Interpretación de resultados

Si bien la interpretación de los resultados es la última etapa del proceso de investigación, todas las anteriores, comprendidas en el diseño, concurren hacia la realización de esta importante operación.

2.2.7.1. Entrevista al Gerente de CONCLISAN CIA. LTDA, en la ciudad de Santo Domingo.

1.- ¿La empresa cuenta con políticas para otorgar créditos a sus clientes, y son aplicadas las políticas de la empresa?

No contamos con políticas escritas establecidas para otorgar crédito a los clientes, solamente otorgamos créditos analizando rápidamente el motivo por el que el cliente no puede cancelar.

2.- ¿Qué parámetros son tomados en cuenta para otorgar créditos a los clientes?

Nosotros solo analizamos la situación económica del cliente para llegar a conclusiones y negociaciones para el beneficio de la empresa, ya que existen clientes que literalmente no cuentan con dinero para cancelar, pero que en menos de tres meses terminar de saldar su deuda.

3.- ¿Han tenido inconvenientes con el plazo otorgado para el pago?

Si tenemos inconvenientes, ya que generalmente se da un plazo de tres meses para que se acerquen a cancelar la deuda, existen casos de clientes que no vinieron a cancelar su deuda incluso hasta el día de hoy, porque no le damos un seguimiento adecuado al cliente.

4- ¿Qué gestión realiza usted cuando los clientes no han cancelado en el tiempo acordado?

Se solicita mediante llamadas telefónicas, pero esto lo realiza la asistente de tesorería junto con la persona encargada de caja personalizada.

5.- ¿Qué decisiones se toma en caso de que un cliente por varios años no se ha acercado a pagar?

Al final del año analizamos cuáles son esas deudas que no han sido cobradas, y si dan de baja las deudas que no han sido cobradas por mucho tiempo, siempre y cuando aprueben los accionistas, claro que al hacer esto la empresa pierde.

6.- ¿Se capacita frecuentemente al personal que está en contacto directo con el cliente?

Si son capacitados el personal que está relacionada con el cliente, pero quizás no frecuentemente, pero una vez al año si se realiza esta capacitación.

7.- ¿Se han capacitado con temas de atención al cliente para las capacitaciones?

Hace aproximadamente un año se realizó una capacitación para todo el personal sobre atención al cliente, participó el personal de todas las áreas, solo fue de cuatro horas, en las instalaciones de la empresa.

8.- ¿Quién es la persona encargada de receptar los documentos fuente como son facturas, comprobantes de retención, notas de crédito?

Las facturas y retenciones son recibidas en el área contable, pero las notas de crédito la recibe la Srta. Nory Ponce quien está encargada de todo lo que tiene que ver con clientes por cobrar, o como nosotros le llamamos “Caja personalizada”

9.- ¿Los documentos que tienen que ver con las cuentas por cobrar, en donde son archivados y quién está a cargo de ellos?

La misma persona encargada de los clientes por cobrar, también es la responsable del archivo y resguardo de los archivos o documentos, se guarda en un archivador en el departamento de tesorería, y nadie tiene acceso a este excepto la jefa de tesorería.

10.- ¿Cada que tiempo usted revisa los registros contables de las cuentas por cobrar?

Generalmente no reviso los registros contables de la empresa de las cuentas por cobrar, el que me ayuda con esa tarea es el Contador General, pero el solo trabaja con nosotros medio tiempo y a veces no puede revisar todos los registros.

11.- ¿Cuentan con un personal encargado de realizar visitas a aquellos clientes que adeudan a la empresa?

Nosotros no contamos con un personal para ese trabajo, solo está la Sra. Nory Ponce pero ella solo se encarga de otorgar créditos, archivar y registrar las cuentas por cobrar y a veces de llamar a los clientes que no han cancelado.

12.- ¿Estaría usted dispuesto a que se realice un examen especial de auditoría financiera e información financiera al componente cuentas por cobrar de la empresa del periodo 2014?

