CAPITULO II: Economía de la información
II.5 Los directivos y la información
Las partes fundamentales del proceso de gestión de la información en una organización son: identificación de la información necesaria, estructuración de acuerdo con los objetivos y distribución interna.
El sistema de información puede ser técnicamente perfecto, pero su valor es cuestionable si no es usado. Los sistemas de información que no contribuyan, por ejemplo, a un mejor proceso de toma de decisiones que lleve a su vez a mejores resultados por parte de la organización, son sistemas informalmente estériles.
El problema es cómo medir la aportación del sistema de información cuando ésta se compone tanto de efectos tangibles como de efectos intangibles. Los efectos tangibles están normalmente relacionados con la faceta automatizadora de los sistemas de información y los efectos intangibles están más ligados a su faceta aumentadora.
La valoración del sistema de información es realizada por los usuarios, y de una manera fundamentalmente subjetiva, no objetiva. Se trata de una percepción que debe ser tenida en especial consideración, ya que parte de esos usuarios, los directivos con responsabilidades sobre las decisiones de los presupuestos, pueden influir sobre el futuro de esos sistemas de información.
De hecho, se puede afirmar que toda la utilidad objetiva que se ha querido dar al sistema a través de las etapas de identificación, estructuración y distribución, puede quedar en entredicho por la valorización subjetiva de los miembros de la organización y, en especial, los directivos.
Si el sistema genera nutridas bases de datos (pull) y envía informes a los usuarios (push), pero éstos no acuden a las bases o no leen los informes, la inversión realizada será considerada una pérdida, al menos desde la percepción de los usuarios. Un sistema de información que no informa es un fracaso.
Una organización con personal culto por lo que a información se refiere, tiene una ventaja respecto a otra que no lo tiene. La cultura de la información es un factor multiplicador de la inversión en tecnologías de la información33.
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En opinión de Cornella se es culto en cuanto a la información cuando se es capaz de: determinar cuándo hay una necesidad de información, identificar cuál es la información que se necesita, encontrar la información previa, evaluarla en términos de relevancia, organizarla para que resulte útil en la situación en cuestión y aplicarla de manera eficiente para tratar el problema original (Cornella, A., 2000, p.209).
Para el profesional de la información resulta importante entender cómo funciona un directivo en este terreno: qué información necesita, para qué la utiliza, cómo la valora, qué hace con ella. Comprender mejor la situación de un directivo en cuanto a información puede tener consecuencias importantes en la valorización del sistema.
La información requiere dos componentes principales: herramientas informáticas y habilidades de información. Las herramientas pueden ayudar, pero sólo después de haber discriminado qué información le interesa a uno entre toda la disponible. Ciertamente, la selección debe ser realizada todavía por el ser humano, quién también deberá saber cómo aplicarla a la resolución de problemas, al aprendizaje o la toma de decisiones.
Por otra parte, la información que se introduce en el sistema puede ser objetivamente la más adecuada para el cumplimiento de todos los objetivos de la organización, pero que sea utilizada correctamente puede depender de la capacidad del profesional de la información para convertirla en subjetivamente útil para quien deba utilizarla.
Con el objetivo de extraer el máximo rendimiento de la inversión en tecnologías de la información es preciso contar con personas que sepan buscar, comprender, aplicar y distribuir información; en otras palabras, la infraestructura tecnológica en la organización debe venir acompañada de una cultura de la información; de este entendimiento depende que, en lugar de forzar al directivo a adaptarse al sistema, se consiga un sistema capaz de adaptarse al directivo.
Hay una relación directa entre la percepción subjetiva por parte de los directivos sobre el valor que aporta el sistema de información, por una parte, y su valoración objetiva en cuanto a retorno de inversión, por otra.
Con todo, la mayor parte de los directivos construyen su propia red de información fundamentada en contactos personales o informales.
En el modelo clásico de la gestión se describen cinco funciones principales del directivo: planificación, organización, coordinación, decisión y control. Esta concepción parece fundamentarse en la suposición de que los directivos siguen un comportamiento sistemático y estructurado a largo de su jornada. Sin embargo, estudios recientes sobre esta cuestión han demostrado que los directivos se comportan en realidad de manera más informal que sistemática.
Los seres humanos tienen distintas formas de aplicar la información a la toma de decisiones o la resolución de problemas. Unos se basan en el análisis con detalle de la información disponible, otros en su intuición. Se puede decir que para poder desarrollar mejores métodos de gestión personal de información, se deberá aprender más sobre como los individuos usan la información.
Una de las facetas más importantes en la gestión personal de información consiste en la proyección de información hacia el entorno; es decir, la transformación en conocimiento de la información manejada por el individuo en una presentación al exterior.
La gestión del conocimiento, la explotación inteligente del capital intelectual, el desarrollo de los mercados internos de conocimientos y el estímulo de la creatividad son quizás más importantes que la pura gestión de las tecnologías de la información. Las tecnologías no consiguen su efecto sin personas que sepan utilizarlas adecuadamente, para conseguir sacar rendimiento a la inversión en sistemas.