GERENCIAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y SUBCONTRATOS 37

Para poder tener un control efectivo, es esencial que los mecanismos para controlar el progreso, calidad, cantidad y costos estén claramente especificados en las Órdenes de Compra y Subcontratos y eventualmente deberá tenerse especial atención en incluir estos requerimientos durante la negociación de pre-adjudicación de las mismas.

8.3.1. Control de Progreso y Cumplimiento de Órdenes de Compra

Los métodos detallados para el control de avance y cumplimiento de Órdenes de Compra y los requisitos de informes de progreso, reuniones periódicas de control de avance y otros tipos de controles variarán dependiendo del tamaño y el tipo de suministro considerado en cada Orden de Compra y subcontrato.

En el caso de Órdenes ó Subcontratos de montos importantes (montos a ser acordados con el Contratante al inicio del proceso), se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Plan formal de reportes periódicos

• Plan de reuniones de coordinación

• Plan de inspecciones y pruebas

• Requisitos de reportes de avance, formato y frecuencia de entrega

Las reuniones de coordinación con fabricantes de equipos ó subcontratos identificados como críticos deberán llevarse a cabo, como mínimo, en forma trimestral. En dichas reuniones de coordinación se deberán evaluar el estado de avance respecto del programa de actividades, establecer cuáles pueden ser las eventuales demoras ó problemas de entrega, acciones de recupero de actividades, cambios en especificaciones planteadas por el fabricante de equipos, etc.

El Contratista deberá completar y disponer en archivo actas de reunión con las acciones acordadas de cada reunión de coordinación.

Aplicación de Penalidades

Se deberá garantizar la aplicación de penalidades a Subcontratistas y Proveedores por incumplimiento de compromisos de entrega de materiales o servicios en término. Los

porcentajes de aplicación de penalidades deberán ser acordados con el Contratante al inicio del proceso.

8.3.2. Control de Calidad, Cantidad e Inspecciones Relativas a Suministros

Se deberá garantizar un control de calidad efectivo relacionado con la inspección, análisis y examen de los materiales suministrados y del trabajo efectuado para asegurarse que estos cumplan en su totalidad con las especificaciones técnicas y otros requerimientos del contrato.

El control de cantidad guardará relación con el progreso físico que se lleva a cabo en conjunto con la certificación de avance y pagos parciales y como tal debe considerarse como una parte esencial de una adecuada supervisión.

8.3.3. Control de Pagos de Anticipos y Avance de Fabricación ú Obra

La validez y términos de pago de movilización y cualquier otro tipo de anticipos deben establecerse en cada Orden de Compra. Dependiendo del tamaño de la orden y condición financiera del proveedor se deberá establecer la necesidad de requerir boletas de garantías bancarias.

El Contratista deberá llevar un sistema de presupuestos y procedimientos de control de costos, incluyendo la posibilidad de comparar los compromisos y gastos respecto de los valores estimados a los efectos de identificar posibles variaciones que puedan impactar sobre el monto total del contrato.

8.3.4. Control de Cambios de Alcance – Variaciones

Los cambios de alcance podrán ser solicitados tanto por el Contratante como propuestos por el Contratista. El objetivo del control de cambios de alcance y variaciones de Órdenes de Compra y en subcontratos corresponde a lo siguiente:

• Reducir la magnitud y la frecuencia de los cambios disponiendo de suficiente tiempo y recursos para su evaluación, planificación y supervisión de los aspectos claves del trabajo sin afectar el cumplimiento del contrato.

• Asegurarse que no se desperdicie ninguna oportunidad para mejorar la rentabilidad de la obra y que solo se implementen cambios requeridos por el proceso ó que beneficien la rentabilidad,

Con el fin de tener un enfoque adecuado y estructurado para el manejo de cambios de alcance, se deberá establecer un procedimiento interno de control de cambios/variaciones incorporando las siguientes características:

Las razones y justificación de un cambio deben ser debidamente evaluadas, cuantificadas y registradas.

Los procedimientos internos deben ser simples y factibles a fin de obtener una rápida respuesta y autorización.

Debe asegurarse que el presupuesto de la obra sea adecuado para absorber dicha variación antes de generar la propuesta de cambio.

Los procedimientos para aprobar las propuestas de cambio deberán considerar las condiciones de contratación, evaluando los efectos tanto en costos como en plazos comprometiendo al Contratista a efectuar dichos cambios con las menores consecuencias para la obra.

Para la autorización de cambios se deberá tener en cuenta los valores individuales y acumulados de las órdenes de variación (generalmente expresadas en valor absoluto y en porcentaje del monto total del contrato).

8.3.5. Reporte de Avance en el Plan de Compras y Contrataciones

El Contratista deberá disponer y emitir mensualmente un reporte del estado de avance del plan de Compras y Contrataciones de modo de tener un claro control en términos de costos y cumplimiento de plazos de la obra.

En particular, dicho reporte deberá contener las fechas programadas y reales de cada etapa del proceso de compra, provisión y/ó suministro de materiales y adjudicación de subcontratos por especialidad, suministrando los siguientes detalles:

- Referencia/número de requisición, especificación técnica o subcontrato. - Proveedor o subcontratista adjudicado.

- Descripción del equipo, trabajo o servicio. - Tipo de contrato (ej. suma fija, unitario, etc.). - Monto de la orden.

- Porcentaje de avance / cumplimiento.

- Fecha de recepción de propuesta, fecha de colocación de Orden de Compra ó adjudicación, plazo de entrega, fecha de recepción en fábrica, fecha de entrega en obra o fecha de terminación, etc.

- Comentarios u observaciones.

Se deberá tener en cuenta las consideraciones complementarias indicadas en el ítem “Planificación de Obra” de la presente Especificaciones Técnicas.

Complementariamente, se deberá resaltar las órdenes y subcontratos críticos, así como también los elementos y equipamiento importados. Adicionalmente, se deberá tener un reporte separado para un adecuado control sobre las órdenes por variaciones de alcance.