GRADO DE MADUREZ POR ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

A continuación se presenta los resultados correspondientes a la tabulación de las encuestas realizadas en la empresa (ver tabla 12).

Tabla 12. Grado de madurez por áreas del conocimiento

Marco Procesos OPM3 SI NO TOTAL GR. AV OP MEJ. GRADO DE MADUREZ Gestión de la Integración 138,00 30,00 168,00 82,14% 17,86% ALTA

Gestión de Alcance 102,00 38,00 140,00 72,86% 27,14% ALTA Gestión del Tiempo 149,00 19,00 168,00 88,69% 11,31% MUY ALTA Gestión de los Costos 73,00 11,00 84,00 86,90% 13,10% MUY ALTA Gestión de la Calidad 40,00 44,00 84,00 47,62% 52,38% INTERMEDIA BAJA Gestión de los Recursos Humanos 67,00 45,00 112,00 59,82% 40,18% INTERMEDIA ALTA Gestión de las Comunicaciones 86,00 54,00 140,00 61,43% 38,57% INTERMEDIA ALTA Gestión de los Riesgos 86,00 82,00 168,00 51,19% 48,81% ALTA Gestión de las Adquisiciones 93,00 19,00 112,00 83,04% 16,96% ALTA TOTALES 834,00 342,00 1.176,00

PARTICIPACIÓN 70,92% 29,08% 100%

Fuente: Autores 2012

El área de conocimiento con porcentaje más elevado es la Gestión del tiempo on un 88,69%, por el contrario la Gestión de calidad es el area que obtuvo menor calificación con el 47,62%.

En la figura 19 se puede observar la distribución porcentual de la calificación general de los encuestados en el grado de madurez por áreas del conocimiento de la empresa.

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Figura 19. Distribución general del grado de madurez por áreas del conocimiento

Fuente: Autores 2012

En la figura 20 se puede observar la distribución porcentual para cada área del conocimiento.

Figura 20. Distribución porcentual para cada área del conocimiento

Fuente: Autores 2012

En la figura 21 se puede apreciar el marco de procesos OPM3, la cual indica los resultados del nivel de madurez por áreas del conocimiento obtenidos en la investigación realizada en la empresa V+V Proyectos Ltda.

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Figura 21. Marco de procesos OPM3

Fuente: Autores 2012

4.4.1. Grado de madurez por área de conocimiento Integración y buenas prácticas SMCI. Según los resultados obtenidos de la aplicación del OPM3 en los ítems relacionados con el área de conocimiento integración, se obtuvo que el grado de madurez que presenta esta área es Alto con un porcentaje del 82,14% como se muestra en la figura 21.

La gestión de integración del proyecto abarca los procesos de iniciación, ejecución, control y cierre de los proyectos, por tal motivo en esta área se deben tener en cuenta actividades como la asignación de recursos, definición de objetivos, planteamiento de alternativas, cumplimiento de requisitos iniciales, conformación del acta de constitución, identificación de interesados, entre otros. Teniendo en cuenta los procesos de la gestión de la integración del proyecto, se verificó si la empresa cumplía con cada uno, como se ve en la tabla No. 13.

Tabla 13. Verificación de procesos de la gestión de integración del proyecto

PROCESOS SI NO

Desarrollar el acta de constitución del proyecto X Desarrollar el plan para la dirección del proyecto X

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto X Monitorear y controlar el trabajo del proyecto X

Realizar el control integrado de cambios X

Cerrar proyecto o fase X

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4.4.2. Grado de madurez por área de conocimiento alcance y buenas prácticas SMCI. Teniendo en cuenta los resultados obtenidos según la tabla No. 12 la gerencia del alcance se categoriza como alta con un porcentaje del 72,86%.

La gestión del alcance del proyecto implica diferentes procesos, los cuales se verifican como se ve en la tabla No. 14

Tabla 14. Verificación de procesos de la gestión de alcance del proyecto

PROCESOS SI NO Recopilar requisitos X Definir el alcance X Crear la EDT X Verificar el alcance X Controlar el alcance X Fuente: Autores 2012

Aunque la gestión del alcance es buena, se detectaron debilidades en cuanto al manejo de las definiciones y nociones básicas de la EDT, así como en la documentación en cuanto a requisitos iniciales se refiere, por tal motivo se hace necesario fortalecer estos aspectos ya que constituyen la línea base del alcance del proyecto. Es importante anotar que esta línea base permite monitorear, controlar y verificar un proyecto a lo largo de su ciclo de vida.

