2. MARCO METODOLÓGICO
3.2. Análisis de los resultados finales
3.3.1. Planificación
Es la primera fase de la auditoría, se determinó la relación entre la empresa y el auditor, determinando los procedimientos de auditoria que fueron utilizados en el examen especial, mediante una reunión con el gerente se pudo conocer el giro de la empresa y la situación financiera además de dar a conocer los motivos de aplicar el examen al componente cuentas por cobrar, posterior a la reunión se recorrió las instalaciones de la empresa conjuntamente con el gerente general.
Durante la planificación preliminar se dio a conocer a gerencia la utilización constante de las instalaciones, las autoridades brindaron las facilidades para que se examine el componente, fue solicitada la información necesaria para realizar el examen, misma que se procedió al análisis de lineamientos y procesos aplicados por la empresa, para determinar el registro y custodia de la información referente a las Cuentas por Cobrar.
En la planificación específica se aplicó el cuestionario de control interno dando como resultado un 57,69 % de nivel de confianza y el 42,31% de riesgo, estableciendo un nivel de riesgo y confianza moderada para lo cual se aplicará pruebas sustantivas y de cumplimiento en el programa de auditoria, con la realización del programa de trabajo se dieron a conocer los procedimientos que fueron aplicados durante el examen especial.
El tiempo estimado para la fase de la planificación fue de 10 días laborables a partir del 01 de marzo del 2017
3.3.1.1. Plan Específico.
EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Identificación de la entidad.
Razón Social: “CONCLISAN CIA. LTDA.” Dirección: Av. Quito 118 y Oranzonas.
R U C: 2390007184001
Teléfono: 2 757-475
Horario: Atención permanente las 24 horas.
Motivos del examen.
Examen Especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar del año 2014, se lo realiza con el fin de titulación para la obtención de Ingeniería en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, tema aprobado por la Dirección Académica de la Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Se emitió una solicitud para realizar esta actividad en la empresa, la cual fue autorizada por el Gerente General de dicha institución, a través de una carta emitida el 10 febrero del 2017. (Ver anexo N° 3)
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Objetivos del examen.
Evaluar el grado de cumplimiento del Control Interno, para comprobar la confiabilidad de la información generada.
Opinar sobre la razonabilidad de los saldos relacionados, el sistema de control interno, el cumplimiento de las principales disposiciones legales del componente cuentas por cobrar.
Alcance del examen.
El examen especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar se realizó por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2014, en cumplimiento al programa de graduación. El examen es a los saldos financieros relacionados, la evaluación del control interno y el cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta.
Base Legal.
“CONCLISAN CIA. LTDA” es una empresa de carácter privada, que inició su actividad económica en el año de 2011, ubicada en la Av. Quito 118 y Oranzonas de la ciudad de Santo Domingo, nació como una idea de las familias Curipoma y Mendoza; la empresa ha tenido un crecimiento permanente gracias a la calidad prestada en los servicios de salud y alimentación, La base legal que sustenta las operaciones contables son:
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PE-6 2/11
EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
Código de Trabajo.
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Normas Internacionales de Información Financiera.
Principios de la Contabilidad Generalmente Aceptados.
Ordenanzas municipales.
Normas Internacionales de Contabilidad.
Leyes ambientales. Estructura organizacional.
CONCLISAN CIA. LTDA. Es una empresa con personalidad jurídica, autonomía administrativa y operativa; la estructura orgánica es la siguiente:
Personal Directivo.
Junta General de Accionistas
Gerente General
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN Personal Administrativo. Jefa de Tesorería: Asistente de tesorería Auxiliar de tesorería Caja personalizada Caja de emergencia Caja de convenios Caja de laboratorio Caja de consultas. Contador General Asistente contable 1 Asistente contable 2 Auxiliar contable Jefe de Sistemas Asistente de sistemas Auxiliar de sistemas Recursos Humanos:
Asistente de Recursos Humanos
Personal Operativo.
Asistente de Laboratorio 1
Asistente de Laboratorio 2
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Doctores residentes
Enfermeras
Asistente de Logística
Objetivo de la empresa CONCLISAN CIA. LTDA.
La empresa “CONCLISAN CIA. LTDA.”, con RUC N° 2390008174001, consta ante el Servicio de Rentas Internas con las siguientes fuentes de financiamiento:
Ventas de servicios en calidad de clínica.
Alquiler de bienes inmuebles para consultorios médicos.
Actividades de laboratorio de radiología.
Actividades de laboratorio clínico.
Servicio de venta de comida y bebidas preparadas.
