Definición
Las listas de encabezamientos de materia son listas de términos controlados dispuestos en orden alfabético, donde se muestran las relaciones que han contraído los conceptos representados por tales términos, susceptibles de utilizarse en un índice, catálogo o base de datos para representar los temas de los que tratan los documentos.
Estructura
Se componen de encabezamientos y subencabezamientos. El primero consiste en una o varias palabras que representan conceptos, intenta condensar el tema sobre el que trata el documento. El segundo es la palabra que sigue a un encabezamiento para formar un encabezamiento compuesto con el fin de precisar o delimitar su sentido. Se aplican para precoordinar conceptos, lo cual facilita la recuperación en sistemas manuales. El encabezamiento y el subencabezamiento aparecen separados por un guión.
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• Simples: cuando el tema se puede expresar con una sola palabra, generalmente un sustantivo o una expresión sustantivada. Pueden ser nombres propios y comunes. Para la construcción de estos últimos se usa como preferencia el plural al singular, excepto cuando la gramática o la lógica exijan lo contrario. El plural se usará para objetos contables, y el singular para conceptos incontables abstractos, como teorías.
• Compuestos. Cuando es necesario usar dos o más términos para expresar el tema del documento. Pueden estar formados por:
o Dos nombres unidos por una preposición
o Dos nombres unidos por la conjunción copulativa “y” o Epígrafes formados por frases hechas o convencionales
o Epígrafes formados por una frase invertida: “Arquímedes, principio de”
o Un nombre más uno o dos adjetivos Clases de subencabezamientos
• De materia: indican el punto de vista bajo el que el tema es estudiado • Topográficos: indican una subdivisión geográfica o étnica. “Pintura
española” • cronológicos
• de forma: define características extrínsecas de la obra o su forma literaria: “enciclopedias”
Relaciones
Los encabezamientos, al estar formados por términos el lenguaje natural, provocan problemas semánticos y sintácticos (sinonimia, homonimia, etc) que se resuelven mediante el establecimiento de relaciones que darán coherencia a las listas, facilitando el control terminológico.
• Las LEM al carecer de términos que constituyen microdisciplinas, no tienen relaciones de inclusión.
• Apenas se han aprovechado de la utilidad de las relaciones de equivalencia semántica interlingüística. La única lista que puede considerarse como tal es BILINDEX.
• Equivalencia semántica intralingüística. (referencia o reenvío de exclusión que remite desde el término descartado o rechazado al término escogido para la indización. “vease” y “X” aunque también se utilizan las misma simbología de los tesauros: “use” y “usado por” • Relaciones asociativas “vease además” y “término relacionado”.
constituyen reenvíos de relación.
• Relaciones jerárquicas Resuelven estas relaciones con expresiones como “referencia en” pero no articulan mucho la gama de relaciones lógicas que pueden localizarse. Las relaciones jerárquicas en las LEM no están establecidas con nitidez, no se distinguen de las asociativas.
Principios de indización por materias
Las LEM son utilizadas para la asignación de encabezamientos de materia a los documentos. Según las Listas de encabezamientos de materias para bibliotecas públicas, editadas por la DG del Libro, Archivo y Btcas, esta tarea ha de regirse por seis principios.
1. Economía: evitar dar muchos encabezamientos si hay uno que englobe a todos.
2. Especificidad: el término escogido debe representar la materia concreta del tema.
3. Lingüístico: los términos utilizados deben pertenecer al idioma habitual y respetar el orden natural de las palabras de una expresión. 4. Uniformidad: cada materia tiene que ser denominada siempre de la
misma forma. En caso de sinonimia, hacer referencias.
5. Uso: las reglas y la especialización deben respetarse en función de la biblioteca y de las necesidades de los usuarios.
6. Síntesis: se procura reducir el contenido de un documento a muy pocos asuntos o materias con la máxima simplicidad.
Presentación. Las LEM en los OPACs
Las LEM se presentan bajo la modalidad de lista alfabética completa, donde hay dos tipos de entradas alfabéticas: términos de indización y términos recusados, indicándose en cada entrada toda la información semántica en ella relacionada, incluidas las notas de alcance.
