ÍNDICE Párrafos
GENERALIDADES 1
OBJETIVO DEL BOLETÍN 2
OBJETIVOS DE AUDITORÍA 3 – 10
CONTROL INTERNO 11 – 46
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORÍA 47 – 61
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Planeación 62 – 64
Revisión analítica 65 – 69
Estudio y evaluación preliminar del control interno 70 – 71 Pruebas de cumplimiento 72 – 73
Pruebas sustantivas 74 – 135
FECHA DE EMISIÓN Y REVISIÓN DE ESTE BOLETÍN 136
Boletín 5150
INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO
1 Conforme a las Normas de Información Financiera (NIF), los inmuebles, la maquinaria y el equipo son los bienes tangibles que tienen por objeto: a) uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad; b) la producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, o c) la prestación de servicios por la entidad a su clientela o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.
OBJETIVO DEL BOLETÍN
2 El objetivo del boletín es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
3 Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inmuebles, maquinaria y equipo son los siguientes:
4 a) Comprobar que existan y estén en uso. 5 b) Verificar que sean propiedad de la empresa. 6 c) Verificar su adecuada valuación.
7 d) Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.
8 e) Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el cálculo de la depreciación.
9 f) Determinar los gravámenes que existan.
10 g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
CONTROL INTERNO
11 El estudio y la evaluación del control interno deberán efectuarse conforme a lo dispuesto en el Boletín 3050 de esta Comisión. Consecuentemente, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al Proceso Electrónico de Datos (PED). 12 Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad
del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles clave, los cuales deberán dirigirse a:
13 a) Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa.
14 En términos generales, por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización, actualización, depreciación, etcétera.
15 b) Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.
16 Debe existir una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas.
17 c) Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro.
18 La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.
19 d) Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.
20 Una vez aprobada la compra de los activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales.
21 e) Existencia de archivos de documentación.
22 La documentación soporte de la propiedad de los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control.
23 f) Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.
24 Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto, es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia, que consten por escrito.
25 g) Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.
26 Con objeto de registrar, en su oportunidad, las partidas que representen unidades terminadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por la depreciación o amortización.
27 h) Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores. 28 i) Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes
registrados.
29 Deben efectuarse inspecciones físicas de los bienes, periódicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo de investigación y ajuste en la contabilidad.
30 j) Información oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.
31 k) Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.
32 Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa.
33 l) Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes, conocer su valor en libros, etcétera.
34 m) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
35 n) Información sistematizada sobre cifras actualizadas.
36 Es necesaria la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación que incluyan:
37 — Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipo.
38 — Cuando se practique avalúo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea practicado por personal de la empresa, se debe contar con:
39 — Expedientes donde se controlen los avalúos internos o externos y, en su caso, archivos de documentación necesaria para respaldar los internos, tales como: cotización de precios recientes, estudios de costos de reposición, etcétera. 40 — Documentación que permita la identificación de los valores actualizados de
todos los bienes y su depreciación acumulada, y la del periodo según los
informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales.
41 — La estimación de la vida útil de los bienes, en función al tiempo de servicio remanente en la empresa y el valor de desecho de los mismos.
42 — En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios, la empresa deberá mantener expedientes en los cuales se documenten los análisis de partidas clasificadas por antigüedad, cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que éstos se han obtenido de una fuente apropiada. 43 — Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y aprobación
de la información actualizada.
44 — Verificación del adecuado y oportuno registro en la contabilidad de las cifras actualizadas.
45 — Revisión interna del trabajo efectuado por peritos independientes o de la propia empresa.
46 o) Adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.
IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORÍA
47 En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoría.
48 La planeación de las pruebas de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:
49 • Naturaleza, monto y características propias de los inmuebles, maquinaria y equipo, especialmente los que son de fácil realización y sustracción.
50 • Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, así como los cambios importantes en relación con dichas políticas.
51 • Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los activos (depreciación, avalúos, determinación del valor de uso, etcétera).
52 • Cambios en los métodos de depreciación de los activos.
53 • Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados. 54 • Existencia de gravámenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a su
disponibilidad.
55 • Falta de conteos físicos de los activos en forma periódica. 56 • Registros auxiliares poco confiables.
58 • Falta de control sobre la localización física de los activos.
59 • Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición o construcción de activos.
