4. INFORME DE EXAMEN DE AUDITORIA INTEGRAL AL AREA DE TESORERIA DE LA
4.1 DIAGNOSTICO GENERAL
ENTIDAD: ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
AUDITORIA INTEGRAL: Áreade Tesorería
PERIODO: 01 de enero al 31 de diciembre del 2013
PREPARADO POR: Ing. Ana Benavides Duque
REVISADO POR: Mgs. Gustavo Cáceres
1. Requerimiento de la auditoria 2.
Informe de Auditoria, Memorando de antecedentes y síntesis del informe
3. Fecha de Intervención:
Orden de trabajo: 04de agosto del 2014
Inicio de trabajo de campo: 15 de agosto del 2014 Finalización del trabajo de campo: 15 de febrero del 2015 Presentación del Informe a la Máxima Autoridad: 31 de enerodel 2015 Discusión del borrador del informe con funcionarios: 05 de febrero del 2015 Emisión del informe de auditoría: 16 de febrerodel 2015
4. Equipo multidisciplinario: Supervisor Jefe de equipo Auditor Operativo Planificador 5. Días Presupuestados
180 días laborables, distribuidos en las siguientes fases:
6. Recursos a utilizarse
Humanos: 1 Director Supervisor
2 Auditor Jefe de equipo
Materiales: Equipo de computación, suministros y otros
TABLA NRO. 09TALENTO HUMANO Y TIEMPO ESTIMADO
Revisar el trabajo y dar indicaciones Realizar la Planificacion Preliminar y Especifica Examinar el area a ser examinada Aplicar las tecnicas de auditoria y evidenciar hallazgos Elaborar el borrador del informe
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RESPONSABLE ACITIVIDADES TIEMPO (días) Jefe de equipo Planificación y programación Ejecución Redacción del informe, memorándum de antecedentes Seguimiento 12 20 10 8 TOTAL 50
ELABORADO POR: Ana Benavides
7. Enfoque de la auditoria
Información General de la Entidad
Misión Visión Objetivo Actividades Principales Estructura orgánica Financiamiento
Principales fuerzas y debilidades Principales oportunidades y amenazas Componentes para la fase de ejecución
63
Enfoque a:
Aplicar normas de desempeño que obligan a planificar y ejecutar en forma sistemática el trabajo para brindar seguridad razonable:
De que los estados financieros están exentos de errores significativos La estructura de control interno se actualizo y si es funcional;
De que se cumplan las principales disposiciones legales y reglamentarias, y; La veracidad de la información reportada en los principales indicadores de gestión
Alcance
El presente examen especial de auditoría integral incluye el siguiente alcance, en función de la cobertura de auditoria
Componente o área evaluada: Examen de Auditoria Integral al área de Tesorería ejecutada por el departamento de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo de la ciudad de Riobamba.
Relación de ejecución de procesos con el departamento de presupuesto y contabilidad
Periodo cubierto: entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2013 Trabajo a realizar por los auditores en la fase de ejecución.
8. Firma de responsabilidad de la planificación:
Jefe de equipo
64
ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION ESPECIFICA“
Periodo: 1 de enero al 31 de diciembre del 2013 TESORERIA
1. Conocer las actividades que realiza el área de Tesorería - ESPOCH 2. Evaluar el riesgo que tiene el área de Tesorería - ESPOCH
3. Planificar los diferentes procedimientos y recursos a utilizarse en la auditoria Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T ELAB. POR OBSERVACIONES 1. Presentación de la solicitud de autorización para la realización del examen de auditoria integral
AD1
1/1 AB
La carta fue dirigida a la Universidad Técnica Particular de Loja para su autorización 2. Recepción de la carta de
autorización por la máxima autoridad de la entidad a ser auditada.