Sistema de Archivo
La documentación sujeta al examen especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar, se encuentra archivada en forma numérica los comprobantes de ingresos en la oficina del departamento de tesorería.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Unidades responsables y/o componentes
El componente cuentas por cobrar está relacionada con los siguientes procesos en la empresa CONCLISAN CIA. LTDA:
Tabla 4. Procesos Relacionados
PROCESO UNIDADES RESPONSABLES
Venta Gerente General
Jefa de tesorería Caja Personalizada Asistente contable Asistente de tesorería Crédito Registro Contable Cobro
Fuente: CONCLISAN CIA. LTDA. Elaborado por: Jefferson Quimbita. Financiamiento
En dólares de los Estados Unidos de Norteamérica Tabla 5. Monto de Recursos Examinados.
FUENTE DICIEMBRE 2013 DICIEMBRE 2014
Cuentas por Cobrar $ 70476,67 $ 112999,78 TOTAL (Año 2014 – 2013) $ 42523,11
Fuente: CONCLISAN CIA. LTDA. Elaborado por: Jefferson Quimbita.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Principales políticas contables.
La empresa “CONCLISAN CIA. LTDA.”, se rige a la norma que consta en el manual de procedimientos internos del departamento financiero, esta norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósito de información general, basándose en las Normas Internacionales de Información Financiera con el fin de realizar comparaciones con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades que se desenvuelvan en la misma o diferentes empresas.
Grado de confiabilidad de información.
El personal de caja personalizada realiza la factura por venta de servicios de hospitalización o laboratorio clínico, facturando el valor total de la venta a nombre del paciente o del representante del mismo, este puede realizar el pago en efectivo, mediante transferencia, depósito bancario o tarjeta de crédito.
La jefa de tesorería realiza los documentos que se entregan a crédito previa autorización del gerente, llenando el convenio de pago, la letra de cambio y solicitando la copia de cédula del cliente, las cuales se guardan en una carpeta que es entregada al departamento de contabilidad para realizar el registro contable.
El contador realiza el registro contable de la factura entregada por tesorería, este imprime el comprobante de ingreso para adjuntarlo a los documentos que sustenta y garantizan el cobro al cliente, para ser archivados en el departamento de tesorería.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Para realizar el cobro de los valores la asistente de tesorería verifica el pago ya sea este en efectivo, depósito bancario, transferencia bancaria o tarjeta de crédito, luego de esto entrega al cliente el convenio de pago, la letra de cambio y la copia de cédula, garantizando de esta forma que los documentos ya están en poder del cliente porque se ha realizado correctamente el pago de dichas deudas.
Evaluación de Control Interno
La evaluación del control interno aplicada a la empresa “CONCLISAN CIA. LTDA.” mediante la técnica del cuestionario, estableció el 57,69 % nivel de confianza y el 42,31% de riesgo, estableciendo un nivel de riesgo y confianza moderada para lo cual se aplicará pruebas sustantivas en el programa de auditoria.
Tabla 6. Nivel de Confianza.
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO Fuente: CONCLISAN CIA. LTDA.
Elaborado por: Jefferson Quimbita. Puntos de interés para la auditoría.
Se determinan varias observaciones preliminares luego de realizada la observación de auditoría, estas observaciones serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la ejecución del trabajo que es la siguiente fase de la auditoria, entre las esenciales se citan las siguientes:
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
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Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Inconsistencia en los estados financieros subidos a la Superintendencia de Compañias, con los saldos de los estados financieros físicos firmados por el gerente y contador.
Al realizar el análisis de los Estados Financieros de la empresa en el año 2014 se refleja que los informes subidos a la página de la Superintendencia de Compañías existen valores diferentes a presentados en documentos físicos firmados por el gerente y contador.
Falta de autorización de la gerencia y otros departamentos.
Mediante el análisis de comprobantes de ingresos se refleja que existen documentos que no han sido firmados por el gerente demostrando desaprobación en dichos asientos contables, mientras que otros no fueron firmados por el contador asimilando que estos no han sido revisados o auditados.
Falta de documentación soporte de las operaciones.
Al efectuar la observación de los documentos adjuntos para otorgar un crédito al cliente, se determinó que entre estos no consta la historia clínica del paciente, de modo que cuando el cliente solicita un informe detallado de los servicios que se está facturando, la empresa tome mucho tiempo en buscar estos detalles que constan en la historia clínica del paciente.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
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EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Cuentas contables mal utilizadas.
En la revisión de los comprobantes de ingreso se reflejó que existen cuentas y valores inconsistentes, errores que no son revisados por el contador general, esto implica mal registro contable y por ende saldos incorrectos en los Estados Financieros.
Programas Específicos de trabajo.
En los anexos adjuntos se exhibe el programa específico de trabajo, conseguido a base de la evaluación de control interno realizado en la auditoría.
Plan de Muestreo.
El universo del examen especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar, contiene ciento setenta y cuatro operaciones en el año 2014 por lo que se procederá a examinar 40 operaciones.
