Manual Parametros

(1)

1 . ENTRANDO A PARÁMETROS...4

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS...5

2 . MENÚ PARÁMETROS...6

2.1 . Printer Setup...7

2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSES...7

2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOS...9

2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADES...11

2.5 . AGENCIAS...13

2.5.1 . Contactos de las Agencias...18

2.5.2 . Restricciones de Planes...20

2.6 . AEROLÍNEAS...21

2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESAS...24

2.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESA...30

2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS...32

2.9 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓN...34

2.10 . HABITACIONES / CLASES DE HABITACIÓN...36

2.11 . HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONES...38

2.12 . HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDES...41

2.13 . HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDES...43

2.14 . HUÉSPEDES / PREFERENCIAS...45

2.15 . HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITO...47

2.16 . HUÉSPEDES / OFICIOS...49

2.17 . HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTO...51

2.18 . HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTES...53 2.18.1 . Preferencias de Huéspedes...57 2.18.2 . Información Adicional...59 2.18.3 . Adicionar Empresas...60 2.19 . HUÉSPEDES/ PREMIOS...62 2.20 . CARGOS...66

2.20.1 . Definición de Cuentas Contables ...71

2.20.2 . Cargos Compuestos ...72

2.20.3 . Cargos Calculados ...74

2.21 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARES...76

2.22 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALES...78

2.23 . TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADAS...80

2.24 . PLANES...83

2.24.1 . Definición de la Cabecera...84

2.24.2 . Definición del Detalle (Paquete)...89

(2)

2.24.4 . Restricción a los Planes...98 2.24.5 . Cargos Deducibles ...99 2.25 . TARIFAS...100 2.25.1 . Crear Tarifas...103 2.25.2 . Copiar Tarifa...104 2.25.3 . Modificar Tarifas...106 2.26 . DESCUENTOS...107 2.27 . CUENTAS CONTABLES...109 2.28 . CAJAS...111 2.29 . OFICINAS...113 2.30 . MOTIVOS DE CANCELACIÓN...117 2.31 . TASAS DE CAMBIO...118 2.31.1 . Modificar Tarifas...120 2.32 . MOTIVOS DE VIAJE...121 2.33 . CALENDARIO DE FESTIVOS...123 2.34 . AUTORIZACIONES...125 2.34.1 . Autorizaciones Estándares...125 2.34.2 . Autorizaciones Especiales...127

2.35 . EVENTOS DEL HOTEL...128

2.36 . CAJILLAS DE SEGURIDAD...129 2.37 . TIPOS DE VOUCHER...131 2.38 . COMPLEJOS...133 2.38.1 . Creación...133 2.38.2 . Configuración...135 2.39 . MEDIOS...136 2.40 . QUEJAS...138 2.41 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTO...139 2.42 . SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOS...141 2.43 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓN...143 2.44 . ELEMENTOS...144

2.45 . CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOS...146

2.46 . CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOS...149

2.47 . PROGRAMAS PARA CONTACTOS...150

2.48 . VUELOS...152

2.49 . INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIAS...154

2.50 . INFORMACION PARA PAGOS / BANCOS...156

2.51 . INFORMACION PARA PAGOS / TARJETAS...157

2.52 . INFORMACION PARA PAGOS / MONEDAS...159

(3)

2.56 . FACTURACION/ESTACIONES DE FACTURACIÓN...169

2.56.1 . Restricciones ...171

2.57 . FACTURACION/SERIES...172

2.58 . FACTURACION/CATEGORIAS FISCALES...173

2.58.1 . Configurar una Categoría Fiscal ...175

2.59 . CLASES DE FOLIOS...176 2.60 . ACTUALIZACION DE ALLOTMENT...178 3 . CONSULTAS E INFORMES...181 3.1 . EMPRESAS...182 3.2 . TIPOS DE HABITACIÓN...182 3.3 . HABITACIONES...183 3.4 . HUÉSPEDES O CLIENTES...183 3.5 . TARIFAS...183 3.6 . CALENDARIO DE TEMPORADAS...184 3.7 . PLANES...184 3.8 . CUMPLEAÑOS DE CLIENTES...185 3.9 . DOCUMENTOS FACTURACIÓN...185 3.10 . LISTADO DE MULTITARIFAS...186 4 . CLAVE...186 5 . PROCESOS...187 5.1 . REPORTES/MODIFICAR REPORTES...187