4.4.3. Grado de madurez por área de conocimiento tiempo y buenas prácticas SMCI. Con respecto a los procesos relacionados con la gestión del tiempo la evaluación arrojo como resultado un grado de madurez muy alto con un porcentaje del 88,69% (ver tabla 12) siendo este el mayor porcentaje obtenido en las áreas del conocimiento. Y dejando al descubierto el cumplimiento en los tiempos de entrega de los proyectos y en la consecución de cada una de las actividades de los mismos.

La gestión del tiempo, es quizá el área más explotada a nivel interno en la empresa, ya que tienen bien definidas las funciones así como los procesos de esta área en la empresa. A continuación se hace la verificación de cada proceso (ver tabla No. 15

Tabla 15. Verificación de procesos de la gestión de tiempo del proyecto

PROCESOS SI NO

Definir las actividades X

Secuenciar las actividades X Estimar los recursos de las actividades X Estimar la duración de las actividades X

Desarrollar el cronograma X

Controlar el cronograma X

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Aunque este proceso denota un margen alto de cumplimiento, se ve opacado en algunas ocasiones con las debilidades presentes en las otras áreas del concomimiento debido a la interacción que presentan. El desarrollo del cronograma es una actividad fundamental para la empresa, la cual se supervisa y controla exhaustivamente.

4.4.4. Grado de madurez por área de conocimiento costo y buenas prácticas SMCI. Después de hacer el análisis de los resultados obtenidos en las encuestas se evidencio que el grado de madurez del área de conocimiento costo es muy alto con un porcentaje de 86,90% (ver tabla 12) posicionándose en el segundo lugar de la clasificación por áreas de conocimiento.

Al igual que la gestión del tiempo, la gestión de costos de un proyecto va directamente relacionada con todos los procesos y áreas de conocimiento que inciden en el, es por esto que la estimación de los costos es una tarea delicada, que requiere mayor concentración y dedicación por parte de los interesados. Este aspecto lo tiene perfectamente claro la empresa, tanto así que dedican gran parte de la planeación del proyecto a estimar, presupuestar y controlar los costos.

De acuerdo a la tabla 16 podemos verificar que los procesos relacionados con la gestión del costo se cumplen en su totalidad en la empresa, destacando sus fortalezas.

Tabla 16. Verificación de procesos de la gestión de costos del proyecto

PROCESOS SI NO

Estimar los costos X

Determinar el presupuesto X

Controlar los costos X

Fuente: Autores 2012

Las debilidades en esta área del conocimiento son visibles cuando se realiza la medición del desempeño del proyecto, debido a la inexistencia de la EDT. Es importante que se refuercen los conocimientos de las personas que realizan esta labor al interior de la empresa para garantizar un éxito total en la gestión de los proyectos.

4.4.5. Grado de madurez por área de conocimiento calidad y buenas prácticas SMCI. Respecto al tema del grado de madurez del área de calidad, se considera de un nivel intermedio bajo con un 47,62% (ver tabla 12). Este resultado es el mas bajo en las áreas de conocimiento, debido a que hasta ahora se esta implementando el sistema de gestión de calidad en la empresa, por tal motivo no cuentan con certificación ni altos estandares de calidad en sus procesos para el desarrollo de los proyectos.

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En la gestión de la calidad del proyecto el panorama no es muy alentador, debido a la falta de control de calidad en los proyectos. En la tabla No. 17 se verifican los procesos de esta área del conocimiento.

Tabla 17. Verificación de procesos de la gestión de calidad del proyecto

PROCESOS SI NO

Planificar la calidad X

Realizar el aseguramiento de la calidad X

Realizar el control de calidad X

Fuente: Autores 2012

Esta área del conocimiento es la que más se debe reforzar en la empresa, para tal fin se recomienda realizar las siguientes actividades:

 No permitir el exceso de carga laboral

 Realizar una distribución equitativa de funciones de acuerdo al cargo  Contar con el personal idóneo para cada actividad

 Iniciar el proceso de certificación de calidad e implementar formatos de control y supervisión de actividades

 Controlar y dirigir el desarrollo de las actividades

Se debe tener en cuenta que el control de calidad de realiza tanto en proyecto como en el producto del proyecto, esto con el fin de identificar las debilidades y llevarlas a mejor termino en el siguiente proyecto.

4.4.6. Grado de madurez por área de conocimiento recursos humanos y buenas prácticas SMCI. Según los resultados obtenidos en las encuestas, el 59,82% (ver tabla 12 y figura 21) de los encuestados ve favorable el proceso que se realiza en esta área de conocimiento. Con base en los resultados mencionados anteriormente se determina que el grado de madurez del área de conocimiento recursos humanos es intermedio alto.