Tiempo estimado de ejecución del trabajo
La ejecución de la presente auditoría, se estima concluir en aproximadamente 30 día laborables a partir del 01 de marzo del 2017, los que serán distribuidos de la siguiente manera.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
PE-6 10/11
EMPRESA
“CONCLISAN CIA. LTDA.”
Examen especial de Auditoría Financiera al componente “Cuentas por cobrar” PERÍODO: 01 de Enero al 31 de diciembre de 2014.
REPORTE DE PLANIFICACIÓN
Tabla 7. Plan de Auditoría.
FASES ACTIVIDADES TIEMPO
PLANIFICACIÓN Planificación Preliminar -Conocimiento Preliminar -Motivo de la Auditoria -Archivo Permanente 3 Días Planificación Específica - Evaluación de Control Internos por componentes. - Matriz de riesgos y enfoque de auditoria. - Programas de trabajo. 7 Días EJECUCIÓN Obtención de evidencias -Aplicación de pruebas -Elaboración de papeles de trabajo 10 Días Desarrollo de hallazgo -Comunicación de hallazgos -Discusión de los hallazgos 5 Días COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Informe -Opinión
-Informe estándar 5 Días
Fuente: CONCLISAN CIA. LTDA. Elaborado por: Jefferson Quimbita.
Elaborado por: J.J.Q.C Revisado por: A.B.J.H Fecha: 06-03-2017
PE-6 11/11
3.3.1.2.Informe de control interno.
Santo Domingo, 15 de marzo del 2017
Ing. Timoteo Mendoza
GERENTE GENERAL DE “CONCLISAN CIA. LTDA.” Presente
ASUNTO: INFORME DE CONTROL INTERNO. De mis consideraciones:
De acuerdo a la disposición otorgada por ustedes y a la correcta ejecución del plan de auditoria, con respecto al análisis especial de auditoría financiera al componente cuentas por cobrar, se procedió mediante un reporte en el que consta el listado de clientes con saldo por cobrar con el objetivo de realizar un análisis de los documentos de respaldo archivados como cuentas por cobrar, así como también el respectivo registro contable para confirmar saldos e indagar sobre las operaciones y procedimientos utilizados para el otorgamiento de créditos.
Con estas referencias considero que la revisión efectuada ofrece una base razonable de los hechos originados, que me permite profesionalmente emitir las siguientes conclusiones y recomendaciones en el presente examen especial de auditoría financiera:
CONCLUSIONES:
Del análisis efectuado podemos concluir en los siguientes aspectos:
Inconsistencia en los estados financieros subidos a la Superintendencia de Compañías, con los saldos de los estados financieros físicos que se encuentran firmados por el gerente y contador.
PE-7 1/3
Falta de autorización y revisión de los documentos por parte del gerente y contador, quienes tienen la responsabilidad de firmar los documentos y registros de facturas entregadas a crédito.
Carencia de documentación soporte de las operaciones o facturas entregadas a crédito, documentos que sirven como sustentación de los servicios entregados al clientes para la explicación correcta de los valores cobrados por la empresa.
Inadecuado registro de las operaciones contables entregadas a crédito a los clientes, de modo que provoca una subestimación en el valor del componente auditado afectando directamente la información financiera de la empresa.
Se determina que existen ciertos errores elementales en el proceso y registro de los movimientos a crédito, hay documentos que no cuentan con la firma autorizada por el gerente en el comprobante de ingreso, y errores en el registro de la transacción que consta en el comprobante de ingreso, determinando un saldo erróneo en los estados financieros.
RECOMENDACIONES:
De acuerdo a nuestras conclusiones, salvo su mejor criterio se recomienda las siguientes acciones para el mejoramiento del proceso y registro contable de los movimientos a crédito:
Cuadrar los saldos de los Estados Financieros subidos a la Superintendencia de Compañías con los documentos físicos firmados por el gerente y contador general, con el fin de evitar sanciones y multas para la empresa.
Realizar el asiento de provisión cuentas incobrables a las obligaciones de las cuales se han agotado los esfuerzos para que haga efectivo dicho cobro, como lo establece la NIIF 9 sección 11, además de la NIC 39. Ya que las cuentas por cobrar también es un instrumento financiero.
PE-7 2/3
Revisar los documentos que se archivan para el posterior cobro, estos deben estar correctamente elaborados y firmados como autorización por parte del gerente, contador y jefa de tesorería, para evitar errores al realizar el cobro de dichos haberes.
Examinar que los registros contables estén correctamente realizados, de modo que los saldos reflejados en los estados financieros sean los correctos.
Atentamente,
Jefferson Javier Quimbita Costa
AUDITOR - ESTUDIANTE UNIANDES
PE-7 3/3