5.2 . REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOS...190

5.3 . REPORTES/EJECUTAR REPORTES DE USUARIO...193

5.4 . MODIFICAR PARAMETROS HOTEL...196

5.5 . MODIFICAR PARAMETROS PS_HOTEL...198

5.6 . MODIFICAR PARAMETROS ESPECIALES...199

5.7 . PRESUPUESTO...201

5.8 . AUTORIZACION DE CRÉDITOS...202

5.9 . INTERFASES DE LLAVES...203

5.10 . INTERFASES EXTERNAS...205

5.11 . UNIFICAR / CAMBIAR CÓDIGOS...206

5.12 . RESOLUCIONES...207

5.13 . EXCEPCIÓN EXCLUSIONES DE IMPUESTO...209

5.14 . CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS DE BARRA...210

5.15 . CAMBIO DEL TIPO DE UNA HABITACIÓN...212

5.16 . GENERAR DATOS FACTURACIÓN...212

(4)

(5)

(6)

PARÁMETROS

Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203

PBX: 6555015

Cartagena de Indias - Colombia ___________________ Cra 16 # 79-76 Ofc.501 Tele Fax: 6181248 – 6097000

(7)

(8)

INTRODUCCIÓN

¿ Que es Parámetros?

Todas las tareas que diariamente se realizan en un hotel requieren de cierta información general que permite indicar características especiales a cada una de ellas. Estos datos generales se conocen como parámetros (Habitaciones, Clientes, Agencias, Aerolíneas, Empresas, Planes, Temporadas, Países, Ciudades, etc.) y en conjunto conforman las bases necesarias para el funcionamiento del sistema.

En el módulo Parámetros de ZEUS encontramos una serie de opciones que brindan todas las facilidades para ingresar los datos generales o parámetros del sistema, de igual forma nos permiten modificarlos y consultarlos. Es importante tener en cuenta que de la consistencia de los parámetros dependen los resultados que se obtendrán al utilizar el software.

(9)

1 . ENTRANDO A PARÁMETROS

Después de seleccionar el icono de Parámetros, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema, tales como Usuario y clave.

Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal la cual conserva las características comunes que identifican todos los módulos de ZEUS. Icono de acceso Nombre del Usuario con el que desea ingresar Clave o Pasabordo del usuario Presione para iniciar la sesion. Presione para salir del sistema

(10)

En la Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS podemos observar las características de dicha ventana.

Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Parámetros, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS

Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

Los Usuarios y sus Claves son creados desde el módulo “Seguridad” de ZEUS FRONT. Barra de menús

(11)

2 . MENÚ PARÁMETROS

En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de los parámetros generales. Tareas que se realizan fácil y rápidamente.

(12)

2.1 . Printer Setup

Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSES

Mediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los países de procedencia y destino de los huéspedes.

(13)

 CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el País. La codificación es asignada libremente por el usuario.

 NOMBRE. Digite el nombre del País.

 CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para el país proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.

Para ingresar un País

1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

2. Digite el código que desea asignar al País. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del País. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un País

1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del País a buscar.

(14)

4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un País

1. Localice el País a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón

Ayuda.

2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados.

4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un País

1. Localice el País utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar.

3. Confirme el borrado.

2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA –

DEPARTAMENTOS

Mediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los departamentos (denominados como estados en algunos países) los cuales serán asignados a las diferentes ciudades.

(15)

Figura 6 Departamentos

 CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican al departamento. La codificación es asignada libremente por el usuario.

 NOMBRE. Digite el nombre del Departamento.

Para ingresar un Departamento

2. Digite el código que desea asignar al Departamento. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del Departamento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el

botón Grabar de la barra de herramientas.

(16)

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Departamento a buscar.

3. Presione el botón Buscar.

Para modificar los datos de un Departamento

1. Localice el Departamento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón

Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar un Departamento

4. Localice el Departamento utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 5. Presione el botón Borrar.

2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADES

Utilice esta opción para crear, modificar o consultar las ciudades de procedencia y destino de los huéspedes.

(17)

Figura 7 Ciudades

 CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Ciudad. La codificación es asignada libremente por el usuario.

