ELABORACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS O CARACTERISTICAS

Para efectuar cualquier tipo de contratación, la institución deberá establecer los requerimientos o características mínimas indispensables para el bien, obra o servicio que desea adquirir; así como identificar el perfil del ofertante o contratista que lo proveerá. Existen instrumentos que se aplican a las formas de contratación de la LACAP y su reglamento, los cuales se denominaran, de conformidad al artículo 41 LACAP:

a) Términos de referencia; b) Especificaciones técnicas; c) Bases de licitación; y, d) Bases de concurso.

Cuando se trate de adquisiciones y contrataciones en licitación o concurso público, posteriormente se deberán elaborar las bases de licitación o concurso. La elaboración de las bases de licitación o concurso estará a cargo de una comisión que estará conformada por el jefe de la unidad solicitante del proyecto de contratación o adquisición y el personal que se considere más idóneo, dependiendo de la clase de proyecto que pretenda ejecutar la institución. El contenido mínimo de las bases y demás contenidos se regulan en los artículos 43, 44 y 45 de la LACAP.

86 Inmediatamente, después de terminadas las bases de licitación o concurso, el jefe de la UACI; deberá trasladarlas junto con el expediente del proyecto al titular de la institución, junta directiva, consejo directivo o consejo municipal; para que sea éste quien revise y apruebe las bases de licitación o concurso, todo so pena de nulidad en el proceso (artículo 18 LACAP y 37 del reglamento de la LACAP).

En cuanto a las adquisiciones en Libre Gestión solo podrán utilizarse como instrumentos los términos de referencia y las especificaciones técnicas cuando apliquen al caso (artículo 41 inciso final del RELACAP).

En la modalidad de adquisiciones en Contratación Directa, se deberán elaborar los términos de referencia y las especificaciones técnicas previamente definidas (artículo 71 RELACAP).

Una vez elaborados los instrumentos de contratación, serán mantenidos bajo estricta confidencialidad, hasta la fecha en que se pongan a disposición de los interesados, a efecto de salvaguardar la igualdad de condiciones en que deben participar los oferentes (artículo 43 LACAP).

A diferencia de las formas de contratación tradicional, dentro de las contrataciones dentro del mercado bursátil, deben elaborarse una serie de documentos y contratos regulados en su normativa privada, los cuales son requeridos para las operaciones bursátiles, estos documentos son los siguientes:

a) Contrato de comisión; b) Orden de negociación; c) Oferta en firme; d) Contrato de compraventa; e) Orden de entrega; y f) Boleta de liquidación.

La Administración Publica, si desea realizar contrataciones dentro del mercado bursátil, deberá suscribirse a la normativa privada, es decir, someterse a los lineamientos y régimen privado en cuanto al procedimiento de adquisición, contratación y liquidación del

87 contrato, es decir, quedará sujeta a la Ley de Bolsas de Productos y Servicios, al reglamento general de BOLPROS y su normativa técnica aplicable.

La institución contratante deberá firmar un contrato de comisión, que deberá ser equivalente al contrato regulado en el Código de Comercio (artículo 1,066 y siguientes del Código de Comercio), que deberá ser celebrado entre la Administración Publica y BOLPROS, que actuará por cuenta del Estado, y tendrá las mismas funciones y atribuciones de los puestos de bolsa y licenciatarios, en virtud de lo cual, podrá crear las estructuras de apoyo que considere pertinentes y necesarias para realizar el proceso de negociación dentro del mercado bursátil, tal como se regulan en los artículos 20 del reglamento general de BOLPROS en relación a los artículos 10 y 33 del instructivo de operaciones y liquidaciones de BOLPROS.

Anteriormente toda persona o institución debía celebrar un contrato de comisión con un puesto de bolsa o licenciatario, pero debido a las reformas a los artículos dos, inciso final, diez y dieciocho de la de Bolsas de Productos y Servicios con fecha cuatro de enero de 2,018, las adquisiciones por parte de la administración pública dentro del mecanismo del mercado bursátil, fueron exceptuadas de negociar a través de un puesto de bolsa o licenciatario.

