el conocimiento y la información. Permite en su ámbito organizacional, gestionar el conocimiento en las empresas, analizando, interpretando y actuando sobre y a través de procesos, tecnologías, discursos emergentes, habilidades, destrezas, competencias, experiencias, y conocimientos adquiridos y acumulados. : Crear un marco general para las acciones con el objetivo de lograr que las personas tengan un referente de actuación y puedan así enfrentarse a diversas situaciones. Por lo tanto, tener un marco general para las acciones disminuye la incertidumbre y agiliza procesos.
un mismo departamento (comunicación horizontal) D. Entre las distintas áreas de la organización (comunicación transversal)
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COORDINACIÓN DEPROCESOS:
Coordinación de actividades para lograr una unidad de beneficios. Trabajo conjunto de todas las áreas de la organización para lograr un fin común. Medio para la consecución de objetivos de una organización. Concertar decisiones para evitar conflictos entre ellas o sus consecuencias. Todo lo anterior, logrado a través de una comunicación asertiva y efectiva. Debido a que la organización funciona como un sistema, es necesario que todos sus elementos se interrelacionen y trabajen mancomunadamente para lograr el objetivo inherente a ese sistema. Bajo esta
39. En qué grado cree que la comunicación que se da al interior de SCHOTT está contribuyendo a que los procesos internos entre áreas sean más coordinados: Mucho Algunas veces Poco Nunca
Pregunta 8: En qué grado cree que la comunicación que se da al interior de SCHOTT está contribuyendo a que los procesos internos entre áreas sean más coordinados: Mucho Algunas veces Poco Nunca
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concepción deorganización, es ineludible que haya una coordinación de labores entre los componentes de ese sistema. Es así como esa interrelación y coordinación entre elementos se logra si concurre una comunicación que facilite lo anterior. A manera de metáfora, cada área funciona como un ladrillo y la comunicación sería el cemento que pega esos ladrillos. En última instancia, si no hay comunicación efectiva, no hay coordinación, y si no hay coordinación no hay eficiencia en los procesos internos.
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3.6.2 Matriz de triangulación
La matriz de triangulación consiste en hacer una relación de los resultados obtenidos en cada una de las herramientas aplicadas para cada una de las variables. Este instrumento se aplica tanto para las herramientas cualitativas (focus group y entrevista), como para las cuantitativas (la encuesta).
Con la matriz se ordena y se empalma toda la información recolectada, facilitando su análisis e interpretación. A partir de lo anterior, se establecen los resultados y conclusiones de la información obtenida.
Por otra parte, es importante aclarar que en la matriz de triangulación, algunas veces se repiten las respuestas brindadas por los entrevistados, pues tales respuestas pueden haber dado cuenta de dos preguntas simultáneamente, ya que tenían alguna relación.
La matriz de triangulación y contraste completa se puede ver en el anexo 1.4, o para la versión digital se puede hacer clic en el siguiente enlace: Matriz de triangulación.
3.6.3 Alternativas de solución
Después de haber realizado el análisis e interpretación de los datos y de determinar las conclusiones, se definirán las siguientes estrategias; las cuales buscan mitigar las principales problemáticas de los procesos internos de comunicación presentes en SCHOTT Envases Farmacéuticos S.A.
Para cumplir con esto, se deberán llevar a cabo los siguientes resultados esperados, los cuales corresponden a las alternativas de solución:
Nota: Para todas las alternativas explicadas a continuación se elegirá una figura de un comunicador por área, quien deberá apoyar el desarrollo de las mismas. Los comunicadores se elegirán entre las personas que fueron nombradas como líderes naturales
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en la encuesta y las personas que pertenecen al comité de comunicaciones; se convertirán en los líderes de comunicación de todas las áreas.
El grupo de comunicadores debe ser diverso (en el sentido en el que pertenezcan a diversas áreas y a diferentes niveles de la organización).
