1. Revisión y análisis de documentos
Una vez notificado el interventor y legalizado el contrato objeto de vigilancia según sea el caso, y a más tardar dentro del término para la iniciación del mismo, deberá visitar el sitio del proyecto, revisar y analizar en forma completa y detallada: el contrato, términos de referencia o pliegos de condiciones, propuesta del contratista, estudios, planos de diseño, cantidades de obra, fuentes de materiales y demás normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, documentación que será proporcionada por la entidad contratante.
2. Organización y disposiciones normativas
Conocer, consultar y aplicar el presente manual, la organización y disposiciones normativas de la entidad contratante además de la normatividad que regule la materia.
3. Ajuste de estudios, diseños y planos
Proponer por escrito a la entidad contratante, el ajuste oportuno de los estudios, diseños y planos generales y de detalles indispensables para la ejecución del proyecto.
4. Control de inversión y buen manejo del anticipo
En el manejo del anticipo deberán desarrollarse las siguientes actividades:
4.1. Solicitud del anticipo
Para iniciar el trámite del anticipo, el interventor deberá contar con la comunicación de legalización del contrato expedida por la entidad contratante y con el plan de inversión del anticipo aprobado, presentado por el contratista en su propuesta.
Una vez recibido el anticipo, el contratista y la interventoría deberán abrir una cuenta bancaria conjunta, anexando para ello solicitud de apertura de cuenta corriente 4.3 Manejo del anticipo
a. Con cargo a la cuenta del anticipo no se autorizan traslados de suma alguna a
otra cuenta, persona o entidad (notas débito), ni ingresos por ningún concepto (notas crédito), ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.
b. Los extractos bancarios serán enviados directamente al interventor, quien al
día siguiente deberá remitirlos al contratista para la e laboración del informe.
c. El interventor informará por escrito a la entidad bancaria para que dé
cumplimiento a los puntos a. y b.
d. El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo con el
programa de inversiones debidamente aprobado. Si se requieren modificaciones, éstas serán aprobadas por la entidad contratante y registradas en el informe de inversión del anticipo.
e. Los materiales, equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o
parcialmente con fondos del anticipo, deberán dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y permanecer en el sitio de éste, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estén destinados. Estos equipos no podrán retirarse sin la autorización escrita del interventor.
f. Todos los cheques serán cruzados para consignar en la cuenta del primer
beneficiario, excepto para el pago de salarios y jornales a personal diferente del directivo, o en caso de demostrada ausencia de entidades bancarias en el sitio de trabajo.
g. La entidad contratante podrá solicitar a la entidad bancaria informes sobre el
movimiento de la cuenta.
h. Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor de la entidad
contratante y deben ser consignados en la cuenta que ésta determine para ello.
i. El manejo y custodia de la chequera estará a cargo del interventor.
j. Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato. Su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes y hará efectiva la garantía de buen manejo e inversión del anticipo.
Informe mensual de manejo de anticipo
Dentro de los primeros quince (15) días calendario siguientes al período objeto del informe, el contratista deberá presentar al interventor el informe respectivo, debidamente foliado y legajado con el siguiente contenido:
a. Extracto bancario b. Conciliación bancaria
c. Plan de inversión vigente
d. Cuadro de inversión y buen manejo del anticipo (según formato FIS-034). e. Comprobante de egresos: se pueden utilizar formas Minerva 20-07 o
similares; se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, además se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios.
f. Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su
valor no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente; deben estar tipografiados e indicar la dirección, el número de teléfono, el número de cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la constancia de cancelación con el número del cheque y nombre del banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripción de los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor total. Además se debe indicar el número del contrato.
g. Recibos de pago: deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando
son de nómina y/o planillas de jornales, deben ir firmados por los beneficiarios, consignando el número de identificación, el nombre y el cargo.
h. El comprobante de pago a la Administración de Hacienda, donde conste el
pago de la retención en la fuente.
i. No se deben crear cajas menores con los fondos del anticipo.
Liquidación del anticipo
Agotado el valor consignado en la entidad bancaria, el contratista y el interventor cancelarán la cuenta y suscribirán el Acta de liquidación del anticipo (según formato FIS-025). Además del acta, deberá presentarse:
a. Certificación, por parte de la entidad bancaria, donde conste la cancelación de
la cuenta.
b. Constancia de anulación de cheques sobrantes. c. Constancia de cheques anulados por el interventor.