El impacto de la informática ha propiciado que surjan dos posturas en torno a cómo debería organizarse el OPAC:
• Enfoque estructurado sistemático: defendido por la Library of Congress e inclinado por una ordenación de los encabezamientos basada en las categorías a las que pertenecen (primaría el orden cronológico sobre el alfabético)
• Enfoque alfabético estricto: defendido por la ALA filing Rules, aunque también acepta una presentación sistematizada de las subdivisiones cronológicas. La mayoría de los catálogos on-line siguen este enfoque. Rotación de términos o permutación
En los encabezamientos de materia puede practicarse la rotación de términos o permutación. Ésta sólo debe realizarse en aquellos encabezamientos que compartan un término de subencabezamiento que designa por sí mismo una noción bastante específica y autónoma y que podría figurar como tema principal. La rotación contribuye a incrementar los ficheros y puede llegar a ser muy compleja si la precoordinación es muy exhaustiva. De ahí que haya LEM que prefieran la fragmentación de los temas en materiales independientes (LIBRARY OF CONGRESS SUBJECT HEADINGS) lo que no obsta para que propugnen la rotación de los términos precoordinados, con la excepción de las fechas y los subencabezamientos de forma.
Filosofía y rasgos: la precoordinación
El catálogo alfabético de materias y las LEM constituyen los instrumentos por excelencia de la indización y la búsqueda documental de las bibliotecas nacionales, municipales y universitarias. Se utilizan con preferencia en las bibliotecas de tipo enciclopédico. Las bibliotecas especializadas y centros de documentación, en cambio utilizan tesauros y resúmenes.
Las construcciones gramaticales de las LEM poseen una elevada tasa de precoordinación, es decir, al indizador se le proporcionan ya vinculados los diferentes conceptos que forma un tema en el momento de la indización. Esto elimina la posibilidad de falsas combinaciones en la indización.
La precoordinación supone una serie de consecuencias:
• Difícil descubrir la multidimensionalidad de las relaciones entre los términos
• Los términos se disponen siguiendo una secuencia determinada que implica que el primer término es más importante que los otros.
• No es fácil, aunque no imposible, combinar los términos en el momento de la búsqueda.
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La búsqueda por los usuarios del OPAC está condicionada por varios problemas:
1. desconocimiento de los sistemas de EM por parte de los usuarios. 2. especificidad
3. exhaustividad (nº muy pequeño de subencabezamientos)
4. estructura impredecible para el usuario: no hay principios coherentes en su construcción
5. Estructura sindética limitada: pocas referencias
6. actualidad y parcialidad: términos obsoletos que luego no se cambian por nuevos.
7. sobrecarga de información motivado por el tamaño de base de datos implica que la tarea del usuario es eliminar rápida y eficientemente la información no requerida.
Ventajas e inconvenientes
Las LEM han sido concebidas par búsquedas secuenciales, que imponen una estructura compleja al catálogo alfabético de materias:
• El orden natural de las palabras que forman las expresiones es abandonado
• Los encabezamientos de Materia que representan temas muy frecuentes en la colección deben subdividirse a fin de guiar mejor al documentalista o al usuario en la manipulación de numerosas fichas o registros.
• La subdivisión de los LEM exige que se especifiquen cuáles son las nociones relegadas a la posición de subencabezamiento, lo que supone introducir numerosos reenvíos o proceder a la rotación.
Estas caracteristicas conllevan tanto ventajas como inconvenientes. Por una parte, indizar con LEM requiere menos tiempo un nº menor de términos, pero el indizador se ve constreñido a disponer los términos en un orden determinado (no se puede combinar libremente la mayoría de los términos)
Permite describir con precisión y ofrece la ventaja de evitar la posibilidad de falsas combinaciones, pero en el momento de la búsqueda no es posible utilizar más de los términos en primer orden. A los términos consecutivos no se accede directamente, salvo si se ha hecho permutaciones.
Los encabezamientos tienden a ser expresiones muy genéricas y no representan con precisión materias complejas o específicas. Por ello su idoneidad depende de lo especializado que esté el fondo de la biblioteca.
La indización con LEM es de menor calidad que los tesauros. No es ni más barata ni más sencilla, pero sí es menos eficaz en la búsqueda en una base de datos. Es probable que las LEM se encuentren en una fase de transición hacia una conversión en tesauros. El primer paso ha sido adoptar la estructura sindética de aquellos.
Soluciones
1. Para sacar el mayor partido a las LEM, se ha propuesto elaborar un supertesauro caracterizado por incluir todos los términos en uso de la base en cualquier momento, diferenciar entre términos realmente utilizados en la biblioteca y no utilizados aunque incluidos en el tesauro y dar notas de alcance para aclarar problemas y dar definiciones proporcionando un amplio vocabulario de entrada.