De igual forma, previamente a la aplicación de estas estrategias, habrá una fase anterior de campaña y difusión de la estrategia, dirigida a todo el personal de la organización: en espacios de capacitación se hará una presentación en donde se explique el fundamento teórico del PEC SCHOTT y las estrategias a aplicar. De la misma manera, se hará una campaña, a través de habladores, afiches y post-it en donde se mostrará el logo del PEC SCHOTT. Paralelamente, en esta fase se capacitará a los comunicadores elegidos por área, para que comprendan a profundidad el tema de la gestión del conocimiento y su importancia en los procesos comunicativos de la organización al igual que el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Finalmente, en esta primera fase se socializará con el grupo de comunicadores el
master plan, o cronograma de acciones específicas, para empezar a desplegar la estrategia.
3.6.3.1 Alternativa 1: Crear comunidades de aprendizaje
Objetivo
Promover un proceso de comunicación interno que fortalezca los vínculos y las relaciones de los miembros de la organización, mediante actividades que permitan compartir el conocimiento, reconocer el talento humano y mejorar la integración social.
Actividades
1. Creación de un medio de gestión de conocimiento llamado: "Genios en acción".
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Ya que en el análisis de las herramientas se encontró que el personal comparte poco conocimiento con los demás, esta primera estrategia busca movilizar el conocimiento tácito de las personas para convertirlo en conocimiento explícito que pueda ser repartido y acumulado a favor del cumplimiento de las metas de la organización. Para tal fin, cada dos meses, una o más personas de cada área debe escoger un conocimiento que manejen para compartirlo con un grupo de mínimo ocho personas.
El tema es libre, sin embargo, no debe ir en contra de los objetivos de la organización. Por ejemplo, una persona del área de contabilidad puede enseñar a otras personas cómo manjar los gastos; una persona de sistemas puede enseñar un manejo básico de Excel, etc. Esto se hará de manera voluntaria, pero todas las áreas deben estar involucradas en este proceso.
Por otra parte, el conocimiento enseñado no necesariamente debe ser del área a la que la persona pertenece.
El resultado de esta estrategia será una bitácora de enseñanza elaborada por la comunicadora. Esta bitácora contará el tema enseñado y mostrará fotos de cada actividad. La bitácora será impresa.
2. Creación de una jornada llamada: "Un día en tus zapatos", que permita integrar más a las personas de la planta con el personal administrativo.
Uno de los principales problemas encontrados fue la falta de canales de comunicación efectivos entre el personal de la planta y el personal administrativo. Por ello, se propone la creación del siguiente espacio:
La comunicadora elegirá por sorteo diez parejas, las cuales estarán conformadas por una persona del área administrativa y una persona de la planta.
La actividad consiste en que la persona del área administrativa debe pasar medio día con la persona de la planta, quien, durante este transcurso de tiempo, deberá enseñarle y mostrarle al administrativo qué hace durante su labor diaria. Igualmente, el administrativo
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deberá enseñarle a la persona de la planta sus labores y conocimientos. Éste será un proceso de aprendizaje donde se compartirán conocimientos tácitos. Según la tabla presentada en el marco teórico, esta estrategia permitirá pasar de un conocimiento tácito a tácito, ya que las dos personas compartirán conocimientos, habilidades, percepciones del trabajo, etc.
Al final de la jornada cada persona de la pareja deberá escribir los resultados de la experiencia y la enseñanza de la misma. Con esta información recolectada se hará una bitácora.
Esta actividad busca, entonces, generar redes sociales a través de la creación de lazos fuertes entre el personal de la planta y el administrativo, quienes actualmente no tienen una comunicación fluida. De la misma manera, busca fortalecer el capital social e intelectual de las personas a través del intercambio de conocimientos, recursos y experiencias.
El día que se realice la jornada, se anunciará a través de una campaña para que todo el personal esté al tanto de la actividad. Este espacio se hará dos veces al año.
3. Elaboración de un libro llamado: “Las páginas amarillas del saber”
Esta estrategia busca reconocer el trabajo que realizan las personas, para lograr motivarlas en su labor diaria. Lo anterior se propone después de determinar que el personal se siente desmotivado por algunos cambios ocurridos en la organización desde hace algún tiempo.