Manejo de explosivos
Verificar el registro de la provisión, consumo y existencia de los materiales explosivos utilizados en la obra, así como la medición de las obras que se realicen con su aplicación, el equipo utilizado y el personal encargado de su manejo. Exigir, además, el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa Nacional para el manejo y control de explosivos.
Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su área de trabajo señales de acuerdo con la normatividad vigente, y todas aquellas necesarias para garantizar
la seguridad y el adecuado desarrollo del proyecto.
Reuniones técnicas
Realizar con el contratista reuniones periódicas de acuerdo con la naturaleza del contrato, a fin de analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del mismo y acordar soluciones prácticas y oportunas; asimismo, efectuar seguimiento a los compromisos pactados en actas anteriores. De lo tratado dejará constancia en actas. En los contratos de obra, debe realizarse como mínimo una reunión mensual en el sitio de las obras (según formato FIS-005).
Disposiciones legales al área del proyecto
Velar porque las actividades se desarrollen sujetándose a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas vigentes e informar de inmediato y por escrito a la entidad contratante y demás autoridades competentes, sobre cualquier anomalía o violación a las disposiciones legales aplicables al área del proyecto, así como cualquier perturbación del orden público que lo afecte. Igualmente, deberá cooperar para el restablecimiento de la normalidad y/o al cumplimiento de dichas disposiciones.
Impacto ambiental
Exigir la ejecución de las obras de mitigación y medidas de manejo que aparecen en el Plan de Manejo del Estudio de Impacto Ambiental y en la Resolución de Licencia Ambiental otorgada por la entidad competente. Asegurarse de que las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente legalizadas ante la autoridad competente. Verificar que se dé cumplimiento a las normas vigentes sobre contaminación atmosférica de plantas fijas (plantas de asfalto, trituradoras y campamentos). Presentar informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del Plan de Manejo del Medio Ambiente a la dependencia designada para tal fin por la entidad contratante, en original y dos (2) copias. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene al respecto el contratista y demás personas que participen en la ejecución de la obra.
Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras, de acuerdo con los estudios ambientales del proyecto.
Cumplir y exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial del personal a su cargo durante el desarrollo del proyecto.
Análisis de documentos del proyecto con el contratista
Previamente a la suscripción del acta de iniciación del proyecto, analizar con el contratista: el contrato, pliegos de condiciones o términos de referencia, propuesta del contratista, estudios, planos y especificaciones del proyecto, cantidades de obra, programa de trabajo e inversiones, equipo disponible, fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra, sitios de disposición de sobrantes, mantenimiento del tránsito, seguridad de los trabajadores y del público, y en general, todo aquello que permita un correcto desarrollo, presentando a la entidad contratante para su aprobación, alternativas de solución a los problemas encontrados.
Acta de iniciación
Suscribir con el contratista el acta de iniciación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación enviada por la entidad contratante informando que el contrato se encuentra legalizado y verificar la efectiva iniciación del proyecto (según formatos FIS-002, para contratos de obra - construcción, diseño y construcción y mantenimiento y reparación; FIS-003 para contratos de consultoría - estudios y diseños, interventoría y asesoría-; FIS-004 para contratos de prestación de servicios y otros).
Entrega de bienes y/o equipos
Suscribir el acta de entrega a la entidad contratante o el recibo de bienes y/o equipos por parte de la misma en caso de que el contrato así lo contemple. El recibo de los mismos debe hacerse a más tardar a la terminación del contrato (según formato FIS- 024).
Verificación del estado, calidad y cantidad del equipo propuesto
Verificar que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta se encuentre en el sitio del proyecto y en óptimo estado de funcionamiento.
Replanteo
De acuerdo con lo estipulado en el contrato, verificar el replanteo que el contratista realice con base en las referencias entregadas por la entidad contratante y ordenar la corrección cuando encuentre diferencias.
Referencias topográficas
Revisar durante la construcción la permanencia de las referencias topográficas y exigir al constructor su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.
