3. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS
3.2 Modelo de Gerencia Estratégica
3.2.6 Implementar estrategias
La implementación de estrategias afecta a todas las áreas de la organización, desde los niveles más bajos hasta los altos sin embargo analizar todas estas resulta un poco complejo por lo que se tomará en cuenta los más relevantes.
3.2.6.1 Planes de acción.
FO: Desarrollo de productos (integración): Desarrollar un Manual de Funciones para el taller Publicidad Galarza.
Cada integrante de una organización debe tener claro sus responsabilidades, obligación, es por ello que se desarrolló el siguiente Manual de Funciones del taller Publicidad Galarza.
Así mismo se presenta el organigrama del taller con los actuales departamentos que posee.
Figura 2 Organigrama Publicidad Galarza Fuente: La investigación
Elaborado por: Evelyn Mosquera
GERENTE
DEP. TALENTO HUMANO DEP. PRODUCCIÓN
DISEÑO OPERARIO DE IMPRESIÓN BODEGA DEP. VENTAS ATENCIÓN AL CLIENTE ASESORIA CONTABLE
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PRESENTACIÓN DEL MANUAL
El Manual de Funciones es el producto de un trabajo técnico, constituido en una herramienta que permite al taller Publicidad Galarza organizar los cargos del personal a partir de la definición de los perfiles, verificando las actividades que cada trabajador desempeña en su puesto de trabajo según su nivel jerárquico.
Una vez realizados el análisis de cada uno de los cargos resulta fácil elaborar el manual de funciones para la empresa. Este instrumento facilita la ubicación y orientación del personal además de que permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo.
OBJETIVO DEL MANUAL
Definir las competencias comportamentales y funcionales, y los requisitos mínimos de los empleos que conforman el personal del taller.
ALCANCE DEL MANUAL
La aplicación del presente Manual de Funciones comprende a todo el personal que presta servicios dentro del taller, asegurando el cumplimiento de las funciones asignadas.
ORGANIGRAMA
ELABORADO: EVELYN MOSQUERA REVISADO: APROBADO:
GERENTE
DEP. TALENTO HUMANO DEP. PRODUCCIÓN
DISEÑO OPERARIO DE IMPRESIÓN BODEGA DEP. VENTAS ATENCIÓN AL CLIENTE ASESORIA CONTABLE
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENTE
NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO
MISIÓN DEL CARGO: Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas del taller, así como
coordinar y supervisar los Departamentos.
Dependencia Lineal: Dirección grafica Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: Aplica
Relaciones externas: Clientes
Relaciones internas: Dep. Ventas Producción Talento humano
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA Ingeniero en Administración de Empresas Conocimientos en operación de equipo de cómputo y material
complementarios.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 2 meses en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales 2 (medios) 3 (superiores)
a) Conocimientos técnicos básicos sobre el
negocio. X
b) Conocimientos técnicos de administración. X
c) Finanzas y banca básicas. X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
a) Capacidad para trabajar bajo presión X
b) Aprendizaje continuo X
c) Analizar y sintetizar información. X
d) Habilidades interpersonales X
e)Ético X
f) Dirección hacia el cambio positivo X
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos
2 Crear y mantener buenas relaciones con los clientes y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
3 Lograr que las personas quieran hacer lo que tienen que hacer y no hacer lo que ellas quieren hacer. 4 Planear, organizar, dirigir y controlar.
5 Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por el logro de los objetivos de la organización.
6 Toma decisiones y dirige el rumbo de la empresa hacia sus objetivos
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RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable del uso, supervisión, resguardo y mantenimiento de los siguientes equipos:
1 computador 1 escritorio
1 impresora 1 sillón
1 teléfono Otros suministros y materiales de oficina
RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL
Mantener relaciones cordiales y de colaboración con el personal del taller.
