Cuando hablamos de procesos administrativos debemos entender primero el concepto, el cual nos indica que el proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios a los fines que se desean alcanzar.
El proceso administrativo se compone de cuatro funciones, las cuales citamos a continuación con su respectivo significado, el cual fue consultado de la página Web elprisma.com en la cual nos indica que:
Planeación.- “Es responder por adelantado a las preguntas qué, cómo, cuando y quién estará encargado de hacer cierto proceso dentro de la microempresa. La planeación hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; ya que el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y siempre existirán factores fuera de control que pueden
interferir con los planes mejor trazados”33.
En la microempresa “ROQUE” se va a planificar con anticipación el pedido de proveeduría a los respectivos proveedores, para todos los productos que la microempresa tiene dentro de sus inventarios, se va a utilizar niveles de stock standard, mínimo, máximo y de seguridad, así como también de pedidos óptimos.
En la microempresa se va a instalar un sistema contable, en el mismo se va a tener una manera para controlar los niveles de los inventarios, la misma que a medida se van vendiendo los artículos se nos van descargando del sistema, así mismo al momento que se llegue a tener niveles bajos de inventarios, el sistema nos va a reflejar una alerta para saber que se está llegando al stock mínimo de cada producto y así poder realizar el pedido correspondiente, los datos que se toman para los ejemplos son datos
proporcionados por la microempresa, la manera como se va a determinar los stocks es la siguiente:
Se mantendrá un Inventario Promedio dentro de la empresa, este stock es el que se
va a mantener habitualmente en la microempresa para satisfacer los requerimientos de la demanda de productos por parte de los clientes, este se deberá mantener constante durante un periodo de un mes.
Ejemplo:
Al tener una venta anual de 2500 artículos a un costo de ordenamiento de $ 0,75 centavos, se puede determinar el inventario promedio dentro de la microempresa “ROQUE” con la siguiente fórmula:
2
e S mQ
S
S
Donde: Ss = Stock de Seguridad
Qe = Cantidad que se pide en cada reaprovisionamiento.
2 200 10 m S
S
m
110
También se va a utilizar Stock Mínimo dentro de la microempresa, lo que quiere
decir que, mantener un stock en este punto pone en riesgo la comercialización de los productos, debido a que si no existe la cantidad solicitada puede existir una insatisfacción del cliente.
Ejemplo:
Con la venta anual de 2500 artículos, 208 mensuales, 6 diarios, se puede determinar que la cantidad mínima con la que se debe contar en la microempresa es:
S
A
S
S
Smin
Donde: SA = Punto de Pedido Ss = Stock de Seguridad
10
214
min
Se llevara Stock Máximo, este nos indica el máximo nivel de stock que puede tener almacenada una empresa, si se mantiene estos niveles de stock puede existir una sobre utilización del espacio físico del local, también puede retrasar los tiempos de atención al cliente y los costos para mantener un excesivo inventario son altos. Se calcula tomando en consideración los criterios propios de cada empresa (costos de almacenamiento disponible, tasa de servicio, etc.).
En la microempresa se mantendrá un nivel de stock máximo de 200 unidades de cada artículo, ya que el espacio físico se reduce y no permite la movilidad dentro del local, con esto vamos a optimizar el tiempo de atención al cliente y no entrar en gastos excesivos para mantener toda la mercadería en la bodega.
El Stock de Seguridad, que también se va a implementar en la microempresa es el
más importante, ya que es aquel que se mantiene para satisfacer un requerimiento especial que no haya sido considerado en la demanda prevista, el mantenimiento de un stock adicional por parte de la empresa tiene por objetivo reducir al máximo la posibilidad de quiebres de stocks y una venta reprimida. Se va a mantener un stock de seguridad de 10 artículos para poder mantener el giro del negocio hasta la llegada del nuevo pedido.
Fuente: www.pwc.com/es
Se va a utilizar también niveles de Pedido Optimo, que es el cálculo que se hace con
el fin de minimizar los costos de renovación y de almacenamiento, permitiendo mantener un nivel adecuado de existencias para el funcionamiento de la microempresa. Los costos de renovación aumentan con la cantidad de pedidos y así
mismo disminuyen con el nivel de existencias. La sumatoria de ambos costos es el costo total, por lo que el objetivo es buscar el equilibrio entre ambos costos de manera que el resultado de la suma sea mínimo.
