CAPÍTULO III: PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
Flujograma 3. Factura de venta
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Para llegar a la factura de venta se presenta un cierto proceso en donde el vendedor oferta los productos o servicios y el cliente los adquiere para satisfacer sus necesidades, dentro de esto se emite un comprobante de venta mismo que debe ser autorizado por el servicio de rentas internas, dando paso al despacho de la mercadería adquirida, si los productos son de conformidad del cliente y no existe ninguna devolución, se procede al cobro de esta factura de venta para luego seguir con el proceso contable.
Facturas de compras Flujograma 4. Factura de compras
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Las factura de compras se la obtiene el proceso del pedido de la mercadería que se realiza a los proveedores, luego de ello se recibe las mercaderías para su verificación
Cliente Vendedor Pedido de mercadería Proceso de facturación Orden de despacho de mercancía Devolución Venta Nota de crédito Cuentas por cobrar Proceso contable Inicio Proveedor Entrega de mercadería Cumple con lo requerido por el cliente Recibe factura de compra Respectivo registro Emisión del comprobante de retención Cancelación de factura Emisión del pago Acuerdo de pagos Fin No Si Convenios de compras
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si estas cumplen con los requerimientos que se hacen al proveedor se recibe la factura para emitir el respectivo comprobante de retención, luego de ellos se hace un convenio de compras mismo que se establece las formas de pago, dando lugar a la emisión de los pagos y a la cancelación de las facturas finalizando de esta manera las compras a los proveedores.
Notas de Crédito Flujograma 5. Notas de Crédito
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Las notas de crédito son un documento comercial utilizado para el registro de las devoluciones y descuentos de una venta ya sean realizadas mediante una nota de venta o una factura cabe mencionar se debe tomar en cuenta cuando se realiza una nota de crédito esta debe ser reportada al servicio de rentas internas, así como también estas no son efectos para e calculo d la retención en la fuente, el servicio de rentas recomienda que no se emita notas de crédito en exceso, es preferible que si hay un descuento o una devolución no realizado sobre la ventase recomienda anular la factura de venta y emitir nuevamente una nueva factura, las notas de crédito no solo tiene incidencia en los reportes para el servicio de rentas internas sino que también son económicos, siempre y cuando la factura este dentro del mismo mes y si el cliente no ha emitido la retención en la fuente.
Factura de venta Devolución o descuento en ventas Notas de venta Emisión de Nota de crédito Reportar al SRI la emisión de la N/C Fin
49 Preparar y presentar informes tributarios
Flujograma 6. Preparación y presentación información tributaria
Elaborado por: SuleymaLisseth Pantoja Hernández
La tributación es una obligación que tienen todos los contribuyentes que realizan actividades económicas licitas ya sean estas comerciales o de servicios, con el fin de dar cumplimiento a estos deberes ante el servicio de rentas internas una vez que se registran los movientes contables se realiza la declaración del IVA en el formulario 104, la declaración de retenciones en la fuente en el formulario 103, la declaración de impuesto a la renta en el formulario 101, y la declaración de pago de anticipo de
Declaración de Impuesto al valor agregado Declaración de Retenciones en la fuente Declaración de Impuesto a la Renta Pago de Anticipo a la Renta Presentar Anexos Anexo de gastos personales Anexo transaccional simplificado Anexo impuesto a la renta RDEP Preparar informes
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impuesto a la renta en el formulario 106, de la misma manera se realiza la presentación de los anexos mismos que presentan la información detallada de los movimientos.
Anexo de gastos personales, De acuerdo a la Resolución NAC-DGERCGC11-00432 deben presentar la información relativa a los gastos personales, correspondientes al año inmediato anterior, las personas naturales que en dicho período superen en sus gastos personales el 50% de la fracción básica desgravada de Impuesto a la Renta vigente para el ejercicio impositivo declarado, la cuantía máxima de cada tipo de gasto no podrá exceder a la fracción básica desgravada de Impuesto a la Renta en: Vivienda: 0,325 veces; Educación: 0,325 veces; Alimentación: 0,325 veces; Vestimenta: 0,325 veces; Salud: 1,3 veces,
Anexo transaccional simplificado de acuerdo a la Resolución NAC-DGERCGC12- 00001 los contribuyentes deben presentar un reporte detallado de las transacciones correspondientes a compras, ventas, exportaciones y retenciones de IVA y de Impuesto a la Renta. Los contribuyentes que deben presentar esta información son los siguientes:
Contribuyentes Especiales,
Instituciones del Sector Público,
Auto impresores,
Quienes soliciten devoluciones de IVA, (excepto tercera edad y discapacitados)
Instituciones Financieras,
Emisoras de tarjetas de crédito,
Administradoras de Fondos y Fideicomisos.
