Fase3 ANALIZAR

5.3.1 Etapa 3.1 Identificar las mejores prácticas posibles.

En base a los expertos prácticos y fundamentándose en los expertos teóricos, establecer la mejor forma de llevar a cabo el proceso.

Por medio de la aplicación de entrevistas y cuestionarios como el que aparece en la fig. 5.5, se determinaron las mejores prácticas que se pueden implementar para mejorar la distribución y autorización de los documentos que se generan en el transcurso del proceso de desarrollo de proyectos.

Los cuestionarios se aplicaron a Jefes de Proyecto, Líderes de Competencia y encargado del control de los procesos de realización de proyectos y las conclusiones son las siguientes:

• Es importante la generación de estos documentos ya que son indispensables para el control de las etapas del proyecto así como la validación de los responsables y del cliente para continuar con cada etapa, por lo tanto no es posible eliminar ninguno.

• La demora en el manejo de los documentos es debido a su forma de distribución y al tiempo transcurrido para que sean revisados por los responsables internos y externos. Pasa mucho tiempo entre que el documento es generado y su autorización ya que se realizan en forma

impresa y requieren ser enviados por mensajería hasta el lugar en que se encuentran los clientes que tienen que revisarlos y autorizarlos, por otro lado el cliente a menudo no se encuentra o por sus actividades no le es posible revisar oportunamente los documentos ocasionando su retraso.

• Los documentos que tienen que ser revisados por cliente externos son los que generan más retrasos en los proyectos ya que son los que tienen que salir del Organismo para su validación.

• La forma en que se podría agilizar el manejo de los documentos es utilizando medios electrónicos para su distribución y control.

• El uso de herramienta como correo electrónico, Project, Excel, Acrobat, etc. podrían agilizar el manejo de los documentos.

• No es seguro el manejo de documentos pues se han llegado a extraviar, a duplicar o se han generado cambios no autorizados en ellos.

• Existen programas de cómputo que permiten proteger la información de los documentos, como Acrobat.

Cuestionario para determinar mejores practicas para la distribución de documentos generados en el transcurso del proceso de desarrollo de proyectos.

Datos del entrevistado

Nombre: _______________________________________________________ Cargo: ________________________________________________________

Cuestionario

1. ¿Cuál es su intervención dentro del desarrollo de los diferentes proyectos? 2. Que importancia tienen los documentos que se generan durante la realización de

los proyectos

3. ¿Considera usted que es posible eliminar algunos documentos sin que se afecte el desarrollo del proceso de realización de proyectos?

4. Si su respuesta es afirmativa ¿cuales podrían ser estos documentos?

5. ¿Cuál es la razón de la demora en la distribución de los documentos generados durante la realización de los diferentes proyectos?

6. ¿Qué tipo de documentos son los que ocasionan más demora en su distribución y por qué?

7. ¿Como cree usted que se pueda mejorar la distribución de los documentos generados durante la realización de los diferentes proyectos?

8. ¿Qué herramientas considera usted, podrían mejorar la distribución de los documentos?

9. ¿Considera usted que es segura la forma en que se manejan los documentos? 10. ¿Que cree usted que podría hacer que el manejo de los documentos fuera seguro

tanto para su distribución como para su autorización?

Figura 5.5 Cuestionario aplicado para determinar mejores practicas en el manejo de documentos

Después del análisis de la información anterior y la utilización de herramientas de control estadístico de calidad1_{, se determino la causa raíz del problema:}

Los métodos y las herramientas utilizados para la distribución y autorización de los documentos generados en las diferentes actividades del proceso de realización de proyectos del IMP son muy anticuados y lentos causando con esto retraso en la realización de los proyectos y por consiguiente retraso en la entrega de resultados al cliente.

1_{Ver anexo C}

5.3.2 Etapa 3.2 Evaluar el diseño del proceso actual.

En base a los parámetros determinados en las etapas anteriores, es posible hacer una evaluación de los factores que intervienen en el proceso para determinar los cambios a realizar para conseguir el objetivo establecido con anterioridad. La técnica SMED es una herramienta importante en esta etapa pues nos ayuda a depurar la cantidad de documentos generados durante el desarrollo de los proyectos así como las actividades que forman parte del proceso para la realización de los mismos.

La fig. 5.6 muestra el flujo de la documentación desde su autorización hasta su archivo.

Registro y archivo de documento Regresar documento Revisión, autorización y comentarios Enviar documento para autorización (interna o externa) Generar documento

Figura 5.6 Flujo de la documentación

Los documentos se generan durante la realización de las etapas del proceso de desarrollo de proyectos ya sea para llevar un registro de estas o para que los clientes internos (autoridades del IMP responsables de los proyectos) o externos (quien solicito el servicio al IMP) validen estas etapas realizando la liberación de las mismas y así se pueda continuar con la siguiente etapa del proceso.

Para esto los documentos son enviados a los clientes por mensajería interna, revisados y autorizados por los clientes y regresados por el mismo procedimiento ya que se considera que es el más seguro para que los documentos no se pierdan en el transcurso del envío, además que estos deben contener firmas originales de la persona que las autorizan.

Esto retrasa el proceso ya que la distribución depende del tiempo que requiera la persona que realiza este, además la validación por parte del cliente puede retrasarse también dependiendo de la disponibilidad de la persona que tiene que realizar la autorización.

Es importante que este procedimiento sea mejorado sustituyéndolo por el uso de medios electrónicos, como se vio en la etapa anterior, que permitan su agilización y su validación, además de que sean confiables para el IMP y para los clientes tanto internos como externos. Además se mejoraría la generación de documentos ya que se podría contar con una base de datos que permitiera una más rápida realización de estos y un mejor control.

5.3.3 Etapa 3.3 Depurar los requisitos.

En esta etapa se define claramente lo que el cliente espera del proceso para que este cumpla con su objetivo y así lograr su completa satisfacción.

Los clientes internos y externos requieren de una rápida distribución de la documentación que es indispensable validar para la realización de los proyectos encomendados al IMP, así como que la distribución sea confiable ya que los documentos que se manejan son muy importantes. Los requisitos para el nuevo sistema de manejo de documentos son los siguientes:

• Debe poder manejar una base de datos para todos los documentos generados durante la realización del proyecto.

• Poder manejar la validación de los documentos por medio de firma electrónica.

• Poder llevar un seguimiento del flujo de la realización del proyecto.

• El cliente puede tener la facultad de liberar las etapas cuando esto sea requerido.

• El cliente debe tener la posibilidad de realizar comentarios en los documentos a validar.

• Debe permitir la protección de la información.

• El cliente y los jefes de proyecto deben poder acceder a la consulta de cualquier documento generado durante el desarrollo del proyecto.