La gestión de los recursos humanos se encuentra entre los porcentajes más bajos de las áreas del conocimiento de la empresa V+V Proyectos Ltda., debido a la ausencia de miembros importantes cuando se realiza la conformación de equipos de trabajo en los proyectos y a la poca inversión en capacitaciones o cursos para mejorar el conocimiento del personal de la empresa. Otro aspecto importantes es la definición de roles dentro de un equipo de trabajo, para este caso, la empresa no tiene bien definidas las funciones, subutilizando algunos trabajadores y sobredimensionando las cargas de otros.

En la tabla No. 18 se puede verificar el cumplimiento de los procesos relacionados con la gestión de los recursos humanos.

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Tabla 18. Verificación de procesos de la gestión de los recursos humanos del proyecto

PROCESOS SI NO

Desarrollar el plan de recursos humanos X

Adquirir el equipo del proyecto X

Desarrollar el equipo del proyecto X Dirigir el equipo del proyecto X

Fuente: Autores 2012

4.4.7. Grado de madurez por área de conocimiento comunicaciones y buenas prácticas SMCI. En cuanto a los resultados del grado de madurez del área de conocimiento en comunicaciones, se concluye que se encuentra en la categoría Intermedia Alta con un porcentaje del 61.43% (ver tabla 12 y figura 21).

Tabla 19. Verificación de procesos de la gestión de las comunicaciones del proyecto

PROCESOS SI NO

Identificar a los interesados X

Planificar las comunicaciones X

Distribuir la información X

Gestionar las expectativas de los interesados X

Informar el desempeño X

Fuente: Autores 2012

De acuerdo a los resultados arrojados por las encuestas, el mayor problema que presenta la empresa en la gestión de las comunicaciones se presenta en el proceso planificar las comunicaciones del proyecto, ya que no se definen las necesidades de los interesados y por ende no se establece un método adecuado para abordar las comunicaciones con ellos.

4.4.8. Grado de madurez por área de conocimiento riesgos y buenas prácticas SMCI. Esta área de conocimiento es una de las menos tratadas a nivel interno en la empresa y se encuentra en un grado de madurez intermedio alto con un porcentaje de 51,19% (ver tabla 12) siendo el segundo de menor a mayor en la calificación obtenida en las encuestas.

Tabla 20. Verificación de procesos de la gestión de riesgos del proyecto

PROCESOS SI NO

Planificar la gestión de riesgos X

Identificar los riesgos X

Realizar el análisis cualitativo de los riesgos X Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos X Planificar la respuesta a los riesgos X Monitorear y controlar los riesgos X Fuente: Autores 2012

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De acuerdo a los procesos de la gestión del riesgo que se observan en la tabla No. 20 en la empresa V+V Proyectos Ltda. el único proceso que se ha implementado es Planificar la gestión de riesgos, sin embargo, no es coherente que se realice la planificación de los riesgos si no se van a llevar a cabo los demás procesos, demostrando que se está haciendo una gestión innecesaria o que este proceso no se está implementando y hubo respuestas que se dieron sin conocimiento del tema en el cuestionario.

A continuación se presentan algunas de las causas por las cuales existen debilidades en la empresa:

 No se recopila información de cada uno de los riesgos que se pueden presentar en su proyecto, por ejemplo, sus posibles causas, efectos y soluciones.

 Ausencia de una priorización de los riesgos, identificando los más relevantes para cada proyecto y generando una metodología para dicha priorización.

 Aunque se mide el efecto que tienen algunos riesgos en el proyecto no se cuantifican en su totalidad por la falta de identificación de riesgos.

 No se realiza un plan de mejora o acciones a tomar en caso de que se presenten los riesgos.

 No se hace un monitoreo y control permanente sobre las actividades que pueden generar los riesgos.

Las debilidades mencionadas anteriormente están directamente relacionadas con la no identificación de los riesgos.

4.4.9. Grado de madurez por área de conocimiento adquisiciones y buenas prácticas SMCI. De acuerdo a la evaluación se determinó que el grado de madurez del área de adquisiciones esta categorizada como Alta con un porcentaje de 83,04% (ver tabla 12).

En la tabla No. 21 se hace un resumen de la verificación de la gestión de adquisiciones de un proyecto en la empresa. Cabe anotar que dicha gestión presenta una valoración alta dentro de la calificación semafórica del OPM3, por tal motivo denota que es un proceso que esta estandarizado y tiende a mejorar con la consecución de cada proyecto.

Tabla 21. Verificación de procesos de la gestión de adquisiciones del proyecto

PROCESOS SI NO

Planificar las adquisiciones X

Efectuar las adquisiciones X

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PROCESOS SI NO

Cerrar las adquisiciones X

Fuente: Autores 2012