60 • Existencia de activos en poder de terceros o recibidos de terceros. 61 • Activos vendidos y no dados de baja en la contabilidad.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Planeación
62 De acuerdo con el Boletín 3040, Planeación y Supervisión del Trabajo de Auditoría, de esta Comisión, el auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente, considerando los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría.
63 En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las características de los inmuebles, maquinaria y equipo, tales como: método de actualización, método de depreciación, políticas de capitalización, reglas particulares de valuación y presentación, incluyendo su aplicación consistente, etcétera.
64 Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información (manual o PED), políticas de registro, estructura y calidad de la organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoría interna, etc., y, en su caso, determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.
Revisión analítica
65 • Para conocer la importancia relativa del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc., el auditor deberá aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos: 66 a) Comparación de cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios
anteriores, tomando como referencia el Índice Nacional de Precios al Consumidor, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lógicas.
67 b) Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipo, determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de éstas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.
68 c) De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del ramo.
69 d) Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el periodo auditado y el anterior, intra-periodo, contra presupuestos, etcétera.
Estudio y evaluación preliminar del control interno
70 • Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control interno contable existente y la localización de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciación, incluyendo su actualización. Lo anterior incluye la evaluación de los controles internos en ambientes de PED, particularmente en aplicaciones importantes donde la
información se procesa sin dejar huellas visibles, como cálculo de depreciación, cálculo de actualización, etc. En su caso, deberá determinarse y documentarse la justificación del enfoque de la revisión, sea alrededor o a través del computador.
71 Habiéndose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a través del seguimiento y observación de las transacciones y de la existencia de los controles claves y, considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoría, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.
Pruebas de cumplimiento
72 • Desarrollar pruebas de cumplimiento que proporcionen el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que se pretende depositar confianza, existen y se aplican efectivamente. Dichas pruebas son necesarias, ya que se relacionan con procedimientos claves de control que han sido considerados en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.
73 En términos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos clave, algunos de los cuales se describen en los párrafos 13 al 46; por tanto, como cualquier procedimiento de auditoría, deben diseñarse en función de las circunstancias particulares de cada entidad. Por las características del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, las pruebas de cumplimiento generalmente se llevan a cabo conjuntamente con las sustantivas, las cuales se mencionan en los párrafos del 75 al 125.
Pruebas sustantivas
74 Como resultado de la planeación que debió incluir, entre otros aspectos, el estudio y evaluación del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditoría, el auditor deberá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que se considere necesarios en las circunstancias.
Propiedad
75 • Para comprobar la propiedad, deberá examinarse la documentación, escritura o título de propiedad y la autorización que ampare las adquisiciones y comprobación del
cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones de los gastos de conservación y reparación. En el caso de importaciones, se deben revisar el pedimento aduanal y las notas de gastos y fletes correspondientes. Adicionalmente, en los casos en que se considere necesario, tratándose de inmuebles, se deberá recurrir al Registro Público de la Propiedad para constatar su inscripción, la titularidad de la propiedad, así como para conocer los gravámenes que pudiesen existir.
76 Conjuntamente con la prueba indicada en el párrafo anterior, podría verificarse el cumplimiento de ciertos procedimientos de control, tales como: cotización y pedido autorizados, recepción del bien, proceso de construcción, traspaso de construcción en proceso ha terminado, adecuada custodia, etc., constatando simultáneamente la adecuada segregación de funciones, asignación de responsabilidades y líneas de autoridad, existencia de formas de control, registros y archivos.
Existencia e integridad
77 • Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuarse lo siguiente: 78 a) Examen de las adquisiciones investigando si representan activos nuevos o
reposiciones, comprobando, en su caso, que los bienes substituidos hayan sido dados de baja adecuadamente en la contabilidad.
79 b) Inspección física para comprobar que los bienes registrados existan y estén en uso. 80 Al efectuar la inspección a la planta se deben considerar aquellas partidas cuyo
estado físico denote abandono, deterioro o imposibilidad de utilización, para, posteriormente, verificar su adecuado registro a su valor de uso o realización. 81 Comprobar que, si se efectúan recuentos periódicos de los bienes del activo, las
bajas detectadas hayan sido ajustadas. Esta comprobación se obtiene mediante la revisión de los papeles de trabajo preparados por la empresa.
82 c) Cerciorarse que los bienes en proceso se encuentren aún inconclusos y no estén siendo utilizados.
83 d) Comprobación de bienes en poder de terceros.