Sí, me gustaría que realizaran el examen especial en el periodo 2014, ya que en ese año las cuentas por cobrar tuvieron un considerable crecimiento, y me gustaría saber si el monto que reflejan los estados financieros son correctos o existe algún error en dichos valores, para tomar medidas correctivas a favor de la empresa.

2.2.7.2. Entrevista al Contador General de CONCLISAN CIA. LTDA, en la ciudad de Santo Domingo.

1. ¿Cuál es el proceso para el registro contable de las facturas entregadas a crédito?

El departamento de tesorería solicita el registro contable de las facturas a crédito, cuando se realiza la transacción y se imprime el comprobante de ingreso, verifico que esté correctamente realizado por parte de la asistente contable, si está todo correcto firmo el documento, para luego entregar a gerencia quien también firma como autorizado dicho documento, luego se regresan los documentos incluido el comprobante de ingreso al departamento de tesorería, ya que ellos son los encargados de realizar el archivo.

2. ¿Cuál es su horario de trabajo para con la clínica?

Yo trabajo de lunes a viernes de 8:00h hasta las 13:00h, ya que en la tarde me dedico a mi empresa familiar. Generalmente si necesitan mi asesoría o firmas para documentos lo dejan para el siguiente día que yo llegue a trabajar.

3. ¿Cuáles son las políticas de crédito para otorgar a los clientes, en la que detalla el proceso del registro del crédito y los documentos necesarios para ser archivados?

No, la empresa no cuenta con políticas de crédito, generalmente cuando un cliente solicita el crédito habla con el gerente o con algún socio de la empresa que pueda ayudarlo, si es afirmativa la respuesta se procede a realizar el proceso del crédito.

4. ¿Qué medidas se toman con los clientes que aún no han cancelado sus

obligaciones?

Generalmente de eso se encarga tesorería, ya que nosotros en el departamento contable solamente realizamos los registros y asesoramos, pero con lo que respecta al cobro de estas deudas es responsabilidad del departamento de tesorería, pero según sé solamente llaman por teléfono para que se acerque a pagar, no se realiza visitas o seguimiento a estos clientes

5. ¿Existen casos de clientes que jamás vinieron a cancelar sus deudas y que se realiza al respecto?

Esos casos si existen pero quizás no muchos, esto generalmente pasa cuando el paciente al cabo de un tiempo fallece, cuando sucede aquello el departamento de tesorería realiza un informe sobre estos clientes para discutir la decisión al final del año junto con los accionistas, el año pasado que sucedió esto se tomó la decisión de que estas deudas simplemente se dan de baja, claro que es una pérdida para la empresa pero son riesgos que se toman al entregar facturas a crédito.

6. ¿Cuándo usted no se encuentra en la empresa, quien es el encargado de realizar el

registro contable de las facturas entregadas a crédito?

Las auxiliares contables son las encargadas de realizar esto, yo solo reviso y firmo. Si algo está mal rápidamente envío a corregir, pero si necesitan la firma en una tarde en la que yo no me encuentro, generalmente firma solo el gerente autorizando dicha transacción.

7. ¿Qué se realiza cuando las transacciones deben ser registradas pero no se encuentra usted ni tampoco el gerente general para que las revisen?

Cuando existen estos casos las asistentes contables están en la obligación de llamarme o llamar al gerente para preguntar qué se debe realizar, si es que se autoriza el registro de la transacción o no es autorizado dicho registro, de hecho me incomoda la sensación de no saber si han registrado correctamente la transacción, por lo que al siguiente día trato de revisar estos registros si existe algún error rápidamente corregirlos ya que es la información financiera la que se ve afectada si no se hace nada al respecto.

8. ¿Cuáles son los correctivos aplicados al personal por equivocaciones en los registros contables?

Se hace un llamado de atención verbal para que dichos errores no vuelvan a ocurrir, si reincide en el error y es significativo, el llamado de atención se lo realiza por medio de un escrito firmado por el gerente, si en una tercera ocasión vuelve a cometer el error y este es significativo, se le entrega un memo al trabajador además de aplicar una multa

económica determinada por el gerente siempre y cuando esta no sea mayor al 10% de su salario.

