Luego del análisis FODA, analizar las causas de la gestión deficiente de proveedores de transporte de una empresa de servicios petroleros.
Diagrama de Ishikawa
Figura 8. Diagrama de Ishikawa. Fuente: Propia.
Elaboración: Propia.
Mano de obra
En cuanto al equipo de trabajo existen muchas situaciones internas que afectan el rendimiento de los empleados más aún se presentan como por ejemplo: por falta de capacitación al personal, desconocimiento de los procesos y sistemas de la empresa. Asimismo, debido a la contracción del sector que se sufrió en el 2017, se ha reducido la cantidad de personas lo que generó una disminución en la capacidad operativa. Es necesario indicar que no existe una coordinación con las demás áreas como operaciones o importaciones.
Método
Se puede apreciar que la gestión actual de proveedores tiene falencias como falta de planificación de la demanda de servicios de transporte, tener un proceso de registro de proveedores complejo, que ocasiona que pocos proveedores puedan registrase, un proceso de selección inadecuado y muy subjetivo y finalmente la evaluación de desempeño a los proveedores es ineficiente y no cumple el objetivo.
Maquinaria
Los proveedores de servicios de transporte son nuestra maquinaria, dado que se terceriza este servicio. Como se mencionó existen pocos proveedores autorizados para participar de los procesos de selección que finalmente se traduce en un alto poder de negociación de los actuales proveedores con tarifas caras.
Materiales
El mayor problema que puede enfrentar la operación es un incidente de desabastecimiento en una operación petrolera, sobre en todo en zonas de Selva donde el costo por día de operación representa alrededor de US$ 200.000. Es vital tener los suministros a tiempo en las bases con la finalidad de no incurrir en penalidades que puedan afectar el desempeño financiero de la empresa. Se ha detectado que operaciones no planifica el nivel de inventarios en las bases, lo que ha generado sobre inventarios paralizados en las bases. Además, como hay trazabilidad de los servicios de transporte activos se generan demoras en los flujos de actividades.
Medio Ambiente
Factores a nivel local como las consecuencias de las lluvias en la zona norte del país producto del Fenómeno del Niño, así como las huelgas y conflictos sociales que actualmente ocurren en Talara y Pucallpa, la lejanía de los proyectos en zonas inaccesibles, el estado de las carreteras se traduce en el retraso de la entrega de los materiales a los almacenes, afectando a la actividad que realiza la empresa y ocasionar retrasos en las operaciones directas en los pozos petroleros de los clientes.
Por lo tanto, con el fin de dar continuidad a las operaciones, la empresa mantiene altos niveles de inventario dado el alto riesgo de no tener el stock suficiente para afrontar la operación existente.
Luego de realizar un análisis causa efecto, se ha determinado analizar el proceso de registro complejo de proveedores, la falta de planificación de la demanda del servicio de transporte, el proceso de selección deficiente y la falta de evaluación de desempeño de los proveedores adecuado como problemas específicos que ayudaran a resolver el problema general de la gestión deficiente de proveedores de servicio de transporte de una empresa de servicios petroleros.
Medición
Los indicadores de evaluación de desempeño no permiten evaluar adecuadamente a los proveedores, además no se hace mediciones sobre los sobrecostos que se generan por atender los pedidos urgentes o no planificados.
Todos estos factores influyen en la gestión ineficiente de servicios de trasporte; sin embargo, se ha determinado en esta investigación analizar los problemas relacionados a la falta de planificación de la demanda de servicios de transporte, al proceso de homologación de proveedores y al proceso de selección y como esto influye en el desempeño logístico de los proveedores.
Planificación de la demanda de servicios de transporte
En cuanto a la planificación de la demanda de servicios de transporte, se menciona que actualmente la empresa no realiza este proceso, por lo cual se realizan muchos pedidos urgentes sin planificación que cada vez son más frecuentes. Además, como hay poca disponibilidad de proveedores para cubrir estos pedidos urgentes se ha preferido tener altos niveles de inventarios en las bases.
Pedidos urgentes
Actualmente se generan solicitudes de transporte de material urgentes, que tiene costos muchos más altos que un pedido normal. Como lo indicado en la tabla 8, el 68% del transporte realizado en enero a junio del 2018, fueron pedidos urgentes, de los cuales el 66% se realizan a través del servicio “Call out” que representa US$
159,745.59, que son los servicios que más sobrecostos generan. Los altos costos se generan por:
a) La falta de disponibilidad de transportistas con tarifas negociadas, se elige las opciones disponibles para atender el servicio, cuyas tarifas son mayores y se terminan por aceptar por la criticidad, se calculó que el sobrecosto representa el importe de US$ 12,261, igual al 7.68% de los gastos de transporte del último semestre.
b) Para que los equipos y materiales lleguen a destino a tiempo, se solicita al transportista conductores adicionales que permitirán la entrega en el menor tiempo posible para las rutas de Lima-Talara y/o viceversa y Lima-Pucallpa y/o viceversa, se calcula el importe de US$ 9,260.45 que representa el 5.8% de los gastos de transporte del último semestre.
La oportunidad de ahorro representa el 6% del total del gasto actual de servicios de transporte. El transportista contando con el requerimiento de transporte con anticipación, podría planificar las rutas y tener disponibilidad de la unidad, asimismo no sería necesario contratar conductores adicionales para culminar el servicio antes de los tres días, que es el tiempo estimado para ambas rutas.