CONDICIONES DE TRABAJO
1 Esfuerzo mental ALTO MEDIO NORMAL NO PROCEDE
Esfuerzo físico
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas, estrés laboral
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: 50 horas semanales de lunes a sábado, (08:00 a 13:00) y (14:00 a 18:00)
Horario de descanso: 1 horas de almuerzo.
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: DISEÑADOR
NIVEL JERÁRQUICO: OPERATIVO
MISIÓN DEL CARGO: Diseñar y producir materiales gráficos, aplicando las técnicas requeridas en el
diseño a fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.
Dependencia Lineal: Dirección grafica Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: No aplica
Relaciones externas: Clientes
Relaciones internas: Atención al cliente, área de operación de plotter
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Bachiller, más un curso de Diseño Gráfico de un (1) año de duración
Conocimientos en operación de equipo de cómputo y material complementarios.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 6 meses en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales 2 (medios) 3 (superiores)
a) Computación x
b) Manejo de Software: Corel Draw, Photoshop,
Illustrador X
c) Fundamentos de diseño X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
a) Creativo X
b) Aprendizaje rápido X
c) Analizar y sintetizar información. x
d) Captar instrucciones orales y escritas. X
e) Combinar colores. X
f) Instrumentos y materiales de diseño gráfico X
g) Capacidad para trabajar bajo presión X
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Diseño y supervisión de trabajos que se envían a imprimir
2 Revisa y resguarda la documentación referente a los diseños
3 Suministra información técnica a los usuarios, en cuanto al diseño para publicaciones.
4 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 5 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
6 Revisa y corrige el material diseñado.
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RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable del uso, supervisión, resguardo y mantenimiento de los siguientes equipos:
1 computador 1 escritorio
1 impresora 1 sillón
1 teléfono Otros suministros y materiales de oficina
RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL
Mantener relaciones cordiales y de colaboración con el personal del taller.
CONDICIONES DE TRABAJO
1 Esfuerzo mental ALTO MEDIO NORMAL NO PROCEDE
Esfuerzo físico
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas, estrés laboral
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: 50 horas semanales de lunes a sábado, (08:00 a 13:00) y (14:00 a 18:00)
Horario de descanso: 1 horas de almuerzo.
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: ATENCIÓN AL CLIENTE
NIVEL JERÁRQUICO: OPERATIVO
MISIÓN DEL CARGO: Resolver problemas, dudas, consultas, dejándoles satisfechos de forma profesional a
nuestros clientes y futuros clientes potenciales.
Dependencia Lineal: Atención al cliente Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: No aplica
Relaciones externas: Clientes
Relaciones internas: Área de diseño
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Estudiante universitario, de carreras administrativas o que estén relacionadas con el relacionamiento entre las personas. Conocimiento en materiales publicitarios.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 6 meses en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales 2 (medios) 3 (superiores)
a) Computación x
b) Buen manejo de relaciones interpersonales X
c) Conocimientos en atención al cliente X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
a) Creativo x
b) Habilidad para relacionarse con cualquier tipo de
persona. X
c) Buena orientación al servicio y sentido de
urgencia. x
d) Manejo prudente y confiable de la información X
e) Habilidad para comunicación verbal. X
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Crear y mantener una buena relación con los clientes ya sea personal o vía telefónica
2 Organizar, controlar, cuidar y archivar los documentos, concernientes a las actividades del puesto. 3 Llenar las ordenes de producción con los trabajos acordados.
4 Entregar las ordenes de producción a los diseñadores. 5 Entregar los trabajos concluidos a los clientes. 6 Manejo de caja.
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RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable del uso, supervisión, resguardo y mantenimiento de los siguientes equipos:
1 computador 1 escritorio
1 calculadora científica 1 silla
1 teléfono Otros suministros y materiales de oficina
RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL
Mantener relaciones cordiales y de colaboración con el personal del taller.
CONDICIONES DE TRABAJO 1 Esfuerzo mental
ALTO MEDIO NORMAL NO PROCEDE
Esfuerzo físico
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas, estrés laboral
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: 50 horas semanales de lunes a sábado, (08:00 a 13:00) y (14:00 a 18:00)
Horario de descanso: 1 horas de almuerzo.