Avance del proyecto
Controlar el avance del contrato de acuerdo con el programa de ejecución e inversión vigente; cuando sea necesario, impartir instrucciones sobre el orden de prioridad en que se deban acometer los trabajos.
Modificaciones
Analizar las necesidades de modificaciones requeridas durante la ejecución del proyecto y enviarlas para aprobación y trámite oportuno de la entidad contratante correspondiente, con la debida justificación técnico-económica. Las modificaciones que usualmente se presentan durante la ejecución del contrato son:
a. Modificación de cantidades (según formato FIS-013). b. Cambio de especificaciones (según formato FIS-014).
c. Aprobación de ítems y fijación de precios no previstos (según formatos
FIS-015 y FIS-036).
d. Reprogramación (según formato Programa de inversiones presentado
en la propuesta).
Control de personal y equipo
Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios durante el transcurso del proyecto, el personal será reemplazado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su requerimiento, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas y serán aprobados por la interventoría o supervisión.
De igual forma controlará la permanencia, estado y utilización del equipo ofrecido en la propuesta. Cuando se requiera cambio de equipo, la interventoría exigirá su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento, sin perjuicio del cumplimiento del programa de ejecución.
Cuando los equipos sean de la entidad contratante, verificará el debido uso, mantenimiento y custodia de los mismos (según formatos FIS-040 y 041). De no darse cumplimiento a lo anterior, deberá informar a la entidad contratante correspondiente para la aplicación de las sanciones previstas en el contrato.
Así mismo, verificar que el contratista mantenga actualizada una relación diaria del personal y equipo a emplear (según formato FIS- 046).
El interventor debe conocer sobre el manejo legal y administrativo del contrato, para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trámites efectuados durante su ejecución (según Formato FIS-029).
Igualmente, debe controlar el vencimiento de la vigencia de las pólizas e informar a la entidad contratante para que ésta requiera al contratista, las modificaciones a que haya lugar.
En caso de presentarse siniestro en cualquiera de los amparos, deberá informar por escrito a la entidad contratante, a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia de este hecho, para que allí se adelanten las acciones correspondientes.
Control financiero del contrato
Mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo periódicamente información sobre estos aspectos a la entidad contratante (según formato FIS-030).
Revisiones periódicas
La interventoría debe verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. Para tal efecto realizará las correspondientes pruebas, ensayos de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topográficos y demás. Igualmente debe reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato.
Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efecto de que sean
aprobadas por la entidad contratante.
Evaluación del cumplimiento del contratista
La Interventoría deberá hacer evaluación mensual del cumplimiento de las obligaciones del contratista y en caso de incumplimiento de alguna de ellas, deberá hacer el respectivo requerimiento mediante oficio, que registrará en el formato FIS- 032. Si el interventor lo encuentra procedente, remitirá este formato con su firma a la entidad contratante dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al mes evaluado, para que se adelanten las acciones tendientes a la aplicación de las multas estipuladas en el contrato (según formato FIS-032).
Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborar y suscribir, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al período de ejecución, las actas de recibo parcial, de acuerdo con lo pactado en el contrato, adjuntando los respectivos soportes. Esta acta constituye el fundamento para el pago parcial al contratista y la liquidación del contrato y no exime al contratista de su responsabilidad, hasta tanto se efectúe el recibo definitivo del mismo.
Una vez surtido este trámite y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el interventor la remitirá mediante escrito a la dependencia competente para el respectivo trámite de pago, informando de inmediato por escrito de este hecho al contratista para que presente la respectiva factura, si fuere necesario.
Resumen mensual de seguimiento
Elaborar y presentar un informe mensual a la entidad contratante, dentro de los diez (10) primeros días calendario siguiente al mes de ejecución (según formato FIS- 031).
Sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista
Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y las que no lo sean remitirlas con su respectivo concepto a la entidad contratante, para su trámite oportuno.
Siniestros
Una vez ocurrido un siniestro, el interventor o supervisor informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia a la entidad contratante, para que ésta inicie las acciones correspondientes.
Manuales de mantenimiento de equipos instalados
Cuando el contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales entregados por el contratista sobre el mantenimiento y conservación de los equipos instalados.
