6. ANÁLISIS FINANCIERO
6.1. Evaluación de Impacto
Dentro del análisis es necesario evaluar el impacto que se tiene sobre los principales problemas que surgen dentro de cada uno de los procesos y que pueden afectar tanto la compañía, como a sus trabajadores directamente. Para esto realizamos una evaluación de impacto que nos permitirá determinar los riesgos a los cuales le empresa se ve afectada.
A continuación se determinan los criterios con los cuales se van a evaluar3 los riesgos que se identificaron en el diagnóstico y que permitieron identificar las consecuencias a las cuales puede estar la empresa expuesta en cada uno de los procesos.
Importancia
Con este criterio se establecen ¿Cuáles son los riegos más importantes que pueden afectar considerablemente a la compañía?
Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Bajo (No afecta a la compañía)
2: Medio (Afecta medianamente a la compañía)
3: Alto (Afecta notablemente a la compañía)
Costo
Con este criterio se establece¿Cuál sería el costo que la empresa asumiría en caso de presentarse algún riesgo?
Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Bajo Costo (No generaría ningún costo)
2: Media Costo (entre 5 a 10 SM)
3: Alta Costo (Generalmente o siempre)
Frecuencia
Con este criterio se establece ¿Qué tan frecuente podría presentarse el riesgo dentro de la compañía?
Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Baja Frecuencia (Ocasionalmente o nunca)
2: Media Frecuencia (Frecuentemente)
3: Alta Frecuencia (Generalmente o siempre)
3
Tomado de Matriz de Priorización, Consultado el 4 de Abril de 2014. Disponible en: http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/matriz_priorizacion.pdf
54
PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION
Riesgo Explicación Criterios
Tiempo de persona que ingresa incompetente
Se contrata una persona que tenga un perfil que no va de acuerdo a los lineamientos de la compañía y su desarrollo en ella no contribuye al
cumplimiento de objetivos y resultados.
Importancia 3
7
Costo 3
Frecuencia 1
Tiempo de persona que realiza el proceso sin ser
eficiente
Analista de talento realiza el proceso de reclutamiento y selección fuera del tiempo establecido de 12 días para hacer todo el ciclo y además puede que necesite reiniciar el proceso
varias veces
Importancia 2
5
Costo 2
Frecuencia 1
Tabla 12 Matriz de priorización impacto financiero Fuente: Elaborado por el autor del proyecto
Como se evidencia en la tabla 12, el riesgo con mayor prioridad que se identifico fue el tiempo de la persona que ingresa incompetente con una ponderación de7 puntos.
A continuación se mostrarán las consecuencias que pueden impactar sobre la empresa.
IMPACTO: En el momento de realizar un proceso de reclutamiento y selección, se evalúan las competencias y habilidades que el candidato pueda tener pero que muy seguramente este riesgo se puede dar la mayor parte en casos en cargos medios o altos, dado que no se evalúan en detalle las competencias y habilidades por medio de algún assessment o caso, sino que solamente se entrevista al candidato.
El riesgo que puede tener la compañía por este grave error es factor tiempo/ salario que se le esté dando a la persona por trabajar en la compañía sin aportar un valor agregado para su posición o simplemente no cumpla con los objetivos propuestos por el área en temas de resultados, innovación, decisiones acordes y manejo adecuado de procedimientos.
En temas económicos el valor que estaría perdiendo la compañía al tener a una persona en esta situación para los tres escenarios de 2 meses, 6 meses y 12 meses como máximo sería de:
RELACIÓN COSTO
Salario Mensual Promedio $ 2.396.839
Valor Diario $ 77.317
Valor Hora $ 9.665
COMPARACIÓN
Salario por 2 meses $ 4.793.678
Salario por 6 meses $ 14.381.034
Salario por 12 meses $ 28.762.068
Tabla 13 Impacto financiero de persona incorrecta dentro de la compañia Fuente: Elaborado por el autor del proyecto
55
PROCESO DE CONTRATACIÓN
Riesgo Explicación Criterios
Tiempo de entrega de contrato laboral escrito
Entrega del contrato laboral escrito firmado por ambas partes después del ingreso del empleado a la
compañía. Importancia 3 9 Costo 3 Frecuencia 3 No afiliar al trabajador a entidades de seguridad social
No afiliar al trabajador a entidades de seguridad social (EPS; Caja de Compensación, ARL y Pensiones) máximo el día de ingreso a la compañía.