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: OPERARIO DE MÁQUINA DE PLOTTER
NIVEL JERÁRQUICO: OPERATIVO
MISIÓN DEL CARGO: Imprimir los diseños aprobados con acabados de calidad.
Dependencia Lineal: Área de diseño Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: No aplica
Relaciones internas: Área de diseño
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Estudiante universitario, de carreras sistemas o que estén relacionadas con equipos de diseño.
Conocimiento en materiales publicitarios.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 6 meses en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales 2 (medios) 3 (superiores)
a) Computación X
b) Buen manejo de Photoshop, Corel Draw X
c) Conocimientos en manejo de plotter de
impresión X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
a) Creativo x
b) Habilidad motriz X
c) Buena orientación al servicio y sentido de
urgencia. x
d) Manejo prudente y confiable del equipo de
impresión X
e) Habilidad para comunicación verbal. X
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Imprimir los diseños en el material solicitado 2 Organizar, controlar, cuidar el material a su cargo. 3 Mantener limpio el plotter de impresión y computadora. 4 Entregar las impresiones a tiempo
5 Colocarse el equipo de protección personal.
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RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL
Mantener relaciones cordiales y de colaboración con el personal del taller.
CONDICIONES DE TRABAJO 1 Esfuerzo mental
ALTO MEDIO NORMAL NO PROCEDE
Esfuerzo físico
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas, estrés laboral
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: 50 horas semanales de lunes a sábado, (08:00 a 13:00) y (14:00 a 18:00)
Horario de descanso: 1 horas de almuerzo.
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable del uso, supervisión, resguardo y mantenimiento de los siguientes equipos:
1 computador 1 plotter de corte
1 calculadora científica 1 silla
1 plotter de impresión Otros suministros y materiales de impresión
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: BODEGUERO
NIVEL JERÁRQUICO: OPERATIVO
MISIÓN DEL CARGO: Mantener actualizado y abastecido el inventario de materiales del taller
Dependencia Lineal: Área de diseño Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: No aplica
Relaciones internas: Producción
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA Conocimiento en materiales publicitarios.
Técnico en el manejo de bodegas o abastecimientos.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 6 meses en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales 2 (medios) 3 (superiores)
a) Computación X
b) Buen manejo de inventario X
c) Conocimientos en manejo materiales de
impresión X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
a) Habilidad motriz X
b) Honesto x
c) Manejo de material X
d) Habilidad para comunicación verbal. X
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Revisar el adecuado almacenaje del producto en bodega 2 Organizar, controlar, cuidar el material a su cargo. 3 Mantener limpio el computador.
4 Archivar en orden los pedidos del día. 5 Colocarse el equipo de protección personal.
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RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON EL PERSONAL
Mantener relaciones cordiales y de colaboración con el personal del taller.
CONDICIONES DE TRABAJO 1 Esfuerzo mental
ALTO MEDIO NORMAL NO PROCEDE
Esfuerzo físico
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas, estrés laboral
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: 50 horas semanales de lunes a sábado, (08:00 a 13:00) y (14:00 a 18:00)
Horario de descanso: 1 horas de almuerzo.
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable del uso, supervisión, resguardo y mantenimiento de los siguientes equipos:
1 computador 1 Material de impresión (lonas , vinilos, tinta)
1 calculadora científica 1 silla
1Impresora Otros suministros y materiales de impresión
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Manual de funciones: Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y
tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas.
Sintetizar: Presentación de un todo gracias al destaque de sus partes más interesantes o sobresalientes.
Proveedores: Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad.
Planear: Pensar o preparar una acción para realizarla en el futuro.
Organizar: Preparar una cosa pensando y cuidando todos sus detalles.
Dirigir: Gobernar, mandar, regir o guiar un grupo de personas o una cosa.
Controlar: Dirigir o dominar una organización o sistema.