AD1
2/2 AB
Consta la autorización para realizar el examen de auditoria integral
3. Visita previa de las instalaciones del área de
Tesorería - ESPOCH PPV1 1/5 AB
La visita se realizara el día 15 de agosto del 2014 a partir de las 10H00
4. Entrevista con el Director Financiero, Tesorera y colaboradores directos del departamento de tesorería, con el objetivo de revalidar la información observada
PPV1
2/5 AB
Servidores de la entidad auditada
5. Revisión de la base legal de la Institución, para el cumplimiento de las normativas
PPV1
3/5 AB
Base legal de la entidad auditada
6. Obtención del organigrama
funcional de la entidad publica PPV1
4/5 AB
Organigrama estructural de la empresa
7. Aplicación del cuestionario de planificación preliminar para un mejor conocimiento de la actividad de la empresa PPCI6 1/6 AB El cuestionario aplicado a Directores y Jefes Departamentales
8. Determinación del riesgo inherente en base al
conocimiento del negocio AD2 AB
El porcentaje asignado ha sido en base al cuestionario aplicado
9.
Matriz de riesgo preliminar PPCI6 AB Con el porcentaje de riesgo obtenido se realiza la matriz
PPR2 1/2
65
……… Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T
ELAB. POR
OBSERVACIONES
10. Plan global de la auditoria AD2 AB Metodología de la auditoria a
ser utilizada Elaborado por: Ana Benavides
Duque FECHA: 15 DE AGOSTO 2014 Revisado por: Mgs. GUSTAVO CACERES FECHA: 15 AGOSTO 2014 PPR2 2/2
66
4.3.1
Planificación especifica
4.3.2
Planificación especifica auditoria financiera
PROGRAMA DE TRABAJO : PLANIFICACION PRELIMINAR
1. Evaluar el control interno institucional
2. Determinar que tipo de pruebas se aplicarán a los procedimientos 3. Conocer detalles específicos acerca de los puntos hacer auditados
NRO PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELAB.POR OBSERVACIONES
1. Elaboración y aplicación de un cuestionario de control interno
PECAF4 AB Sera aplicado a
Directores y Jefes Departamentales
2. Determinación del riesgo de control en base al conocimiento de las cuentas auditadas
PECAF4 4/4
AB
Realizar la tabulación para medir el nivel de confianza y riesgo inherente
Elaborado por: Ana Benavides Duque FECHA: 15 DE AGOSTO 2014
Revisado por:
GUSTAVO CACERES FECHA: 15 AGOSTO 2014
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION PRELIMINAR”
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 TESORERIA
PEAF3 1/3
67
PLANIFICACION ESPECÍFICA AUDITORIA FINANCIERA
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION ESPECÍFICA”
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 TESORERIA
ENFOQUE FINANCIERO
OBJETIVOS
Cerciorarse de que estados financieros se elaboran con base en las cifras de los registros contables que conforman al componente examinado
Verificar que las cifras reflejadas de las actividades realizadas por el pago y cobro del área de tesorería existan
Cerciorarse de la correcta presentación de los estados financieros en los rubros que conforman el proceso examinado.
Verificar que las cuentas contables que intervienen en el proceso examinado tengan un adecuado y oportuno tratamiento contable.
Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T FECHA POR
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVAS 1. Obtener un ejemplar de los estados financieros y
sus anexos con corte al 31 de diciembre del 2013
PECAF4
¼ 08/2014 ABD
2. Analice y verifique las cuentas contables que se relacionan con el proceso examinado y escoja los componentes
PECAF4
¼ 08/2014 ABD
3. Solicite un listado de los ingresos y egresos del componente seleccionado y escoja una muestra de comprobantes del total de las transacciones realizadas.
PECAF4
¼ 08/2014 ABD
4. Solicite a la Dirección Financiera los comprobantes contables seleccionados y verifique la veracidad, integridad, correcta valuación y exposición de los registros contables.