Importancia 3
9
Costo 3
Frecuencia 3
Tiempo de persona que realiza el proceso sin ser
eficiente
Analista de contratación realiza el proceso de reclutamiento y selección fuera del tiempo establecido de 5 días para hacer todo el ciclo
Importancia 3
6
Costo 2
Frecuencia 1
Tabla 14 Matriz de priorización impacto financiero Fuente: Elaborado por el autor del proyecto
De acuerdo a los resultados de la tabla 13, el riesgo con mayor prioridad que se identificó en el proceso de contratación fueron dos principalmente con una ponderación de 9 puntos:
Tiempo de entrega de contrato laboral escrito
La afiliación al trabajador a entidades de seguridad social en el caso de que no se afilie, no se afilie de forma correcta o se afilie en tiempo fuera de las fechas establecidas por la ley. A continuación se mostrarán las consecuencias que pueden impactar sobre la empresa.
IMPACTO: Referente al tiempo de contrato laboral escrito, el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario.4 En este caso, Sanofi con filiales a nivel mundial ha decidido desde casa matriz, establecer una disposición para efectos de protección de intereses estipulada en la NPR 014 – Políticas de contratación de la compañía (Anexo 60), donde se referencia lo siguiente:
Las Empresas Sanofi se apoyan en una variedad de relaciones con terceros. Con el fin de proteger los intereses de las Empresas Sanofi, todas las relaciones deben estar documentadas por escrito, y el propósito de esta Política de Contratos es establecer las reglas que rigen el proceso que debe ser seguido por todas las Empresas Sanofi para poder suscribir un Contrato con cualquier tercero o entre dos o más Empresas Sanofi .5
Esto hace referencia a los contratos laborales ejercidos entre el colaborador y la empresa, que permite identificar la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el
4 Tomado del código sustantivo del trabajo, CAPITULO IV. MODALIDADES DEL CONTRATO, articulo 37
http://www.ilo.org/dyn/travail/docs/1539/Codigo%20Sustantivo%20del%20Trabajo%20Colombia.pdf
5 Tomado de la política de contratos procedimientos grupo Sanofi Colombia, NPR014 Versión 3, consultado el
56 lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago.6
Dado todo lo anterior, no es obligatorio pero es de vital importancia generar el contrato escrito entre ambas partes para primero evitar sanciones o multas internas en auditorias que realicen a la filial colombiana, y segundo poder demostrar las condiciones y existencia del contrato y que sea de manera probatoria en el momento que se presenten casos fortuitos, infracciones o falencias que conlleven a multas o sanciones. El monto efectuado establecido por la ley es el siguiente:
Los funcionarios del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social que indique el Gobierno, tendrán el carácter de autoridades de policía para lo relacionado con la vigilancia y control de que trata el numeral anterior y están facultados para imponer cada vez multas equivalentes al monto de uno (1) a cinco mil (5.000) veces el salario mínimo mensual vigente según la gravedad de la infracción y mientras esta subsista, sin perjuicio de las demás sanciones contempladas en la normatividad vigente .7
Estas multas no están tarifarias y dependen del criterio de cada inspector, que considera los siguientes criterios de graduación:
A tí ulo . G adua ió de las sa io es. Las sa iones se graduarán atendiendo a los siguientes
ite ios;
1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados.
2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero. 3. Reincidencia en la comisión de la infracción.
4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión.
5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la infracción u ocultar sus efectos.
6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes.
7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad competente. 8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas.
9. Grave violación a los Derechos Humanos de las y los trabajadores.8
El impacto referente a las afiliaciones de los trabajadores en cuanto a no afiliarlas, o afiliarlas incorrectamente o en el tiempo fuera de la fecha que es esta estipulado en el código sustantivo del trabajo y la ley 1205 de 1994 que a continuación se detalla en cada uno de los casos:
6 Tomado del código sustantivo del trabajo, CAPITULO IV. MODALIDADES DEL CONTRATO, Articulo 39,
consultado el 5 de Abril de 2014, disponible en:
http://www.ilo.org/dyn/travail/docs/1539/Codigo%20Sustantivo%20del%20Trabajo%20Colombia.pdf,
7 Ley 1610 de 2013, Artículo 7°. Multas. Numeral 2 del artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo,
consultado el 5 de Abril de 2014.
