Metodología utilizada 1 Método de observación

El método de Observación se llevó a cabo durante 1 semana (febrero 2 a febrero 7 de 2009) donde se analizó el funcionamiento y desarrollo diario de la Fundación Proboquilla.

Durante esta semana se pudo evidenciar que la fundación está compuesta por distintas áreas como, la dirección ejecutiva, dirección contable, Coordinación general de salud y nutrición, coordinación de productividad y la coordinación de educación y cultura.

En cuanto a la comunicación se encontró que es deficiente, funciona aisladamente por departamentos, no hay una comunicación de la Fundación como tal sino de cada uno de las coordinaciones.

Las carteleras están en mal estado, son monótonas, viejas, a pesar de contar con información valiosa y fundamental para el buen desempeñó de sus actividades. En esta se publica mucha información fotocopiada, sin imágenes, mucha información en cada información, letra pequeña etc. Haciéndolas poco legibles, aburridas y poco concurridas. En los 5 días que duró la observación se evidenció que nadie acudió a consultar la cartelera. Hay otra cartelera (ver anexo 1, Cartelera No. 2), más llamativa pero muy escondida, ubicada en un pasillo pequeño y oscuro, poco concurrido.

Cada departamento se encarga de emitir, diseñar, producir y repartir la comunicación, a través de los medios que ellos consideren sean los más apropiados para esto. Estas personas son por lo general, enfermeras, nutricionistas, trabajadoras social, contadores etc. pero no comunicadores y tampoco tienen conocimiento sobre el tema. Esto hace que las comunicaciones tanto internas como externas en pocas ocasiones funcionen.

En muchas ocasiones la comunicación emitida no da los resultados esperados y ellos no saben porque, no hacen evaluación, no hacen retroalimentación. No han hecho un estudio para determinar porqué unos medios funcionan mejor que otros.

“Aunque actualmente no tenemos herramientas estructuradas que nos permitan conocer la efectividad de estos, un dato que nos permite saber si es o no efectivo es

la asistencia a la convocatoria o la participación comunitaria” (Coordinadora Proyectos Productivos – Yohana Alfaro)

3.3.2 Entrevistas a profundidad

El día viernes 13 de febrero de 2009 se llevaron a cabo entrevistas a profundidad en las instalaciones de la Fundación Proboquilla; las entrevistas se le hicieron al Director Ejecutivo, A la directora contable, y a cada encargado de las áreas de salud y nutrición, proyectos productivos, educación y cultura.

El principal objetivo de estas entrevistas es el de conocer a fondo y a través de los mismos colaboradores cómo son manejados los medios de comunicación tanto internos como externos de la Fundación Proboquilla, a cargo de quienes están, cómo evalúan sus resultados, si los actualizan o no entre otros.

A través de estas entrevistas se pudo ver que todos los coordinadores manejan todos los medios tanto internos como externos existentes en la fundación, cada uno los usa de manera aislada y según sus necesidades.

Por medio de estas, se pudo ver que los empleados consideran necesario hacer mejoras y estructurar la comunicación para que así sea más efectiva.

“Debe hacerse un diagnóstico y una evaluación de los medios para que se puedan establecer canales eficientes. Adicionalmente, se debe capacitar a los empleados en

el uso de los mismos”. (Dirección Contable: Catherine Escobar)

Para Johana Flórez, encargada de la coordinación de educación y cultura, “la inexistencia de un departamento especializado en el tema que desde su área maneje todo lo referente a la comunicación, el seguimiento y retroalimentación de los medios utilizados que permita identificar con claridad fallas en el proceso de convocatoria o en la asistencia a las actividades programadas” es una de las principales debilidades de la comunicación en la Fundación.

Johanna Flórez: “los medios que estamos empleando tanto a nivel interno como externo tengan la opinión o revisión de un profesional en el área, para que sea él quien nos asesore en su uso, nivel de importancia y pertinencia”.

3.3.2.1 Logística: proceso de entrevistas

A los coordinadores de proyectos de la Fundación Proboquilla se les citó por medio de un correo electrónico el lunes 9 de Febrero de 2009. En la citación se les pedía que estuvieran todos el viernes 13 de Febrero de 2009 a las nueve (9) de la mañana para ser entrevistados sobre el manejo y uso de los medios de comunicación y sus

respectivas debilidades y fortalezas para así poder hacer un diagnóstico de la situación actual de la Comunicación corporativa en la Fundación. Las entrevistas terminaron alrededor de las tres (3) de la tarde.

Los empleados entrevistados fueron mujeres y el director ejecutivo fue el único hombre en el proceso. Estos oscilan entre los 25 y 45 años de edad, en su mayoría llevan más de 5 años en la fundación. Dos de estos (director ejecutivo y director contable) están por contrato y el resto por prestación de servicios.

3.3.2.2 Cuadro Análisis de resultados: entrevista a profundidad

Pregunta Respuesta más frecuente

1. _{¿Qué medios de comunicación se}

usan en la Fundación?

Es casi una constante el listado de los medios bajo mencionados en las respuestas de los entrevistados:

Internos: en cuanto a los medios internos mencionaron las reuniones de equipo, reuniones generales con proveedores y equipo de trabajo, capacitaciones programadas por la dirección, Memorandos informativos, el uso del Correo electrónico, Presentaciones Power Point (uso interno y externo), Informes ejecutivos de proyectos e Informes general de gestión.

Externos: Memorandos informativos o cartas, Correo electrónico (a donantes), Volantes de citación, Afiches, Folletos o plegables, Carteleras informativas, Tele-conferencias y Encuestas. Llamadas telefónicas, Cartas personalizadas y Perifoneo.

2. _{¿Cuál de estos tiene a su cargo? Los anteriormente mencionados} 3. _{¿Con qué frecuencia los usa? Dos respuestas repetidas:}

1. Mensualmente

2. Según la programación u objetivo que se persiga.

5. _{¿Cómo miden la efectividad de}

estos medios?

No se mide, no tenemos las herramientas para esto. sólo por percepción. Actualmente usamos la asistencia a la convocatoria o la participación comunitaria.