1. El contratista y el interventor de un contrato son agentes dinámicos que
responsabilidades traducidas en procedimientos que deben cumplir para su culminación, en el tiempo previsto, con la calidad esperada y dentro del marco normativo.
2. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarán
numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos, si los hay.
3. Toda la correspondencia externa que surja en desarrollo de un contrato será
tramitada de la siguiente forma:
a. Si es originada por el contratista, el trámite se efectuará a través de la interventoría en original y copias: una para la entidad contratante, una para la interventoría,
b. Si la correspondencia proviene de otra entidad, el trámite se efectuará a
través del interventor. En todo caso, deberá hacer reparto de copias a la entidad contratante, al contratista, y al interventor.
4. Cuando los documentos se originen en la entidad contratante, éstos irán con
copia a la interventoría, según el caso, enviando siempre una copia a los asesores jurídicos, según el caso.
5. El interventor revisará y tramitará todos los documentos recibidos, dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes; en caso de requerir un término adicional informará por escrito a la entidad contratante exponiendo las razones e indicando la fecha de entrega. Su control se hará a través del registro de entradas y salidas de correspondencia en cada área.
La entidad contratante anexará la hoja de ruta a todos los documentos que requieran trámite y efectuará seguimiento para que éste sea oportuno (según formato FIS-049).
1. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato serán elaboradas por el interventor.
2. Todas las actas que son soporte para pagos (anticipo, recibo parcial, etc.)
estarán numeradas en forma consecutiva; serán elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento y el trámite se hará a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha del acta. Cada acta de ajuste se tramitará junto con el acta de recibo parcial de obra correspondiente al mes siguiente.
3. Las demás actas también serán numeradas en forma consecutiva
independiente de las anteriores, elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. El trámite se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del acta.
4. Todas las fechas que figuren en cada una de las actas deben corresponder a
la misma fecha en que ocurrió el evento.
5. Los originales de las actas serán remitidos a la entidad contratante por el
interventor o supervisor el día hábil siguiente de surtido el trámite.
6. Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato, estarán
acompañados de sus soportes y serán archivados en la entidad contratante en forma secuencial, foliados y registrados en el índice que debe permanecer en la contraportada de cada carpeta, excepto los originales de los documentos
que sean soporte para pago, los que reposarán en el área de contabilidad (según formato FIS-048).
7. Copia de todos los documentos del contrato reposarán en la entidad
contratante, junto con sus soportes, los cuales serán archivados en forma secuencial y registrados en los cuadros de control legal y financiero que deben permanecer en la contraportada de cada carpeta (según formato FIS-029 y FIS-030).
8. Los formatos establecidos para las actas y demás documentos serán
diligenciados ajustándose al modelo propuesto; por lo tanto, cualquier constancia adicional que se quiera dejar en los mismos podrá hacerse pero sólo a continuación de las firmas.
9. Cuando el contratista se abstuviere de suscribir alguna de las actas, el
interventor le reiterará la solicitud por correo certificado, otorgándole un plazo perentorio de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la entrega de la misma, término después del cual el acta se remitirá de inmediato a la entidad contratante para que ésta solicite a los abogados las acciones legales correspondientes.
10.El interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento
de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio.
11.Sin perjuicio de las sanciones previstas en el contrato, cuando el contratista
presente atrasos en la ejecución del proyecto, los ajustes pactados se calcularán con los índices del mes programado para realizar los trabajos. Al igual que cuando el contratista se encuentre al día o presente adelantos respecto a la programación.
12.El interventor no podrá recibir trabajos realizados por el contratista después de terminado el plazo de ejecución del contrato, salvo instrucción escrita de la entidad contratante.
13.Sólo en casos de contratos de obra (construcción, diseño y construcción, y
mantenimiento y reparaciones) se pactará el pago de anticipo; en contratos de consultoría (interventoría, estudios y diseños, y asesoría) se pactará el pago anticipado. Teniendo en consideración las potenciales situaciones específicas de tipo técnico o presupuestal de algunos contratos, se podrá acordar anticipo o pago anticipado, siempre que se acompañe de una amplia justificación para su aprobación.
14.El interventor interno dispondrá de todo el soporte técnico y económico para el
cabal cumplimiento de su función. En caso de requerir recursos adicionales, los solicitará oportunamente a la entidad contratante.
15.Los recibos parciales del objeto contratado se consideran realizados a
satisfacción; por lo tanto, el interventor es responsable frente a la entidad por los recibos que realice, sin eximir al contratista de sus responsabilidades por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial.
16.El interventor interno debe iniciar labores por lo menos diez (10) días antes de
17.En el momento en que el interventor, según sea el caso, conozca de una
irregularidad, de inmediato la pondrá en conocimiento de la entidad contratante.