Resguardo: Documento que da garantía de que se ha hecho una entrega o un pago.
Diseñador: Persona que se dedica a la creación gráfica de diversos objetos.
Plotter: Periférico de un ordenador que sirve para trazar gráficos.
Vinilo de impresión: Resina plastificada adhesiva.
Lona de impresión: Tela resistente, fuerte e impermeable, de algodón o cáñamo ( Fibra vegetal que se
extrae del tallo).
REPRODUCCIÓN DEL MANUAL El presente Manual de Funciones será impreso y anillado.
SOCIALIZACIÓN DEL MANUAL
Se realizara una reunión con todos los trabajadores del taller Publicidad Galarza, en la cual se entregará un ejemplar del presente Manual de Funciones.
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FA: Estrategias (Genérica):Desarrollar habilidades y destrezas en el personal.
Mantener actualizado los conocimientos es indispensable es por ello que se ha planteado desarrollar las habilidades y destrezas en el personal del taller Publicidad Galarza para contribuir al desempeño del mismo.
Capacitación para los trabajadores.
Constituyen en si el conjunto de acciones sistematizadas para orientar el proceso capacitador en un centro laboral o conjunto de ellos.
Es por ello que se plantea el siguiente plan de capacitación.
PLAN DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE TALENTO HUMANO
I. Actividad de la empresa
EL TALLER PUBLICIDAD GALARZA se desarrolla en la prestación de servicios en publicidad.
II. Justificación
El recurso más importante en cualquier organización es el personal implicado en las actividades laborales. Esto es de vital importancia en una organización que presta servicios, la conducta y el rendimiento de los individuos influye directamente en la calidad de los servicios que se brindan. Tales premisas conducen automáticamente a enfocar inevitablemente el tema de la capacitación como uno de los elementos vertebrales para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de las organizaciones, direccionado a la optimización de los servicios de asesoría y consultoría empresarial.
En tal sentido se plantea el presente Plan de Capacitación en el área del desarrollo del Talento Humano y mejora en la calidad del servicio al cliente.
III. Objetivos del plan de capacitación
Objetivo General
Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión.
64 Objetivos Específicos
Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la Empresa, su organización, funcionamiento, normas y políticas.
Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas especializadas.
Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo.
Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados.
IV. Acciones a desarrollar
Las acciones para el desarrollo del plan de capacitación están respaldadas por los temarios que permitirán que permitirán mejorar la calidad del Talento Humano, para ello se está considerando lo siguiente:
Temas de capacitación sistema institucional
Administración y organización
Imagen institucional
Relaciones Humanas
Mejoramiento del Clima Laboral
V. Recursos
Humanos
Lo conforman los participantes y expositores especializados en la materia, como: es la Empresa “FECAEE S.A” EMPRESA DE FORMACIÓN DE CAPACITACIÓN EMPRESARIAL.
Materiales
Infraestructura: Las actividades de capacitación se desarrollaran en ambientes adecuados proporcionados por la Empresa FECAEE S.A.
Mobiliario, equipo y otros: Está conformado por carpetas y mesas de trabajo, pizarra, hojas cuadriculadas, esferos que serán entregados a cada uno de los trabajadores.
Documentos técnicos: Certificados.
VII. Financiamiento
El monto de inversión de este plan de capacitación, será financiado con ingresos propios presupuestados del taller.
65 VII. Presupuesto DESCRIPCIÓN CANT (trabaj) COSTO UNITARIO COSTO TOTAL Facilitador y coordinador 6 25,00 150,00 Logística y equipo Material didáctico Certificados Alimentación Salón auditorio TOTAL 150,00 VIII. Cronograma ACTIVIDAD A DESARROLLAR MESES I II III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 2 Comunicaciones efectivas (Mejoramiento del clima
laboral) x Relaciones interpersonales efectivas (Relaciones humanas) x Técnicas de las "5 S" (Administración y organización) x Fuente: La investigación
Elaborado por: Evelyn Mosquera
Profesionalización de la Gerencia
Teniendo en cuenta que el crecer profesionalmente es un plan a largo plazo en el cual hay que ir trabajando continuamente. Un sendero de tristes recaídas pero también de muchísimos avances positivos colmados de satisfacciones, ya que la administración existente en el taller es empírica se ha pensado que el propietario debería prepararse a nivel superior brindando mayores posibilidades de aprovechar las oportunidades que se presentan en el mercado.