PECAF4
2/4 08/2014 ABD
5. Verifique que las cuentas contables y partidas presupuestarias registradas se encuentren según el catalogo General de cuentas y clasificador presupuestario del Ministerios de Finanzas
PECAF4
2/4 08/2014 ABD
6 Verifique que las transacciones y registro contable se encuentran soportados por los documentos de respaldo y que los valores hayan sido depositados en la cuneta de la entidad
PECAF4
¾ 08/2014 ABD
7. Verifique que los ingresos se encuentran registrados en presupuesto y correspondan al periodo contable, y estén correctamente calculados según la tabla de precisión de la entidad
PECAF4
¾ 08/2014 ABD
8. Realice conformaciones de saldos de las cuentas bancarias de la entidad PECAF4 3/4 08/2014 ABD PEAF3 2/3 PEAF3 3/3
68
Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T FECHA POR
9.
Con la información enviada por las entidades bancarias realice un papel de trabajo con la conciliación bancaria al 31 de diciembre del 2013
PECAF4 3/4
08/2014 ABD
GENERALES
1 Comunique los resultados parciales resultante se la aplicación de los procedimientos
2. A base de las respuestas obtenidas, identifique las causas de los hallazgos que se ratifiquen y elabore los comentarios correspondientes para el informe.
3. A base de las causas, identificadas, proponga las recomendaciones desarrollando la matriz de implementación y consensue con los responsables de la implementación.
Elaborado por: ABD Control Calidad: GC
Planificación especifica auditoria Control Interno
PECI3 1/3
69
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION PRELIMINAR”
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
TESORERIA
PROGRAMA DE TRABAJO : PLANIFICACION ESTRATEGICA
1. Evaluar el control interno institucional
2. Determinar que tipo de pruebas se aplicarán a los procedimientos 3. Conocer detalles específicos acerca de los puntos hacer auditados
NRO PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELAB.POR OBSERVACIONES
1. Elaboración y aplicación de un cuestionario de control interno
PECCI4 AB Sera aplicado a Directores y Jefes Departamentales
2. Determinación del riesgo de control en base al conocimiento de las cuentas auditadas
PECCI4
4/4 AB
Realizar la tabulación para medir el nivel de confianza y riesgo inherente
Elaborado por: Ana Benavides Duque
FECHA: 20 DE AGOSTO 2014
Revisado por: GUSTAVO CACERES
FECHA: 20 AGOSTO 2014
PLANIFICACION ESPECÍFICA AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION ESPECÍFICA”
PECI3 2/3
70
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 TESORERIA
ENFOQUE CONTROL INTERNO
OBJETIVOS
Cerciorarse de que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos en la administración para el proceso que realiza el área de tesorería de la escuela superior politécnica de Chimborazo
Verificar los controles establecidos para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones relacionadas al componente examinado. Verificar y evaluar la integridad de los sistemas de procesamiento de la información de los
procesos que realiza el área de tesorería
Cerciorarse de la seguridad y control al acceso de activos, registros, lugares de proceso y procedimientos del área de tesorería
Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
P/T FECHA POR
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y SUSTANTIVAS EN LA MUESTRA SELECCIONADA:
1 Elabore una lista de verificación en el cual se incluya
los cinco componentes del control interno PECI 09/2014 ABD 2 Verifique la existencia del código de ética de la entidad
y verifique si se encuentra establecido los valores que deben cumplirse por el personal del área de tesorería
PECCI3 09/201
4 ABD
3
Solicite y verifique en el Plan Operativo Anual del departamento Financiero que los proyectos y presupuestos se encuentran alineados con los objetivos de la entidad
PECCI3 09/201
4 ABD
4
Solicite a la unidad de Talento Humano el manual de capacitación e inducción para los puestos a ser ocupados y verifique el cumplimiento de estas con papeles de trabajo del proceso
PECCI3 09/201
4 ABD
5
Verifique la existencia de un plan de capacitación para el departamento financiero específicamente para el área de tesorería
PECCI3 09/201
4 ABD
6 Solicite a la Máxima Autoridad el plan de mitigación de riesgos del componente examinado
PECCI3 09/201
4 ABD
7
Solicite a la Dirección Financiera el detalle de la información de las actividades mas relevantes que realiza el área de tesorería durante el año 2013 y seleccione una muestra
PECCI3 09/201
4 ABD
8
Revisar un papel de trabajo sobre los procesos de pagos y cobros que realiza el área de tesorería e identifique la segregación de funciones y controles clave
PECCI3 09/201
4 ABD
Nro. PROCEDIMIENTOS REF.