La actividad consiste en la elaboración de un libro llamado las páginas amarillas del saber. En este se podrán encontrar las habilidades, el know how y las capacidades de cada una de las personas de la organización. Luego, entonces, si alguna persona necesita a alguien de la organización que sepa redactar, podrá consultar las páginas amarillas del saber y encontrará que Sandra Alarcón tiene esta habilidad y puede ayudarlo. En suma, en el directorio se podrán hallar las características personales de cada empleado, sus habilidades, percepciones de la vida, proyectos que ha desarrollado en la empresa, capacitaciones y el lugar exacto de la empresa donde se puede ubicar.
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Como este libro se irá actualizando de acuerdo con la participación de los empleados en diversas capacitaciones, proyectos, etc., y según van llegando nuevos empleados o se van yendo otros; será electrónico y la comunicadora será la encargada de dicha actualización. Se publicará a través de la Intranet.
Cuando el libro esté finalizado, la comunicadora hará la socialización del mismo a través de un lanzamiento para que el personal lo conozca y pueda consultarlo.
Esta estrategia permitirá motivar el trabajo de los empleados (a quienes se les reconocerá sus conocimientos y su trabajo en la organización), integrar al personal, crear redes sociales y fortalecer las relaciones; puesto que por medio de éste, las personas se conocerán mejor y podrán entablar nuevos vínculos (gracias al conocimiento que adquirirán de los demás).
Así, en últimas, es una estrategia de comunicación que permitirá convertir un conocimiento tácito a explícito: el saber de las personas en un saber para todos, para la organización.
Si el comité de comunicaciones lo aprueba, este libro puede ser impreso también.
4. Creación de un canal de comunicación llamado EXPO SCHOTT que permita la gestión e intercambio de conocimiento entre las distintas áreas de la organización.
Actualmente la empresa tiene graves problemas de comunicación entre áreas, los cuales crean barreras para el trabajo en equipo, la coordinación de procesos y las relaciones entre los miembros de las áreas; cuestiones que consecuentemente afectan la consecución de las metas y objetivos de la organización.
Esta estrategia consiste en proporcionar un espacio de comunicación efectivo para la coordinación de trabajo entre las áreas de la empresa. EXPO SCHOTT, busca ser un espacio de interacción y comunicación entre las áreas de la organización, para que todas se conviertan en receptoras y emisoras de información, la cual se traducirá en conocimiento.
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Se realizarán dos ferias al año (una en marzo y otra en noviembre); en las cuales, cada área deberá ser expositora de los elementos que a continuación se señalan en el esquema. Las demás áreas irán en calidad de espectadores, pero también se comunicarán con los expositores.
El resultado de esta feria será un boletín en donde se contará todos los resultados de las ferias realizadas. Este boletín será virtual y se publicará a través de la Intranet.
Es importante señalar que las personas expositoras de la feria y los visitantes, deberán pertenecer a diversos rangos (ej.: operarios, supervisores, jefe de área, etc.). Entre más diverso sea el público y los expositores, más ricas serán las experiencias compartidas y los resultados obtenidos.
Las áreas expositoras se elegirán por sorteo.
Estructura EXPO SCHOTT
Expositor: ÁREA RECURSOS HUMANOS ¿QUÉ QUIERO QUE SEPAN DE MI?
¿CÓMO ESTOY CONTRIBUYENDO PARA CUMPLIR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN? Creación de boletín mensual ¿CÓMO PODEMOS SOLUCIONAR- LAS? ¿QUÉ NECESITO DE USTEDES? ¿QUÉ DIFICULTADES ESTOY TENIENDO CON USTEDES?
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Ésta será una de las estrategias más significativas, porque permitirá mitigar varios de los problemas mencionados anteriormente. Esta feria permitirá, asimismo, crear un espacio de comunicación entre áreas cuya base será la gestión del conocimiento, la participación y la retroalimentación; factores que ayudarán a lograr un desarrollo de procesos internos más coordinado, contribuyendo así con el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
Es importante que en una de las ferias participen como expositores, un grupo de operarios para que representen las inquietudes y necesidades de sus compañeros.