Ejemplo:
D
D
S
S
A
S
m
Donde: Ss = Stock de Seguridad Dm = Demanda Media
D = Plazo medio de reaprovisionamiento
20
208
10
AS
S
A50010
Organización.- “Se trata de determinar que recurso y actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la microempresa. Luego se debe diseñar la forma de crear la estructura de los departamentos que van a existir en la empresa. De la estructura establecida se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad asignada a cada puesto. El resultado al cual se llegue con esta función es el establecimiento de
una estructura organizativa dentro de la microempresa”34.
En la microempresa se organizará las funciones que los directivos y empleados realizarán dentro de la misma para poder tener resultados positivos a futuro y obtener un crecimiento que permita llegar a ser una empresa competitiva no solamente en el sector al que se encuentra enfocado actualmente, sino también poder ampliar nuestro mercado para crecer como empresa.
Para esto es necesario tener una estructura organizativa bien definida dentro de la microempresa, esto para poder tener claras cuales son las responsabilidades de cada persona y cuáles son sus funciones dentro de la microempresa.
Dirección.- “Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la microempresa, esto implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales que se desarrollen dentro de la empresa. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicación”35.
Para poder tener directivos que puedan motivar al personal a su cargo, es necesario tener talleres de capacitación para los mismos, los cuales se van a realizar mensualmente con colaboración de personal especializado en la materia de recursos humanos y motivación de prestigiosas empresas.
Los directivos de igual manera deben conversar con los empleados en los talleres que se realizaran periódicamente en centros de relajamiento y dispersión, estos talleres se realizaran como integración y para que los directivos de la microempresa puedan entender como es su modo de trabajo e indicarles cómo piensan influir sobre los empleados para que trabajen de mejor manera y arrojen buenos resultados.
En estos talleres se les enseñara a los directivos que no por estar a cargo de un departamento se van a convertir en personas que no conversen con sus empleados, que no tienen acceso a escuchar los problemas que tengan en lo laboral, las inquietudes que muchas veces surgen en el trabajo, ya que al realizar estas actividades se logrará que exista una buena relación entre empleado y su respectiva jefatura.
Control.- “Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, nos indica donde existen desviaciones con los estándares y nos ayuda a corregirlas. El control facilita la consecución de los planes trazados, aunque siempre la planeación debe haberse realizado antes del
control”36.
En todo proceso administrativo debe existir un control o una retroalimentación, la cual nos va a permitir revisar los errores cometidos en los procesos anteriores y corregirlos sobre la marcha, esto para no perjudicar las metas y aspiraciones que la empresa tenga trazadas a futuro.
El control se lo debe realizar diariamente, ya que en el caso de la microempresa “ROQUE” se está en contacto permanente con dinero y con mercadería que se vende muy rápidamente, por lo que el control antes, durante y después de la venta de los artículos es primordial para un mejor manejo de la empresa. Se establecerá dentro de las políticas de la microempresa el depósito diario de los valores acumulados el día anterior por concepto de la venta de mercaderías y la prestación de servicios, se abrirá una cuenta de ahorros en una entidad financiera, la cual nos va a permitir revisar los movimientos realizados diariamente, y con esto poder tener cuadrada nuestra contabilidad.
La persona encargada del departamento de ventas será la encargada de realizar la papeleta de depósito con los valores exactos de las ventas del día anterior, la gerencia general será la encargada de verificar según el sistema que el depósito haya sido realizado de acuerdo con los valores indicados, también se encargará de la verificación en el sistema de la microempresa así como en la página Web de la entidad bancaria en donde se tenga la cuenta.
Por lo tanto, en conclusión, para la microempresa “ROQUE” se va a aplicar este proceso administrativo para poder establecer funciones y responsabilidades entre los directivos y empleados que laboran dentro de la misma.
En el actual capítulo se encuentran detalladas las funciones y responsabilidades que se tendrán en cada departamento al implementar nuestra tesis, así como también se va a poder establecer si se necesita de más personal dentro de la misma para poder desempeñar las funciones de una manera independiente.