DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

6.1.1. Planeación. El proceso de planeación en el área de Campo del Ingenio, no está establecido formalmente por parte de la gerencia; sin embargo, se cumplen con algunas características de la planeación, ya que fijarse objetivos y metas es la principal actividad que debe hacerse para tener un rumbo para llegar a ello.

Por lo tanto, aunque no hace formalmente, la gerencia se formula unos objetivos que quiere alcanzar, generalmente estos se definen en producción (toneladas de caña, área de cosecha y toneladas de caña por hectárea) y productividad (rendimiento, tiempo de permanencia, toneladas de azúcar producida por hectárea de caña cultivada y cosechada y toneladas de azúcar por hectárea mes) con lo cual se crea una serie de actividades para lograr la meta propuesta.

Pero, no se expone estas ideas a los empleados, lo cual evidencia una desorganización generando que toda la empresa no trabaje conjuntamente para alcanzar los mismos objetivos. En ocasiones, se puede evidenciar la falta de planeación en la parte productiva ya que se han presentado algunas fallas entre ellos paros en los procesos.

La poca dinámica de planeación ha hecho a la empresa tener que limitarse a la hora de enfrentarse con los constantes cambios en el entorno y no le permiten explorar nuevos objetivos; lo cual hace que la empresa no tenga una respuesta inmediata al constante cambio que se vive en la industria y en la economía. Por esto, se hace urgente planear a un futuro lo que la empresa quiere y esto hará más proactiva la organización.

6.1.2. Organización. En el proceso de selección de cada empleado, hasta la entrada de este a su puesto de trabajo, se evidencia la organización en el proceso, pues se realizan las pruebas necesarias para seleccionar el personal adecuado para la vacante.

Entre los proceso está la entrevista, prueba e inducción, donde se le entrega y establecen los derechos y deberes que contiene el reglamento interno de trabajo, las normas de higiene y seguridad industrial y la forma en la que funciona la empresa jerárquicamente.

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Sin embargo, proveniente al problema de planeación anteriormente descrito, no se organizan reuniones donde participen los miembros de la organización, o los supervisores de área para discutir objetivos, metas y estrategias o solución a un problema; en ocasiones se da a conocer la decisión ya tomada, o simplemente se hacen reuniones informales para la solución inmediata de algún problema urgente.

6.1.3. Dirección. Dada la estructura organizacional que tiene la empresa, la dirección se da fácilmente, pues la gerencia toma decisiones y se transmiten a los jefes de cada área, que a su vez transmiten a sus empleados a cargo. Generalmente, la información se transmite oralmente primero, y posteriormente se entrega un comunicado a cada supervisor de área para que este publique en un lugar visible en el área de trabajo.

El liderazgo por parte de los altos cargos se evidencia en el gerente del área (dirección de campo, cosecha y taller), que es la persona que más contacto tiene con los empleados; el gerente ejerce un liderazgo autoritario y enfocado a la tarea, aunque cada empleado sepa lo que tiene que hacer, el gerente por medio de los supervisores se cerciora de que las cosas se estén haciendo y, si no es así, se toman medidas de control ante estas situaciones, como llamados de atención, sanciones, etc.

En cuanto a cómo se manejan las relaciones con los empleados, referente a la capacitación, la empresa invierte poco y algunos comportamientos de los altos cargos hacia los empleados, hace que estos se sientan poco motivados; no obstante, los empleados catalogan a la empresa de ser muy buena y cumplida, y se comprometen con las labores de ella.

6.1.4. Evaluación y control. En el área se aplican mecanismos de control para algunos procesos claves para el desarrollo de su objeto social. El supervisor para los procesos administrativos es el revisor fiscal, que se encarga de monitorear todo lo concerniente a lo financiero y contable, y brindar soluciones a los inconvenientes que encuentre. En el área de campo se tiene establecido los siguientes indicadores:

PRODUCCION.

• TONELADAS DE CAÑA: Las toneladas totales de caña cosechadas • AREA: Esta determinada en hectáreas cosechadas.

• TCH: Son las toneladas de caña por hectárea que se producen. Es un promedio que resulta de dividir las toneladas producidas, entre las hectáreas cosechadas.

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PRODUCTIVIDAD.

• EDAD: Es la cantidad de meses a la cual se cosecha una plantación y va desde su siembra si es un primer corte (plantilla), o si es segundo o mayor corte (soca) va desde la fecha del corte anterior, hasta la fecha en que sea cosechada. El promedio es entre 13 y 14,5 meses.

• TCHM: Son las toneladas de caña producidas por hectárea y por mes y resulta de dividir las toneladas cosechadas, entre el área cosechada y entre la edad de cosecha. Es un indicador más significativo porque expresa lo que se ha producido en una unidad de área y en una unidad de tiempo. • RENDIMIENTO: Esta dado en porcentaje de sacarosa (azúcar

cristalizable), y significa la cantidad de azúcar que en fabrica se puede obtener de esas toneladas de caña que han cosechado. Puede variar en un promedio entre 11,5% y 14,5% en condiciones normales y depende de diferentes variables como el clima, las variedades de caña, la edad, el tiempo de permanencia, la maduración, la aplicación de productos para la maduración.

• TIEMPO DE PERMANENCIA: Es el tiempo transcurrido desde que la caña es cortada hasta que es ingresada a los patios de caña en la fábrica. Actualmente puede variar entre 25 y 30 horas. Este tiempo es determinante en el porcentaje de sacarosa que finalmente tenga una plantación, porque después de cortada, la caña empieza a perder sacarosa.

• TAH: Es la cantidad en toneladas de azúcar producida por hectárea de caña cultivada y cosechada. Se obtiene al multiplicar el rendimiento por las toneladas de caña y dividirlo entre las hectáreas cosechadas.

• TAHM: Son las toneladas de azúcar por hectárea mes y se obtiene al dividir el TAH entre la EDAD de cosecha.

INDICADORES DE CALIDAD. Actualmente, la empresa maneja unos indicadores de calidad para cada una de las áreas, para el área de campo se está trabajando en los siguientes:

• Aumento del porcentaje de área madurada • Disminución del porcentaje de materia extraña • Disminución del tiempo de permanencia

• Aumentar porcentaje de transporte de trenes con 8 vagones • Disminuir el porcentaje de desperdicio de caña en cosecha

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• Aumento del porcentaje de sacarosa en caña

• Aumentar el TCHM por haciendas según clasificación por rangos de productividad

• Disminuir el porcentaje de área regada con agua de pozos profundos

• Aumentar el porcentaje de área sembrada en variedades adaptadas al ingenio Sancarlos

• Mantener el consumo de agua por hectárea en el rango definido de aplicación.

• Mantener los niveles de aplicación de herbicidas por debajo de la meta establecida.

Auditoría Interna. La empresa cuenta con un área que realiza las labores de auditoría en los procesos de fábrica, campo y cosecha, administrativos y de tecnología. El nombramiento de este equipo cuenta con el aval de la gerencia general.