Políticas de comunicación interna según el canal de comunicación

Finalmente, establecer y contextualizar las políticas internas de comunicación (para el caso de estudio en cuestión) es significativo, pues da luces de cómo funciona el proceso comunicacional, a través de qué canales se contempla y qué tan efectivo es para lograr que la información fluya en todo sentido dentro de la organización.

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Por tal motivo, las políticas internas de comunicación formalizan y estandarizan los procesos de trasmisión de información.

Por consiguiente, el objetivo del sistema de comunicación de SCHOTT es fomentar una cultura de la comunicación, la cual garantice que todas las partes interesadas gestionen oportunamente la información necesaria para su desempeño productivo.

Objetivos específicos

 Proporcionar que la información fluya en todo sentido en la organización: líderes- colaboradores, colaboradores-líderes, líderes-líderes, interna-externa.

 Utilizar los canales de comunicación definidos por la organización.  Garantizar que la información sea veraz, oportuna y completa.

Canales de comunicación interna

“Los canales de comunicación son el vehículo que transporta los mensajes de la fuente al receptor” (Collado, 1991, p. 22); en esta medida, bloquean o permiten la transmisión de

información en una organización. Son importantes porque de la efectividad de cada uno de ellos, depende que corra eficientemente el flujo de información presente en la organización. Entonces, incluirlos dentro del contexto permitirá indagar la forma en que la organización concibe y maneja la comunicación, así como la manera en que ésta posibilita o no la retroalimentación y la movilización del conocimiento.

De modo que los canales de comunicación de la empresa, deben servir para lograr que se comuniquen diversos temas de la manera más directa posible, de acuerdo al público óptimo.

Para ello se contextualizó el diseño, objetivo, alcances, responsables y política de cada uno de los canales (no obstante, algunos canales no tienen establecidos todos los anteriores puntos):

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2.9.2.1Matrices (comité de comunicaciones)

La empresa cuenta con un comité de comunicaciones conformado por: Sonia Morales, Jefe del departamento de Recursos Humanos; Camila Osorio, Asistente comercial; Mauricio Villegas, Gerente General; Héctor Gordillo, Jefe de serigrafía; Jhan Pierth Arévalo, Gerente comercial; Jorge Urrego, Jefe de tecnología; Jorge Castillo, Gerente de calidad; Cristina Vela, Coordinadora de cartera; Gloria Téllez, Asistente contable; y Sandra Alarcón, Secretaria de gerencia.

El comité de comunicaciones lleva algunos años funcionando con el fin de fortalecer y manejar la comunicación interna de SCHOTT. Éste se reúne mensualmente para coordinar las distintas tareas del comité. Sin embargo, no existe una persona que lo lidere ni que mantenga su gestión integrada. El comité ha sido el único intento de la organización por gestionar la comunicación; puesto que la empresa carece de departamento de comunicaciones o de comunicadores que lideren esta gestión. Las personas que pertenecen a este grupo se han incluido de menara voluntaria y, como no hay un líder, la gestión del mismo se ha ido debilitando en los últimos años.

Por otra parte, lo acordado en cada reunión se ha venido registrando en bitácoras, actas y matrices. La empresa cuenta con el registro de estos documentos expedidos en los años 2003, 2004, 2005 y 2006. No existen registros de años anteriores a 2003, ni superiores a 2006, lo que significa que para el año 2007 no hubo ningún registro de las reuniones del comité de comunicaciones.

En general, los temas que se tratan en las reuniones y que se han registrado en las actas y bitácoras son relacionados con los responsables de la elaboración de matrices (Ver anexo 1.1), fecha de publicación de los periódicos internos y externos de la empresa,

contenidos de dichos periódicos, horarios de reuniones del comité, fechas de talleres de comunicación, definición de directrices para las publicaciones de los contenidos de los diversos medios de comunicación de la empresa y planes estratégicos.

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A pesar de que existe un formato general para registrar la información de cada reunión, se evidencia que hay unos registros más completos y específicos que otros.

Por otra parte, cabe resaltar que desde el año 2003, por lo general, los miembros del comité de comunicación han sido los mismos; y a partir del año 2007 no hay ningún registro del comité. Lo que pone de presente la pérdida de efectividad del comité para lograr procesos integrales de comunicación.

El diseño de la matriz de canales de comunicación fue elaborado por Jorge Castillo, Gerente de calidad, y aprobado por el Gerente General.

En esta matriz (Ver anexo 1.1) se establece:

a) Canal de comunicación: el canal por el que se transmite el mensaje (Comités, correo interno, e mail externos, manuales de función y calidad, procedimientos e instructivos, Flexline, tablero para quejas y devoluciones, tablero de control de calidad, tablero sobre resultados de la planta, comité paritario, folleto, protectores de pantalla, servicios de mensajería, y fax).

b) Frecuencia del uso: la frecuencia con la que se comunica a través de cada canal anteriormente nombrado (diario, semanal, quincenal, mensual).

c) Información a manejar: la información que se transmite a través de los canales de comunicaciones (ej.: procesos, riesgos, misión, visión, valores, etc.)

d) Acceso: establece si el acceso a la información que se transmite a través de cada canal es restringido, no restringido o parcialmente restringido.

e) Responsable: se establece el responsable de manejar y publicar los contenidos de la información trasmitida a través de cada canal.

f) Registro: se establece a través de qué medio quedó instituida toda la información anterior (ej.: acta, archivo, registros, folletos, etc.)

A través de este formato se evidencia que la Intranet en el 2005, no estaba contemplada como un medio de comunicación.

Por otra parte, el diseño de esta matriz tampoco se actualiza, ni existen reportes de la misma desde hace aproximadamente cuatro años.

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El objetivo principal del mail interno, es comunicar con rapidez a un grupo definido, que dispone de computadores con el sistema LOTUS, cualquier tipo de información. Se utiliza para enviar y recibir mensajes importantes como notificaciones, actividades, recordar fechas importantes, etc. También permite enviar información a correos externos.

Lotus Domino/ Notes es un sistema de comunicación que permite:  Enviar correos electrónicos y manejar calendarios y agendas.  Compartir bases de datos con información.

 Coordinar el flujo de trabajo utilizando aplicaciones como Notes.

Alcances

Interno y externo.

Responsables

El administrador del canal (coordinador de tecnología) encargado del mantenimiento, actualización, definición de parámetros y restricciones de acceso.

La gestión de la información

Proporcionada por cada usuario.

Políticas

a) Todo correo debe tener un objetivo.

b) Debe definir claramente a quién o a quiénes se quiere comunicar. c) Claridad sobre el conducto que se debe respetar.

d) Claridad en lo que se desea obtener del correo. e) Claridad de cuándo quiero obtener el resultado.

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