 NOMBRE. Digite el nombre de la Ciudad.

 DEPARTAMENTO. Código del departamento al que pertenece la ciudad.

 PAÍS. País al que pertenece la Ciudad.

 CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para la ciudad proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.

 EQUIVALENCIA. Códigos para manejo de interfases externas que manejan codificaciones diferentes a Zeus Hoteles.

(18)

2. Digite el código que desea asignar al Ciudad. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos de la Ciudad. Recuerde que

puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el

Para localizar una Ciudad

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Ciudad a buscar.

Para modificar los datos de un Ciudad

1. Localice la Ciudad modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón

Ayuda.

(19)

Para borrar un Ciudad

1. Localice la Ciudad utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar

2.5 . AGENCIAS

Permite la creación, modificación, borrado y consulta de las Agencias de Viajes que trabajan con el hotel así como las oficinas desde las que se realizan ventas directas del hotel conocidas en Zeus como Agencias-Oficina.

La información de las agencias es requerida tanto en las reservas como en el registro de huéspedes (check-in) y es un dato obligatorio al momento de ingresarlos.

(20)

Figura 8 Agencias de Viaje

Los datos solicitados en esta opción, se detallan a continuación:

 CÓDIGO. Puede digitar números, letras o la combinación de estos para asignar un código. La codificación no se genera automáticamente; es asignada según el criterio del usuario.

 NOMBRE. Debe digitar la razón social de la agencia o bien el nombre de la oficina en caso de ser una agencia-oficina.

 DIRECCIÓN. Debe Digitar La Dirección Comercial De La Agencia o la ubicación de la agencia-oficina.  NIT. Debe digitar el Número de documento legal

la agencia.

 ALLOTMENT EN HABITACIONES. Número máximo de habitaciones que puede vender la agencia.

 CIUDAD. Debe digitar el código de la ciudad a la que pertenece la Agencia o utilizar, recuerde que

(21)

puede hacer uso del botón ayuda para localizar el código en caso que lo desconozca.

 TELÉFONO. Debe digitar el o los números telefónicos de la agencia.

 TELEX. Debe digitar el número de telex de la agencia.

 ENCARGADO. Debe digitar el nombre de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel.

 CARGO. Debe digitar el cargo de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel.

 TELEFAX. Debe digitar el número de telefax o fax de la agencia.

 % COMISIÓN. Debe digitar el porcentaje de comisión al cual tiene derecho la agencia sobre las ventas realizadas.

 CRÉDITO. Haga Clic en el recuadro si la agencia de viajes tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

 AGENCIA-OFICINA. Como se menciono anteriormente, las ventas realizadas directamente por el hotel deben ser registradas como ventas de agencia-oficina, es decir, las oficinas que hacen ventas del hotel deben ser creadas como agencias y tener seleccionada la opción Agencia-Oficina.  CUENTA BANCARIA. Número de cuenta en la que

se realizan las consignaciones de la agencia.  MAIL. Correo electrónico de la agencia.

Sistema de Administración Hotelera 15

Las autorizaciones para los usuarios

que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de Las ejecutivas se crean desde el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen

(22)

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

 EJECUTIVA DE CUENTA. Código de la ejecutiva de cuenta del hotel encargada de la agencia. Puede utilizar la ayuda para obtener la lista de ejecutivas existentes.

 REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia.

Especiales

 SEGMENTACION. Código del segmento y subsegmentos al que pertenece la agencia y que puede será asignado de forma automática a los huéspedes si así se define.

 ASIGNAR AL HUÉSPED. Marque esta casilla si quiere que el sistema asigne de forma automática la segmentación de la agencia a los huéspedes que hagan reserva por esta agencia. Tenga en cuenta el parámetro general de HOTEL que indica si se asignara la segmentación de la reserva o la empresa (parámetro: ASIGNACION DE SEGMENTO EN LA RESERVA)

 CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la agencia y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta agencia

 VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la agencia en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la agencia. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta agencia el sistema no calculará las retenciones.  REMISION A PARTIR DEL DÍA. Especifique desde

que fecha el sistema no aceptará la generación de

el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta característica

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remisión. Por Ejemplo: si coloca 25, el sistema a partir de ese día y hasta final de mes no permitirá hacer facturas a esta agencia.

 DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la agencia tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Datos Contables

 CUENTA CXC. Debe digitar el código de cuenta contable correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Este código solo es solicitado si la agencia tiene crédito con el hotel. Puede utilizar la ayuda para localizarlo.

 CUENTA CXC US. Debe digitar el código de cuenta contable para dólares correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo.

Observaciones

 Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

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Contactos

 Lista de personas asociadas a la agencia y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la agencia realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Para ingresar una Agencia

2. Digite el código que desea asignar a la agencia. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la agencia. Recuerde que

Para localizar una Agencia

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2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la agencia a buscar.

3. Presione el botón Buscar. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).

Para modificar los datos de una Agencia

1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar una Agencia

1. Localice la Agencia a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón

Ayuda.

2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.5.1 . Contactos de las Agencias

La ventana de agencias permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las agencias creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos.

(26)

1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas.

3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

4. Se desplegara la siguiente ventana

Figura 9 Definición de Contactos para Agencias

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las agencias así:

(27)

1. Presione el botón Adicionar Contacto.

2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto

aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Agencia

1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto.

El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la agencia, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la agencia seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.

Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.5.2 . Restricciones de Planes

En la barra de herramientas el botón de restricción de Planes le permite seleccionar cuales son los planes que la agencia no puede vender. Por defecto las reservas de una agencia se pueden hacer en cualquiera de los planes activos.

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Para hacer la restricción seleccione el botón Restricciones y en la ventana desplegada seleccione los planes que desea restringir marcando la casilla de la derecha. Presione el botón guardar y luego salga de la opción.

2.6 . AEROLÍNEAS

Utilice esta opción para Crear, Modificar, Borrar o Consultar aerolíneas. Una vez codificadas, podrá indicar la aerolínea por la que arriban los huéspedes lo que a su vez le permitirá obtener datos estadísticos al respecto.

Figura 10 Aerolíneas

 CODIGO. Números, letras o combinación de estos que identifican la aerolínea. La codificación es asignada libremente por el usuario.

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 CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la aerolínea. Puede utilizar el botón

ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte

superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.

 DIRECCIÓN. Digite la dirección comercial de la aerolínea.

 NIT. Digite el NIT o número de identificación de la aerolínea.

 TELÉFONO. Números telefónicos de la aerolínea.  Telefax. Número de telefax o fax de la aerolínea.  TELEX. Número de telex de la aerolínea.

 ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel.  CARGO. Cargo de la persona encargada de las

relaciones entre la aerolínea y el hotel.

 CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si la aerolínea tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

 % DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le va a ofrecer a ésta aerolínea.

 CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar aerolíneas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “cuentas contables” de este módulo. Puede utilizar el botón ayuda (tecla f4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es solicitado si la aerolínea tiene crédito con el hotel.

que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

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Para ingresar una Aerolínea

2. Digite el código que desea asignar a la Aerolínea. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Aerolínea. Recuerde que

Para localizar una Aerolínea

1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la

Aerolínea buscar.

Para modificar los datos de una Aerolínea

1. Localice la Aerolínea a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el

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Para borrar una Aerolínea

1. Localice la Aerolínea a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar.

2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESAS

Muchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.

(32)

Figura 11 Empresas

 CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Empresa. La codificación es asignada libremente por el usuario, se recomienda asignar 4 números iniciando por el 0001

 NOMBRE. Digite la Razón Social de la empresa.  DIRECCIÓN. Indique la dirección comercial de la

Empresa.

 NIT. Digite el Número de Identificación Tributaria de la empresa.

 ALLOTMENT EN HAB. Indique el número máximo de habitaciones que pueden ser vendidas a la

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 CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la empresa. Puede utilizar el botón

ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte

superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.

 TELÉFONO. Números telefónicos de la empresa.  TELEFAX. Número de telefax o fax de la empresa.  TELEX. Número de telex de la empresa.

 ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.  CARGO. Función que desempeña la persona

encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.

 CRÉDITO. Presionar Clic en el cuadro si la empresa tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

 % DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le ofrece a esta empresa e el valor de habitación.