Terminación del contrato
Una vez terminado el contrato dentro del plazo pactado para ello, el interventor procederá a elaborar el acta de terminación del mismo (según formato FIS-016). Si el contratista no termina completamente el objeto contratado dentro del plazo pactado para la ejecución del mismo, el interventor procederá a elaborar el acta de terminación por vencimiento del plazo (según formatos FIS-017, FIS-018 o FIS-019).
Recibo y aprobación de diseños
Si el contrato es de diseño y construcción, se debe elaborar el acta de recibo y aprobación de estudios y diseños, la cual formará parte integral del acta de recibo definitivo del contrato (según formato FIS-020 ).
Recibo definitivo del contrato
El interventor deberá elaborar el acta de recibo definitivo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha del acta de terminación del contrato y remitirla a la entidad contratante (según formatos FIS-021, FIS-022 o FIS-023).
Liquidación del contrato
Solicitar a la dependencia competente la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en ésta y en toda la información relacionada con los hechos surgidos en el desarrollo del contrato, elaborar y remitir a la entidad contratante el proyecto de acta de liquidación del contrato, dentro del mes siguiente a la fecha de suscripción del acta de recibo definitivo del mismo (según formato FIS-026).
Deberá adjuntar el acta de entrega de bienes y/o equipos (según FIS-024) cuando se hayan prestado equipos o elementos de la entidad contratante al contratista.
El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista y la entidad contratante; su trámite estará a cargo del interventor. Si el contratista no se presentara a suscribirla o se abstuviere de firmarla, ésta será firmada por la entidad contratante, procediendo el interventor a elaborar el proyecto de la liquidación unilateral, el cual enviará a la entidad contratante para revisión y trámite correspondiente. El interventor estará dispuesto a atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso.
Cambio de interventoría o supervisión del contrato
Cuando se requiera el cambio de supervisor o interventor, éste deberá realizarse mediante el acta de entrega por cambio de interventoría o de supervisión (según formato FIS-008).
Entrega del objeto contratado a la entidad usuaria
Cuando sea el caso, al día siguiente de terminado el contrato, dar aviso por escrito a la entidad contratante para que inicie las acciones necesarias tendientes a la entrega de los bienes objeto del contrato a la entidad correspondiente.
Suscribir y remitir a la entidad contratante, para su firma, las actas de suspensión de los contratos, cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del contratista o de la entidad, de fuerza mayor, caso fortuito o de otra índole, que impidan inequívocamente su desarrollo normal (según formato FIS-006). Cuando persistan las causales de suspensión, igualmente deberá suscribir y tramitar Acta de ampliación de la suspensión (según formato FIS-006). Asimismo, suscribir y remitir el acta de reanudación, una vez cesen las causales que motivaron la suspensión
Adiciones y/o prórrogas
Si durante el desarrollo del contrato se hace necesario adicionarlo en valor o plazo, el interventor remitirá la solicitud de esta modificación a más tardar quince (15) días hábiles antes del vencimiento del plazo a la entidad contratante para su respectivo trámite
Actividades adicionales
Si la interventoría es contratada externamente, además del cumplimiento de las normas vigentes, de las obligaciones contractuales y de las señaladas para la interventoría interna en el capítulo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:
1. Diario de la obra
Llevar junto con el contratista un diario de la obra debidamente foliado, que deberá permanecer en la misma, en el cual se consignarán con tinta negra y sin enmendaduras, todas las situaciones y eventos que se presenten a diario durante el desarrollo del contrato. Este diario deberá ser firmado por los residentes de la interventoría y de la obra.
2. Registros de soporte
• Los registros mínimos de soporte que se deben diligenciar son:
• - Operación y mantenimiento de máquinas, en caso de equipo perteneciente a
la entidad contratante (según formatos FIS-040 y FIS-041) - Diario de personal y equipo (según formato FIS-046).
3. Archivo
Llevar y mantener actualizado y foliado el archivo del contrato con sus soportes y registrado en un índice en forma secuencial; este archivo comprende todos los documentos que se generen en desarrollo y control de la ejecución del contrato. Cuando la entidad contratante requiera de esta información, deberá estar disponible en forma completa y en buen estado.
4. Ensayos y control de calidad
Efectuar ensayos de campo, de laboratorio y control de calidad y cantidad de materiales para verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones requeridas