71
9 De la muestra seleccionada verifique si la emisión de los objetivos de control interno cumplen con los siguientes requisitos:
Promueven la eficiencia y eficacia de las operaciones
Garantiza la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información
Cumple con las disposiciones legales y la normativa de la Institución
Proteger y conservar el patrimonio publico contra perdida, despilfarro, uso indebido, etc.
PECCI3 09/2014 ABD
10 Verifique si se encuentra claramente difundidos las funciones y procesos del área de tesorería
PECCI3 09/2014 ABD
11 Verificar si los valores pagados por tesorería cumplen con las seguridades pertinentes
PECCI3 09/2014 ABD
GENERALES
1 Comunique los resultados parciales resultantes de la aplicación de los procedimientos
2 A base de las repuestas obtenidas , identifique las causas de los hallazgos que se ratifiquen y elabore los comentarios correspondientes para el informe
3 A base de las causas identificadas, proponga las recomendaciones. Desarrolle la matriz de implementación y consensue con los responsables de la implantación
Elaborado: ABD Control de calidad: GC
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION ESPECÍFICA” 1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PECCI5 1/5
72
TESORERIA
LISTA DE VERIFICACION - ENFOQUE CONTROL
INTERNO
NRO. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1. ¿Se han establecido de forma documentada los principios de integridad y valores éticos a través de un código de ética?
X
2. ¿Incluye estos documentos reglas claras sobre recepción de dadivas o pagos inapropiado, conflicto de intereses?
X
3. ¿Han sido notificados formalmente al personal del área de tesorería y se ha verificado su comprensión?
X No se ha
verificado su comprensión 4. ¿Se toman medidas correctivas en
respuesta a la deviación de las políticas o ante violaciones del código de conducta?
X
5. ¿Los planes, programas y proyectos de la Dirección Financiera son consistentes con la misión de la entidad?
X
6. ¿Tiene la Dirección Financiera un Plan
Estratégico? X
7. ¿Incluye este plan principios, valores, objetivos, FODA y definición de procesos y actividades críticas?
X
8. ¿Se evalúa periódicamente las
necesidades de personal? X
No se cumple con el plan de capacitación
9 ¿Se informa a los funcionarios del ares de tesorería sus responsabilidades y de lo que se espera de ellos?
X
10 ¿Disponen de suficientes funcionarios con capacidad de adaptarse al sistema y a los procedimientos del área de tesorería?
X No se cumplen con los requerimientos de
personal
11 ¿La estructura organizativa es apropiada y tiene capacidad de suministrar el flujo de información para gestionar las actividades?
X
12 ¿Cuenta el área de tesorería con un
manual de funciones? X
No existe un manual de procedimiento
NRO. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
PECCI5 2/5
73 13 ¿Hay una clara definición de
responsabilidades y las mismas son adecuadamente conocidas por los responsables en cargos críticos?
X
14 ¿La entidad dispone de personal necesario en número de conocimientos y experiencia para llevar a cabo su misión?
X No existe
presupuesto 15 ¿El personal del área de tesorería conoce
claramente de sus responsabilidades? X 16 ¿Existe un plan de capacitación para el
`personal del área de tesorería? X 17 ¿Se realiza una evaluación periódica del
desempeño del personal a su cargo? X realizado No se ha evaluaciones 18 ¿Existe una alta rotación de personal en
funciones claves?
