Hoy en día, la innovación tecnológica, la competitividad, la complejidad y dinamismo de los mercados, caracterizan al mundo empresarial moderno. Es común ver que los gerentes de las empresas perciben que la adecuada elaboración y difusión de los objetivos, políticas, normas de trabajo, estrategias y rutinas administrativas y operativas en el entorno adecuado son acciones indispensables para la consecución de los objetivos empresariales.
La principal función del manual es brindar una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual nunca es completado ya que éste debe evolucionar junto con la organización.
En la actualidad, es un requisito fundamental para las empresas poseer varios tipos de manuales. Estos deben estar orientados a establecer una guía de trabajo, oficial y racional, “formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual”10, para evitar que se pierda el esfuerzo y
trabajo de la organización.
A pesar de ser muy útiles en las organizaciones, no todas los utilizan. Las empresas que no cuentan con manuales usan comunicados internos para transmitir instrucciones o comunicaciones. Si el propósito de transmisión de información se cumple a través de estos medios, no se cumple el objetivo de que se constituya un todo, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas instrucciones emitidas a través de comunicados aislados.
9 Manuales Administrativos, Recuperado: 15 de Abril de 2009. en línea. Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
10
Recuperado: 30 de Marzo de 2009. en línea. Disponible en: http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/rechum1/u3parte2.htm
Las empresas hoy en día consideran los manuales como herramienta fundamental para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Estos, son principalmente un instrumento de comunicación.
1.5.1 El manual como medio de comunicación
Una de las principales funciones que tiene un manual es la de comunicar a empleados, directivos y demás miembros de una organización los procedimientos que se deben seguir en cada área, departamento o sector de ésta para poder desempeñar exitosamente el trabajo; es también imprescindible para comunicar a todos internamente la filosofía, políticas, y demás funciones que requieran un alto nivel de estandarización.
Los manuales son un medio de comunicación por excelencia, su principal función es la de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la alta dirección, al trazar la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser el principal activo de la organización.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación exitoso a través del cual se comunican las decisiones administrativas, y por ello, debe ser actualizado constantemente.
1.5.2 Principales objetivos de los manuales administrativos11
De acuerdo con el tipo de manual y sus respectivas características, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
11 Manuales Administrativos, Recuperado: 15 de Abril de 2009. en línea. Disponible en: www.frrg.utn.edu.ar/frrg/Apuntes/II2/ManualesAd.ppt
a) Informar e instruir al personal. Informar sobre aspectos fundamentales para la organización como son los objetivos, las funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, entre otros.
b) Definir las funciones y relaciones de cada departamento administrativo con el objetivo de precisar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar negligencias. c) Colaborar al personal de la empresa en la adecuada ejecución de las labores asignadas, y facilitar la estandarización del trabajo.
d) Servir como documento de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a los distintos departamentos de la organización.
e) Suministrar información básica para la planeación y ejecución de reformas administrativas.
1.5.3 Ventajas y limitaciones de los manuales administrativos
Una de las tantas ventajas de los manuales es la de señalar el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para la ejecución de cualquier trabajo. Los manuales cuentan con múltiples ventajas que reflejan la importancia de estos y algunas limitaciones que se deben tener en cuenta antes de considerar implementarlo en una u otra organización. Algunas de sus tantas ventajas son:
b) Ayudan a socializar e institucionalizar los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.
c) Evitan diferencias y malos entendidos de las operaciones.
d) Aseguran la permanencia y coherencia de procedimientos y políticas a través del tiempo. e) Es un documento informativo que sirve para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había desempeñado.
f) Ayudan a elevar la coordinación en la realización del trabajo.
g) Permite empoderamiento efectivo ya que al existir instrucciones escritas, facilitan la supervisión.
h) La gestión administrativa y la toma de decisiones está basada y regida por normas claras que mantienen la continuidad a través del tiempo. Esto es fundamental para que los procesos sean claros, transparentes y no haya oportunidad para desviarse de los intereses de la organización.
I) Es un documento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo y complementando a través del tiempo y necesidades de la empresa.
J) Ayuda a economizar tiempo ya que brinda soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
k) Constituyen una herramienta que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del análisis y coherencia entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Con base en lo anterior, se puede evidenciar que los manuales corporativos representan para las empresas, grandes ventajas; así mismo éstos tienen algunas Limitaciones que se deben tener en cuenta. Algunas de éstas son:
a) El Costo de producción y actualización puede ser alto. b) Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
c) Incluye sólo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
d) Una descripción muy detallada los convierte en complicados.
1.5.4 6 Clases de manuales administrativos diferentes
Es importante destacar que existen diferentes tipos de manuales, cada uno de estos se enfoca en satisfacer necesidades distintas. Algunos de estos son: el manual de calidad, manual de gestión, manual de procesos, manual de comunicaciones entre otros. Los manuales pueden definirse como un documento que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades deben ser cumplidas.
Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones: A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.