PROCESO DE CONTRATACIÓN

ACTUAL: Con el diagnostico se evidencio que el proceso de contratación cumple con los requisitos mínimos para completar de manera adecuada el proceso satisfactoriamente, dado que no se está generando actividades como generación del contrato, afiliaciones a seguridad social o recolección de documentos completos en los tiempos mínimos establecidos por la casa matriz en la política de contratación y lo estipulado por la ley 100 de 1993, que estableció la obligación para los empleadores de afiliar a sus trabajadores a los tres subsistemas que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral, sin exclusión alguna derivada de la naturaleza de la actividad o del término de duración del vínculo contractual.2

PROPUESTO: Para poder mejorar el proceso de contratación, fue necesario generar cada uno de los procedimientos que se deben ejecutar y que han sido plasmados de una forma clara, estandarizada y mejorada en el Manual de procedimientos proceso de Contratación (Anexo 32). A continuación se muestran las actividades que se mejoraron o propusieron para algunos procedimientos y que fueron plasmadas en dicho manual.

5.2.1. Procedimiento Candidato Finalista

Actual: El proceso de contratación actualmente se maneja de una manera diferente cada vez que se tiene un ingreso, dado que cada uno está en lugares diferentes y no ha sido posible unificarlo para volverlo ágil.

Propuesta: A continuación se propone el procedimiento de contratación para las personas que están en Bogotá, en los distritos o en otro lugar, con las modificaciones necesarias para hacer el proceso mucho más sencillo y ágil.

Bogotá

1. Actual: la persona encargada de contratación recibe los documentos incompletos y que son necesarios para identificar la persona a contratar, solo se recibe la hoja de vida con información escrita de jefe inmediato, y la autorización de contratación muchas veces sin las firmas completas.

Propuesta: Se propone un formato status autorización contratación (Anexo 33) que permita identificar los documentos necesarios requeridos para recibirle al analista de talento toda la información del candidato para contratación y que en dado caso de no estar completos se marca para que el analista de contratación lo complete.

Tiempo: Se realiza el mismo día o a más tardar el siguiente del cierre del proceso y aceptación del candidato.

2. Actual: Se invita al candidato a una reunión en la empresa para darle información de lineamientos de la compañía en su ingreso. Se le hace entrega de los formatos, de autorización y de la documentación que debe recolectar para su ingreso. Estos formatos están desactualizados, no están automatizados y generan confusión para los candidatos.

Propuesta: Se propone una actualización de los Formatos Cartas Bancolombia dependiendo si es para apertura de una cuenta (Anexo 34) o apertura dos cuentas (Anexo 35), Formatos Autorización Exámenes Médicos (Anexos 36), automatizándolos con la firma digitalizada y autorizada para este trámite y la información del candidato. Estas cartas se automatizaron bajo un formato de correspondencia con la información de ciudades, direcciones, empresa adjunto a los formatos.

Se propone que el día de la reunión el encargado de contratación tenga un sobre con las cartas antes mencionadas, los formatos de firma de autorización de apertura de cuentas

2 _{Tomado del código sustantivo del trabajo, Capítulo V, Articulo 57, Consultado el 23 de Marzo de 2014,}

45 (Anexo 37) y formatos de firma de autorización de exámenes médicos actualizados (Anexo 38), el código de ética, el formato del recibimiento del código de ética (Anexo 39), el formato check list propuesto (Anexo 40), los cuales fueron actualizados y unificados bajo el mismo formato y los formularios de la entidad EPS y Caja de compensación para firmas del colaborador.

Tiempo: Reunión el mismo día o más tardar el siguiente a la recepción de documentos. 3. Actual: En la reunión se conversa acerca de los lineamientos, pero en muchas ocasiones no

se entrega toda la información, no se reciben los formatos firmados completos y no se hacen los procedimientos que debería tener listo la persona, sino que se espera hasta su próxima visita o hasta que el candidato pueda. Esta reunión a veces alcanza a tardarse 1 semana.

Propuesta: Para mitigar este inconveniente y dejar formalizado el procedimiento, se propone programar la reunión el mismo día de contacto o más tardar el día siguiente, entregar un folleto de ingreso propuesto (Anexo 41), que le permita al candidato tener toda la información de lineamientos con la compañía necesarios para su ingreso y generando un espacio de dudas e inquietudes. Así mismo se le debe explicar los documentos entregados en el sobre, recibir que necesiten firmas, revisar si es necesario sacar la cita para el examen en ese momento y llevándolo a apertura las cuentas en Bancolombia.

