PARA ANALIZAR
EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL
Cada uno de los proyectos existentes presentan características propias que requieren la definición de un tipo de estructura organizacional. Los primeros indicios se apreciaron en la Administración científica que consideraban al hombre sólo como una máquina capaz de cumplir metas en torno al tiempo empleado en cada uno de sus movimientos, evolucionado a través de las épocas y con distintos enfoques aparecieron las escuelas de las relaciones humanas que incorporaban al ser humano como un ente que necesita tener un clima organizacional adecuado para desarrollar de forma correcta su trabajo y así poder cumplir las metas y objetivos.
La teoría administrativa plantea que toda actividad debe planificarse, organización, dirigirse y controlarse, es decir, plantear metas y objetivos y luego definir una estructura que permita asignar tareas, definir funciones para luego ejecutarlas y controlarlas.
La estructura organizativa tiene sentido porque es la encargada de definir la columna vertebral de la empresa en la cual se definirán los puestos de trabajo, sus funciones y la características necesarias que debe tener una persona para ocupar los cargos, además establecerá las líneas de autoridad, indicando quién manda a quién y con ello lleva inmerso la comunicación vertical y horizontal de cada uno de los integrantes de la empresa.
En una empresa se pueden distinguir tres tipos de niveles a definir: estratégico, táctico y
operativo.
En el nivel estratégico se concentran los altos cargos de la empresa, quienes toman las decisiones de mayor relevancia para ésta y las que tiene mayor impacto en el futuro.
En cuanto al nivel táctico, en éste se encuentran los especialistas en ciertas áreas de la empresa, generalmente están formadas por ingenieros quienes toman decisiones con respecto a asuntos específicos como podrían ser tecnología, líneas de producción, maquinarias, etc. y por último el nivel operativo corresponde a las personas que realizan el trabajo rutinario de la empresa y que son de vital importancia para que las actividades diarias puedan desarrollarse correctamente.
Otro punto importante de destacar es el nivel de control, el cual determina la cantidad de unidades subordinadas a cargo de cada superior, vale señalar que eso puede agruparse por funciones, áreas geográficas, etc.
La estructura organizacional debe adaptarse a la implementación del proyecto, ésta tendrá influencia en las inversiones y costos asociados a un tamaño específico de operación del área administrativa y en los costos de operación de los procedimientos administrativos.
Las inversiones están relacionadas con la necesidad de contar con una infraestructura adecuada ya sean oficinas, salas de reuniones, estacionamientos, etc. como así también del equipamiento necesario para su operación. La operación necesitará también de mano de obra, materiales y otros, lo que también impactarán en la evaluación.
El estudio organizacional al igual que el estudio técnico se encuentran relacionados con el estudio de mercado debido a que en el primero se determinan las fuerzas de ventas, canales de distribución, sucursales, lo que hace necesario personal administrativo y oficinas para realizar la parte administrativa y llevar un exhaustivo control del proceso, en cuanto al estudio técnico las decisiones de tamaño y localización también necesitarán del personal necesario para desarrollar las actividades administrativas, ya que el tamaño determinará el volumen de instalaciones y personas, en cambio, la proximidad de la planta de los clientes y proveedores determinarán la cantidad de recursos necesarios para la gestión con éstos.
7.1 INVERSIONES ORGANIZACIONALES.
Las inversiones en la organización determinarán efectos sobre las instalaciones, equipamientos y capital de trabajo, pero no será responsabilidad del estudio organizacional determinarlas porque los especialistas en organización no necesariamente tienen la experticia necesaria para dimensionamiento de la infraestructura o el equipamiento, por tanto, deberán proporcionar la información necesaria a los responsables de estudio técnico para que las determinen.
Inversiones: Se refiere al empleo de un capital en una actividad o negocio con el fin de incrementarlo.
7.2 COSTOS DE LA OPERACIÒN ADMINISTRATIVA.
Los costos relacionados con la operación administrativa se encuentran relacionados principalmente con la remuneración del personal ejecutivo y administrativo y con la depreciación de la infraestructura y su equipamiento.
La determinación de la remuneración implica la investigación de las rentas de mercado con el fin de ofrecer una renta que permite mantener al trabajador en la empresa y no genere problemas de nuevas búsqueda lo que lleva inmerso gastos adicionales de reclutamiento y selección y bajas en la productividad por falta de conocimiento de los procesos al momento de ingresar a la empresa.
Con respecto a la contratación de personal es necesario considerar un plan de recursos humanos que determine el proceso de reclutamiento y selección, aplicación del trabajador en la empresa, mantención y control.
7.3 RESUMEN.
El estudio organizacional es necesario para determinar la cantidad de puestos de trabajo y niveles de comunicación y control de la empresa. En este se realizan decisiones sobre la participación de unidades externas en el proyecto, tamaño de la estructura, tecnología administrativa, complejidad de las tareas administrativas, inversiones en organización y costos de la operación administrativa.
La parte organizacional sólo proporcionarán la información necesaria para que las inversiones sean cuantificadas por los encargados del estudio técnico quienes son los especialistas para cuantificar instalaciones, equipamiento y tecnología.
PARA ANALIZAR
1. Explique la importancia del uso de tecnología administrativa en los proyectos. 2. ¿Cómo influye la estructura organizacional en la implementación de un
proyecto?
3. ¿Qué impacto genera el estudio organizacional en la evaluación de un proyecto? 4. ¿Debe mantenerse la estructura organizacional de un proyecto hasta el final?