PROCESOS DE REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7. La gestión basada en procesos para la consecución La gestión basada en procesos para la consecución
de objetivos
de objetivos
En los anteriores apartados se
En los anteriores apartados se han establecido las bases para han establecido las bases para que una organización pue-que una organización pue- da entender el significado del enfoque basado en procesos y trasladar estos conceptos da entender el significado del enfoque basado en procesos y trasladar estos conceptos a su propio sistema de gestión.
a su propio sistema de gestión.
La gestión basada en procesos no es un fin en sí mismo, si no un medio para que la or- La gestión basada en procesos no es un fin en sí mismo, si no un medio para que la or- ganización pueda alcanzar eficaz y eficientemente sus objetivos. Por ello, los procesos ganización pueda alcanzar eficaz y eficientemente sus objetivos. Por ello, los procesos deben formar parte de un sistema que permita la obtención de resultados globales en la deben formar parte de un sistema que permita la obtención de resultados globales en la organización orientado
organización orientados a la s a la consecución de sus objetivos, los cuales podrán estar vincu-consecución de sus objetivos, los cuales podrán estar vincu- lados a uno o varios grupos de interés en la organización.
lados a uno o varios grupos de interés en la organización.
Enfoque de sistema para la gestión
Enfoque de sistema para la gestión
“Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la efi- “Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la efi- cacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos”
cacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos”
ISO 9000:2000 ISO 9000:2000
Como consecuencia de lo anterior, cada uno de los procesos que componen el sistema Como consecuencia de lo anterior, cada uno de los procesos que componen el sistema debe contribuir a la consecución de los objetivos de la
debe contribuir a la consecución de los objetivos de la organización, lo que implica la exis-organización, lo que implica la exis- tencia de unas
tencia de unas relaciones “causa-efecto” entre los resultados de los procesos individua- relaciones “causa-efecto” entre los resultados de los procesos individua- les y los resultados globales del sistema
les y los resultados globales del sistema ..
En general, para la consecución de
En general, para la consecución de los objetivos globales establecidos, una organizaciónlos objetivos globales establecidos, una organización debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los
debe ser consciente de estas relaciones para plantear el despliegue de los mismos en losmismos en los diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cabo este despliegue diferentes procesos del sistema. El esquema general para llevar a cabo este despliegue sería el siguiente:
sería el siguiente:
a) Determinar los objetivos globales de
a) Determinar los objetivos globales de la organizaciónla organización b) Identificar los procesos CLAVE en
b) Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesosla estructura de procesos c) Establecer los objetivos en los procesos CLAVE
c) Establecer los objetivos en los procesos CLAVE
d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos Estos pasos generales se ilustran en la
Estos pasos generales se ilustran en la siguiente figura:siguiente figura: O OBBJJEETTIIVVOOSS RREESSUULLTTAADDOOSS ( (qquué é sse e qquuiieerree)) ((qquué é sse e llooggrraa)) Objetivos Globales Objetivos Globales Identificación de los Identificación de los procesos clave procesos clave Establecimiento de Establecimiento de objetivos en procesos objetivos en procesos Metas y acciones Metas y acciones específicas específicas
v
v
PROCESO PROCESO ¿CLAVE? ¿CLAVE? INFLUENCIA INFLUENCIA PROCESO PROCESO ¿CLAVE? ¿CLAVE? v vA continuación se introducen de manera breve
A continuación se introducen de manera breve cada uno de estos cada uno de estos pasos generales:pasos generales: a)
a) Determinar los objetivos globales de la organización Determinar los objetivos globales de la organización
Para establecer e identificar los objetivos globales, la organización deberá basarse en el Para establecer e identificar los objetivos globales, la organización deberá basarse en el resultado del análisis de los datos recabados por
resultado del análisis de los datos recabados por el sistema de gestión. Esto el sistema de gestión. Esto comprendecomprende el análisis de los datos tanto internos a través de actividades de seguimiento y medición el análisis de los datos tanto internos a través de actividades de seguimiento y medición (capacidades internas, …) como datos externos (entorno, competencia, …).