Quienes posean autorización de emisión electrónica de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención.
Las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad.
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, cuyos ingresos brutos anuales o costos y gastos anuales del ejercicio fiscal inmediato anterior,
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hayan sido superiores al doble de los montos establecidos para que se genere la obligación de llevar contabilidad.
Anexo RDEP
Cabe recordar que las sociedades, públicas o privadas y personas naturales, en su calidad de empleadores y por tanto agentes de retención para efectos de impuesto a la renta, deberán presentar la información relativa a las retenciones en la fuente del impuesto a la renta de ingresos del trabajo bajo relación de dependencia realizadas a sus trabajadores.
Pago de beneficios sociales Flujograma 7. Pago de beneficios sociales
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Los beneficios sociales son derechos de los trabajadores una vez que estén afiliados a la seguridad social, son de carácter obligatorio, tienen derecho al cobro de horas extras y suplementarias en el caso de existirlas, estas son calculadas luego de la jornada ordinaria de trabajo teniendo un recargo del 50% sin exceder las horas
Décimo tercer y cuarto sueldo Afiliación a la seguridad social Horas extras y suplementaria s Fondo de reservas
Licencia por maternidad y paternidad Vacaciones anuales
Pago de utilidades No
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establecidas por la ley, el pago del décimo tercer sueldo se paga en diciembre como bono navideño y el décimo cuarto sueldo se cancela hasta el 15 de agosto es una bonificación escolar, el tiempo de periodo de maternidad y paternidad es obligatorio para los trabajadores en el caso de maternidad la licencia es de 12 semanas y la paternidad es de 10 días siempre y cuando esto sea respaldado mediante un certificado médico, de la misma manera las vacaciones anuales se dan cuando el trabajador ha cumplido un año de laborar en la empresa tienen derecho obligatorio de vacaciones son por un periodo de 15 días, las vacaciones pueden acumularse hasta 3 años y ser gozadas al 4to año, cabe mencionar que son remunerados, las utilidades se calculan cuando la base imponible supere los 10.410 dólares, siendo obligados la declaración del impuesto a la renta y por ende a la distribución de las utilidades.
Pago del rol de pagos Flujograma 8. Pago de rol de pagos
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández Inicio Contiene errores o no Cancelación de Rol de pagos Fin No Si Reportes de las horas ordinarias y extraordinarias de cada trabajador Revisión y cálculo de reportes Enviar reporte al departamento RRHH Se imprime y revisa la nómina de trabajadores Entrega de nómina al departamento financiero
53 Tabla 5. Rol de Pagos
SUPERMERCADO VIVERES BASTIDAS
ROL DE PAGOS INDIVIDUAL
EMPLEADO: Sandra Martínez
CARGO: Cajera
INGRESOS DESCUENTOS
Sueldo Básico 381,94 Aporte al IESS 78,68
Horas extras 25,00 Préstamo quirografario 125,00
Comisiones 100,00 Préstamo y anticipos Supermercado 50,00
Total ingresos 506,94 Total descuentos 253,26
Total a Pagar 253,68
Recibí conforme
C.I.:0401768588
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Un paso importante de la gestión contable es el cumplimiento en el pago a sus trabajadores ya que son parte fundamental de una empresa ya que gracias a ellos se da el desarrollo y crecimiento de una empresa, por tal motivo se debe cancelar los roles de pago a las fechas acordadas con los trabajadores esto es también una motivación para sus colaboradores, el rol de pagos se calcula según el reporte de cada trabajador dependiendo las horas ordinarias y extraordinarias, una vez realizado este reporte se envía al departamento financiero para que se efectué los pagos tal como detalla los roles de pago, estos pagos se pueden dar quincenal o mensualmente, este es un documento interno que la empresa realiza para el pago a sus empleados.
Forma de llevar los registros contables
Los libros contables se deben llevar de una manera organizada y sistemática tomando en cuenta lo siguiente:
El orden y la fecha de las operaciones no se pueden alterar en los respectivos asientos.
54 No se pueden dejar espacios en blanco.
No se debe poner asientos al margen o enmiendas.
Cualquier error u omisión se llevará en un asiento distinto en la fecha que se encuentre el error.
Los libros deben ser íntegros, sin alteraciones ni mutilaciones.
Estado de situación inicial
Es el informe que refleja la agrupación de varias cuentas de activo que son los bines y derechos, pasivo son las deudas y obligaciones y patrimonio que consta de bienes, derechos y obligaciones de la empresa, este informe determina la situación económica de la empresa, este informe permite comparar los resultados con otros ejercicio anteriores y observar su evolución en el patrimonio, también se puede decir que el balance de situación inicial muestra la liquidez de sus activos y el periodo en que las obligaciones se vencen ya que estas pueden ser a corto y largo plazo.
El estado de situación inicial se estructura en activos corrientes que son inventarios, efectivo y bancos que se circulan antes de un año, los activos no corrientes son recursos con una duración permanente superior a un año, de la misma manera los pasivos también se dividen en corrientes son las deudas y obligaciones a corto plazo, los activos no corrientes son las deudas y obligaciones a largo plazo y por ultimo está el patrimonio que implica las aportaciones, los beneficios una vez realizado este informe se puede dar una análisis dependiendo si resultado se obtendrá una pérdida o una ganancia del ejercicio económico.
Libro diario
Este es el primer registro que se lleva a cabo en base a la documentación fuente su registro debe ser en forma ordenada con las fechas en las cuales se realizaron los movimientos de la empresa, la documentación fuente es el respaldo de estas transacciones.
Este libro sirve para el registro de todos los ingresos y egresos efectuados por la empresa en el orden en el que se va realizando en el periodo contable, este libro debe ser llevado en forma obligatoria por todas las entidades mismo que debe ser sellado , empastado y foliado, para su creación se debe tomar en cuenta la fecha de cada transacción, las cuentas involucradas en la transacción, el importe de la operación, y su breve explicación de la transacción, en el registro contable debe existir igualdad en los valores que constan en el libro diario, esto permite conocer los saldos de las cuentas.
55 Libro mayor
Es el segundo registro contable en el cual se presenta todas las cuentas y movimientos que constan el libro diario conociendo el saldo de cada una de las cuentas, para el procedimiento de este informe se debe tomar en cuenta las cuentas y valores del libro diario, es decir los valores del debe pasan al debe del libro mayor y las del haber pasan al haber del libro mayor con el fin de conocer los saldos reales, existen dos tipos de mayores que son los principales y los auxiliares, por cada una de las cuentas y subcuentas se debe apertura un libro mayor.
Balance de comprobación
Este balance es interno de la empresa en el cual se registran las cuentas mayores con los movimientos totales del debe, del haber y los saldos respectivos, el cual permite verificar el cumplimiento de la partida doble, este informe permite al contador realizar un análisis de las cuentas y verificar si los saldos son correctos y la confiabilidad del balance no está en el cuadre, sino que las cuentas reflejan la verdadera situación económica financiera de la empresa.
El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad aplicada dentro de la empresa está muy bien organizada, cabe mencionar que este balance debe contar con una estructura clara, concisa y fácilmente comprensible.
Ajuste contables
A medida que transcurre el período contable se consumen algunos activos, se causan ingresos que aún no se han cobrado y gastos que aún no se han pagado, por lo que no se han registrado estos movimientos es necesario que al final de un periodo contable se revise los saldos de las cuentas y verificar si se refleja los saldos reales que se expresan a la fecha.
Los ajustes contables se deben registrar en el momento en que se detecte un error u omisión en el registro contable, en otros casos también se registran los ajustes por provisiones de cuentas incobrables, regulación de cuentas de mercaderías y son registrados al final del ejercicio económico.
56 Estados financieros
Flujograma 9. Informes contables
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Los estados financieros son reportes que reflejan razonablemente la situación financiera y económica de una empresa estos informes son necesarios para la toma de decisiones, para evaluar la gestión de solvencia y liquidez, así como conocer las características y el origen de los recursos y determinar su desarrollo empresarial, la
Estado de evolución del
patrimonio Balance general
Nota a los estados financieros Estado de resultados Estado de flujo de efectivo Estados Financieros Impresión y presentación de los informes
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presentación y elaboración de los estados financieros es del departamento de contabilidad.
La elaboración de estos estados sirve para evaluar el rendimiento de una empresa y permite a los empresarios o dueños de los negocios tener una comprensión clara y precisa de la situación financiera de la empresa dentro de los estados financieros básicos se tiene el balance general, estado de resultados, estado de evolución del patrimonio, estado de flujo del efectivo, estos son instrumentos para evaluar la empresa.
Balance general
Es un informe que demuestra la situación financiera de la empresa en un determinado período de tiempo, mismo que está conformado de activos que son los bienes, valores y derechos que posee una empresa, el pasivo hace referencia a las deudas obligaciones que la empresa ha contraído, y el capital o patrimonio que se conforma por las aportaciones de los socios o accionistas, su presentación puede ser en forma horizontal o vertical.
Este documento refleja cuantitativamente y en términos monetarios las operaciones que realiza la empresa, este proceso muestra la evolución de la empresa, es un reflejo de lo que se tiene y de lo que se debe resultado de esto da un capital.
Estado de resultados
Es un informe financiero que presenta de manera ordenada y clasificada de los ingresos, costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado de tiempo, brindando una visión de cuál ha sido el comportamiento de la empresa, y saber si se está generando una utilidad.
Para la presentación del estado de resultados se toma en cuenta la forma vertical en donde primero se plasman los ingresos, luego los gastos y por último se determina la utilidad o pérdida del ejercicio, su objetivo principal es medir el desempeño operativo de la empresa.
Estado de flujo de efectivo
Es un estado financiero en el cual se refleja el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación, el objetivo del estado de flujo es determinar la capacidad de para general el efectivo que permita cumplir con las deudas y obligaciones que tienen la empresa, y pretende la detección de donde ingresan los dineros a su vez programar todos los pagos.
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Para su elaboración se requiere la información de dos estados financieros que son el estado de resultados y el balance general, también se recomienda el método directo el cual presenta con claridad las entradas y salidas de efectivo este método ayuda a determinar la capacidad de generación futura de efectivo.
Estado de evolución del patrimonio
Este informe permite conocer las causas de los cambios de las diferentes partidas del patrimonio, suscitadas en todas las cuentas que conforman el patrimonio con el fin de tomar decisiones controlar estas cuentas.
El propósito del estado de evolución del patrimonio es dar a conocer a los socios o accionistas el valor actual de sus aportes de capital, sobre el cual ellos pueden tomar decisiones de aplicación o reducción de este capital, así como también decidir el destino de las utilidades generadas durante el ejercicio económico.
Cierre de un ciclo contable
Al finalizar el ejercicio económico se da paso al cierre de las cuentas de gastos e ingresos esto con el fin de determinar la utilidad neta del ejercicio económico, el resultado final de la cancelación de estas cuentas se las debe llevar a la cuenta del patrimonio ya que si es una perdida este disminuirá y si es una ganancia al contrario este aumentara.
Análisis de los informes
Los informes contables comprenden los estados financieros mismos que son presentados al final del ejercicio económico que por lo general las empresas lo manejan del 1 de enero al 31 de diciembre, los informes contables se realizan con los datos del estado de situación inicial, el libro diario y el libro mayor, y una vez realizado las obligaciones tributarias, con esta información se da paso a la preparación de los estados financieros en donde se refleja la situación económica de la empresa así como también las obligaciones que esta tiene con terceras personas, una vez que se tiene los estados financieros la alta gerencia y los socios o accionistas toman las respectivas decisiones en cuanto a los resultados que dan del ejercicio económico.
59 3.2. Validación por la vía de expertos.
3.2.1. Datos informativos de los expertos que validaron la propuesta Tabla 6. Validación de la propuesta. Experto N.1
Fuente: Expertos
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
Tabla 7. Validación de la propuesta. Experto N.2
Fuente: Expertos
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
N° De cédula. 040166827-2
Nombres y Apellido. Mishell Jacqueline Recalde
Benavides Título de mayor jerarquía Ingeniera CPA. Institución en la que labora. Oficina Particular
Cargo actual Contadora
Instituciones en las que ha
laborado. Oficina ABC
Cargos desempeñados. Contadora
Años de experiencia 4 años
Experiencia Docente: No
N° De cédula. 100401866-7
Nombres y Apellido. Carlos Eduardo Cevallos Orbe
Título de mayor jerarquía Ingeniero CPA.
Institución en la que labora. Gobernación del Carchi
Cargo actual Contador General
Instituciones en las que ha laborado. Emelnorte, WordTreck
Cargos desempeñados. Administrador, Contador, Asistente
Años de experiencia 4 años
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Tabla 8. Validación de la propuesta. Experto N.3
Fuente: Expertos
Elaborado por: Suleyma Lisseth Pantoja Hernández
3.2.2. Resultados de la validación de la propuesta
La validación por vía de expertos hace referencia a la viabilidad y factibilidad de la propuesta por un grupo de profesionales, los cuales evaluaran de acuerdo a cinco indicadores en donde se identifica si la propuesta tiene todas las exigencias y