Tiempo: se debe hacer le mismo día de la reunión en las oficinas de Sanofi.

4. Actual: Se está enviando el formulario de ingreso al candidato días después de la reunión que se tuvo para entrega de documentos, haciendo que se retrasen los procesos internos y generen desordenes en los tiempos.

Propuesta: Se envía el formulario de ingreso propuesto que es más fácil de entender, se evidencio información que no era útil, se automatizo y se creó una mayor calidad en el documento (Anexo 42), acceso al candidato para que lo diligencie y poder adelantar los procesos internos, junto con esto se modificó y automatizo el formato SQL (Anexo 43) que va añadido al formulario de ingreso y que es útil para el ingreso del colaborador a la nómina de la compañía. Se propone en el momento de hacer la llamada para programar la reunión, enviar el formulario de ingreso con el correo de Bienvenida a Sanofi (Anexo 44), donde el candidato debe además de enviar el formulario, enviar su foto escaneada para poder hacer su comunicado de bienvenido a la compañía y su carné.

Tiempo: Hacerlo el día de la llamada al candidato para programar reunión.

5. Actual: se reciben los documentos del candidato verificando la información de manera general y poco detallada, esta se mete en una carpeta diferente y sin archivar.

Se aclaran dudas que tenga el candidato y se procede a hacer los tramite internos para su ingreso.

Propuesta: Se propone llevar la carpeta de hoja de vida del empleado definida por la compañía y marcada con el nombre del candidato, junto con el Curriculum Check List propuesto (Anexo 45) para identificar los documentos que hacen falta e ir archivando los que si están completos.

Tiempo: Se debe hacer el mismo día que se reciben los documentos.

Distritos

La actividad 1 que se modificó si el candidato esta en Bogotá, se utilizara también para los distritos.

2. Actual: Se llama a la oficina del distrito y se le da la información a la asistente de forma informal y así mismo se le envía un correo cada vez diferente con la hoja de vida del candidato e información como el salario básico, jefe inmediato, cargo y fecha de ingreso.

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Propuesta: Se diseñó un correo estándar de Contratación Distritos (Anexo 46) que especifica el proceso paso a paso, los responsables y los archivos adjuntos actualizados para una mayor facilidad, así mismo tiene la información necesaria del candidato. Este se enviara siempre que se tenga una contratación, cambiando solo la información del candidato.

Tiempo: Se debe realizar el mismo día que se recibe la documentación

3. Actual: En este caso se realiza una llamada al candidato para conversar acerca de los lineamientos, pero en muchas ocasiones no se entrega toda la información, no se es claro cuál es el paso a paso del procedimiento y esta llamada muchas ocasiones puede tardar entre 2 a 3 días.

Propuesta: Para mitigar este inconveniente se propone después de enviar el correo al distrito, se debe llamar al candidato y enviarle un correo Bienvenido Sanofi distrito (Anexo 47), con el folleto de ingreso adjunto, que le permita al candidato tener toda la información de lineamientos con la compañía necesarios para su ingreso, aclarando las dudas que surjan. Aquí mismo se le envía el formulario de ingreso para que lo diligencie y se pide la foto para el carné y el comunicado.

Tiempo: se debe hacer le mismo día de la aceptación y envío de correo al distrito.

4. Actual: Se está enviando el carné y el contrato aproximadamente 10 a 15 días después de enviar el requerimiento e iniciar el proceso de contratación, y muchas veces cuando el candidato ya ha entrado a la compañía.

Propuesta: Se propone que la persona encargada de contratación genere el contrato y lo lleve a firmas, junto con la solicitud de generación del carné para poder enviar estos documentos al distrito para el candidato antes de su fecha de ingreso.

Tiempo: se debe hacer a más tardar 2 a 3 días luego de iniciar el proceso de contratación.

Otros Lugares

La actividad 1 que se modificó si el candidato esta en Bogotá, se utilizara también para los distritos. 2. Actual: En este caso se realiza una llamada al candidato para conversar acerca de los

lineamientos, del proceso, sus responsables, los procedimientos y cada uno de los formatos que serán enviados. Pero en muchas ocasiones no se entrega toda la información, no se es claro cuál es el paso a paso del procedimiento y esta llamada muchas ocasiones puede tardar entre 2 a 3 días.

