Diagramas de flujo

Una vez que se determina un modelo de estructura adecuado para que el Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón Espejo aplicando el modelo de gestión por procesos, es necesario sentar una base con aquellos procesos modelo a fin de que la institución y sus responsables, con un mayor conocimiento de las actividades propias y con un volumen de experiencia adecuado, diseñen y desarrollen un mayor número de procesos internos. 1. Proceso Ingresos por diferentes fuentes

Ilustración 5 Flujo grama proceso: Ingresos Elaborado por: Eliana Guancha

50 Descripción del flujograma:

 Procesos intervinientes: (interfaz)

i. Administrativo Financiero – tesorería – contabilidad. ii. Gobernantes – Secretario General

 Flujo del proceso:

a) El proceso inicia cuando una persona, sea sindicalizado o relacionado con la actividad del sindicato, realiza un pago de valores a favor de la institución, ya sean por cuotas mensuales, valores de arriendo de locales o espacios del sindicato, pago de atención médica, pago de servicios varios, etc. En ese instante los procesos y sub procesos arrancan con el flujo de información y transferencia interna;

b) El valor cancelado directamente o mediante depósito bancario o transferencia, se ingresa a tesorería quienes certifican la veracidad de la transacción y solicitan a contabilidad la revisión del mismo;

c) En contabilidad realizan la revisión de la base de datos de personas deudoras (morosidad) y pueden darse dos situaciones: si el pago es de una persona sin deudas pendientes con la institución el proceso se valida y solicita a tesorería certificar el objeto y el monto pagados a favor de la institución por parte de la persona que lo realiza. Si la persona mantiene deudas pendientes, se debitará del valor total de la deuda y se notificará a tesorería para que certifique el monto pagado, monto adeudado a la fecha (si es que se mantiene la misma) y la fecha de pago a favor de la institución por parte de la persona que realiza la cancelación;

d) Contabilidad realizará el proceso contable de ajuste de deuda, reducción y actualización de cartera;

e) Tesorería emitirá el correspondiente certificado de pago a la persona que realiza la cancelación y se cierra el proceso.

f) Existe un paso interno que es la elaboración del informe de caja que puede ser diario, semanal, quincenal o mensual dependiendo del movimiento de efectivo y de la disposición de la máxima autoridad. Dicho informe se actualizará para notificar a la máxima autoridad.

51 2. Proceso Adquisiciones

Ilustración 6 Flujo grama proceso: Adquisiciones Elaborado por: Eliana Guancha

Descripción del flujograma:

 Procesos intervinientes: (interfaz) i. Administrativo Financiero – Tesorería ii. Gobernantes – Secretario General

 Flujo del proceso:

a) Si bien el proceso inicia de manera obligatoria con la intervención de un área requiriente, no se puede establecer cuál exactamente dará inicio al proceso ya que

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todos los procesos y sub procesos pueden tener necesidades de diferente índole, por lo tanto todos en un momento dado serán área requiriente. El primer paso consiste en elaborar determinar las necesidades del proceso o sub proceso y plasmarlas en un requerimiento formal.

b) El requerimiento debe contener las especificaciones técnicas (ET) o términos de referencia(TDR) que deberán observarse en adquisiciones sobre los bienes y/o servicios a contratar, es decir, contienen las características específicas de lo que se necesita comprar. Si un bien o servicio puede detallarse exactamente, por ejemplo una llanta (dimensiones, tipo de labrado) entonces se trata de especificaciones técnicas. Si un bien o servicio no puede ser detallado con exactitud, por ejemplo servicio de pintura de un local, deberán señalarse características que pueden aceptarse como mínimo para aceptar ese bien o servicio (en el caso de servicio de pintura, que el contratista tenga experiencia en obras similares, número de maestros a contratar como mínimo y máximo, etc.).

c) El requerimiento es recibido en Servicios Institucionales, quienes tienen acceso a bodega y constatan en la base de datos que lo que se necesita no esté disponible. Si lo que la unidad requiriente solicita está disponible (materiales de oficina, toners, equipos de cómputo), se entrega al instante. Si lo solicitado NO está disponible en bodega, Servicios Institucionales revisa los TDR y/o ET para evitar errores en las características de lo que se va a contratar para poder dar el siguiente paso, adjuntando la solicitud de presupuesto;

d) Tesorería revisa la solicitud y verifica dos cosas: si consta en el presupuesto anual, es decir si la cuenta que se utilizará para proceder a la compra está financiada o; si puede realizarse una reforma al presupuesto para que esa necesidad (si es justificada como necesaria) sea financiada.

e) Tesorería anexa TDR´s más solicitud de presupuesto y certificación presupuestaria a la máxima autoridad (secretario general) para que autorice la compra con los debidos respaldos documentados. La autorización de compra se devuelve a Servicios Institucionales;

f) Servicios Institucionales procede a realizar la adquisición o contratación del bien/servicio bajo los lineamientos previamente realizados y con el presupuesto asignado para el efecto;