2. aumento de la información contenida mediante la inclusión de descriptores o textos adicionales a modo de resúmenes, proporcionando puntos de acceso complementarios.
3. implementación en las tablas de esquemas de clasificación, proporcionando a los usuarios la posibilidad de ver las relaciones conceptuales con su tema de búsqueda.
En el contexto de los OPACs el uso de la clasificación permite la contextualización de palabras vagas en su perspectiva jerárquica, de manera que se guía al usuario desde una búsqueda formulada de manera imprecisa hasta una bastante específica. Tiene la ventaja de que la búsqueda no depende de la disponibilidad física, de que muestra existencias en localizaciones múltiples y con todo tipo de formatos y de que es capaz de proporcionar los registros completos. 3 - LOS DESCRIPTORES
La indización por descriptores se realiza a un nivel más profundo. No se limita a la materia o materias que trata, sino que extrae ideas o conceptos, utilizando para ello lo que se denominan descriptores
El descriptor es una palabra o grupo de palabras incluidas en un tesauro y escogidas de entre un conjunto de términos equivalentes para representar sin ambigüedad una noción contenida en un documento o en una petición de búsqueda documental.
El no descriptor, es el sinónimo de los descriptores. No pueden ser utilizados para indicar documentos, pero aparecen en el tesauro, pues cada uno de ellos reenvía al término correcto. Facilitan el paso del lenguaje natural al lenguaje documental.
Relaciones entre los descriptores
Los descriptores tienen dos objetivos: establecer los conceptos en sus campos semánticos hilando los diferentes significados de cara al usuario y canalizar el diálogo documental especificando o ampliando la demanda. Hay cuatro tipos:
•
asociativas: se establecen mediante el operador TR (término relacionado) y permiten localizar todos los conceptos relacionados recíprocamente en el tesauro a nivel horizontal. Eliminan problemas relacionados con polisemia y homonimia.•
jerárquicas: expresan relaciones de superioridad y subordinación entre los conceptos mediante los operadores TG (término genérico) y TE (término específico). También se utiliza TC (término cabecera) para los que ocupan el primer lugar en las ramas principales del campo del conocimiento que abarca el tesauro.•
De equivalencia: se producen desde un no descriptor sinómino del descriptor al que remite por medio de USE. La relación inversa se utiliza UP (Usado por)Problemas semánticos y desambiguación
Para que los descriptores puedan ejercer correctamente su función es necesario tratarlos a través de ciertas normas que eliminan los problemas de representación que puedan surgir, como sinonimia, homonimia y polisemia. Es por ello por lo que se dice que los tesauros son un lenguaje controlado.
• La sinonimia se elimina gracias a las relaciones de equivalencia: carta USE NAIPE
• La homonimia: ocurre cuando varios términos de diferente significado aparecen representadas de la misma manera. Se elimina gracias a términos cualificativos, que se unen al homónimo entre paréntesis o corchetes para formar el descriptor. P. Ej. HAYA (árbol)
• La polisemia ocurre cuando una palabra (de la misma categoría gramatical) tiene varios significados. Se elimina gracias a las relaciones jerárquicas (pues la pertenencia a un término genérico restringe su
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significado) y asociativas. P. ej.: ÁRBOLES TG BOTÁNICA; ÁRBOLES TR GENEALOGÍA
Conclusión
Dado su mayor nivel de profundidad, los descriptores son ideales para la indización de documentos como artículos de revista o ponencias, por lo que se utilizan en centros de documentación y en algunas bibliotecas especializadas, cuyo fondo requiere un mayor detalle en las operaciones de análisis de contenido para una correcta recuperación.
1 – INTRODUCCIÓN
Concepto de control de autoridades
La automatización revolucionará el concepto de catálogo, integrando en un solo elemento los distintos catálogos: autores, títulos, sistemático, de materias, etc. Desaparecen las fichas principales y secundarias, limitándose a un solo registro con diferentes puntos de acceso. Por otra parte, las nuevas tecnologías, especialmente Internet, han permitido el desarrollo de los catálogos colectivos que unifican en un solo catálogo los registros bibliográficos de diferentes bibliotecas.
Esto ha desarrollado el concepto de control de autoridades, si bien ya estaba implícito en los fundamentos relativos a los objetivos del catálogo bibliográfico desde mediados del siglo XIX, se convierte ahora en una actividad fundamental en la cadena del proceso documental.
