UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI
CARRERA DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS Y HUMANÍSTICAS
MODALIDAD MODULAR
COMPILACION VARIOS AUTORES
ESPECIALIDAD: CONTABILIDAD Y
AUDITORIA
ASIGNATURA: PRESUPUESTOS
CURSO: 5to. Nivel
INFORMACIÓN GENERAL
1.- DATOS INFORMATIVOS:
ASIGNATURA : Presupuestos
PERIODO SEMANAL : 2 horas
CICLO ACADÉMICO : Abril Septiembre del 2010 DATOS DEL PROFESOR GUÍA
DOCENTE : Ing. Marcelo Cárdenas
TELÉFONO : Móvil 099864626; Domicilio 032 800809; Oficina 032 660044 E-MAIL : [email protected] 2.- NUMERO DE ENCUENTROS PARCIALES ENCUENTROS PRESENCIALES PRIMERO 7 SEGUNDO 7 TERCERO 7 TOTAL 21 3.- FECHAS DE ENCUENTROS:
• ENCUENTROS PRESENCIALES : Según horario establecido.
• COMPLEMENTARIAS (o de consulta): Pueden ser presenciales, por teléfono, e-mail, según horario establecido con el/la docente.
Se respetará las fechas de los encuentros presenciales semanales establecidos en el horario, en caso de no asistir los estudiantes, se asumirá la clase como dictada y se deberá realizar las actividades correspondientes al encuentro según lo señalado en la guía de estudios.
El primer encuentro se iniciará desde la primera semana de inicio del ciclo académico.
4.- ASISTENCIA
• 70% del total de las horas presenciales permitirá aprobar el módulo. • 31% del total de las horas presenciales no le permitirá aprobar el módulo.
La asesoría didáctica permite dar a conocer los contenidos a ser tratados en cada encuentro y estos puedan ser investigados antes del encuentro y poder generar un conocimiento previo.
PRIMER PARCIAL
ENCUENTROS TEMAS
1º. Presentación, introducción al estudio bajo el sistema modular e introducción a la asignatura, explicación de la forma de utilización y estructura del módulo, Explicación sobre la presentación de trabajos de investigación, explicación sobre las evaluaciones, explicación a cerca de la presentación de los deberes y un recuento de los temas a ser tratados en el siguiente encuentro.
2º. Recuerde que usted está estudiando bajo el sistema modular, por lo que le doy la bienvenida a estudiar la asignatura de presupuestos, para ello le sugiero leer el módulo, concienzudamente los temas relacionados con las nociones y usuarios del presupuesto, las definiciones, importancia, los objetivos de la gerencia frente a los presupuestos, el presupuesto y el proceso administrativos, para este último se le siguiere que usted amplié los conocimientos acerca del proceso administrativo, que usted estudio en administración general, cada uno de estos conceptos, con la finalidad que usted tenga en claro lo que significa la planificación y su relación directa con la parte presupuestaria
3º. Una vez que usted tiene en claro lo que significa los presupuestos y cuál es su rol en las empresas, en esta semana de estudio, usted debe estudiar todo el tema relacionado con la clasificación de los presupuestos, haciendo énfasis en lo que es los presupuestos operacionales y los financieros, para que usted pueda desarrollar con facilidad las actividades de aprendizaje propuestas para esta semana. 4º. Para esta semana usted tendrá que repasar y retener los
conceptos que se establece en la mecánica técnica y principios en la elaboración de los presupuestos, analizar la importancia de los objetivos, estrategias y políticas, ya que estos son de mucha importancia dentro del desarrollo de las actividades de las empresas y por ende en la elaboración misma de ,os presupuestos; también en esta semana de estudio, tendrá que estudian y analizar en tema relacionado con las áreas de estudio que se emplea en el momento de realizar los presupuestos. Le sugiero analice cada tema detenidamente, ya que de estos conceptos mucho depende para la facilidad en la elaboración de los presupuestos.
5º. En la elaboración de los presupuestos se debe considerar cierta metodología que va de la mano con la planificación de las empresas o instituciones, por lo que para esta semana, le sugiero que lea el módulo en lo relacionado a la metodología
para la elaboración de los presupuestos, para poder responde con claridad a las preguntas planteadas en las actividades de aprendizaje.
6º. Recuerde que como en todo proceso hay que seguir etapas, en la elaboración de los presupuestos también tiene esas etapas y luego de realizar una lectura comprensiva, usted estará en capacidad de poder entender que aspectos nos necesarios a tomar en cuenta y realizar en cada una de las etapas de los presupuestos, ya que esto es de mucha importancia conocer para el desarrollo de la practica que está en los siguientes capítulos, para ello le sugiero que lea y analice cada una de estas etapas que se encuentras en el módulo de estudio.
