Leer los siguientes temas a tratarse en el quinto encuentro

Quinto Encuentro

Metodología para la elaboración del presupuesto Objetivos específicos

• Describir los pasos considerados en los planes empresariales. • Destacar las etapas del proceso presupuestal.

• Presentar las relaciones de coordinación consultadas en la preparación del presupuesto.

• Relacionar las principales fuentes de información interna y externa consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (venta! producción, relaciones industriales).

• Señalar cómo los presupuestos funcionales permiten integrar el presupuesto global y proyectar los estados financieros.

• Enunciar y explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe • Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuestos.

Aspectos generales

Es frecuente encontrar empresarios que resaltan el éxito de sus empres sin

necesidad de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta porque de una manera u otra, consciente o inconscientemente acude a ellos porque consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no

haya una instancia encargada del trabajo presupuestal. presupuestación ocurre en el momento de estimar el valor de la nómina, de precisar la cuantía de las facturas de ventas o cuando se estudian las condiciones de los créditos o empréstitos, en cuanto a sus repercusiones sobre los pronósticos de efectivo.

Para los directivos de empresas donde se otorga la debida importancia] los buenos presupuestos, para quienes no los utilizan y para quienes desee implementar el sistema en cualquier organización, se presentan alguna orientaciones de indudables beneficios.

• En la labor de concientización sobre la conveniencia de los presupuestos se recomienda considerar su naturaleza flexible y sus limitaciones.

Las características de la empresa, debidas al tipo de actividad comercial desarrollada, su prestigio mercantil, su imagen ante los canales de distribución previstos y sus coeficientes de eficiencia y productividad, condicionan las metas presupuéstales.

Del entorno económico, social, tecnológico y competitivo es de consulta obligada en el trabajo presupuestal, por cuanto incide en la formulación de los planes, programas, proyectos y objetivos que constituyen las bases de los pronósticos.

Es perentorio concretar las áreas de responsabilidad para asignar a los encargados de la labor presupuestal, destacar los formatos a utilizar en la consolidación de los presupuestos y definir criterios claros sobre la recepción y el suministro de información. Igual trascendencia adquiere la definición de pautas asociadas con las etapas y el tiempo que demandará cada una de ellas

Labor de concientización

Esta labor deberá adelantarse en los niveles operativo y administrativo. Desde punto de vista operativo la concientización es crucial porque en ella recae la ejecución de lo que la dirección se propone en materia fabril y comercial. En cuanto a lo administrativo se necesita persuadir los cuadros gerenciales sobre ventajas de la adopción de un sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y financiero de las empresas, facilitar el control y responder a las condiciones

cambiantes del medio. En la fase de concientización es importante tener presente lo siguiente:

Para prevenir conflictos organizacionales en la ejecución presupuestal es indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean cuantificables, claros y alcanzables.

Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el mercado y el grado de aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes. Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y finan- ciero de las empresas y tampoco trascender las habilidades de quienes los desarrollan.

La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no pueden convertirse en camisas de fuerza que ahoguen la iniciativa de sus ejecutores ni presentar márgenes de maniobra o de error excesivos que propicien la ambigüedad o la subjetividad.

Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores propiciar la participación activa en su diseño de todos los integrantes de la organización. Sólo así será posible utilizar de manera óptima los recursos humanos disponibles y evitar la competencia entre quienes formulan y ejecutan los planes.

• Determinación de las características empresariales

El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto. En efecto, variables relacionadas a continuación son importantes en el trabajo desarrolla do para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias:

Situación financiera: El estado financiero de las empresas con respecto al

endeudamiento, la liquidez, la valorización de los títulos de propiedad y los índices de la lucratividad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios. La imagen consolidada ante las entidades financieras, los inversionistas actuales y los proveedores contribuye a la obtención de fondos que aunados a la generación interna de recursos, condicionarán las decisiones a tomar en áreas como la investigación, el acometimiento de proyectos y el estudio de las oportunidades de crecimiento. Sin duda la situación financiera permite dilucidar las| posibilidades reales del progreso y, por tanto, sentará las bases para establecer si las estrategias competitivas se sustentarán en el crecimiento de las operaciones o en la simple supervivencia.

Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestasen práctica

para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad expresa como la producción por hora-hombre u hora-máquina. Estos resultados dependen de elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta, la destreza de la mano de obra. Los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema logístico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de productividad, tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijación de los precios. En este contexto, las variables citadas inciden en los presupuestos empresariales.

Actualización tecnológica: En virtud de los efectos ejercidos por la modernización

industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades.

Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar

la operación normal o la expansión de actividades gravitará en d presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses. De la misma manera la política de inventarios se reflejará en los presupuestos de

compras y producción, y las políticas de salarios y de crédito se expresarán presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios.

Evaluación del entorno

Como ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve, los planes y presupuestos se supeditan a manifestaciones ambientales, como las ejecutorias de los competidores nacionales e internacionales, las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de inflación y la devaluación y las tasas de interés, y las políticas establecidas por gobierno en las áreas tributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior. En materia, mercantil las expectativas se centran en el estudio detallado de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías rivales y, por tanto, se impone la evaluación de parámetros como la imagen de marca, los gustos y las preferencias de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.

El diagnóstico, según se muestra en la figura 2.1, incorpora dos clases de variables que afectan de manera significativa el comportamiento de la empresa: que dependen de la administración, denominadas controlables, y las que no, denominadas no controlables (estas últimas representan graves riesgos o _amenazas para la empresa). A continuación se relacionan algunas variables de cada tipo. Variables controlables Objetivos Estrategias competitivas Políticas gerenciales Proyectos de inversión

Calidad del producto

Canales de distribución Campañas promocionales Sistemas de producción

Variables no controlables Gustos del consumidor

Disposiciones gubernamentales

Inflación y devaluación

Tasas de interés

Estabilidad política

Ingreso per cápita del consumidor Acciones de la competencia

Tendencias demográficas

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. Elabore mapas conceptuales de los temas que usted estudió en esta semana de estudio.

2. Conteste las siguientes preguntas:

• ¿qué papel desempeña la “motivación al personal para que el presupuesto funcione adecuadamente? ¿considera que esta motivación debe hacerse antes o después de comenzar a operar el sistema?

• ¿Cómo puede afectar el entorno al presupuesto de la empresa? • ¿En qué medida las decisiones gubernamentales de nuestro país

podrían afectar los cálculos presupuestarios de las empresas?

• Investigue las variables controlables y no controlables que afectarían a una empresa que se encuentra ubicada en la ciudad de Latacunga y produce fideos y pastas de consumo masivo. Identifique las variables y explique cada una de ellas el por qué.

• Lea detenidamente y saque todas sus dudas de los temas que vamos a tratar el siguiente encuentro.

Sexto Encuentro