Tabla 7: Información registro de servicios de transporte de Enero a Junio 2018.
Fuente: Información registro de servicios de transporte de Enero a Junio 2018. Elaboración: Propia.
Inventarios
Es necesario realizar un breve análisis del nivel de inventarios actual cuando hablamos de planificación de la demanda de servicios de transporte. Los materiales se encuentran almacenados en Lima y en las bases de Talara, Iquitos y Pucallpa.
La empresa ha definido sus inventarios categorizándolos en materiales críticos y no críticos en función a la retroalimentación de la gerencia de operaciones y de los jefes de campamento que colaboraron en realizar el trabajo de categorización. El criterio principal fue de los ítems críticos es que sin ellos la operación se detendría en 12 horas.
El valor del inventario paralizado para el primer semestre 2018, asciende a US$ 2,502,792.09, de los cuales el 36% corresponde a materiales críticos; el 64% restante (US$ 897,374.61) corresponde a materiales en los cuales se pueden gestionar y aplicar estrategias de abastecimiento, clasificados como no críticos.
De este 36% de materiales críticos, la categoría de químicos representa un
gasto de US$ 454,829.13 que corresponde al 51% del total del inventario de
materiales críticos. Lo que significa que el 21% del costo del inventario total pertenecen a los químicos. La mayoría de este inventario está destinado a almacenarse como disponible y tiene un alto riesgo de obsolescencia o pérdida por tener fecha de caducidad.
Tabla 8: Empresa de servicios petroleros, Enero a Junio 2018.
Empresa de servicios petroleros, información de Enero a Junio 2018. Item
% del Total del
gasto Costo
Total gasto transporte 1er semestre 2018 100.00% $ 357,078.09
Monto pedidos urgentes transporte 67.83% $ 242,197.20
Monto transporte por Call out (que generan
sobrecostos) 13.47% $ 159,745.59
Fuente: Empresa de servicios petroleros, información de Enero a Junio 2018. Elaboración: Propia, 2018.
Los materiales de la empresa se localizan en diferentes almacenes de acuerdo a las 06 líneas de negocio o segmentos. Cada uno de estos segmentos tiene sus materiales en los 04 almacenes localizados en Lima, Iquitos, Pucallpa y Talara, en el cual hay materiales críticos y no críticos activos y consumibles. (Ver figura 9)
Se menciona que el almacén de Lima, es solo de tránsito y es donde se recepcionan los equipos y materiales de importación de los diferentes segmentos para su posterior distribución a las diferentes bases y locaciones.
Del gráfico se observa que en dos de los cuatro almacenes se concentra más del 80% del total del inventario, material que se queda en stock por lo menos un día.
A continuación, se muestra la distribución del inventario a junio del 2018, de acuerdo a cada segmento y como porcentaje del total del costo en inventario por segmento.
Categoria
Número
de Parte Cantidad Descripción del producto Total % Total %
Químicos S018 861,000.00 S018, 16/30 MESH SAND 132,852.30 14.81% Químicos S020 590,900.00 S020, 20/40 MESH SAND 94,279.26 10.51% Químicos J576 58,080.00 J576 WATER GELLING AGENT 92,972.29 10.36% Químicos D929 6,911.23 ASTM TYPE I CEMENT D929 57,812.29 6.44% Químicos J610 3,267.00 CROSSLINKER J610 32,408.64 3.61% Químicos L055 1,233.50 L055, CLAY STABILIZER 27,260.35 3.04% Químicos J580 14,395.00 GELLING AGENT 17,244.00 1.92% Otros 101148863 2,237.00 CHARGE, 4505 POWERJET NOVA, HMX 78,036.82 8.70% Otros H447851 2,190.00 CHARGE, 1.69 POWER SPIRAL ENERJET, HMX 43,970.38 4.90% Otros H447419 1,843.00 CHARGE, 2 1/8 POWER SPIRAL ENERJET, HMX 38,684.57 4.31% Otros B077566 6.00 COLLIDING TOOL HMX 2.25 4000F 32,681.72 3.64% Otros B078469 6.00 COLLIDING TOOL HNS 1.375 5000F 31,013.64 3.46% Otros 100582129 15.00 CARR/TUBE, 120[4,72] PURE, 5/7 2, 20FT 17,805.00 1.98% Otros B077055 4.00 COLLIDING TOOL HMX 1.79 4000F 16,503.00 1.84%
Otros Otros 183,820.34 20.48% $897,344.60 100.00% 454,829.13 51% Total 49% 442,515.47
Figura 9. Distribución del costo del inventario según segmento.
Fuente: Empresa de servicios petroleros. Elaboración: Propia.
Realizando un análisis por segmento vemos que ALS, tiene en promedio 489 días de almacenamiento para materiales críticos, REW, 8 días y WSV, 82 días. Los tiempos altos de aprovisionamiento, se debe a que no se realiza la planificación de la demanda de los materiales y debido a la lejanía de los proyectos ubicados en la Talara o en pozos en selva prefieren tener stock en lugar de hacer el pedido de compra para consumo inmediato.
Asimismo, se encontró que los productos químicos, que son los más críticos, tienen un tiempo promedio de 82 días en inventario (Segmento WSV).
ALS