 VLR. EN HABITACIONES. Permite indicar una tarifa única a cobrar a la empresa en las reservas, en otras palabras si se indica un valor diferente de cero en este campo todas las personas a quienes se les haga reserva y pertenezcan a esta empresa se les asignara como tarifa de habitación el valor aquí indicado independiente del tipo de habitación, acomodación o plan seleccionado.  PLAN. Si el hotel tiene designado un plan especial

para la empresa, indique en este campo su código, esto permitirá que al hacer una reserva se puedan localizar fácilmente los planes asociados a una

que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

(34)

empresa específica Recuerde que puede utilizar la ayuda para buscar los planes existentes.

 MAIL. Dirección de correo Internet de la empresa para el buzón de mensajes.

 EJECUTIVO DE CUENTA. Código del ejecutivo de cuenta del hotel (también llamados en Zeus Contactos internos) que tiene a su cargo la empresa.

 CONTACTO. Nombre del contacto de primera mano con quien puedo obtener información de la empresa

 TELEFONO. Número en el cual puedo localizar al contacto telefónicamente.

Especiales

 SEGMENTACION. Indique el segmento al cual esta asociado la empresa y con el cual podrá emitir información de empresas por segmento y asignar a los huéspedes registrado con la empresa.

 ASIGNAR A HUÉSPED. Indica si el segmento asociado a la empresa se asigna como segmento por defecto al registrar los huéspedes.

 CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la empresa y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta empresa

 VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la empresa en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la empresa. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta empresa el sistema no calculará las retenciones.

Las ejecutivas se crean desde el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta característica

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 EMPRESA. El campo en el cual se coloca la razón social de la empresa tiene un tope de 50 caracteres, sin embargo es posible encontrar empresas cuyo nombre supera ampliamente esta cantidad. Este campo suple esa necesidad, pues puede ingresarse hasta 250 caracteres para le nombre de la empresa. Este nombre o razón social será utilizado para el proceso de facturación.  REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a

partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la empresa.

 DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la empresa tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Adicionales

 DEPENDE DE. Existen grupos empresariales que manejan múltiples empresas y para efectos estadísticos es importante para el hotel no solo conocer los ingresos generados por cada una de esas empresas sino también el total del grupo. En estos casos se debe crear inicialmente al grupo como empresa y posteriormente crear cada una de las empresas que la componen teniendo en cuenta que a estas últimas en el campo Depende

de se les debe colocar el código de la empresa

inicialmente creada, es decir, el código del grupo empresarial.

 DEPENDENCIA. Existen empresas en que las diferentes dependencias o departamentos hacen solicitudes independientes al hotel (no hay un manejo centralizado de las reservas). Estas

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empresas manejan un mismo NIT y una misma razón social pero se necesita el control independiente de las dependencias que la componen para efectos de tarifas y estadísticas. Para este tipo de situaciones Zeus Hoteles provee la facilidad que crear dependencias de tal forma que la información esté correctamente organizada. En este campo se debe digitar el código de la dependencia en caso de ser necesario.

Datos Contables

 CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.  CUENTA CONTABLE US. Código de cuenta en

dólares correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

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 Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos

 INFORMACION DE CONTACTOS. Lista de personas asociadas a la empresa y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la empresa realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Para ingresar una Empresa

2. Digite el código que desea asignar a la Empresa. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Empresa. Recuerde que

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Para localizar una Empresa

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Empresa buscar.

Para modificar los datos de una Empresa

1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar una Empresa

1. Localice la Empresa utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar.

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2.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESA

La ventana de empresas permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las empresas creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos para efectos de control y estadísticas. A continuación detallaremos como se realiza el manejo de estos contactos y las opciones que el sistema provee.

Para Modificar Contactos a la Empresa

1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas.

3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

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Figura 12 Definición de Contactos para Empresas

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las empresas así:

Para Ingresar un Contacto a la Empresa

1. Presione el botón Adicionar Contacto.

2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto

aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Empresa

1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto.

El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la empresa, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la empresa seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de

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Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS

Es muy común encontrar que al interior de las empresas existen subdivisiones tantos en las áreas administrativas como operativas a las cuales se les acostumbra llamar por nombres como departamentos, división o dependencia. Esta opción del menú nos permite crear, modificar, borrar y consultarlas.

Figura 13 Maestro de Dependencias de Empresas

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Dependencia. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Descripción de la dependencia.