(capacidades internas, …) como datos externos (entorno, competencia, …). b)
b) Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos Identificar los procesos CLAVE en la estructura de procesos
Con la tipología de
Con la tipología de objetivos que la objetivos que la organización quiere establecer y alcanzarorganización quiere establecer y alcanzar, se debe , se debe re-re- flexionar sobre qué procesos del sistema pueden influir en la consecución de los objeti- flexionar sobre qué procesos del sistema pueden influir en la consecución de los objeti- vos, a través de
vos, a través de sus resultados individuales.sus resultados individuales. Esto implica que, a partir
Esto implica que, a partir de la estructura de procesos establecida, la organización debe-de la estructura de procesos establecida, la organización debe- rá identificar cuáles de ellos son los
rá identificar cuáles de ellos son los procesos clave procesos clave para permitir la consecución de lospara permitir la consecución de los objetivos globales planteados en un determinado periodo.
objetivos globales planteados en un determinado periodo.
Como se aprecia, la consideración de un proceso como “proceso clave” viene condicio- Como se aprecia, la consideración de un proceso como “proceso clave” viene condicio- nado por su influencia en el logro de resultados, y generalmente son aquellos procesos nado por su influencia en el logro de resultados, y generalmente son aquellos procesos que tienen un impacto importante en esos resultados (y por tanto
que tienen un impacto importante en esos resultados (y por tanto en la satisfacción de lasen la satisfacción de las partes interesadas y
partes interesadas y, como consecuencia, en la , como consecuencia, en la competitividad de la organización).competitividad de la organización).
Un proceso que actualmente no se considera clave puede, sin
Un proceso que actualmente no se considera clave puede, sin embargo, serlo en el futu-embargo, serlo en el futu- ro, y viceversa.
ro, y viceversa.
Conseguir buenos resultados en los procesos clave va a ser fundamental para obtener Conseguir buenos resultados en los procesos clave va a ser fundamental para obtener buenos resultados globales.
buenos resultados globales. c)
c) Establecer los objetivos en los procesos CLAVE Establecer los objetivos en los procesos CLAVE
Una vez establecidos los procesos clave, es
Una vez establecidos los procesos clave, es necesario identificarnecesario identificar, determinar y establecer, determinar y establecer qué resultados se desean obtener en dicho
qué resultados se desean obtener en dicho proceso de manera individual.proceso de manera individual.
El establecimiento de objetivos en los procesos individuales deben surgir como conse- El establecimiento de objetivos en los procesos individuales deben surgir como conse- cuencia de encontrar posibles
cuencia de encontrar posibles relaciones causa-efecto (ejemplo:relaciones causa-efecto (ejemplo: Para aumentar la satis- Para aumentar la satis- facción del cliente, el “proceso de logística” debe mejorar los tiempos de entrega y el facción del cliente, el “proceso de logística” debe mejorar los tiempos de entrega y el
O OBBJJEETTIIVVO O 11 OOBBJJEETTIIVVO O 22 OOBBJJEETTIIVVO O ...
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INFLUENCIAINFLUENCIA“proceso de fabricación” debe mejorar su capacidad de producir conforme a especifica- “proceso de fabricación” debe mejorar su capacidad de producir conforme a especifica- ciones)
ciones) ..
En este nivel, será necesario identificar igualmente los indicadores sobre los que se van a En este nivel, será necesario identificar igualmente los indicadores sobre los que se van a establecer los objetivos, y sobre los que se va a realizar el seguimiento y medición.
establecer los objetivos, y sobre los que se va a realizar el seguimiento y medición.
El establecimiento de objetivos en procesos y sus indicadores asociados surgen de ma- El establecimiento de objetivos en procesos y sus indicadores asociados surgen de ma- nera simultánea
nera simultánea (el objetivo se formula como un valor asociado a un indicador, por ejem- (el objetivo se formula como un valor asociado a un indicador, por ejem- plo, obtener menos de un 2% del índice de reclamaciones o
plo, obtener menos de un 2% del índice de reclamaciones o alcanzar un Cp=1,5 en el pro- alcanzar un Cp=1,5 en el pro- ceso de moldeado)
ceso de moldeado) y, por lo general, estos indicadores se suelen encontrar ya y, por lo general, estos indicadores se suelen encontrar ya
identificados desde que se formalizan los procesos. identificados desde que se formalizan los procesos. d)
d) Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos
Para la consecución de los objetivos en los procesos, es necesario determinar qué va a Para la consecución de los objetivos en los procesos, es necesario determinar qué va a hacer la organización para tratar de
hacer la organización para tratar de conseguirlos, es decirconseguirlos, es decir, planificar las metas , planificar las metas y accionesy acciones necesarias para ello.
necesarias para ello.