8 Tomado del Articulo 12, Poder Público – Rama Legislativa Ley 1610 de 2013, consultado el 5 de Abril de 2014,
disponible en: http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/naturaleza- juridica/normatividad/Lists/Leyes/ley_1610_020113.pdf
57
I i ial e te la afiliación de los trabajadores dependientes es obligatoria para todos los empleadores 9 asi is o El empleador que no afilie a sus trabajadores al Sistema General de Riesgos Profesionales, además de las sanciones legales, será responsable de las prestaciones que se
oto ga e este de eto 10
. Esto traerá las siguientes sanciones estipuladas en el decreto:
. El i u pli ie to de la afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales, le acarreará a los empleadores y responsables de la cotización, además de las sanciones previstas por el Código Sustantivo del Trabajo, la legislación laboral vigente y la ley 100 de 1993, o normas que la modifiquen, incorporen o reglamenten, la obligación de reconocer y pagar al trabajador las prestaciones consagradas en el presente Decreto.
La no afiliación y el no pago de dos o más períodos mensuales de cotizaciones, le acarreará al empleador multas sucesivas mensuales de hasta quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
2. Cuando el Empleador o responsable del pago de la cotización no aplique las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos profesionales, adoptados en forma general por la Dirección Técnica de Riesgos Profesionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, ésta le podrá imponer multas mensuales consecutivas hasta por quinientos (500) salarios mínimos legales
e suales. 11
Según lo anterior las multas o sanciones que se pueden imponer en la compañía por no afiliar al trabajador cuando ingresa a laborar a la compañía, el no pago de dos periodos mensuales de cotización o no aplique las instrucciones que se le asignan en cuanto a fechas estipuladas podrían llegar a tener un valor hasta de $308.000.000 siendo el salario mínimo legal de $616.000 mensuales, dependiendo.
Es por esto que es de vital importancia y de carácter obligatorio ue El empleador como responsable de la salud y bienestar de los trabajadores, debe afiliar a todos sus trabajadores al Sistema General de Riesgos Profesionales, desde el momento en que se inicia la relación de
t a ajo .12
Pensiones (ISS, Sociedades administradoras de fondos de pensiones): tiene por objeto amparar a la población contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de pensiones y prestaciones económicas.
Salud (EPS); está conformado por las entidades promotoras de salud y por las instituciones prestadoras de los servicios de salud y tiene por objeto crear las condiciones que posibiliten
9 Tomado del articulo 4 literal d), decreto 1295 de 1994, "Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales", consultado el 5 de Abril de 2014, disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2629
10 Tomado del articulo 4 literal e), decreto 1295 de 1994, "Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales" consultado el 5 de Abril de 2014, disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2629
11 Tomado del articulo 91 literal a), decreto 1295 de 1994, "Por el cual se determina la organización y
administración del Sistema General de Riesgos Profesionales" , consultado el 5 de Abril de 2014, disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2629
12 Tomado de Que es la seguridad Social, Consultado el 13 de Abril de 2014, Disponible en:
58 el acceso de la población afiliada a todos los niveles de atención para cubrir la contingencias por enfermedades general y maternidad.
Riesgos profesionales (ARP)
Afiliación a la caja de compensación familiar: tiene por objeto prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan
Dentro de los costos es necesario contemplar aquellos derivados de las responsabilidades legales. Hacen referencia a los procesos y condenas judiciales que suponen una serie de gastos adicionales de abogados, pruebas, entre otros aspectos. Hay que tener en cuenta que frente a un accidente, una enfermedad o muerte, el colaborador o sus beneficiarios pueden demandar a la empresa por tales responsabilidades derivadas a la precariedad preventiva, falta de adecuados procesos o procedimientos o la falta debida de formación, generando altos costos para la compañía e incluso hace peligrar el futuro de la empresa, dañar la imagen y reputación de la empresa y de los dirigentes.