53 3. Proceso Pago proveedores

Ilustración 7 Flujo grama proceso: Pago Proveedores Elaborado por: Eliana Guancha

Descripción del flujograma:

 Procesos intervinientes: (interfaz)

i. Administrativo Financiero – Tesorería – contabilidad. ii. Gobernantes – Secretario General

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 Flujo del proceso:

a) Al igual que en la adquisición, el proceso de pago de los proveedores dará inicio una vez que se haya recibido el bien o servicio objeto de negocio. Requiere de la intervención de la unidad que solicitó la compra para poder validar lo recibido;

b) La unidad requiriente revisa los bienes/servicios contratados y procede a solicitar al proveedor la presentación de documentos como facturas, notas de venta, actas de entrega (totales o parciales), contratos, entre otros que acrediten la deuda a favor del proveedor y que respalden el pago desde el Sindicato;

c) Tesorería recibe el expediente de la compra y revisa la legalidad de los mismos así como la existencia de todos los comprobantes necesarios. Se pueden dar dos situaciones: Si el expediente No está completo se devuelve a la unidad requiriente para que coordine con el proveedor la correcta presentación de los documentos. Si el expediente está completo en fondo y forma, se transfiere a contabilidad para que realice los asientos de registro que corresponden y solicite autorización de pago a la máxima autoridad;

d) La máxima autoridad, si lo cree necesario, volverá a revisar el expediente aunque previo a su revisión contará con los vistos de Unidad Requiriente, Tesorería y Contabilidad. Procederá a autorizar el pago con la firma del egreso y la transferencia (cheque, efectivo o cualquier otra forma de pago);

e) Tesorería certificará al proveedor que el pago fue realizado de acuerdo a lo estipulado en el contrato y documentos habilitantes a favor del proveedor;

f) Proveedor y área requiriente recibirán certificación de proceso cancelado para expediente.

55 4. Proceso de Admisiones Aspirantes.

Ilustración 8 Flujo grama proceso: Admisión de Aspirantes Elaborado por: Eliana Guancha

Descripción del flujograma:

 Procesos intervinientes: (interfaz)

i. Administrativo Financiero – Tesorería – contabilidad. ii. Agregadores de valor – Coordinación académica. iii. Gobernantes – Secretario General

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 Flujo del proceso:

a) El primer paso a pesar de contener un actor externo, requiere de que se cumpla para que el resto del flujo se desarrolle con normalidad. Tiene que ver con la revisión de requisitos y la recolección de los mismos, que en algunos casos demoran un tiempo que va más allá de un día o dos;

b) El aspirante realiza el pago de un valor por presentación de expediente, el cual será recaudado en efectivo en tesorería o mediante la presentación de un comprobante de depósito a la cuenta institucional que será recibido en el mismo sub proceso de Tesorería;

c) Se dará un proceso paralelo que tiene que ver con la transferencia de la información de la recaudación hacia contabilidad para que se proceda con el registro del mismo; d) Del paso b, se desprende una decisión: si el expediente se entrega con depósito deberá

constatarse en la cuenta institucional y el expediente será enviado a Coordinación académica. Si el pago no ha sido validado. El expediente será devuelto al aspirante hasta que se efectivice el mismo y se reingrese al proceso;

e) El expediente que ingresa a Coordinación Académica es analizado en cuanto a la calidad de los certificados que se adjunten y sucederán dos situaciones: si expediente NO cumple con los requisitos que se solicitan por parte del Sindicato será devuelto al aspirante para que argumente lo observado y una vez verificada la información se proceda a reingresar al proceso. Cuando el expediente SI cumple con todos los requisitos, se publicará en la lista de aspirantes que deberán pasar a la siguiente etapa; f) Una vez aceptado el expediente, se procederá a la toma de las pruebas Psicométricas, psicológicas y médicas del aspirante, luego de lo cual se emitirá en informe para la máxima autoridad y se notificará a Tesorería para que inicie el siguiente paso;

g) En tesorería, con el informe de aspirantes de Coordinación Académica, se notificará a los interesados sobre valores de matrícula a cancelar, en valores totales o mensuales para que se regularice el estado de matriculados;

h) Con los valores y documentos de aceptación de pago de los aspirantes, cuando sean mensuales, se procederá a notificar a contabilidad para el registro contable que corresponde sobre los valores recaudados y las cuentas por cobrar generadas;

i) Contabilidad enviará informe motivado a la máxima autoridad sobre el estado de matriculación de la lista de aspirantes o estudiantes del sindicato de choferes y mediante firma de cada matrícula oficializará el ingreso de los mismos a la institución. Se enviará a Coordinación Académica;

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j) Coordinación Académica registrará las matrículas y asignará los paralelos que correspondan de acuerdo al número de admitidos y a la capacidad docentes y de infraestructura instalada;

k) Coordinación emitirá copia certificada de la matrícula legalizada a favor del estudiante aceptado para su expediente personal.