4. ANÁLISIS Y DIAGNOSTICO
4.2. MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
Partiendo del diagrama de causa- efecto y teniendo conocidas las causas, inicialmente se planteó una priorización que permite identificar los principales focos a los que deberá apuntar la presente propuesta de rediseño para conseguir mitigarlos.
A continuación se describen los tres criterios que evaluaron las causas.1
1. Importancia
Con este criterio se establecen ¿Cuáles son los problemas más importantes? Y ¿Cuáles son los que se quieren mitigar?
Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Bajo Impacto (No genera impacto negativo)
2: Medio Impacto (Genera impacto negativo)
3: Alto Impacto (Genera impacto negativo)
2. Viabilidad
Con este criterio se establece ¿Qué tan realista es que podamos mitigar el problema? Y ¿Será fácil o difícil llegar este?
Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Su solución requiere de una pequeña inversión económica y su resultado se verá reflejado en el corto plazo.
2: Su solución requiere de una gran inversión económica y su resultado se verá reflejado en el corto plazo.
3: Su solución requiere de una gran inversión económica y su resultado no se verá reflejado en el corto plazo.
1
Tomado de Matriz de Priorización, Consultado el 12 de Febrero de 2014. Disponible en: http://www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/matriz_priorizacion.pdf
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3. Frecuencia
Con este criterio se establece¿Qué tan frecuente es el problema? Su escala será evaluada en la escala de 1 a 3, siendo:
1: Baja Frecuencia (Ocasionalmente o nunca)
2: Media Frecuencia (Frecuentemente)
3: Alta Frecuencia (Generalmente o siempre)
4.2.1. PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
Para cumplir con todo el proceso es necesario identificar y llevar a cabo correctamente cada uno de los procedimientos y actividades que confirman dicho proceso y que permiten generar un resultado que poder dar paso a otro proceso.
Las causas de la problemática encontrada son:
Causa Explicación Criterios
No están unificados, ni especificados
Los procedimientos y actividades deben estar definidas y unificadas bajo los lineamientos de la compañía y permitiendo mayor claridad en cada uno. Esto no se hace en Sanofi, dado que
los procedimientos los cambian de acuerdo a la situación.
Importancia 3 7 Viabilidad 1 Frecuencia 3 No están definidos los responsables
Es importante entender quién es el responsable de ejecutar y hacer seguimiento a los procedimientos y actividades dentro del
proceso para que se lleven a cabo de la manera correcta. En Sanofi algunos si los tienen definidos, otros solo lo toman la
persona más cercana. Importancia 3 6 Viabilidad 1 Frecuencia 2 Improductivos e inefectivos
Muchos procedimientos al no tenerlos claros, llevan a ser improductivos e inefectivos para el proceso, requiriendo que se
haga un doble proceso.
Importancia 2 5 Viabilidad 1 Frecuencia 2 No hay tiempos estándar
Los tiempos son clave para desarrollar el procedimiento oportunamente y así mismo evitar pérdidas, retrocesos, y generar
complicaciones en otros procesos.
Importancia 3
7
Viabilidad 1 Frecuencia 3
No hay secuencia
Algunos procedimientos y actividades se realizan en diferente orden de secuencia y generan que siempre se realice algún cambio, se haga incompleto y de manera deficiente el proceso
final.
Importancia 3
6
Viabilidad 1 Frecuencia 2 Tabla 5 Matriz de priorización causas de los procedimientos y actividades asociadas al problema encontrado en Sanofi.
Fuente: El autor, con base en información recolectada en la empresa
Según la tabla anterior estas serían las principales causas en los procedimientos y actividades según el puntaje obtenido de mayor a menor en la existencia del problema:
Los procedimientos y actividades no están unificadas, ni especificadas. Y los procedimientos y actividades no cuentan con tiempos estándar. Siendo estas dos las causas asociadas con mayor ponderación.
En los procedimientos y actividades no están definidos los responsables
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4.2.2. CLIMA ORGANIZACIONAL
Tener un buen clima laboral dentro de la compañía genera un alto desempeño por parte de los trabajadores, mostrando excelentes resultados y gratitud y permitiendo formar personas integras que llevan la marca de la compañía en sus actividades diarias.
Las causas de la problemática encontrada son:
Causa Explicación Criterios
Falta entrenamiento de procesos y
formatos
Los empleados de la compañía no conocen los formatos y procesos que se llevan a cabo dentro de la compañía.
Muchos solo los conocen o los usan cuando son necesarios. Importancia 3 7 Viabilidad 1 Frecuencia 3 No se genera integración con demás
compañías en fusión
Por ser una compañía con varias empresas bajo su grupo, aun no se tiene una integración completa en cuanto a lineamientos, procesos, personal y demás facturas que
influyen en todas las empresas.