Esta planificación es necesaria para conocer los recursos o medios que se prevén utilizar Esta planificación es necesaria para conocer los recursos o medios que se prevén utilizar para la consecución de los objetivos, así como los plazos de tiempo y los responsables para la consecución de los objetivos, así como los plazos de tiempo y los responsables para la implantación de las metas o acciones. Esto permite
para la implantación de las metas o acciones. Esto permite conocer a priori el “coste” deconocer a priori el “coste” de consecución de los objetivos.
consecución de los objetivos. Una vez abordados estos pasos
Una vez abordados estos pasos generales, la organización deberá realizar un seguimien-generales, la organización deberá realizar un seguimien- to y medición de los objetivos a través de los indicadores asociados, con la finalidad de to y medición de los objetivos a través de los indicadores asociados, con la finalidad de verificar si las metas y
verificar si las metas y acciones permiten la consecución de los mismos, o, por acciones permiten la consecución de los mismos, o, por el contra-el contra- rio, realizar los ajustes oportunos.
rio, realizar los ajustes oportunos.
En este punto, es importante hacer una reflexión general: ¿Qué pasa con aquellos pro- En este punto, es importante hacer una reflexión general: ¿Qué pasa con aquellos pro- cesos que no se han determinado como procesos clave? ¿Deben estar sometidos a un cesos que no se han determinado como procesos clave? ¿Deben estar sometidos a un seguimiento y medición? Estos procesos posiblemente también influyan en el
seguimiento y medición? Estos procesos posiblemente también influyan en el logro de loslogro de los objetivos generales en la medida que un
objetivos generales en la medida que un “mal funcionamiento” de los mismos podría afec-“mal funcionamiento” de los mismos podría afec- tar a los resultados. Por tanto, para estos procesos debería considerarse la manera de tar a los resultados. Por tanto, para estos procesos debería considerarse la manera de
abordar el seguimiento y medición,
abordar el seguimiento y medición, definiendo los resultados adecuados que deberían ob-definiendo los resultados adecuados que deberían ob- tener (o seguir obteniendo), siendo lo más
tener (o seguir obteniendo), siendo lo más probable que la exhaustividad necesaria en elprobable que la exhaustividad necesaria en el seguimiento sea menor que para los
seguimiento sea menor que para los procesos considerados “clave”.procesos considerados “clave”. Se puede afirmar que los objetivos de mejora se van
Se puede afirmar que los objetivos de mejora se van a centrar principalmente en los pro-a centrar principalmente en los pro- cesos clave, mientras que en el
cesos clave, mientras que en el resto de procesos se determinarán los resultados que seresto de procesos se determinarán los resultados que se consideren adecuados, los cuales se pueden entender también como objetivos, aún consideren adecuados, los cuales se pueden entender también como objetivos, aún cuando no representen una mejora.
cuando no representen una mejora.
Por tanto, todos los procesos deben estar sometidos a un seguimiento y medición para Por tanto, todos los procesos deben estar sometidos a un seguimiento y medición para comprobar la consecución de los resultados que se han planificado obtener, si bien la or- comprobar la consecución de los resultados que se han planificado obtener, si bien la or- ganización debería plantear la intensificación de este seguimiento a aquellos procesos cla- ganización debería plantear la intensificación de este seguimiento a aquellos procesos cla- ve de los que va a depender en gran medida la consecución de los objetivos generales de ve de los que va a depender en gran medida la consecución de los objetivos generales de la organización (a través de periodos de seguimiento más cortos, exhaustividad en el aná- la organización (a través de periodos de seguimiento más cortos, exhaustividad en el aná- lisis de resultados, …). Los indicadores y los objetivos asociados a los procesos clave son lisis de resultados, …). Los indicadores y los objetivos asociados a los procesos clave son los que deberían contemplarse para su incorporación a un posible “cuadro de mando”. los que deberían contemplarse para su incorporación a un posible “cuadro de mando”.