Gestión de proyectos

La gestión del proyecto va desde el conocimiento de la comunidad de un tema que despierta interés por solucionar, una problemática o de una opor- tunidad.

Para gestionar los recursos se deben elaborar los proyectos, estos se adap- tan a las convocatorias respectivas; de estas convocatorias se estudian los términos de referencia, se diligencian los formatos del proyecto y los anexos; además, se debe conseguir toda la información que solicita la convocatoria. Una herramienta esencial para la organización del proyecto es el Plan Ope- rativo.

El Plan Operativo se considera como el programa de trabajo a realizarse durante un tiempo determinado. Este plan permite plani car y organizar el trabajo en función a las necesidades y posibilidades de la organización, el tiempo y los recursos.

El Plan Operativo es un instrumento de gestión muy útil para cumplir obje- tivos y desarrollar el proyecto. Permite indicar las actividades que se realiza- rán, establecer plazos de ejecución para cada acción, de nir el presupuesto necesario, y nombrar responsables de cada acción. Permite además, realizar el seguimiento necesario a todas las actividades y evaluar la gestión anual, semestral, mensual, según se plani que.

Con el  n de resumir y presentar la información se utiliza el Plan Operativo o de Acción, que en forma concreta trata de responder a los siguientes in- terrogantes:

¿Qué se logra con el proyecto?

¿Qué metas se determinan y qué indicadores se utilizan para medirlas? ¿Para qué fechas están programadas?

¿Cuáles son las fuentes de veri cación?

¿Qué actividades están programadas, para qué fechas y quiénes son los responsables?

¿Qué recursos de personal, insumos y equipos son necesarios? ¿A cuánto asciende el costo para cada actividad y, del proyecto total? ¿Quiénes son los responsables por el logro, seguimiento y evaluación de las metas?

La formulación y evaluación de un proyecto es un trabajo que se realiza in- dependientemente del diligenciamiento de una convocatoria; lo ideal sería tener un banco de propuestas y de proyectos, para que en el momento en que una entidad saque una convocatoria, este proyecto se adapte a la mis- ma y el trabajo no se empiece de cero.

En este capítulo se presentan dos  ujogramas de proceso que represen- tan lostrámites y pasos que se siguen para acceder a recursos del Fondo Emprender y del Incoder con convocatorias puestas en las respectivas páginas web en el año 2009.

Cada convocatoria tiene establecida su ruta crítica y se sugiere conocerla bien antes de iniciar el trabajo por proyecto.

En las  guras 5.1 y 5.2 se presentan dos ejemplos:

En el primero, se describen los pasos que se deben tener en cuenta cuan- do se tiene una idea de negocio y se cumple con los requisitos para ser bene ciario de un fondo, en este caso del Fondo Emprender (ver Figura 5.1).

Esta ruta fue elaborada por un estudiante pasante del programa de Ad- ministración de Empresas Agropecuarias en la Unidad de Emprendimien- to del Centro Cedeagro del SENA, Regional Boyacá (ver Figura 5.2). En el segundo caso, se presentan los pasos que deben tener en cuen- ta las asociaciones de productores cuando deciden presentar proyectos para las convocatorias del Ministerio de Agricultura, y en este ejemplo, para acceder a recursos del Incoder.

16363666333333 Figura 5.1 Esquema de traba-

jo para la elaboración de planes de negocio

Idea o

negocio Seguimiento _{emprendimiento}Unidad de Solicitud asesoría al

centro agropecuario Ejecución Emprendedor

FONADE Elaboración

de contratos Emprendedor

Asesores Orientación del _{procedimiento}

Priorización y aprobación Evaluadores Fonade Evaluadores Fonade Comité Centro Asignación de asesores F1 y F2 Viabilización Autor: La Autora

Fuente: Guauque, Susana. Unidad de Emprendimiento.

Centro de Desarrollo Agropecuario y Agroindustrial. SENA, Regional Boyacá.

Lectura de ideas negocios Asesores Subdirectora Centro Formalización PN en la convocatoria Encuentro entre asesores y emprendedores Asesores Emprendedor Sustentación comité de centro

cuarto aval Emprendedor Asesor Tercer Aval Continuidad Compromisos y correcciones Emprendedor Asesores Emisión de primer aval de continuidad Elaboración PN Revisión PN Emprendedor Asesor Se crea plataforma Emprendedor Se crea plataforma Asesor Segundo aval continuidad INSCRIPCIÓN Plataforma Consejo Directivo Nacional Asesores Subdirectora Asesores Autorización desembolso de dinero INICIO

Figura 5.2 Convocatorias públicas de proyectos (Incoder) Términos de referencia Página web entidad Ejecutores del proyecto Asociación, Organización Comités de evaluación Entidad y Asociación Entidad y Asociación Entidad y Asociación Asociación Entidad que convoca Entidad Entidad Representante legal equipo formulador proyecto Asociación Equipo del proyecto Diligencian formatos anexos tablas  ancieras Presentación al ente que corresponde Evaluación comités (Técnicos  nancieros) Emisión concepto técnico Van a la lista de espera Espera nuevos términos de referéncia Inicia un nuevo proceso Entra como proyecto aprobado Viabilidad para asignar recursos Complementan los documentos Firma del acuerdo

Cumplimiento Normas según Ley

80, 1150 Apertura de cuenta controlada Acta de inicio Visita de campo Nueva asignación No No Si

16565666555555

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