EMPRESA. Código de la Empresa a la que pertenece la dependencia.

Para ingresar una Dependencia

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2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el

Para localizar una Dependencia

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Dependencia.

Para modificar los datos de una Dependencia

1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

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Para borrar una Dependencia

1. Localice la Dependencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.9 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓN

Es común encontrar en los hoteles variedad en lo que concierne a las características de las habitaciones. Estas diferencias que identifican las habitaciones, nos permiten a su vez dar nombres a estas. A estos nombres, tales como: Suite, Júnior, Estándar, Presidencial, etc. Se les conoce en ZEUS como tipos de habitación.

Figura 14 Tipos de Habitación

TIPO DE HABITACIÓN. Código del tipo de habitación, que puede se numérico o alfanumérico. Si al digitar el código del tipo de habitación ya existe, el sistema traerá

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todos los datos y quedaran en modo edición o modificación.

DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del tipo de habitación.

TOTAL DE HABITACIONES. Es el número total de habitaciones que han sido creadas con este tipo. Este campo no es modificable y lo va calculando el sistema automáticamente cada vez que se crea una habitación. CAPACIDAD. Debe digitar el número máximo de personas que se pueden alojar en este tipo de habitación. ESPECIFICACIONES. Aquí puede indicar las especificaciones que tienen las habitaciones de este tipo. VALOR PERSONA ADICIONAL EN $. Digite el valor excedente en pesos que se le debe cargar a la tarifa por concepto de persona adicional, este campo es de carácter informativo.

VALOR PERSONA ADICIONAL EN US Digite el valor excedente en dólares que le debe cargar a la tarifa por persona adicional, este campo es de carácter informativo.

RANGO. Permite indicar mediante números el nivel en que se encuentra la habitación. Mediante este sistema se ubica cual habitación es de mayor categoría que otra y así se determinan los Upgrade

TIPO DE HABITACIÓN SUPERIOR. Indique el tipo de habitación del siguiente rango, con mayor jerarquía, entre todos los tipos de habitaciones.

CENTRO DE COSTO. Puede indicar un centro de costo particular por cada tipo de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

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3. Ingrese la los datos del tipo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Para localizar un Tipo de Habitación

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Tipo de Habitación.

Para modificar los datos de un Tipo

1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

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Para borrar un Tipo de Habitación

1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.10 .

HABITACIONES / CLASES DE

HABITACIÓN

La clase de habitación hace referencia a las diferentes acomodaciones que pueden tener las habitaciones. Es decir, un hotel puede definir acomodaciones Sencillas, Dobles, Triples, Cuádruples, etc.

Es importante tener en cuenta que las habitaciones no están sujetas a una clase, y que se deben de crear dichas clases teniendo en cuenta el global de las habitaciones.

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CLASE DE HABITACIÓN. Código de la clase de habitación. Puede codificar utilizando números, letras o combinación de estos.

DESCRIPCIÓN. Digite la descripción de la clase de habitación.

NUMERO DE PERSONAS. Indique el número de personas que aplica para esta clase de habitación.

Para ingresar una Clase de Habitación

3. Ingrese la los datos de la clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el

Para localizar una Clase de Habitación

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Clase de Habitación.

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Para modificar los datos de una Clase

1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar una Clase de Habitación

1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.11 .

HABITACIONES / MAESTRO DE

HABITACIONES

Utilice esta opción para crear las habitaciones con las que cuenta el hotel.

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Figura 16 Habitaciones

NUMERO DE HABITACIÓN. Digite el número asociado a la Habitación según los estándares del hotel, se recomienda ajustar el número de dígitos al número mayor disponible, de tal forma que si existen habitaciones de tres y de cuatro dígitos se deben crear utilizando cuatro. Ejemplo: 0201, 1001

TIPO DE HABITACIÓN. Indique el tipo de habitación al cual pertenece esta habitación, el sistema mostrará en la parte derecha la descripción del tipo de habitación. ÁREA EN M2. Especifique el área en metros cuadrados que tiene la habitación.

COMUNICA CON HABITACIÓN. En caso de que esta habitación esté intercomunicada, digite el número de la Habitación con la que comunica.

FECHA DE DISPONIBILIDAD. Fecha desde la cual la habitación puede ser vendida.