9. ¿Cada que tiempo es analizada la información financiera reflejada en los estados financieros?

Generalmente yo reviso cada semestre los datos de las cuentas que son bastantes significativas, ya que debo presentar un informe de dichos valores a los accionistas al final del año fiscal.

10. ¿Se han aplicado auditorías financieras por personal externo a la empresa, y cuáles fueron las novedades encontradas?

Cada año se realiza una auditoría externa ya que la Superintendencia de Compañías lo solicita, en la última que se realizó no se encontraron novedades, ya que el auditor solo pidió información relevante y analizó rápidamente las cuentas contables de los estados financieros, nunca se ha realizado un examen especial a una sola cuenta.

11. ¿Estaría usted de acuerdo con la realización de un examen especial de Auditoría financiera al componente cuentas por cobrar de la empresa “CONCLISAN CIA. LTDA” del periodo 2014?

Claro que sí, me gustaría conocer cuáles son los resultados al analizar la cuenta, ya que es una de las más controversiales, tanto así que la empresa está meditando si se seguirán entregando créditos a clientes o tomará medidas alternativas para evitar que los clientes le deban a la empresa. Los resultados de esta investigación servirá para que la gerencia junto con los accionistas tomen la mejor decisión afectando positivamente a la empresa.

2.2.7.3. Resultados de la encuesta realizada al personal del área financiera.

Tabla 2. Encuesta realizada al personal involucrado

TABULACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA

N° Pregunta OPCIONES 1 OPCION 2 Interpretación

1

¿Trabaja usted directamente con los

clientes?

SI 38,46% NO 61,54%

El 38% del personal del área financiera trabaja directamente con los clientes, mientras que el 61% de estos no laboran

directamente con el cliente.

2

¿Ha recibido usted capacitaciones durante el

último año?

SI 92,31% NO 7,69%

El 92% de los encuestados han asistido a una capacitación durante el último año, mientras que el 8% de ellos no han

asistido.

3

¿Alguna vez ha recibido capacitación sobre atención al cliente?

SI 92,31% NO 7,69%

El 92% de los encuestados han recibido capacitación sobre atención al cliente,

mientras que el 8% de estos no han recibido capacitaciones de este tipo

4

¿Considera usted que los documentos de crédito

están correctamente revisados, archivados y

resguardados?

SI 23,08% NO 76,92%

El 23% de los encuestados manifiestan que son revisados, archivados y resguardados los documentos de crédito,

mientras el 76% consideran que esto no es así.

5

¿Alguna vez se le ha extraviado un documento importante como factura,

retención o notas de crédito?

SI 69,23% NO 30,77%

El 69% de los encuestados se les ha extraviado documentos importantes del

área, mientras que el 31% de ellos no han tenido inconvenientes con aquellos

sucesos.

6

¿Cuenta la empresa con directrices o políticas de crédito para los clientes?

SI 0,00% NO 100,00%

Según la encuesta el 100% niega la existencia de políticas de crédito para

los clientes.

7

¿Los clientes que tienen crédito con la empresa cancelan con puntualidad

sus deudas?

SI 0,00% NO 100,00%

El 100% de los encuestados consideran que los clientes de crédito no realizan

con puntualidad los pagos.

8

¿La gerencia o el contador general revisa y

controla los registros contables de las facturas

entregadas a crédito?

SI 7,69% NO 92,31%

EL 7% de los encuestados considera que el gerente o el contador revisa los registros contables entregadas a crédito,

mientras que el 93% consideran que no son revisados estos registros

9

¿Cada que tiempo usted presenta informes al

gerente?

Mensual 100,00% Anual 0,00%

La totalidad de los encuestados presentan informes de su labor al

gerente.

10

¿Se adaptaría a nuevos procesos si la empresa los implementara?

SI 100,00% NO 0,00% Todos los encuestados se adaptarían a nuevos procesos que adapte la empresa.

Fuente: CONCLISAN CIA. LTDA Elaborado por: Jefferson Quimbita