Se puede definir como la operación mediante la cual se unifica en una forma normalizada los puntos de acceso de los asientos bibliográficos y se muestran relaciones entre ellos. Sus objetivos fundamentales son:
• Unificar puntos de acceso idénticos, pero que estén expresados de forma distinta
• Diferenciar puntos de acceso distintos, pero que se puedan identificar de la misma manera
• Convertir el catálogo bibliográfico en una red de relaciones que permitan al usuario moverse con seguridad desde formas no aceptadas como autoridad, pero posibles, a las formas aceptadas, y desde formas aceptadas a otras aceptadas relacionadas, mediante el sistema de referencia.
• Dirigir al usuario, mediante notas explicativas, a una clase, catálogo o grupo de puntos de acceso que pueden hacerle mejorar su búsqueda de información el catálogo.
El catálogo de autoridades
El catálogo de autoridades en su subproducto del catálogo bibliográfico. Supone, primeramente, tener una colección de documentos a los que se les ha asignado unos puntos de acceso o encabezamiento para que el usuario pueda alcanzarlos y recuperarlos. Los puntos de acceso no garantizan la eficacia de la recuperación por sí solos, es necesario que sean normalizados. Así, el catalogador los somete a un proceso de control, que se denomina Control de autoridades, a fin de establecer de una forma única y uniforme cada punto de acceso.
Las autoridades forman parte integrante de unidades más amplias de información, los registros de autoridad, donde, además de la forma aceptada del punto de acceso, se recogen otros datos relativos al mismo. El conjunto organizado de registros de autoridad constituye el catálogo de autoridades.
Las características funcionales de un catálogo de autoridades automatizado son:
• Su capacidad para establecer conexiones entre distintas unidades de información, como son los registros de autoridad y los registros bibliográficos.
• Su gran flexibilidad y rapidez para actualizar datos y las relaciones existentes entre esos datos. Las relaciones que se establecen son:
o registro bibliográfico - registro bibliográfico; o registro de autoridad - registro de autoridad; o registro de autoridad - registro bibliográfico; o registro bibliográfico - registro de autoridad.
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Esta interactividad entre el catálogo bibliográfico y el de autoridades permite que la actualización de los datos relativos al acceso en el catálogo bibliográfico se pueda efectuar de manera rápida y fácil.
Los puntos de acceso para recuperar un documento pueden originarse como consecuencia de dos operaciones técnicas: catalogación, de la que se derivan los puntos de acceso de nombres de persona, entidad, título y serie; e indización, de la que se derivan los encabezamientos de materia, que pueden identificar a una persona, entidad, lugar geográfico, periodo cronológico, etc.
Además de por su contenido, se diferencian también por su posición dentro del registro bibliográfico existen dos tipologías: principales y secundarios. El punto de acceso principal es único y se considera el elemento de información más importante por el que se puede recuperar un documento. Los secundarios pueden ser varios y constituyen otras posibles claves de búsqueda para acceder al documento. El principal encabeza el registro bibliográfico, mientras los secundarios van colocados al final de éste. Esta distinción, sin embargo, se está perdiendo con la automatización.
Desde este punto de vista, los nombres de personas y entidad así como los títulos de obras pueden constituir puntos de acceso tanto principales como secundarios, mientras que los títulos de series y las materias son siempre puntos de acceso secundarios.
Registros de autoridad
Los elementos básicos de que se compone el catálogo de autoridades son los registros de entrada de autoridad. El término registro de autoridad designa a una agrupación lógica de elementos ordenados según un criterio determinado que conforma una entidad simple de información para ser incluida en una bibliografía, base de datos o catálogo. Se distinguen tres clases básicas de autoridades.
• Registro de autoridad propiamente dicho: conjunto de informaciones acerca de un punto de acceso normalizado (autoridad) que incluye:
1. forma escogida como autorizada 2. formas no autorizadas
3. fuentes consultadas que justifican cada variante encontrada 4. posibles relaciones con otros puntos de acceso
• registro de referencia específica: Constituye una unidad de información relativa a un punto de acceso no autorizado. Su función en el catálogo es dirigir al usuario desde una variante no admitida a la forma admitida (autoridad)
• Registro de referencia general: sirve para dirigir al usuario desde un punto de acceso autorizado a una determinada clase o categoría de una convención o práctica que se aplica a un grupo definido de acceso, a fin de proporcionar una guía para su localización.