BOLPROS a traves de la USI deberá suscribir un Contrato de Comisión, este contrato servirá para formalizar la relacion contractual y es requisito para participar en el proceso de negociacion, presentacion de muestras, ofertas tecnicas y documentacion requerida en las ofertas en firme. Este contrato quedará en custodia de BOLPROS y tenerla a disposicion de las entidades fiscalizadoras cuando estas lo requieran.

BOLPROS deberá proporcionar el formato de contrato y en cuanto a los requisitos de este tipo de contrato, se deberán regirse por los elementos minimos que ofrece la normativa privada de BOLPROS. Una vez elaborado, debera ser depositado en la Superintendencia del Sistema Financiero de acuerdo a lo establecido en la Ley de Proteccion al Consumidor, tal como establece el articulo 10 del IOL.

Una vez firmado el contrato de comision, BOLPROS deberá recibir las ordenes de negociacion debidamente firmadas, las que deberan contener los requisitos del articulo 11 del IOL, los cuales deberán ademas, agregarse a un expediente de ordenes, las cuales estarán

88 ordenadas de manera cronologica, la cual estará a disposicion de BOLPROS y de la Superintendencia.

2.2.12.8.7 ADECUACIÓN CONJUNTA DE LAS BASES DE LICITACIÓN Y AVISO DE CONVOCATORIA.

Como siguiente etapa en las formas tradicionales de contratación de la LACAP se procede a la adecuación conjunta de las Bases de

Licitación

a) En el proceso de Licitación o Concurso se realiza la adecuación conjunta de las bases de licitación, que será llevada a cabo por la unidad solicitante, el Jefe de la UACI o designado, además se puede coordinar la incorporación a ese grupo de trabajo de un experto en la materia, un asesor legal y un analista financiero.

b) En el proceso de Libre Gestión, de igual manera se realiza la adecuación conjunta, no de bases de licitación, sino de los términos de referencia, debido que, es el documento a utilizar en esta forma de contratación. Una vez finalizados los términos de referencia o especificaciones técnicas, la UACI remitirá a la autoridad competente, la propuesta de los miembros que conforman la Comisión de Evaluación de Ofertas (CEO).

c) Proceso de Contratación Directa: la UACI convoca a la unidad solicitante para la adecuación conjunta de las especificaciones técnicas o términos de referencia de la obra, bien o servicio, las cuales contendrán la generalidad de la contratación, el sistema de evaluación y los criterios de adjudicación.

Las bases de licitación deberán incluir el contenido mínimo establecido en la LACAP y su reglamento, incluyendo si se permite la adjudicación parcial en caso que la contratación sea susceptible de utilización o aprovechamiento por separado. Una vez terminado el documento con el aporte de cada uno de los participantes en función de sus atribuciones, el Jefe UACI lo traslada al Titular, Junta o Consejo Directivo, Consejo Municipal o persona designada, quien revisa y aprueba bases de licitación, o hace observaciones y devuelve para subsanación.

Aprobadas las bases de licitación, la UACI deberá enviar al Titular o su designado, la propuesta de CEO y de Administrador de Contrato para su nombramiento, quien con base a la recomendación podrá emitir los acuerdos respectivos.

89 En los procesos de Contratación Directa, cuando el proceso amerite generar competencia, se consulta en el Registro de Proveedores de COMPRASAL o Registro de Oferentes y Contratistas Institucional para seleccionar posibles oferentes que cumplan los requisitos y se les solicita por escrito las ofertas respectivas. En los instrumentos de contratación deberán incluir si se permiten la subcontratación, el anticipo y los términos y la adjudicación parcial.

Aprobados los documentos de contratación y en caso de ser necesario el nombramiento de la CEO, la UACI remitirá al titular o su designado la propuesta para su nombramiento mediante el Acuerdo respectivo, incluyendo al administrador del contrato.