En la parte inferior de la ventana se muestran ocho casillas que contienen atributos. Estos pueden ser personalizados por el hotel y permiten especificar características especiales a las habitaciones, las cuales

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permitirán posteriormente realizar búsquedas de acuerdo a ellas. Como ejemplo de atributos podemos mencionar: Vista al mar, Balcón, Hamaca, etc. Las imágenes asociadas a estos atributos se encuentran en el directorio donde esta instalada la aplicación y sus nombres estándares son: ATRIBUT1.BMP, ATRIBUT2.BMP, ATRIBUT3.BMP, ATRIBUT4.BMP, ATRIBUT5.BMP, ATRIBUT6.BMP, ATRIBUT7.BMP y ATRIBUT8.BMP. Puede hacer las modificaciones deseadas a los mismos solo teniendo en cuenta no cambiar el ancho y el alto predefinido. Las descripciones de cada uno de estos atributos pueden ser modificadas mediante la opción: Parámetros de Hotel ubicados en la opción Procesos de este módulo.

CUENTA. Puede indicar una cuenta contable particular por cada número de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

Para ingresar una Habitación

2. Digite el número de la habitación. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la habitación. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el

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2. En la ventana desplegada ingrese el número de la Habitación.

Para modificar los datos de una Habitación

1. Localice la habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

Para borrar una Habitación

1. Localice la Habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.12 .

HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDES

Zeus Hoteles provee esta opción como una herramienta que permite separar a los huéspedes en diferentes grupos llamados clases, la principal ventaja es que según estas clases el sistema es capaz de aplicar tarifas

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diferenciales, basado en los valores configurados por los usuarios en la opción de multi-tarifas de planes

Figura 17 Clases de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Clase de Huéspedes. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la clase de huésped ingresada.

COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo nombre tendrá el correspondiente a la clase de huésped.

POR DEFECTO. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un huésped. Solo puede existir una clase por defecto

CLASE POR DEFECTO PARA LOS ACOMPAÑANTES DE EVENTOS. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un acompañante de un evento vario. Solo puede existir una clase por defecto para eventos.

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Para ingresar una Clase de Huésped

2. Digite el número de la Clase de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Para localizar una Clase de Huésped

2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Clase de Huésped.

Para modificar los datos de una Clase de Huésped

1. Localice la Clase de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

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3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Clase de Huésped

1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.13 .

HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE

HUÉSPEDES

Siempre que se ingresa un huésped el sistema permite indicar la fecha de nacimiento, basado en esta el sistema realiza el cálculo de la edad del huésped. Las categorías se definen con base en la edad del huésped, la cual es ubicada por el sistema en uno de los rangos configurados.

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CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Categoría. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la categoría de huésped ingresada.

RANGO DE EDAES. Rango inicial y final en el que debe estar comprendida la edad del huésped para pertenecer a esta categoría. Tenga en cuanta que no pueden haber cruces entre las diferentes categorías, es decir no pueden solaparse.

POR DEFECTO. Categoría que será asignada al huésped en caso de no indicarse la fecha de nacimiento.

COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo fecha de nacimiento tendrá el correspondiente a la categoría de huésped que le corresponda.

Para ingresar una Categoría de Huésped

2. Digite el número de la Categoría de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Categoría. Recuerde que

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2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Categoría de Huésped y Presione el botón Buscar. 3. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s)

encontrado(s).

Para modificar los datos de una Categoría de Huésped

1. Localice la Categoría de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar una Categoría de Huésped

1. Localice la Categoría utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

(57)

2.14 .

HUÉSPEDES / PREFERENCIAS

En busca de dar el mejor servicio al cliente, es importante para el hotel conocer de ellos la mayor cantidad de información posible con el fin de armar perfiles específicos. Entre los datos más importantes se resaltan los gustos, requerimientos, necesidades o exigencias del huésped, gracias a las cuales su estadía es más placentera. Zeus Hoteles cataloga esta información como preferencias, las cuales a través de códigos se pueden estandarizar con lo que se logra obtener control e información estadística muy importante.

Es importante tener en cuenta que al momento de asignar las preferencias a los huéspedes cada uno de lo códigos ingresados pueden ser ampliamente detallados, en otras palabras dar una explicación específica.

