4.2. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN
4.2.6. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Esta etapa consiste en monitorear y controlar el adecuado cumplimiento de las actividades definidas para la Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad e implementar las medidas preventivas/correctivas necesarias para controlar las desviaciones identificadas.
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4.2.6.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación A. CALIDAD
La organización empleara una codificación para cada uno de los lotes producidos para facilitar la identificación de los rollos de geomembrana.
Después, se procederá a aplicar los procedimientos necesarios para realizar seguimiento y medición de los procesos que influirán para que se dé la conformidad del producto cumpliendo así los requisitos de los productos brindados.
Para denotar que todo ha sido conforme según lo especificado, se hará uso del procedimiento de:
B. MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
La empresa planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para demostrar la conformidad de sus servicios con los requisitos definidos, asegurar la conformidad del sistema de gestión y mejorar continuamente su eficacia.
El seguimiento y medición de los objetivos de gestión, se realiza a través de los programas de gestión correspondientes. Para el control de los riesgos significativos su monitoreo se realiza a través del Programa de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. (Ver Anexo N°17)
Los Responsables del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, realizan la consolidación y análisis de los datos recibidos, presentando la información al Representante de la Dirección. En base a las tendencias determinadas en el análisis correspondiente proponen mejoras al Comité de SST para su revisión y toma de acciones en la Revisión por la Dirección.
Para monitorear y medir periódicamente el desempeño en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se debe cumplir los siguientes requerimientos:
Mediciones cuantitativas y cualitativas del cumplimiento de los Procedimientos para
Administración del Sistema que se consideren de mayor importancia.
Monitoreo del nivel de cumplimiento de los objetivos de Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente.
Seguimiento de la efectividad de los controles tanto para Seguridad y Salud
Ocupacional, como para Medio Ambiente.
Mediciones proactivas del cumplimiento de los Procedimientos de Administración de
Peligros de la legislación aplicable tanto para Seguridad y Salud Ocupacional, como para Medio Ambiente.
Mediciones reactivas del desempeño en base a los índices de frecuencia y severidad para incidentes así como enfermedades.
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Registro de datos y los resultados de las mediciones que sean necesarios para el análisis de las acciones correctivas/preventivas necesarias.
El monitoreo de actividades se realiza mediante las mediciones de que se proporcionan mensualmente a los Gerentes y Comités de Seguridad y Salud que involucran gerentes y trabajadores. Las mediciones incluyen:
Frecuencia y calidad de las reuniones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
Frecuencia y calidad de las Inspecciones Planeadas.
Calidad de las investigaciones.
Realización de las acciones correctivas.
Se calculan mensualmente y proporciona estadísticas de accidentes al Sub Gerente de SIG y Procesos (Ver Anexo N° 25), así como a los Comités de Seguridad y Salud en el Trabajo y Comité de SIG. Las mediciones estadísticas incluyen:
Índice de Frecuencia de Accidentes
Índice de Severidad de Accidentes
Índice de Accidentabilidad
Eventos de daños a la propiedad
4.2.6.2. Satisfacción del Cliente
Conocer la satisfacción de los clientes en una organización debe ser el principal objetivo por diferentes razones:
1. Conocer qué se está haciendo bien en nuestra empresa. 2. Conocer y mejorar lo que se está haciendo mal.
3. Oportunidad para mejorar ciertos procesos, áreas de nuestra empresa.
4. Detectar nuevas oportunidades para vender productos y servicios asociados a los que 5. ya realiza nuestra empresa (ventas cruzadas).
Por ello para determinar el nivel de satisfacción del cliente anualmente se aplica una encuesta de satisfacción mediante la aplicación del formato de Encuesta (Ver Anexo N°19).
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4.2.6.3. Auditorías Internas
Tiene por objetivo, programar, planificar y ejecutar de manera sistemática la evaluación del Sistema de Gestión, con la finalidad de evaluar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y concluir si este es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión.
Las auditorías internas se realizan por lo menos 1 vez al año, de acuerdo con lo establecido en el Programa Anual de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, esta auditoría interna está basada en las normas internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e OHSAS 18001:2007 y la normativa nacional vigente. Es realizada por personal capacitado de la organización (que cuente con certificado de auditor interno de la trinorma). Las auditorías internas son realizadas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Auditorías.
a. Selección de Auditores
Organiza y designa al personal que participa en la Auditoria. Los equipos organizados pueden estar conformados por personal interno o externo que tengan calificación apropiada para realizar Auditorías y que no tengan compromiso directo con la actividad a Auditar. Deben cumplir con el requisito de Auditor Interno, antigüedad en la empresa no menor a un (01) año, y que haya pasado una Auditoria de Certificación como Auditada.
b. Planificación de Auditoría
Elabora, de preferencia en coordinación con los Auditores Internos seleccionados, el “Plan de Auditoría Interna” (Ver Anexo N°35) en el que establecen el alcance (procesos, áreas, etc.), los objetivos de la Auditoría, la fecha, hora e itinerario de la Auditoria, los Auditores y los Auditados.