84 Verificar las existencias de la maquinaria y equipo (moldes, troqueles, etc.) en poder de terceros, tales como: consignatarios, almacenes de depósito, maquiladora, etc., mediante recuento físico, confirmaciones directas y/o examinando la documentación soporte (certificados de depósito, contratos, etcétera).
85 e) Comprobación de existencias de terceros en poder de la empresa.
86 Obtener confirmación de los propietarios de la maquinaria y equipo (moldes y troqueles, etcétera), que la empresa tenga en su custodia, y/o examinar la documentación soporte correspondiente, observando que dichas propiedades no formen parte de las de la empresa.
Valuación
87 • Para el examen de la valuación deberá efectuarse lo siguiente:
88 a) Revisar que los métodos de registro hayan sido aplicados consistentemente.
89 El auditor deberá cerciorarse de la aplicación consistente de las políticas de contabilización, en cuanto a la capitalización de los inmuebles, maquinaria y equipo, a los métodos de cómputo de la depreciación y de que dichas políticas estén de acuerdo con normas de información financiera.
90 b) En el caso de construcciones o instalaciones realizadas por la empresa se revisarán los conceptos de las órdenes de trabajo con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditoría aplicables en estos casos estarán orientados a comprobar:
91 — Las adquisiciones o consumos de los materiales utilizados en la construcción. Esta comprobación puede hacerse en combinación con la revisión de compras de inventarios.
92 — Los cargos por mano de obra. Este procedimiento podrá hacerse en combinación con la revisión de nóminas.
93 — La adecuada asignación de los gastos indirectos.
94 — La aplicación de otros costos ocurridos, como puede ser el caso del costo integral de financiamiento capitalizado durante la fase pre operacional. 95 — Las erogaciones reales comparándolas con las aprobadas y, en su caso, obteniendo de los funcionarios de la empresa las aclaraciones sobre las diferencias importantes.
96 En relación con los procedimientos delineados anteriormente, el auditor deberá cerciorarse que no se hayan capitalizado erogaciones que deban considerarse como gastos de mera conservación y reparación, de conformidad con normas de información financiera.
97 c) Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su
depreciación acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio. Ajuste por cambios en el nivel general de precios índices (factores derivados del Índice Nacional de Precios al Consumidor publicados)
98 — Comprobar que se aplique el factor correspondiente al valor histórico original en función de la antigüedad de las partidas objeto de la actualización, según su fecha de adquisición o construcción.
99 — Verificar la actualización de la depreciación acumulada correspondiente. Costos específicos de reposición
Avalúos practicados por perito independiente
100 En caso de avalúos practicados por peritos independiente, el auditor deberá: 101 — Satisfacerse de la independencia, capacidad técnica y, en su caso, registro ante
la autoridad competente del perito valuador. (Véase el Boletín 5050, Utilización
del trabajo de un especialista, de esta Comisión.)
102 — Comprobar que el avalúo que se está tomando como base para la reexpresión de valores, esté practicado a una fecha reciente, que permita asignar cifras
representativas de las que corresponderían a la fecha del balance general. Si se trata de la actualización de avalúos de fechas anteriores, habrá de evaluar la razonabilidad de las bases e índices utilizados para dicha actualización. 103 — Conocer las bases técnicas empleadas por el perito valuador y el resultado de
los trabajos desarrollados por la empresa, para comprobar que las cifras sean confiables, con objeto de evaluar si el informe proporciona razonablemente el valor neto de reposición de los bienes, su vida útil remanente y el valor de desecho de los mismos.
104 — Asegurarse que el avalúo esté documentado en un informe emitido por el perito y de que la empresa cuente con un resumen de los métodos y supuestos
empleados, del trabajo desarrollado. En los casos en que se considere procedente, se podrán consultar los papeles de trabajo del valuador.
105 — Verificar que el cálculo técnico de la revaluación asigne valores específicos a los distintos bienes en existencia o a los distintos grupos de bienes homogéneos, actualizando el costo, la depreciación acumulada y la del año de cada uno de ellos, y de que no se haya efectuado únicamente una estimación en forma global.
106 — Comparar los registros del activo fijo al costo con la relación detallada del avalúo, para comprobar que los valores actualizados incluyen todos los bienes del activo fijo contabilizados en libros. Este procedimiento permitirá además comprobar que existe congruencia entre las políticas de capitalización para determinar el costo histórico, y las partidas que se incorporen para efectos del