Figura 19 Preferencias de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Preferencia. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la preferencia de huésped ingresada.

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2. Digite el código de la Preferencia de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Preferencia. Recuerde que

Para localizar una Preferencia de Huésped

2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Preferencia de Huésped.

Para modificar los datos de una Preferencia de Huésped

1. Localice la Preferencia de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

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Para borrar una Preferencia de Huésped

1. Localice la Preferencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.15 .

HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITO

Más que un barrera un limite de crédito funciona como una alarma que me permite conocer los huéspedes que tienen un nivel de deuda mayor al esperado. Zeus Hoteles provee un listado en el que informa cuales huéspedes han excedido su límite de crédito, de esta forma se puede tomar las medidas oportunas para que se hagan los abonos o pagos del caso.

Figura 20 Límites de Crédito

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Límite de Crédito. La codificación es asignada libremente por el usuario.

Es posible definir un límite de

crédito por defecto, gracias al

cual cada que se registra un huésped dicho límite es asignado de forma automática. Esto se hace a través del el menú procesos de este módulo opción

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CUPO MÁXIMO DE CREDITO. Indique el valor en el que se basará el sistema para informar si el saldo pendiente del huésped supera su capacidad de endeudamiento.

Para ingresar un Límite de Crédito

2. Digite el código del Límite de Crédito. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Límite. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Para localizar un Límite de Crédito

2. En la ventana desplegada ingrese el código del Límite de Crédito.

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1. Localice el Límite de Crédito utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

Para borrar un Límite de Crédito

1. Localice el Límite utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2.16 .

HUÉSPEDES / OFICIOS

A los huéspedes y clientes que ingresan al sistema se les puede especificar el oficio que desempeñan, esto con el fin de poder manejar un perfil completo del huésped, así como tener información estadísticas que permita, entre otras cosas, implementar las estrategias de mercadeo adecuadas. En el caso de algunas legislaciones como la colombiana, este tipo de información es requerida por organismos gubernamentales (Informe para el D.A.S.).

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Para ingresar un Oficio

2. Digite el código del Oficio. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Oficio. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Para localizar un Oficio

2. En la ventana desplegada ingrese el código del Oficio.

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1. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

Para borrar un Oficio

1. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón

2. Presione el botón Borrar 3. Confirme el borrado.

2.17 .

HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTO

Zeus siempre ha permitido indicar a que tipo pertenece cada documento ingresado pero con la limitante de que solo se podían seleccionar los tipos proveídos por el sistema, las últimas versiones del sistema dan la posibilidad de crear nuevos tipos de documentos adicionales a los que el sistema provee.

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CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Tipo de documento. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe el Tipo de documento de huésped ingresada.

EQUIVALENCIA. Es utilizada como un método de enlace con sistemas diferentes y que necesitan manejar interfases con Zeus Hoteles a través de los documentos. La equivalencia indica cual es el código del tipo de documento equivalente en el sistema externo con el que se interfasa.

SISTEMA. Entre los tipos de documentos existentes hay un grupo que tienen esta característica especificada, indica que es un tipo de documento proveído por el sistema y que no puede ser borrado Esta propiedad tampoco puede ser asignada a nuevos documentos. CONTABILIZAR. Al seleccionar esta opción se le esta indicando al sistema que el número de documento asociado a este tipo de será enviado a Zeus Contabilidad sin sufrir cambios, aquellos que no sean seleccionados se enviaran como ventas de contado. Es importante aclarar que para Colombia la contabilización de los extranjeros tiene connotaciones especiales.

Para ingresar un Tipo de Documento

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2. Digite el código del Tipo de Documento. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Tipo de Documento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Para localizar un Tipo de Documento

2. En la ventana desplegada ingrese el código del Tipo de Documento.

Para modificar los datos de un Tipo de Documento

1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

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Para borrar un Tipo de Documento

1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2.18 .

HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTES

Permite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

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Figura 23 Huéspedes o Clientes

IDENTIFICACION. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped. TIPO DOCUMENTO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser:

LUGAR DE EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped.

NOMBRE. Nombre del huésped o cliente.

TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando.

DIRECCIÓN. Nomenclatura de la ubicación residencial o comercial del huésped o cliente.