Importancia 2
7
Viabilidad 2
Frecuencia 3
No hay interacción
Se presenta el problema en dar la información necesaria para otro proceso o hacer partícipe a otras personas de estos procedimientos y procesos dentro de la compañía.
Importancia 2 5 Viabilidad 1 Frecuencia 2 No hay crecimiento dentro de la compañía
Muchas veces no se permite generar mayor crecimiento para el empleado tanto en temas de conocimiento y desarrollo, como de ascenso en otros cargos por la falta de
este desarrollo integral y profesional.
Importancia 3
8
Viabilidad 2
Frecuencia 3
Tabla 6 Matriz de priorización causas del clima organizacional asociadas al problema encontrado en Sanofi. Fuente: El autor, con base en información recolectada en la empresa
Como resultado según la ponderación de los criterios evaluados en la existencia del problema, se presentan las causas de mayor a menor:
No hay crecimiento dentro de la compañía
No se genera integración con demás compañías en fusión y falta entrenamiento de procesos y formatos
No hay interacción entre los procesos y procedimientos con los empleados
4.2.3. EQUIPO DEL ÁREA DE SELECCIÓN Y DESARROLLO
El área y su equipo trabajan para cumplir con los requerimientos del día y los proyectos que se deben generar, pero para esto deben tener una máxima planeación y organización de todas las actividades a realizar.
34
Causa Explicación Criterios
Alargan jornadas de trabajo laboral
En la compañía existen horarios laborales para los empleados, pero dado que no existe una organización o planeación las horas
laborales se extienden generando cansancio y poco rendimiento. Importancia 2 6 Viabilidad 1 Frecuencia 3 Se está generando estrés y desgaste
Para poder efectuar los procesos de la manera correcta, es necesario planear y organizar cada uno de las actividades que se
tienen, evitando el desgaste y el estrés por el tiempo o por la falta de conocimiento. Importancia 3 7 Viabilidad 1 Frecuencia 3 Sobrecarga de funciones
Es importante tener el responsable de cada una de las actividades y procedimientos para evitar tener sobre carga de
funciones y acumulación de trabajo en temas que no están directamente implicados.
Importancia 3
7
Viabilidad 1 Frecuencia 3 Tabla 7 Matriz de priorización causas del equipo del área de selección y desarrollo, asociada al problema encontrado en Sanofi.
Fuente: El autor, con base en información recolectada en la empresa
Los resultados críticos arrojados según la matriz y la ponderación para cada causa fueron:
En el equipo se selección y desarrollo se está generando estrés y desgaste, y hay sobrecarga de funciones en el equipo se selección y desarrollo
Se están alargando las jornadas de trabajo laboral
4.2.4.INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO
Dentro de los procesos es importante la información que pasa por cada uno de los procedimientos y que es clave para poder pasar a otros procesos o simplemente son el resultado final del objetivo. Esta información tiene muchos responsables, debe ser clara, confidencial, verídica y con ciertos requerimientos. ES por eso que se determinó cuáles eran los principales problemas dentro de esta situación que es clave para el desarrollo del proceso.
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Causa Explicación Criterios
No hay información
suficiente
La información dentro de todo proceso debe ser completa, de lo contrario el proceso va a quedar incompleto o se desarrollará de manera deficiente. Generando inconsistencia en el cumplimiento del objetivo y la obtención
de los resultados Importancia 3 7 Viabilidad 2 Frecuencia 2 Formatos desactualizados y diferentes
AL tener los formatos desactualizados, con información que no se utiliza, que no generan valor suficiente en el proceso y así mismo que no estén unificados, se incrementa la deficiencia en el proceso y genera un malestar
en el cumplimiento del objetivo final.
Importancia 3 7 Viabilidad 1 Frecuencia 3 Sobra información en muchos procedimientos
La información que no genere el valor suficiente para le proceso es necesario eliminarla o modificarla para tener un buen procedimiento. Esto ocurre en muchos procedimientos de la compañía, que tienen sobre carga
en la información. Importancia 2 5 Viabilidad 1 Frecuencia 2 No es clara, ni detallada
Siempre se debe buscar ser concreto, claro y tener la información suficiente para cada procedimiento y proceso de la compañía.
Importancia 3
5
Viabilidad 1 Frecuencia 1
No es verídica
SI la información no es verídica, se concluye que el proceso esta errado y de total desconfianza. Pero el principal inconveniente es que esta fuera de
los lineamientos.