X No se realiza
rotaciones
EVALUACION DEL RIESGO
1. ¿La dirección tiene identificado los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos?
X No se identifican correctamente
2. ¿Cuenta la entidad con un mapa de riesgo con los factores internos y externos que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos?
X No disponen
3. ¿Se definieron los mecanismos para la
identificación de los riesgos internos? X definieron los No se riesgos 4. ¿Se hace una revisión periódicamente de
los mismos para anticipar el accionar ante
los acontecimientos’
X No se
ejecutan revisiones periódicas 5. ¿Se asigna probabilidad de ocurrencia a
los diferentes riesgos detectados? X inspecciones No existes 6. ¿Se considera la experiencia de lo
acontecido en ejercicios pesados? X 7. ¿Cuenta la entidad con un plan de
mitigación de riesgos? X
8. ¿Se analizan y adoptan las recomendaciones realizadas por la auditoria interna y externa?
X
9. ¿Se ha identificado los riesgos significativos para cada objetivo específico importante para cada actividad?
X
10. ¿La dirección ha identificado los recursos necesarios para alcanzar los objetivos? X 11. ¿Existen vinculación de los objetivos
operativos de cada actividad con los objetivos globales y planes estratégicos?
X
12. ¿Los objetivos del área de tesorería incluyen criterios de cuantificación? X
NRO. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
PECCI5 3/5
74
13. ¿Se realiza un estudio adecuado sobre los proyectos establecidos en el Plan Operativo Anual? x No se encuentran definidos los objetivos del POA ACTIVIDADES DE CONTROL
1. ¿Se identifica el personal que puede tener control absoluto sobre todos los aspectos claves de una operación o transacción?
X
2. ¿La autorización, aprobación, verificación, registro del proceso de ingresos y pagos a las que están asignadas los funcionarios?
X
3. ¿La asignación de tareas del área de tesorería se ha realizado de manera que asegure sistemáticamente el chequeo verificación?
X
4. ¿Se toma acciones para rotar el personal sistemáticamente de entre quienes realizan tareas o funciones a fines?
X No existen
delegación de funciones 5. ¿Las facultades de autorizar han sido
adecuadamente notificadas a los
responsables?
X 6. ¿Se encuentran establecidos por escrito o por
medio de sistemas electrónicos, los
procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos?
X
7. ¿Dicha documentación de las inspecciones y
permisos emitidos esta disponible y
adecuadamente archivada para su examen posterior?
X
8- ¿Los formularios como recibos, órdenes, informes, certificados y otros críticos están pre numerados, guardados adecuadamente los vacios y entregados con cargo?
X
9. ¿La entidad cuenta con sistema informático para la administración que permita mantener control de los ingresos y pagos?
X 10. ¿Este sistema tiene enlace con el sistema de
recaudación y contable por lo cobros realizados?
X 11. ¿Esta apropiadamente controlado el acceso a
los sistemas de información, a la carga de datos, modificación de archivos, alteraciones en los programas utilizados?
X
12. ¿Se ha identificado en la organización las tareas de alto riesgo que se puedan cometer irregularidades, tales como fraude y actos de corrupción
X
ABD
Resp. FECHA17/09/2014 FIRMA ABD
NRO. PREGUNTAS SI NO N/A
OBSERVACIO NES
PECCI5 4/5
75
INFORMACION Y COMUNICACION 1. ¿La información interna y externa generada por
la organización es remitida previamente a los niveles correspondientes para su aprobación?
X
2. ¿Están definidos los informes periódicos que deben remitirse a los distintos niveles internos para la toma de decisiones?
X
3. ¿Los informes sobre pagos y cobros son remitidos la máxima autoridad para evaluar los resultados?
X 4. ¿La información proporcionada concuerda con
los planes estratégicos y operativos de la entidad?
