II. MATERIAL Y METODO
3.4. Diagnostico situacional
Siguiendo el procedimiento del sistema de optimización de procesos run to target para determinar el diagnóstico de la empresa Stevia One se realizó un OPD que en sus siglas en ingles quiere decir organization performace diagnosis (rendimiento de la organización) el cual es clave para realmente descubrir y averiguar en qué situación se encuentra la empresa y poder ejecutar planes de acción para mejorar su situación. Este modelo se usa para asesorar y diseñar las organizaciones, es una herramienta clave para eliminar pérdidas organizacionales el cual dará paso a grandes transformaciones que permitirán entregar la visión que se está buscando.
Los elementos de diseño de este modelo son: Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación
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Figura 26. Elemento claves del OPD (Organization performance diagnosis)
People/ HR systems(Personas y recursos humanos)
Se tendrá que verificar que tipo de conocimientos, habilidades necesita los colaboradores y en qué capacidad se encuentran para realizar las distintas tareas encomendadas. Para esto el sistema run to target ordena que primero se determine las habilidades de cada persona, se realice un entrenamiento y verificar si reclutamiento de más personal, los ascensos, transferencias son indispensables para cambiar la cultura organizacional y de esta manera eliminar defectos y pérdidas. Todo esto se hace en grupos de trabajo para evaluar a las diferentes personas
Tasks and Work Processes ( Tareas y procesos de trabajo)
Las tareas encomendadas tienen que ser claramente identificadas en las cuales se logre las estrategias y las metas impuestas en la organización. De esta manera nos daremos cuenta de lo que realmente ocurre en la organización.
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Structure (Estructura)
La estructura permite a las personas trabajar juntas en las diferentes tareas que les fueron encomendadas. Se dividirá el trabajo en equipos de trabajo creando redes de trabajo que permitirán crear un ownership horizontal que va a ejercer una estructura de liderazgo organizacional.
Decision making (Toma de decisiones)
Se tiene que determinar si las decisiones son las más apropiadas para el logro de objetivos y a la visión impuesta por la organización. En esta parte se tiene que dar un balance de conocimiento, experiencia, autoridad, responsabilidad de parte de los líderes para que se cambie la cultura organizacional.
Rewards or consequences (Recompensas o consecuencias)
Este punto se determinará los comportamientos o castigos de cada colaborador de la organización, si los colaboradores ejercen un buen trabajo y tienen comportamientos adecuados.
Information (Información)
En el respectivo diagnostico se determinará que información es necesaria y donde se puede conseguirla para que luego se pueda utilizar en la implementación del sistema run to target. Se tiene que verificar si la información de toda la empresa ya sea resultados, normas y demás procedimientos fluyan en toda la organización esto quiere decir que todos los colaboradores tienen que conocer toda la información de la empresa. Se tiene que verificar si todos los procedimientos son efectivos y eficientes así como también si los mecanismos de comunicación se dan de buena manera para el logro de los resultados.
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Figura 27. Diseño de asesoría del sistema run to target
Realizando una pequeña encuesta como parte de la implementación del sistema run to Target para conocer más la opinión de los trabajadores (45) del área de campo de la empresa Stevia One sobre la situación actual de la empresa se obtuvo los siguientes resultados.
Figura 28. Resultados de la encuestar del elemento (Personas) del OPD Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación
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Figura 29. Resultados de la encuesta del elemento (Estructura) del OPD
Figura 30. Resultados de la encuesta del elemento (Tareas) del OPD Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación
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Figura 31. Resultados de la encuesta del elemento (Toma de decisiones) del OPD
Figura 32. Resultados de la encuesta del elemento (Información) del OPD Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación
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Figura 33. Resultados de la encuesta del elemento (Recompensas) del OPD
Utilizando el formulario del OPD (anexo 01) en la empresa Stevia One para obtener la información de la situación actual de la empresa se pudo obtener estas
características de la organización.
- No existe una cultura organizacional bien definida.
- Las responsabilidades y roles de cada uno no están establecidas
correctamente.
- No existe un liderazgo óptimo en los líderes de cada área.
- Falta establecer medidas básicas (entrada, proceso y de salida) por cada área
donde
- Cada área debe saber las pérdidas, las prioridades y defectos donde más
están fallando para poder mejorarlos
- En el área de campo actúan como bomberos siempre apagando incendios
cuando se debería tener un sistema para así evitar que los incidentes ocurran no depender de una persona si no de un sistema.
- No existe entrenamiento frecuente en los colaboradores
26 24 5 29 15 1 15 10 20 25 20 0 0 5 10 15 20 25 30 35 Si No No sabe no opina
Recompensas
1. Sientes que estas siendo reconocido por tu desempeno en tu trabajo? 2. Sientes que el trato es igualitario para todos?
3. Sabes que tienes que hacer para tener un ascenso?
4. Sientes que la toma de decisiones es por la amistad de tus líderes?
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- No existe un lenguaje standard en el área, los colaboradores y líderes no se
comunican correctamente.
- Falta de organización en los procesos, no existe un archivo donde se
encuentren los distintos procedimientos verificado por cada líder. - Débil sentido de prevención y eliminación de comportamientos y condiciones inseguras de seguridad.
- La empresa es dependiente de la experiencia de la persona no hay un sistema
de entrenamiento que facilite el conocimiento de las personas.