Importancia 3
6
Viabilidad 1 Frecuencia 2 Tabla 8 Matriz de priorización causas de la información dentro del proceso asociadas al problema encontrado en Sanofi.
Fuente: El autor, con base en información recolectada en la empresa
Como resultado el puntaje de mayor a menor que aparece en los criterios evaluados en la existencia del problema, se muestra así:
No hay información suficiente y los formatos desactualizados y diferentes.
No es verídica
No es clara, ni detallada y sobra información en muchos procedimientos
4.2.5. RIESGOS LATENTES
En todas las situaciones siempre es importante revisar los riesgos latentes, ya sean económicos, legales, o que impliquen al empleado directamente, dado que todo proceso tiene relacionado no solo sus procedimientos sino también muchas otras áreas y factores que interactúan con este y tienen un impacto importante sobre el objetivo final.
36
Causa Explicación Criterios
Sobrecostos de intereses por mora
Algunos procesos que involucran tiempos de afiliación, radicación o pagos requieren ser muy precisos con los tiempos y la información
que se especifica de lo contrario, se van a generar sobrecostos, multas e intereses de mora.
Importancia 3
6
Viabilidad 1 Frecuencia 2
Tiempo perdido
Los ingresos el primer día deben tener un plan de formación estructurado para su aprendizaje, la información suficiente para
iniciar sus actividades, todas sus herramientas necesarias y la planeación para el resto de la semana. Esto actualmente no se da
en Sanofi y se genera un tiempo perdido y sobre costos para la organización. Importancia 3 7 Viabilidad 1 Frecuencia 3 Seguridad en empleados
Todo ingreso en una compañía debe estar afiliado a seguridad social con el empleador por obligación legal y por seguridad de la
compañía y del empleador. Al no tener esto, la compañía puede incurrir en temas legales muy graves y pagar sanciones muy altas.
Importancia 3
5
Viabilidad 1 Frecuencia 1
Asuntos Legales
Al no hacer los procesos de forma correcta y en los tiempos que son, se puede llegar a incurrir en asuntos legales importantes como
demandas, sanciones y penalidades, además de generarse multas para la compañía. Esto no ha sucedido aun pero debe tenerse un plan de acción dado que puede llegar a suceder en algún momento.
Importancia 3
6
Viabilidad 1 Frecuencia 2 Tabla 9 Matriz de priorización causas de la información dentro del proceso asociadas al problema encontrado en Sanofi.
Fuente: El autor, con base en información recolectada en la empresa
Como resultado de la priorización según la bonderización de los criterios evaluados en la existencia del problema, se presentan de mayor a menor así:
Existen tiempos perdidos, siendo la causa más importante dentro de la problemática
Hay sobrecostos de intereses por mora y se están incurriendo en asuntos legales
Esta afectada la seguridad en empleados
4.2.6. SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Hacer un buen seguimiento a los procesos permite tener el control suficiente para actuar sobre ellos en el tiempo indicado y así evitar demoras o malos resultados. Esto se evidencia en cada uno de los procedimientos. Las causas de la problemática encontrada referente a los riesgos latentes son:
Causa Explicación Criterios
No hay control
Para todo proceso y procedimiento es importante tener un control por medio de planificación y de métodos de seguimiento para evidenciar la eficacia del proceso y los
resultados. Importancia 3 8 Viabilidad 2 Frecuencia 3 Demoras en ejecución
Detallarse demasiado, hacer un reproceso o no tener conocimiento suficiente, hacen que se generen demoras en
la ejecución de los mismos, llevando a extender imites de tiempos y revisando nuevamente todo.
Importancia 2 7 Viabilidad 2 Frecuencia 3 Procedimientos incompletos que pasan a otros
Los procedimientos deben estar completos, ejecutados al 100%, con la información completa y en el tiempo que es, de
lo contrario se generara todo el proceso incompleto y errado.
Importancia 3
6
Viabilidad 2
Frecuencia 1
Tabla 10 Matriz de priorización causas de la información dentro del proceso asociadas al problema encontrado en Sanofi.
37 Como resultado de la priorización según la ponderización de los criterios evaluados en la existencia del problema, se presentan de mayor a menor así:
No hay control de los procesos y procedimientos
Existen demoras en la ejecución
Los procedimientos pasan incompletos a otras personas
Según la priorización que se realizó se obtuvo una serie de focos en los cuales se debe trabajar, es importante identificar las causas raíces que desencadenan estos problemas dentro de los procesos y que no permiten tener un desarrollo adecuado. Para esto se utiliza la herramienta de los cinco porqués descrita a continuación.