Propuesta: Para mitigar este problema se diseñaron dos correos que permiten reunir toda la información, el primero de Bienvenido Sanofi, adjunto el formulario de ingreso, el folleto de ingreso y el requerimiento de la foto.

Y el segundo es un correo estándar de Contratación no distritos (Anexo 48) que especifica el proceso paso a paso, los responsables y los archivos adjuntos actualizados para una mayor facilidad.

Tiempo: se debe hacer le mismo día de la aceptación

3. Actual: Se está enviando los documentos de afiliación, el carné y el contrato aproximadamente 5 a 15 días después de enviar el requerimiento e iniciar el proceso de contratación.

Propuesta: La persona encargada de contratación debe hacer el contrato lo más pronto posible, solicitar el diseño del carné del colaborador y preparar en el sobre junto con esto las cartas generadas y de autorización de apertura de cuentas y de exámenes médicos, el código de ética, el formato del recibimiento del código de ética, el formato check list, los formularios de afiliación a la entidad EPS elegida por el candidato y el de la caja de compensación de la empresa. Estos dos últimos firmados y diligenciados con la información

47 de la empresa. Adjunto a todos estos documentos hay una carta de bienvenida (Anexo 49) creada con el objetivo de mostrarle al candidato claridad y procedimiento con cada uno de los documentos enviados, los documentos que debe anexar y lo que debe devolver firmado o recolectado.

Tiempo: se debe hacer a más tardar 2 a 3 días luego de iniciar el proceso de contratación. Beneficios:

 Los candidatos tiene mucho más claro el paso a paso del proceso y no será necesario recordarles y estar haciendo tanto seguimiento a los procedimientos.

 El analista de contratación tendrá claro que debe hacer en cada caso y la información que necesita en ese proceso.

 La unificación de procedimientos, actividades, tiempos y responsables permite que el proceso se lleve a cabo de una forma ágil y con excelente resultados para la compañía.

5.2.1. Procedimiento Contratación Internos

Actual: Los procedimientos internos que se deben hacer en la contratación son igual de importantes que los externos y van de la mano generándose. Ahora se dan de manera clara pero requiere mayor énfasis, detalle y compromiso en los tiempos de lo contrario se podrían generar sobrecostos para la organización, demandas legales y serios problemas relacionados con temas legales y laborales.

Propuesta: A continuación se proponen actividades modificadas que permitieron mitigar estos inconvenientes presentados en el proceso:

1. Actual: La afiliación a seguridad social de los empleados se está realizando días después del ingreso del empleado, siendo esto una falta muy grave que lleva no solo a sanciones legales sino a responsabilidades en el cubrimiento de los riesgos laborales.

Propuesta: Se propone una base de documentos contratación (Anexo 50) que permite identificar las fechas de afiliación de las personas con la fecha de ingreso de la persona. Así mismo si es necesario hacer alguna novedad y en que va el proceso si se realiza. Así mismo se sugiere a la persona encargada poner alarmas según corresponda en su cronograma de actividades. En dado caso que no se hagan en las fechas estipuladas, nos e aceptaran las hojas de vida en el área de compensación y beneficios.

Tiempo: Se debe diligenciar en el momento que ingresa el empleado a la compañía.

2. Actual: Se utiliza una base para solicitar los contratos de cada uno de los empleados en la compañía al área de compensación y beneficios. La entrega de estos se demora entre 15 a 30 días mientas pasa por las firmas necesarias.

Propuesta: Se propone una modelo de contrato, revisado, y aprobado previamente por el área de compensación y beneficios, gerencia laboral y autorizando a la persona encargada de contratación el poder de generar los contratos según la base montada y buscando las firmas respectivas.

Tiempo: Se realiza antes del ingreso de la persona. 3. Crear correo de creación de carne de ingreso nuevo.

Beneficios de las mejoras propuestas:

 Se establecen los tiempos en los cuales debe estar contratada una persona y los procesos que se deberán llevar a cabo con cada una de las actividades.

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 SE establecen el paso a paso del procedimiento, dando la información necesaria y útil al colaborador.

 Se puede tener un seguimiento y control de fácil acceso a cada uno de los procedimientos y actividades e información recolectada.