X
5. ¿Existe el apoyo de la dirección para el desarrollo de los sistemas de información necesarios mediante la aportación de los recursos apropiados tanto humanos como financieros?
X
6. ¿Los sistemas de control tienen claramente
definidos los accesos y seguridades
pertinentes?
X 7. ¿La información proporcionada es confiable y
oportuna que permita confirmar con
documentación de soporte?
X
8. ¿La información sobre los procesos de inspección esta claramente definida y comunicada?
X
9. ¿Existe responsabilidades definidas por la información brindada a los usuarios internos y externos?
X
10. ¿Existe canales abiertos de comunicación que permita a los usuarios aportar información de gran valor sobre el diseño y calidad de los servicios brindados?
X
11. ¿Se difunde a los terceros el código de ética del
funcionario? X No se evidencia el código de
ética
12. ¿Se encuentra claramente definido los
procesos y procedimientos que utiliza el área de tesorería?
X No se
encuentran totalmente definidos 13. ¿Aseguran que los inspectores o personal
relacionado puedan proponer cambios de las rutinas que mejoren el desempeño y denunciar errores o irregularidades?
X No existe
delegaciones de funciones de
confianza
NRO. PREGUNTAS SI NO N/A
OBSERVACIO NES
PECCI5 5/5
76
SUPERVISION Y MONITOREO 1. ¿La entidad realiza el seguimiento de las
recomendaciones de los auditores internos yexternos para fortalecer los controles internos?
X 2. ¿El personal en el desarrollo de sus actividades,
percibe el funcionamiento del control interno? X 3. ¿Se realiza reuniones con el personal que
permitan fortalecer el control interno?
X 4. ¿Periódicamente se verifica si el personal
comprende y cumple con el código de conducta y si regularmente lleva a cabo actividades de controles esenciales?
X
5. ¿El nivel de documentación disponible, entre las que se encuentran manuales, políticas, organigramas, metodologías, procedimientos, instrucciones operativas es adecuado?
X
6. ¿Existe algún mecanismo para reconocer en informar deficiencias identificadas del control interno?
x No existen los
mecanismos pertinentes 7. ¿Se realiza evaluaciones periódicas con el fin de
determinar la vigencia y la calidad del control interno?
X
8. ¿La unidad de auditoria interna o externa a realizado evaluaciones del sistema de control interno?
X
9. ¿Las recomendaciones de control interno son
aplicadas dentro de los plazos establecidos? X No se cumple por falta de
gestión 10. ¿Se consideran las comunicaciones de terceros
para corroborar información generada
internamente?
X 11. ¿Existe monitoreo de las actividades realizadas
por los inspectores? X
12. ¿Se realiza actividades de control a los diferentes puestos que conforman el área de tesorería?
x Poe falta de
recursos humanos
ABD FECHA Abd
Firma
Planificación especifica auditoria CUMPLIMIENTO
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION PRELIMINAR”PEAC3 1/3
77
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
TESORERIA
PROGRAMA DE TRABAJO : PLANIFICACION ESTRATEGICA
1.
Evaluar el control interno institucional
2. Determinar que tipo de pruebas se aplicarán a los procedimientos
3. Conocer detalles específicos acerca de los puntos hacer auditados
NRO PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELAB.POR OBSERVACIONES 1. Elaboración y aplicación de un
cuestionario de control interno
PEAC1
AB Sera aplicado a Directores y Jefes Departamentales 2. Determinación del riesgo de
control en base al conocimiento de las cuentas auditadas
PEAC1
1/3 AB
Realizar la tabulación para medir el nivel de
confianza y riesgo
inherente Elaborado por: Ana Benavides
Duque
FECHA: 22 DE AGOSTO 2014
Revisado por: GUSTAVO CACERES
FECHA: 22 AGOSTO 2014
PLANIFICACION ESPECÍFICA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO
PROGRAMA DE TRABAJO “PLANIFICACION ESPECÍFICA”
PEAC3 2/3
78
1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013