REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL DIAGNÓSTICO
7. DISEÑO DE LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El diseño de la documentación del sistema de gestión de la calidad requirió un análisis del sistema, mediante el cual se evaluaron los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de mejora de Búhos Editores. Este análisis crítico del cumplimiento de la NTC-ISO 9001:2008, de la documentación y registros existentes, es el resultado de la observación, la realización de entrevistas, revisión de documentos y de la aplicación de la herramienta de diagnóstico, contemplada en numeral 6.2.
El sistema de gestión de la calidad diseñado para Búhos Editores, le permite a la empresa realizar la gestión de la calidad, esta consta de la estructura organizacional, la documentación, los procesos y los recursos empleados para alcanzar los objetivos de la calidad y cumplir con los requisitos de sus clientes. La estructura de la documentación del sistema de gestión de la calidad se representa mediante la figura 15. La cual consta de cuatro niveles:
Figura 15. Estructura de la documentación del sistema de gestión de la calidad
Fuente: COLOMBIA. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Sistema de gestión de la calidad. Bogotá: SENA, 2008.
Primer nivel. En este nivel se encuentran los documentos asociados al plan estratégico de la organización, en cual contiene la misión, la visión, los valores corporativos, los objetivos estratégicos y el plan de negocios y proyectos.
PLAN ESTRATÉGICO MANUAL DE LA CALIDAD MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE FUNCIONES
PLANOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS Y REGISTROS
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Segundo nivel. En este nivel se ubica el manual de la calidad; este debe responder al interrogante de: ¿qué se hace?; describiendo la política y los objetivos de calidad, y respondiendo a los requisitos de la Norma.
Tercer nivel. En este nivel se encuentran los manuales de procedimientos; en donde se especifica información acerca de quién, cómo, cuándo, dónde, qué y por qué efectuar las actividades.
Cuarto nivel. En él se hallan los planos, instructivos, formatos y registros; los cuales proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y registrar los resultados.
Conforme con la anterior estructura y con el numeral 4.2.1 de la Norma, se diseño para Búhos Editores la documentación del sistema de gestión de la calidad.
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La documentación del manual de la calidad, ver anexo B; los procedimientos documentados, ver anexo C manual de procedimientos; el manual de cargos y funciones, ver anexo D y los registros requeridos por la Norma, determinados como necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos de la empresa, se registran en el listado maestro de documentos BE-LGC-01 (cuadro 10)
Cuadro 10. Listado maestro de documentos diseñado para el sistema de gestión de la calidad de Búhos Editores Código Nombre el documento Origen Versión Fecha Observaciones
Procesos de mejora
BE-PGC-008 Procedimiento seguimiento y control Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-008 Formato plan de acción Interno 0 Septiembre de 2009
BE-PGC-009 Procedimiento control de documentos y registros Interno 0 Septiembre de 2009
BE-PGC-010 Procedimiento auditoría interna Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-010 Formato programa de auditoría interna Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F02-PGC-010 Formato informe de auditoría interna Interno 0 Septiembre de 2009
BE-HGC-01 Herramienta diagnóstico del SGC Interno 0 Agosto de 2009
BE-PGC-011 Procedimiento control de producto no conforme Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F01-PGC-011 Formato control de producto no conforme Interno 0 Septiembre de 2009 BE-PGC-012 Procedimiento acción correctiva y preventiva Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-012 Formato reporte acción correctiva Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F02-PGC-012 Formato registro acción preventiva AMEF Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F03-PGC-012 Formato reporte control no conformidad Interno 0 Septiembre de 2009
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Código Nombre el documento Origen Versión Fecha Observaciones Procesos de soporte
BE-PGC-005 Procedimiento recursos humanos Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-005 Formato solicitud de personal Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F02-PGC-005 Formato plan de capacitación Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F03-PGC-005 Formato autoevaluación de gestión del desempeño Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F04-PGC-005 Formato informe de gestión del desempeño Interno 0 Septiembre de 2009
BE-PGC-006 Procedimiento tesorería Interno 0 Septiembre de 2009
No aplica Comprobante de egreso Interno
No aplica Nomina de pago de salarios Interno
BE-PGC-007 Procedimiento compras Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-007 Formato requerimiento de compra Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F02-PGC-007 Formato control de existencias almacén Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F03-PGC-007 Formato orden de compra Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F04-PGC-007 Formato recepción de almacén Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F05-PGC-007 Formato evaluación de proveedores Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F06-PGC-007 Formato informe de evaluación de proveedores Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F07-PGC-007 Formato inventario de sobrantes y productos obsoletos Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F08-PGC-007 Formato venta de sobrantes y productos obsoletos Interno 0 Septiembre de 2009
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Código Nombre el documento Origen Versión Fecha Observaciones Procesos misionales
BE-PGC-002 Procedimiento gestión comercial Interno 0 Septiembre de 2009
No aplica Orden de pedido Interno
BE-F01-PGC-002 Formato evaluación de satisfacción del cliente Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F02-PGC-002 Formato informe de satisfacción del cliente Interno 0 Septiembre de 2009 BE-F01-PGC-002 Formato quejas, reclamos y sugerencias Interno 0 Septiembre de 2009
BE-PGC-003 Procedimiento diseño Interno 0 Septiembre de 2009
No aplica Orden de producción CTP Interno
No aplica Orden de producción Interno
BE-PGC-004 Procedimiento producción Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-PGC-004 Formato programa de mantenimiento preventivo Interno 0 Septiembre de 2009 Procesos estratégicos
BE-PGC-001 Procedimiento dirección estratégica Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-ADE-01 Formato acta reunión Interno 0 Septiembre de 2009
BE-GDE-01 Indicadores de gestión Interno 0 Septiembre de 2009
BE-F01-GDE-01 Formato informe indicadores de gestión Interno 0 Septiembre de 2009 Manuales, instructivos y otros documentos
BE-HGC-02 Herramienta diagnóstico de la cultura de la calidad Interno 0 Diciembre de 2009 BE-IGC-01 Instructivo para la elaboración de documentos Interno 0 Agosto de 2009 BE-IGC-02 Instructivo herramienta de análisis de datos Interno 0 Septiembre de 2009
BE-MGC-01 Manual de la calidad Interno 0 Septiembre de 2009
BE-MAD-01 Manual de cargos y funciones Interno 0 Agosto de 2009
BE-MGC-02 Manual de procedimientos Interno 0 Septiembre de 2009
BE-SGC-001 Mapa de procesos Interno 0 Septiembre de 2009
BE-EAD-01 Organigrama Interno 0 Agosto de 2009
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Adicionalmente, con el propósito de optimizar la gestión de la documentación y el análisis de los datos del sistema de gestión de la calidad en cuanto a la información generada a partir de los empleados, clientes y proveedores de la empresa, se diseño una herramienta en Access. Las figuras 16, 17, 18, 19 y 20 muestran a grandes rasgos la interfaz del programa. En el anexo E se encuentra el instructivo de la herramienta.
Figura 16. Menús de la herramienta - cliente
73 Figura 17. Administración de datos – proveedor
Fuente: Elaboración la autora
Figura 18. Registro de evaluaciones
Fuente: Elaboración la autora
Figura 19. Análisis de datos de evaluaciones
Fuente: Elaboración la autora Figura 20. Generación de informes
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