El equipo Auditor antes de la Auditoria realiza un estudio preliminar de la documentación del proceso o procesos a Auditar. Luego se completa el registro “Plan de Auditoría Interna”. De preferencia, con cinco días útiles de anticipación, el Representante de la Dirección, comunica vía correo electrónico o física a los responsables del proceso o procesos, el “Plan de Auditoría Interna” para su conocimiento y difusión a todo el personal involucrado.
c. Ejecución de Auditoría
Antes de iniciar una auditoría, el Auditor Líder explica a los Auditados el objetivo de la Auditoria y la metodología a seguir. Durante la Auditoria, los Auditores proceden a recoger evidencias del Proceso Auditado, a través de entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de registros, con la finalidad de verificar la implementación del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y su Eficacia.
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Durante la auditoria los auditores pueden apoyarse mediante el uso del formato de Lista de Verificación de los puntos que se van a auditar (Ver Anexo N°28)
d. Cierre de Auditoría
Al final de la Auditoría, efectúa la reunión de cierre con la agenda siguiente:
Agradecimiento a los Auditados.
Recapitulación del objetivo, alcance y criterios de la Auditoría.
Reporte de fortalezas y debilidades de cada proceso así como las no conformidades y observaciones detectadas, destacando la importancia de cada una y la necesidad de acciones correctivas.
Preguntas y respuestas.
El Jefe del área Auditada deberá estar obligatoriamente presente en la reunión de cierre y en lo posible todos los Auditados. El Auditor Líder acordará la fecha de entrega del Informe de Auditoría Interna. Los asistentes deberán firmar el registro “Lista de Asistencia” que archiva el Sub Gerente del SIG y Procesos.
e. Informe de Auditoría
Los Auditores Internos en conjunto con el Auditor Líder preparan el “Informe de Auditoría Interna” (Ver Anexo N°27) en el que resume los datos principales del evento: objetivo, alcance, equipo Auditor, fecha, Resultados o Hallazgos de Auditoría que pueden ser calificados en: No Conformidades, Observaciones y Oportunidades de Mejora.
El Informe deberá tener las siguientes características:
a. El contenido deberá ser informativo, completo, exacto y preciso. b. La redacción deberá ser legible, concisa, clara y entendible.
En caso de no existir Observaciones o No Conformidades en el proceso de Auditoría del Sistema de Gestión Calidad, de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (ISO 9001:2015, OHSAS 18001:2007 e ISO 14001:2014), para un proceso en cuestión, se indicará en el informe y la Auditoría se da por terminada. En caso contrario, se inicia el proceso de implementación de las acciones correctivas y su seguimiento.
Anualmente se programan auditorías internas para revisar el mantenimiento y progreso del Sistema Integrado de Gestión, esta programación se realiza mediante el Formato de Programa de Auditoria (Ver Anexo N°26).
f. Gestión de No Conformidades
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Las No Conformidades detectadas en la Auditoría Interna son agrupadas de acuerdo su naturaleza.
Se comunica el registro mediante correo electrónico o notificación dirigido al responsable del proceso donde se originó la No Conformidad, para su levantamiento.
4.2.6.4. Revisión por la Dirección
La responsabilidad de la revisión del Sistema Integrado de Gestión recae sobre la Gerencia General.
Se debe revisar el Sistema Integrado de Gestión por lo menos una vez al año para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua, determinando si fuera el caso oportunidades de mejora o la necesidad de efectuar cambios.
Se establece para la Revisión por la Dirección los siguientes elementos de entradas:
Los resultados de las auditorías internas y evaluación de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización tenga suscrito.
Los resultados del proceso de consulta o participación.
Comunicaciones relevantes con las partes interesadas externas, incluidas las quejas. Los indicadores del desempeño del Sistema de Gestión SSOMA.
El grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
El estado de la investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas.
El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones llevadas a cabo.
Cambio de las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros
requisitos relacionados a Seguridad y Salud en el Trabajo.
Las recomendaciones para la mejora continua.