7º. En esta semana de estudio, se recomienda abordar el tema de las áreas que tienen relación o que siempre se las necesarita en la elaboración de los presupuestos, y para tener un conocimiento de todo lo que aportaría cada área se le sugiere que investiga cada tema que se encuentra en el módulo de estudio. Como también tendrá que repasar hasta aquí todos los temas estudiados en los encuentros anteriores, ya que en esta semana se culminará el primer parcial.
SEGUNDO PARCIAL ENCUENTROS TEMAS
8º. En esta semana iniciamos con la segunda unidad de nuestro módulo y también con ello iniciamos el segundo parcial del semestre, los temas a ser tratados en esta semana es lo que se refiere a la planeación del marketing, presupuestos comerciales, la introducción y el diagnóstico mercantil estratégico que se encuentran en el módulo de estudio, por lo que se recomienda que lea pausadamente y entienda cada uno de los tópicos y piense en una empresa sobre su análisis para la elaboración de los presupuestos, por lo que se le sugiere que también realiza una investigación a profundidad. 9º. En esta semana de estudio los temas que deberá estudiar
son los relacionados con el ambiente empresarial, ya que para la elaboración de los presupuestos, mucho tiene que ves este análisis que hay que tomar en cuenta sea en empresas públicas o privadas, por lo que le sugiero lea detenidamente todo lo relacionado en el ambiente empresarial ampliando su investigación en los textos sugeridos en el presente módulo y en internet.
10º. Una vez que usted conoce ya cual es la estructura de los presupuestos de operación, y una vez que tiene en claro todo lo relacionado al ambiente empresarial, vamos a dar el siguiente paso que es ya la elaboración del presupuesto de ventas, para lo cual he puesto gran cantidad de información dentro del módulo de estudios, para este encuentro, usted tendrá que estudiar lo referente al presupuesto de ventas, importancia, pronóstico de ventas, también tendrá que
estudiar todos los pasos que se realiza para la elaboración de un presupuesto de ventas en cada uno de estos casos le sugiero que baya pensando en ejemplos.
11º. En esta semana de estudio, tendrá que estudiar dentro del tema presupuestos de ventas, el tema relacionado con las líneas de productos en un presupuesto de ventas y los factores que afectan el volumen de cumplimiento de las ventas, ya que de esto depende el pronóstico que se realice en el presupuesto de ventas, para lo que le sugiero que de la misma manera vaya relacionando cada tema a la práctica que se establecerá en la elaboración misma de los presupuestos. 12º. En esta semana de estudio, el señor estudiante, tendrá que
ampliar su investigación sobre los métodos que se utiliza para realizar pronóstico de las ventas, para lo cual le sugiero consulte el tema sobre los métodos para pronosticar, ventas y dentro de este encontramos, el método de opinión de los ejecutivos de la empresa, el método de opinión de la fuerza de ventas, el método de las expectativas del usuario, el método estadístico, poniendo énfasis en los mínimos cuadrados y por último el método deductivo.
13º. En esta semana, está dedicada a la ejemplificación de pronósticos utilizando el modelo estadístico, dentro de eso el método de mínimos cuadrados, con ejercicios prácticos, por lo que le sugiero repase con anterioridad lo relacionado es este método. Además estudiar lo referente al presupuesto de producción de productos terminados, es decir analizar su estructura.
14º. Para esta última semana del segundo parcial, está planificado, investigar y estudiar todo lo relacionado a la investigación de mercados en la Página 149 del texto principal que está indicado en la guía de estudios, ya que mucho depende de esta investigación para instaurar la política de la investigación, el siguiente tema a cerca del desarrollo de las políticas de inventario de la pág. 156 del mencionado texto y por último investigar la estructura y parámetros de los presupuestos de consumo de materiales y la compra de los mismos.
TERCER PARCIAL
ENCUENTROS TEMAS
15º. Para este primer encuentro del tercer parcial, tiene que estudiar todo lo relacionado al presupuesto de mano de obra directa, investigar su formato y analizar cada uno de sus componentes que este tiene, también se lo recomienda realizar el análisis del ejercicio desarrollado que se presenta en el módulo de estudio.
16º. Para este encuentro, deberá estudiar lo relacionado con el presupuesto de costos indirectos de fabricación, para lo cual le sugiero que analice el ejercicio desarrollado que está en el
módulo de estudio, además de ello deberá encontrar la tasa de los CIF y encontrar el valor unitario de producción de cada producto, como también analizar el y consultar el formato del estado de costo de producción y ventas presupuestado, para lo cual también se le sugiere que recuerde la forma de encontrar los valores de los inventarios de productos terminados como también de materia prima, ya que estos se los necesita para poner en el estado de costos de producción. 17º. Para esta semana el estudiante tendrá que estudiar todo lo
relacionado a los formatos de los presupuestos de operación, ya que en esta semana los señores estudiantes, tendrán que realizar un ejercicio completo hasta llegar a establecer el estado de costo de producción y ventas .
