Evolución de los Sistemas de Información

La toma de contacto con los sistemas de información para la mayoría de las organizaciones se justificaba con el objetivo de mejorar su eficiencia interna; se mecanizaron las tareas desempeñadas por los empleados y, en esencia, la eficiencia significó el intento de reducir puestos de trabajo y niveles jerárquicos.

La evolución natural de los sistemas de negocios, del gobierno y personales, ha impulsado el uso generalizado de las redes de comunicación de datos para interconectar estos diversos sistemas1.

La rápida evolución de la tecnología de la información disponible en el mercado, y la complejidad del entorno en el que se mueven las empresas, han motivado la evolución de los Sistemas de información (SI) en la empresa, desde un planteamiento operativo hasta un planteamiento estratégico.

A medida que van creciendo las necesidades de información para la dirección empresarial, se comienza a realizar un esfuerzo por conocer las relaciones tanto verticales como horizontales de la información; empieza a plantearse la posibilidad de su integración: es la etapa en que se produce el desarrollo de los primeros sistemas integrados para el tratamiento de la información.

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El desarrollo de los sistemas de información en la empresa, empezó en la década de los setenta como un instrumento al servicio de la función meramente operativa (sistemas de procesamiento de transacciones). Las nuevas tendencias, en virtud de los rápidos adelantos tecnológicos, tratan de encauzarlos hacia las funciones tácticas y estratégicas, pero sin perturbar el rendimiento de su primera aplicación: sistemas de información de gestión o administrativos, sistemas de soporte a la decisión, sistemas de información para los ejecutivos2.

En el periodo 1950-1960 se consideraba la información como algo malo, pero necesario, un requisito burocrático, y los SI se orientaban a una aceleración del proceso de datos; en la década siguiente, 1960-1970, la información pasa a ser considerada como un soporte a necesidades de control de gestión y nacen los MIS (Management

Information Systems o Sistema de Información para la Gestión). Más adelante, en 1970-

1980, se busca un soporte adecuado a las necesidades de control de los directivos y aparecen los DSS (Decision Support Systems o Sistema de Soporte a la Toma de Decisión) y los ESS (Expert Support Systems o Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisión). Por último, en la etapa que va de 1985 a 2000 la información es vista como un recurso estratégico y se plantean los Sistemas de Información como armas básicas para mejorar la posición competitiva de las organizaciones3.

En 1950 existían sistemas de lote con archivos discretos y los usuarios transferían sus documentos en papel a la computadora para su procesamiento. La comunicación de datos en esta época implicaba que el usuario llevara físicamente documentos en papel. Durante los años sesenta se agregaron los circuitos de comunicación (líneas telefónicas) y se dotó a los usuarios con terminales de lote en línea. En los últimos años de dicha década y principios de los setenta se empezaron a desarrollar los sistemas en línea de tiempo real, con lo cual los usuarios cambiaron los

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Lilien et al, 1993, pp.749-750; Barker, 1983, pp.344-353; Senn, 1992, pp.35-30; Gª Madariaga, 1994, p. 51.

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procesamientos de lote a un procesamiento por transacción individual. En este período se hizo necesaria la comunicación de datos. En el decenio de los setenta se agregaron los sistemas de manejo de base de datos, los cuales reemplazaron a los antiguos archivos discretos. A partir de 1990 se pasa a la oficina del futuro4.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo diario de la empresa es la toma de decisiones5; por esta razón es necesario que los dispositivos de proceso de datos sean más valorados y que les sea encomendada la tarea de seleccionar, filtrar y presentar la información al directivo, para que éste cuente con el apoyo necesario. Los SI han variado de manera decisiva la forma de hacer negocios, precisamente por su capacidad para evitar la sobreabundancia de datos, lo cual puede bloquear o retardar la toma de decisiones. El entorno empresarial exige reacciones rápidas y oportunas. Los equipos y aplicaciones que resuelven los problemas son siempre bienvenidos.

El entorno actual de las organizaciones obliga a un estilo de gestión fundamentalmente basado en la información, debido a cambios sustanciales que llevan a un nuevo contexto.

La creciente complejidad de las tareas de gestión, originada por un entorno cambiante que evoluciona muy rápidamente, ha incrementado el protagonismo y el interés por los SI de las empresas de nuestro medio; estos sistemas deben ser mecanismos rápidos, con una gran capacidad de adaptación frente a los cambios del entorno y de la propia organización, exhaustivos en su análisis, que aseguren la eficacia del resultado a la hora de alcanzar los objetivos marcados y eficientes respecto al uso de recursos, sobre todo de la información.

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Fitz, 1992, pp.45-47; Li, E.Y. et al, 1993, p.166.

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El proceso de toma de decisiones es una de las actividades que se realizan con mayor frecuencia en el mundo de los negocios. Se presenta en todos los niveles de la organización, desde asistentes o auxiliares, hasta los directores generales de las empresas. Según el nivel en cual se tome una decisión, así será el impacto de ésta (Cohen, 1999, p.73).

La información circula por toda la organización como si fuera un fluido, por causas formales e informales y en sentido horizontal y vertical. El Sistema de Información de Marketing (SIM) o Marketing Information Systems (MKIS) es la estructura organizativa que debe administrar dichos flujos de información con la máxima eficacia en su capacitación, proceso, almacenamiento y distribución.

El Sistema de información resulta básico para apoyar el desarrollo de cualquier actividad operativa de la empresa, así como para la coordinación de los procesos entre organizaciones. La importancia del mismo en la actualidad obliga a una implicación en el tema por parte de los directivos, existiendo progresivamente una mayor interdependencia de estrategias, procesos y políticas con el software y las tecnologías de la información.

El SI es un elemento capaz de integrar no sólo actividades dentro de la organización, sino entre organizaciones, considerando cada vez más un entorno competitivo en el ámbito global, en el cual las tecnologías de la información contribuyen a romper las barreras geográficas, idiomáticas y culturales. Lo importante es reunir las informaciones de la organización para poder así proporcionar suficiente información global para dar soporte a los objetivos.

La implantación de SI adecuados requiere una sintonía de los aspectos tecnológicos con los aspectos organizativos y humanos, ya que existe una interacción entre todos ellos.

Los SI modifican sustancialmente la naturaleza de los trabajos, permiten combinar funciones anteriormente agregadas y, sobre todo, suponen una nueva forma de hacer las cosas. Integran y hacen compatibles los conocimientos en la organización y entre organizaciones, facilitan las operaciones, el control y la planificación, modifican las relaciones entre una organización y su entorno, permiten mejorar el control

aportando información para la toma de decisiones, reducciones de coste, plazo y mejora de la calidad.