66 Tabla 15 Tabla profesionalización de la Gerencia
CANT (semestr) DETALLE UNIANDES UTE Costo semestral Costo anual Costo total Costo semestral Costo anual Costo total 9 Administración de Empresas y Negocios 1230,00 2406,00 12459,75 1250,00 2562,50 13783,21 9 Material de investigación (Internet) 138,00 282,90 1521,67 138,00 282,90 1521,67 9 Materia didáctico 16,60 34,03 183,04 16,60 34,03 183,04 9 Transporte 210,00 430,50 2315,58 285,00 584,25 3142,57 9 Alimentación 405,00 830,25 4465,76 540,00 1107,00 5954,34 9 Vestimenta 228 467,40 2514,06 228 467,40 2514,06 9 Presentación de trabajos universitarios 50 102,50 551,33 50 102,50 551,33 TOTAL 2277,60 4553,58 24011,18 2507,60 5140,58 27650,21
Elaborado por: Evelyn Mosquera Fuente: La investigación
Se ha tomado en cuenta a la universidad Regional Autónoma de los Andes y la universidad Tecnológica Equinoccial, como unas de las opciones para poder llevar a cabo esta estrategia planteada, así mismo por la facilidad que brinda la universidad Regional Autónoma de los Andes en realizar los pagos de la colegiatura en tres partes, y el costo menos elevado de la carrera Administración de Empresas y Negocios que consta de nueve niveles, por esto es recomendable optar por esta.
Ya que será de gran utilidad para mejorar la perspectiva de negocio que se tiene cuando se posee un nivel técnico en conocimientos, sin desfavorecer la labor realizada hasta el momento del propietario del taller Publicidad Galarza teniendo en cuenta que los valores presentados pueden variar de acuerdo a las políticas que maneje la universidad.
67
DO: Estrategia de enfoque (Genérica): Mejorar la distribución del espacio físico y los bienes del taller.
Es importante mantener una correcta distribución física para poder contribuir con un correcto desarrollo de actividades sin enfrentar inconvenientes, es por ello que se sugiere al propietario del taller Publicidad Galarza lo siguiente:
Alquiler de nuevo local para plotter de impresión y material de impresión.
Teniendo en cuenta que el actual local es de dimensiones reducidas se ha considerado reubicar el plotter de impresión, corte y materiales de impresión ya que estos ocupan el mayor espacio del local, dificultando algunas de las actividades que se tiene que realizar, así mismo al momento de poner en funcionamiento estos aparatos despiden calor y olores fuertes por el tipo de material que se utiliza al momento de imprimir los trabajos generando malestar a los clientes que desean acercarse a solicitar algún tipo de servicio, para ello se sugiere rentar el local que se encuentra a la derecha del actual, esta reubicación no genera mayores inconvenientes por estar prácticamente en el mismo lugar.
Tabla 16 Presupuesto del alquiler del nuevo local
CAN. DETALLE FREC. COSTO
MENSUAL
COSTO ANUAL
12 Arriendo local Av. Rio Toachi
y Cocaniguas mensual 180.00 2160.00
TOTAL 180.00 2160.00
Fuente: La investigación
Elaborado por: Evelyn Mosquera
A continuación se detalla en forma gráfica la distribución que tendrán los equipos en el nuevo local que se plantea rentar, para mejorar el cumplimiento de las funciones diarias del taller Publicidad Galarza.
68
Figura 3 Distribución de nuevo local
Fuente: La investigación Elaborado por: Evelyn Mosquera
Redistribución del espacio físico.
La distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo