El embudo de ventas balanceado

Todos los profesionales de la venta desean conocer cuantos prospectos y cuantos ingresos son necesarios en cada fase de su embudo, con el fin de poder obtener o exceder los objetivos de venta planteados. Con esto me refiero a la necesidad de disponer de un embudo balanceado, lo cual significa, tener suficientes prospectos en cada fase para asegurar un rendimiento de la venta que sea consistente. Tal y como he dicho anteriormente en este capítulo, la situación ideal para todo ingeniero involucrado en la venta de soluciones tecnológicas es poder deshacerse lo antes posible de aquellos prospectos que

se sabe que no llegarán a convertirse en ventas y así evitar que sigan consumiendo recursos y esfuerzos.

FIGURA 4

Es obvio pensar que en la primera fase de su embudo usted necesite más candidatos que en la fase 3, ya que muchos de los que entran no

n rev s a cara - cara - eces a y requer m en os con rma os on os spon es para e ecutar e proyecto

on rmac n e cr to otorga o

os e so uc n pro uctos serv c os con rma os

onoc m ento e a etapa en a que se encuentra e prospecto en cac n e a persona que ene a u ma pa a ra y ec e tras personas que son necesar as conocer ent ca as

prescr ptores y pos es a a os ent ca os r ter os e compra cuant ca os

e erenc as requer as por e c ente e vo e ven a e n o

rescr ptores y a a os tra a a os

ntrev sta con a persona que t ene a u t ma pa a ra y ec e onoc m en o e proceso e ec s n

onoc m ento e presupuesto exacto que se spone resentac n e pos es pro uctos y so uc ones

ompet ores y act v a es e os m smos conoc as equer m entos t cn cos sat s ec os

prospec o sa e que sus neces a es an s o en en as os requer m entos para e pue en ser sat s ec os

ec as e entrega y e na zac n conoc as

resentac n a a persona que t ene a u t ma pa a ra prospecto a contrasta o nuestras re erenc as

prospecto a v s ta o nuestras p antas e nsta ac ones t os e re erenc as v s ta os por e ng. en ventas

o as as u as, o ec ones comp etamente sat s ec os ropues a econ m ca en rega a

st su empresa entre os tres na stas

a persona que ec e s mpat za por su so uc n y su empresa egoc ac n en e ecuc n

ecepc n e a o erta rma a

ar a e agra ec m en o para a persona ec sora Revisión del contrato y la orden de compra

Reunión con Departamento de producción y soporte técnico

Obtener permiso por parte del cliente para realizar una nota de prensa Programar las visitas de seguimiento para el nuevo cliente

Etapa 6 Etapa 4 Etapa 5 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3

mantener una cuota suficiente de prospectos en cada fase para que su embudo no se seque. Además, debe conocer información relevante como: 1) el promedio de compra por prospecto, 2) el tiempo que dura aproximadamente el ciclo de venta, 3) los ingresos anuales y mensuales que desea obtener y 4) el porcentaje de probabilidad de cada fase. Con esta información, usted podrá desarrollar una tabla que le ayude a visualizar su embudo balanceado.

Por ejemplo, supongamos que los objetivos de venta mensuales para Alberto, un ingeniero responsable de la venta de soluciones hidráulicas para la zona de Madrid y sus alrededores son de 200.000 €. Históricamente, su ciclo de venta es de seis meses (es el tiempo promedio que se tarda en cerrar una venta) y que los porcentajes de probabilidad designados por el equipo de venta de su empresa en mutuo acuerdo son los expuestos en la figura nº 5. Los parámetros que usaremos para el cálculo son los siguientes:

Objetivos de venta anuales: 2.400.000 € Ciclo de venta: 6 meses

Objetivos de venta en ciclo de venta: 1.200.000 € Objetivos de venta mensuales: 200.000 €

Promedio de ingresos por prospecto: 100.000 €

El cálculo de los ingresos necesarios en cada fase para poder obtener unas ventas mensuales de 200.000 € suponen dos pasos a seguir. El primer  paso consiste en dividir los ingresos previstos por el porcentaje de probabilidad de cada fase, con lo cual se consigue el total de ingresos que necesitaría cada fase. El segundo paso consiste en redondear hacia arriba los ingresos hasta la cantidad más cercana que sea número entero de 100.000 € (Promedio de ingresos por prospecto). El cálculo de los ingresos necesarios en la fase 6 del ejemplo es de 222.000 €. Este valor se redondeó a 300.000 €, que sería la previsión de ingresos necesarios en la fase 6. Para computar el número de prospectos necesarios en cada fase, se dividen los ingresos previstos de cada etapa entre el promedio de venta por prospecto. Para este ejemplo, el número de prospectos necesarios en la fase 6 es de tres. Se ha obtenido de dividir 300.000 € entre 100.000 €.

Cálculo de las previsiones de ingresos y prospectos necesarios

Con el fin de generar unos ingresos constantes al mes de 200.000 €, el embudo balanceado del ejemplo requiere de 80 prospectos que necesiten  productos por un valor promedio de 100.000 €. Con estos datos, la previsión total de ingresos en ofertas necesarios debe ser de 8.000.000 € cada mes para obtener unas ventas mensuales de 200.000 €.

Una limitación que tiene este modelo, es que rara vez podemos conocer los ingresos previstos que pueden representar los prospectos en la fase 1, ya que todavía no se conocen bien los requerimientos de éstos, ni las cuantías aproximadas de los proyectos y productos que puedan necesitar. El objetivo, que se pretende lograr en este ejemplo, es que entren 40 prospectos al mes en la fase uno, o por lo menos garantizar la cantidad necesaria de prospectos cuya suma de importes en proyectos sumen la cantidad prevista de ingresos necesarios en esta fase que es 4.000.000 €. Igualmente pasa con el resto de las fases, se debe intentar igualar o exceder las previsiones de prospectos e ingresos en cada una de ellas.

El embudo balanceado es una buena herramienta que nos servirá para compararlo con nuestro embudo de ventas actual. De esta forma nos marcará los objetivos de nuevos prospectos, que son necesarios conseguir en cada fase para balancear el embudo y así alcanzar los objetivos marcados.