
Se procede a romper los precintos y abrir los candados para aperturar las puertas de la unidad por donde se procederá a la descarga de la mercadería.
Se procede a la descarga de los productos identificando y clasificando la mercadería por tipo de despacho y stock; Despacho a Domicilio Big Ticket y Despacho a Domicilio No Big Ticket (Alto Valor).
Se Contrasta el físico de los productos con las guías de transferencia y el manifiesto del aplicativo TRF-Tda con que llega esta mercadería.
Una vez descargada toda la mercadería se procede a realizar el control de calidad de cada uno de los productos.
El procedimiento de control de calidad consiste en desembalar la mercadería BT, revisarla físicamente verificar el empaque, revisar que cuente con accesorios y/o complementos, estado de la pintura, que esté libre de golpes, quiñes y/o abolladuras. Luego se embala nuevamente la mercadería.
En el caso de colchonería, no se desembala el producto, solo se hace una verificación externa del mismo, asegurándose que cuente con accesorios y/o complementos.
A cada producto revisado se le coloca un sticker de Revisado Conforme o Revisado con Fallas, según sea el caso.
En sistema Ripley se recibe el manifiesto de trasferencia en el aplicativo TRF- Tda en forma manual ya que las sucursales no cuentan con los Radio frecuencia (Rf) para recepción.
Una vez ingresada en el aplicativo se cargará al stock de la bodega regional en sistema PMM y, en paralelo, cambiará el estado de la mercadería en el aplicativo
Bigticket de “Trasferencia” a “Recién Ingresado”. (En este estado ya se podrá generar la guía de despacho en el aplicativo Big Ticket).
Si la mercadería llegara fallada, se hará de conocimiento al chofer de la unidad y se enviará un informe con fotos de la misma a Transportes Ransa y Ripley, para poder pedir la reposición respectiva y devolver la mercadería fallada al CD, previa validación de In House Ripley.
Si la mercadería es un desmedro total, Ransa asumirá el costo y/o precio de venta; dependiendo si es mercadería de stock o comprometida.
Si la mercadería es rescatable, Ripley cederá un máximo de 30 días para que Ransa pueda reparar el producto dañado, dejando el producto en perfectas condiciones; caso contrario se aplicará el punto anterior. Esta mercadería se queda en el HUB.
Si la mercadería al ingresar al HUB Norte se detecta que está dañada por Responsabilidad Ripley, ésta deberá ser clasificada como “Dañada” para luego ser devuelta a Ripley como “Devolución” (mensual).
Registro de la mercadería en el sistema SOFTEON LITE (sistema Ransa)
Para registrar estos datos se hace uso de las guías de remisión del cliente con las cuales se recepciono los productos.
Al momento de registrar los productos se toma en cuenta lo siguiente: Cargar formato Excel en el sistema.
Ingresa la cantidad recibida en unidades
Verifica cantidades sistema vs Manifiesto (O/C).
Cierra recepción en Softeon Lite y se traslada la mercadería a canal de recepción.
Terminado el ingreso de datos en el sistema Softeon Lite se imprime un reporte de los ingresos realizados y se procede a verificar el correcto ingreso de la información como: Producto, cantidad versus lo ingresado anteriormente en el sistema de Ripley.
Almacenamiento.
Los productos se almacenarán de la siguiente manera:
✓ Se clasifican los productos por el tipo de despacho: Stock, Despacho a Domicilio, Big Ticket, Despacho a Domicilio No Big Ticket (Alto Valor) y Productos No Conformes.
✓ Los productos son almacenados sobre pallets de madera (opcional según el tipo de mercadería). La altura está determinada por la especificación del producto (indicada en el rótulo de la caja).
✓ Se almacena la mercadería mediante el sistema FIFO (primero en entrar, primero en salir).
✓ En caso se detecte algún producto no conforme (con fallas), se informa al cliente por correo para su posterior devolución al CD y cambio del mismo.
✓ Se separarán los productos no conformes (con fallas) y se colocarán en la zona destinada para dichos productos, los cuales deberán estar debidamente rotulados.
✓ Se realizan inventarios cíclicos y de fin de mes para corroborar los stocks de los productos dando conformidad del buen manejo de las operaciones.
✓ Se verifica el cumplimiento de la limpieza y orden del almacén.
Despacho de Mercadería.
Una vez ingresada la unidad de reparto:
✓ Se coordina con personal de distribución la puerta por donde se hará el despacho de la mercadería y darán las indicaciones al transportista.
✓ Se registra la hora de inicio y término del despacho en la guía de entrega Ransa.
✓ Se procede a emitir la guía de entrega Ransa y las guías de remisión del cliente (Ripley) con la cual se despacharán los productos.
✓ Luego se procede a despachar los productos indicados según la guía de entrega Ransa y Guía de remisión del cliente en: Producto, cantidad y código/número de serie.
Asimismo, se anota manualmente en la Guía de Remisión la serie de todo producto que cuente con la mencionada.
✓ Se entrega copias de las guías Ransa y guías de remisión sobre los despachos a realizar para el control de los productos.