59
PROCESO DE DESARROLLO
Riesgo Explicación Criterios
Tiempo de colaborador nuevo sin capacitación
completa
No se tiene el plan de formación completo con las citas según la base para el día de ingreso de la
persona a la compañía Importancia 3 9 Costo 3 Frecuencia 3 Tiempo de colaborador de recursos humanos que no tenga listo todo para el
ingreso
El empleado no tiene listo todo para el ingreso del nuevo colaborador convirtiendo esto en tiempo
perdido mientras que termina de hacerlo el día que inicia labores
Importancia 3 8 Costo 3 Frecuencia 2 Tiempo improductivo para el personal de la inducción
Tiempo perdido de los capacitadores y del personal nuevo que asiste dado que no es eficaz y la información no le llega de forma adecuada a los
colaboradores
Importancia 3
8
Costo 3
Frecuencia 2
Persona de alto potencial se va de la compañía
Una persona de alto nivel para la organización genera inconformidad dado que puede estar generando mucho valor para la organización y se
ve afectado esto por su partida en cuanto a resultados del área o manejo de procesos y
procedimientos.
Importancia 3
6
Costo 2
Frecuencia 1
Tabla 15 Matriz de priorización impacto financiero Fuente: Elaborado por el autor del proyecto
De acuerdo a los resultados de la tabla 14, el riesgo con mayor prioridad que se identificó en el proceso de desarrollo fue con una ponderación de 9 puntos:
Tiempo de colaborador nuevo sin capacitación completa
A continuación se mostrarán las consecuencias que pueden impactar sobre la empresa.
IMPACTO: uno de los focos fundamentales en el ingreso de una persona a la compañía, es la capacitación, entrenamiento y desarrollo del colaborador nuevo en las funciones de su cargo, las actividades, responsabilidad, procesos y demás temas referentes en la compañía, que le permitan a este entender y poder formarse de acuerdo a los lineamientos para así cumplir con los resultados y objetivos.
Esto se expresa todo en el plan de formación, la asistencia a la inducción corporativa y la organización adecuada con cada de una de las personas involucradas. Al no tener estos procedimientos organizados el primer día de ingreso del colaborador a la compañía se pueden generar que el empleado sea poco productivo, llevarlos a cometer errores involuntarios, trabajar con lentitud tener una imagen inapropiada de la compañía, perder tiempo, y generara una inconformidad con la elección que tuvieron de trabajar con la empresa.
Junto o esto se ge e a u a o se ue ia ue ha e efe e ia a ue la le o liga a paga el
60 que realice dentro de ella y como consecuencia del desarrollo del contrato de trabajo. Desde que se firma el contrato de trabajo ya sea de forma escrita o verbal, le asiste la obligación a la
e p esa de paga los sala ios. 13
Esto traduce a que la inducción y plan de formación del nuevo colaborador que aproximadamente en la compañía dura de 2 a 3 semanas, tendría un costo perdido para la empresa pagando este tiempo en el que el empleado no está formándose. Esto sucede frecuentemente en las áreas administrativas en los cargos medios y en la fuerza comercial que aunque los líderes de entrenamiento son los encargados de gestionar este tema, tendría el mismo impacto al no tener definido su capacitación. Este costo se traduce primero en tiempo dependiendo si son 80 horas o 120 horas de capacitación perdida por el nuevo colaborador, el analista de contratación encargado del plan de formación, quien será el encargado de gestionar las citas durante este tiempo en el horario que más convenga en su momento. En términos de costo y referenciándolo con un salario promedio de los cargos medios de la compañía, la cantidad de dinero que estaría perdiendo la compañía pagando los días de salarios a este empleado será de $773.174 para 80 horas de capacitación pérdidas o $1.59.761 para 120 horas de capacitación, ya sea del nuevo colaborador o del analista de talento. Este costo representara una gran pérdida para la compañía, contando con los aproximadamente 6 ingresos como máximo al mes para cargos administrativos, un costo total para la compañía de $4.639.043 por las 80 horas de capacitación que puedan perder sin su ingreso y plan de formación adecuado.
RELACIÓN COSTO
Salario Mensual Promedio $ 2.396.839
Valor Diario $ 77.317
Valor Hora $ 9.665
Costo por 80 Horas $ 773.174
Costo por 120 Horas $ 1.159.761
Costo por 6 ingresos administrativos como máximos durante el mes para 80 o 120 horas perdidas
$ 4.639.043 $ 6.958.565
Tabla 16 Relación costo de persona diario Fuente: Elaborado por el autor del proyecto