Etapa
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y 15, se presentan el plan de auditoría, los resultados y el formulario de evaluación del área de cafetería, respectivamente.
La auditoría permite la evaluación de los siguientes componentes: • Calidad del ambiente de trabajo
• Condiciones de seguridad en el área de la em- presa
• Disciplina para utilizar la protección grupal y el equipo de protección personal en el trabajo Actualmente el programa esta ligado a la protección ambiental y a la seguridad ocupacional.
Las auditorías 5S se consideran como un entrenami- ento que contribuye a generar futuros auditores de los sistemas de gestión.
El Plan de Mejora es un proceso continuo y dinámico en toda la organización y cuya herramienta general son las auditorías internas y externas a los sistemas de gestión. Los componentes específi cos del plan de me- joras son: Las ideas de los empleados y las acciones correctivas y preventivas.
MC
Las auditorias 5S en la empresa no se manejan como tal ya que requieren de un proceso sistemático docu- mental, mayor planifi cación y formación de auditores. El enfoque primordial era la inspección del avance de la implementación, actividad que es realizada por el Comité, poco antes de la fi nalización del tiempo en la implementación de alguna “S”.
Estas visitas se efectúan sin previo aviso y programadas bimensualmente por departamento, cambiando posteriormente este parámetro a semestral (fi gura inspección por Programa 5S).
El resultado de las inspecciones es considerado como competencia dentro de la evaluación del desem- peño de los empleados, en donde si se obtenía un buen resultado se le otorga un incentivo no monetario, tal como, entradas al cine, combos de restaurantes, etc.
La califi cación de los departamentos es de manera cuantitativa y cualitativa; la primera pondera a cada “S” en base a 20% que suman un total de 100% (anexo 16) y la segunda mediante una cara triste o feliz colocada visiblemente en la entrada al departamento.
Para la etapa de seguimiento y mejora, se realiza una planifi cación anual de acuerdo a lo que el Comité 5S decida ya sea actividades puntuales o capacitaciones que están incluidas en el programa general de capacitación.
Una vez que el programa se ha implementado y este se ha convertido en una política de la empresa en la cual todos deben de involucrarse, es importante llevar el seguimiento del mismo de tal forma que se pueda ir evaluando mediante cualquier método la madurez de cada “S”.
Las áreas que más problemas tienen se deben de atacar con más frecuencia y darles seguimiento.
PEGAPRINT
Las inspecciones/ auditorías 5S durante la primera mitad del primer año de implementación eran realizadas mensualmente, pero en la segunda mitad la frecuencia era semanalmente, a fi n de dar seguimiento continuo a las actividades establecidas.
Posteriormente en los años siguientes las inspecciones se efectua- ban al fi nal de cada mes por el Comité 5S, que evalúa de manera objetiva mediante un formato de Auditoría 5S, y se califi can las áreas cualitativamente por medio de cuatro tipos de caras de diferente color, (fotografía de la derecha) que ha ayudado a man- tener el Programa 5S.
Los resultados son publicados en la pizarra de avisos y son discuti- dos con el personal en las sesiones de trabajo semanal (lunes) para asignar las acciones correspondientes y designándose al respon-
sable de cada proceso el seguimiento de las mismas, lo cual queda documentado en una acta que al respecto se elabora.
Recientemente se recibió una auditoría de parte de un organismo de certifi cación de sistemas de gestión, que auditó el sistema de gestión de la empresa, el cual comentó que un punto observado fue el orden y la
limpieza en las áreas de trabajo, ya que relata que otras empresas certifi cadas con ISO 9001:2000, estos pun- tos no forman parte de su sistema de trabajo.
El resultado de la auditoria de 5S se traduce en una concientización del personal en cuanto a que siempre hay quien está observando su actitud en su relación trabajo/ambiente, por lo que durante el período entre una auditoría y otra se registran cada vez menos desviaciones a la cultura del Programa 5S.
Por otra parte los hallazgos de las auditorías en forma oportuna permiten asignar las respectivas tareas de mejora a las personas y equipos involucrados en cada caso, logrando la sostenibilidad del funcionamiento del Programa.
La etapa de seguimiento y mejoras generadas en el marco del Programa 5S, la realiza el Comité de 5S en coordinación con la Gerencia General y su asesor, el Gestor de Calidad. Estas mejoras son propuestas por el Comité en función de los hallazgos y observaciones que resultan de las auditorias y/o sugerencias de los de los dueños de Proceso y personal involucrado en el Sistema de Gestión de Calidad. Los informes de las auditorías son presentados y analizados en las reuniones de trabajo (todos los lunes), en donde se asignan los responsables de las acciones correctivas o preventivas para resolver las anomalías encontradas en la audi- toría o ejecutar las mejoras que se sugieren, fi jándose el costo y tiempo requerido para su ejecución, cuyo avance o conclusión es informado en las reuniones semanales y mensuales con el personal y los Gerentes respectivamente.
Por ejemplo, se aplicó una encuesta laboral a todo el personal, utilizando la información recopilada para establecer un plan de acción de mejoras tales como: ambiente laboral, mejoras en las instalaciones físicas y capacitaciones en determinados temas, siendo ésta información valiosa para proyectar los temas del programa de capacitación.
Además los resultados analizados refl ejó otros factores no asociados con el Programa 5S, como lo es el aspecto económica (aumento del salario), sin embargo este punto se revisa en distinta instancia que le cor- responde a otro nivel de decisión (La Gerencia General). Finalmente ésta herramienta ayudó a abrir nuevas expectativas para el mejoramiento.
