Muchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.
Figura 11 Empresas
CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Empresa. La codificación es asignada libremente por el usuario, se recomienda asignar 4 números iniciando por el 0001
NOMBRE. Digite la Razón Social de la empresa. DIRECCIÓN. Indique la dirección comercial de la
Empresa.
NIT. Digite el Número de Identificación Tributaria de la empresa.
ALLOTMENT EN HAB. Indique el número máximo de habitaciones que pueden ser vendidas a la
CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la empresa. Puede utilizar el botón
ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte
superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.
TELÉFONO. Números telefónicos de la empresa. TELEFAX. Número de telefax o fax de la empresa. TELEX. Número de telex de la empresa.
ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel. CARGO. Función que desempeña la persona
encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.
CRÉDITO. Presionar Clic en el cuadro si la empresa tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.
% DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le ofrece a esta empresa e el valor de habitación.
VLR. EN HABITACIONES. Permite indicar una tarifa única a cobrar a la empresa en las reservas, en otras palabras si se indica un valor diferente de cero en este campo todas las personas a quienes se les haga reserva y pertenezcan a esta empresa se les asignara como tarifa de habitación el valor aquí indicado independiente del tipo de habitación, acomodación o plan seleccionado. PLAN. Si el hotel tiene designado un plan especial
para la empresa, indique en este campo su código, esto permitirá que al hacer una reserva se puedan localizar fácilmente los planes asociados a una
Las autorizaciones para los usuarios
que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.
empresa específica Recuerde que puede utilizar la ayuda para buscar los planes existentes.
MAIL. Dirección de correo Internet de la empresa para el buzón de mensajes.
EJECUTIVO DE CUENTA. Código del ejecutivo de cuenta del hotel (también llamados en Zeus Contactos internos) que tiene a su cargo la empresa.
CONTACTO. Nombre del contacto de primera mano con quien puedo obtener información de la empresa
TELEFONO. Número en el cual puedo localizar al contacto telefónicamente.
Especiales
SEGMENTACION. Indique el segmento al cual esta asociado la empresa y con el cual podrá emitir información de empresas por segmento y asignar a los huéspedes registrado con la empresa.
ASIGNAR A HUÉSPED. Indica si el segmento asociado a la empresa se asigna como segmento por defecto al registrar los huéspedes.
CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la empresa y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta empresa
VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la empresa en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la empresa. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta empresa el sistema no calculará las retenciones.
Las ejecutivas se crean desde el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta característica
EMPRESA. El campo en el cual se coloca la razón social de la empresa tiene un tope de 50 caracteres, sin embargo es posible encontrar empresas cuyo nombre supera ampliamente esta cantidad. Este campo suple esa necesidad, pues puede ingresarse hasta 250 caracteres para le nombre de la empresa. Este nombre o razón social será utilizado para el proceso de facturación. REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a
partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la empresa.
DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la empresa tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.
Adicionales
DEPENDE DE. Existen grupos empresariales que manejan múltiples empresas y para efectos estadísticos es importante para el hotel no solo conocer los ingresos generados por cada una de esas empresas sino también el total del grupo. En estos casos se debe crear inicialmente al grupo como empresa y posteriormente crear cada una de las empresas que la componen teniendo en cuenta que a estas últimas en el campo Depende
de se les debe colocar el código de la empresa
inicialmente creada, es decir, el código del grupo empresarial.
DEPENDENCIA. Existen empresas en que las diferentes dependencias o departamentos hacen solicitudes independientes al hotel (no hay un manejo centralizado de las reservas). Estas
empresas manejan un mismo NIT y una misma razón social pero se necesita el control independiente de las dependencias que la componen para efectos de tarifas y estadísticas. Para este tipo de situaciones Zeus Hoteles provee la facilidad que crear dependencias de tal forma que la información esté correctamente organizada. En este campo se debe digitar el código de la dependencia en caso de ser necesario.
Datos Contables
CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel. CUENTA CONTABLE US. Código de cuenta en
dólares correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.
Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.
Contactos
INFORMACION DE CONTACTOS. Lista de personas asociadas a la empresa y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la empresa realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.
Para ingresar una Empresa
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código que desea asignar a la Empresa. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Empresa. Recuerde que
puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el
Para localizar una Empresa
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Empresa buscar.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de una Empresa
1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una Empresa
1. Localice la Empresa utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar.
2.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESA
La ventana de empresas permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las empresas creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos para efectos de control y estadísticas. A continuación detallaremos como se realiza el manejo de estos contactos y las opciones que el sistema provee.
Para Modificar Contactos a la Empresa
1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas.
3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos
Figura 12 Definición de Contactos para Empresas
Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las empresas así:
Para Ingresar un Contacto a la Empresa
1. Presione el botón Adicionar Contacto.
2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto
aparece en la cuadrícula.
Para Eliminar un Contacto de la Empresa
1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto.
3. Confirme el borrado.
El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la empresa, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la empresa seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de
Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.
2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS
Es muy común encontrar que al interior de las empresas existen subdivisiones tantos en las áreas administrativas como operativas a las cuales se les acostumbra llamar por nombres como departamentos, división o dependencia. Esta opción del menú nos permite crear, modificar, borrar y consultarlas.Figura 13 Maestro de Dependencias de Empresas
CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Dependencia. La codificación es asignada libremente por el usuario.
NOMBRE. Descripción de la dependencia.
EMPRESA. Código de la Empresa a la que pertenece la dependencia.
Para ingresar una Dependencia
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese la los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el
botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar una Dependencia
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Dependencia.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de una Dependencia
1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados.
Para borrar una Dependencia
1. Localice la Dependencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón
Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.