Para efectos de seguimiento también todos los años se realiza en el mes de enero una jornada de capaci- tación sobre el Programa de las 5S, con el propósito de retroalimentar a los empleados que ya conocen el programa y capacitar al personal de recien ingreso.
VANGUARDIA
Los siguientes enunciados describe las actividades que se realizan para las inspecciones 5S: • Son realizadas mensualmente en fechas sorpresivas: ha-
ciendo de esta manera que los equipos de trabajo man- tengan el orden y la limpieza cuando se evalúe.
• Se ha defi nido el rango mínimo de 1 y máximo de 4 y se evalúan 25 áreas o departamentos (haciendo un global de 100%). La meta establecida entre el 2005 y 2008 fue de 3.0, por lo que se decidió aumentar a 3.5 en el 2009 como un desafío. La fi gura de la derecha muestra los re- sultados de las evaluaciones mensuales 2009.
• Para medir el estado de las 5S en las áreas de trabajo se utilizan: un formato de evaluación y el registro fotográfi co.
• Finalizada la inspección se convoca a reunión a los gerentes y mandos intermedios, para presentarles los resultados de la inspección por medio del Resumen de Evaluación Programa 5S (anexo 17) y el registro fotográfi co; indicando lo correcto e incorrecto. Las áreas que se encuentren con problemas se hace un compromiso de mejora, el cual debe corregirse de inmediato y se verifi ca su ejecución en la siguiente inspección.
• La publicación de resultados pueden ser observados por medio de: Caras 5S, gráfi cos y el mismo formato de Resumen de Evaluación 5S.
• Caras 5S. Es una forma cualitativa para califi car a las áreas de trabajo, por lo que es común observar una cara dentro de las mismas, que puede ser una de cuatro colores de acuerdo a su estado, es decir, rojo – alerta, amarillo – precaución, verde – sujeto a mejoras y azul – conforme
• Gráfi cos. Se colocan en las pizarras informativas los resultados cualitativos • Incentivos al personal: Se premian a los grupos que mantienen
o presenten mejoras (fotografía de la derecha). El hecho que el área esté con la cara azul —conforme, no implica que no puede presentar una mejora, por lo que el nuevo reto es man- tener o superar la califi cación mediante el color de la cara • Anexo 18: se presentan indicadores de productividad medi-
ante la aplicación de 5S
Cabe resaltar que las inspecciones 5S son consideradas como un indicador para las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) e ISO 9001:2000, ya que 5S forma parte de las BPM.
INFARMA
Las primeras inspecciones en el Programa 5S realizadas en la empresa, eran efectuadas periódicamente por el Comité 5S y la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, quienes empleaban un formulario que contenía una serie de preguntas a fi n de verifi car el cumplimiento o no de la implementación de las 5S en cada área de la empresa, califi cándoseles de forma cualitativa más que cuantitativa, mediante una cara triste o alegre según su desempeño, que es colocada en la puerta de ingreso del área evaluada.
Aquellas áreas que obtenían tres caras alegre consecutivas se les incentivaban por su labor mediante un premio signifi cativo (combos de comidas rápidas para toda el área). Las que resultaban con cara triste se les motivaba a que se esforzaran un poco más, a fi n de que en la siguiente evaluación obtuviesen una mejor califi cación.
Para el año 2009 la única evaluación realizada ha sido la medición del nivel de avance de las dos primeras “S” (de acuerdo el plan), mediante la aplicación de una encuesta para conocer el nivel de conocimiento de los empleados referente a la temática 5S. Los aspectos positivos identifi cados en la evaluación están: involucramiento del personal y conocimiento general de las 5S, lo cual ha permitido obtener una retroali- mentación del proceso y considerar aspectos importantes para futuras actividades. Además de obtener sugerencia de cual es la mejor manera de mantener activo al personal en la aplicación de 5S.
CAMAS DINA
Del año 2003 al 2006 se solían realizar las auditorías 5S mensualmente, pero a partir del año 2007 se deter- minó ampliar el tiempo a cada dos meses, debido al análisis comparativo de los años anteriores, en donde se concluyó que existe una costumbre o hábitos en los trabajadores de ejecutar las actividades del Progra- ma 5S en su lugar de trabajo.
En este tipo de auditorías bimensuales los miembros del Comité enfatizan en la revisión del orden y limp- ieza en las áreas, para lo cual colocan Notas de Disposición a los elementos que consideren innecesarios. Además se utiliza un formato de auditoría que contiene 8 preguntas de cada de las etapas, (40 preguntas en total) diseñadas según el área a evaluar.
Al fi nalizar las auditorias los miembros del Comité de 5S se reúnen para discutir y analizar los hallazgos en- contrados. Posteriormente son presentadas al Jefe del Departamento con sus respectivas observaciones y recomendaciones.
Respecto a las notas o resultados de las auditorias, se maneja un Cuadro de Mando, en el cual el Comité de Gestión de Calidad lleva un control para medir el avance del sistema en cada departamento. Estos resulta- dos son publicados en este cuadro en donde la meta mínima es 90% y si un área obtiene una nota abajo del promedio propuesto, la misma está en obligación de elaborar un plan de acción correctivo o preventivo según la nota.
El plan de mejora se elabora a inicio de cada año similar al plan general 5S, éste se verifi ca posteriormente conforme a las auditorias bimensuales que realiza el Comité de 5S.