18º. Para esta semana de estudio, deberá consultar acerca del formato y forma de elaborar el estado de resultados presupuestado, además, sobre el flujo de efectivo o cash flow conocer su importancia, estructura y el proceso de elaboración de los mismos, para lo cual le sugiero que analice el ejemplo que se encuentra en el módulo de estudio, como también consultar otros ejemplos y analizarlos.
19º. Para esta semana de estudio, le recomiendo que estudie y analice en el ejercicio a cerca del balance general presupuestado, recordar su estructura que aprendió en contabilidad en semestres anteriores con el desarrollo de ejercicios usted tendrá una mejor comprensión.
20º. Para esta semana de estudio, deberá consultar y analizar el ejercicio presentado en el módulo de estudio, ya que deberá recordar el análisis financiero y el cálculo del punto de equilibrio, con la finalidad de aprender a aprender a analizar presupuestos para la toma de decisiones.
21º. En esta última semana de estudio, felicitando porque usted ha terminado de estudiar la asignatura de presupuestos, usted tiene que hacer un recuento de todo lo relacionado al presupuesto maestro, ya que en esta semana usted está en capacidad de desarrollar un ejercicio práctico de presupuesto maestro. Al mismo tiempo, también le doy la bienvenida para que no desmaye y siga al estudio del siguiente módulo.
6.- METODOLOGIA
La modalidad Modular constituye una innovación educativa importante a nivel de la educación superior, tiene como base la investigación que es la que contribuye al desarrollo del proceso de enseñanza-aprendizaje donde el rol del profesor es el de orientador que guía el aprendizaje de sus estudiantes quienes adquieren nuevas formas de trabajo en el aula y fuera de ella a fin de que posibiliten el desarrollo de las potencialidades de cada uno de ellos a través del método activo, trabajo colaborativo, análisis, síntesis, interpretación, modelos mentales, seminario-taller, proyecto de aula, etc.
Se aplicará la evaluación procesual bajo los siguientes parámetros:
• Auto-evaluación 10%
• Talleres 20%
• Trabajos de investigación 30%
• Prueba final en cada parcial 40%
8.- BIBLIOGRAFIA
McGraw Hill, Jorge E. Burbano Ruiz, “Presupuestos” un enfoque de planeación 2da. Y 3ra. Edición.
McGraw Hill, J. Fred Weston, Eugene F, Brigham, “Fundamentos de Administración Financiera”.
McGraw Hill, Harold Koontz la administración una perspectiva global 10ma edición.
McGraw Hill, Ramirez Padilla, Contabilidad Administrativa 3era. Edición.
9.- ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Las actividades de aprendizaje permitirán desarrollar el aprendizaje autónomo basado en la investigación de acuerdo al tiempo que el estudiante dispone. Son las tareas a realizarse para llevar a cabo el proceso de aprendizaje sin la presencia del docente, con esas orientaciones el estudiante vendrá con un conocimiento previo sobre el tema a tratarse en la tutoría o encuentro.
Por lo tanto las actividades de aprendizaje permiten retroalimentar lo que los estudiantes han investigado y se refuerzan el día del encuentro y también permite realizar las tareas para el nuevo tema, es decir es una conexión entre el conocimiento previo y el conocimiento nuevo.
Las actividades de aprendizaje del presente módulo, se encuentran planificadas de acuerdo a las dificultades de cada tema de estudio, es por ello que el señor y las señoritas estudiantes tendrán primeramente que tomar en consideración lo que dicen las asesorías didácticas y luego desarrollar las actividades de aprendizaje que se encuentran al final de cada planificación por semana.
Es decir no existirá ninguna escusa para el estudiante que no haya desarrollado todas las actividades de aprendizaje, le recuerdo que en el caso del sistema presencial esta asignatura se lo estudia cinco horas por semana y para el sistema modular está planificado en dos horas por semana, esto quiere decir que usted tendrá que dedicar como mínimo 3 horas de estudio por semana en sus tiempos libres.
Le recuerdo que la educación bajo este sistema no es venir a recibir clases solo las dos horas por semana sino al contrario el estudiante aprende solo y en los encuentros el docente hace la función de facilitador, es decir facilitar todas las dudas que el alumno encontró durante el estudio de los temas planificados.
MODULO DE PRESUPUESTOS.
1.- INTRODUCCION
El presente módulo de estudio, está planificado de una manera didáctica, con la finalidad de que los señores estudiantes puedan estudiar solos, desarrollar sus ejercicios que se encuentran en cada uno de los módulos, para ello le sugiero hacer de estudiar cada uno de los temas que se encuentran planificados en las asesorías didácticas.
El presente módulo de encuentra estructurado en tres unidades cada unidad se estudio está planificada para estudiar en un parcial de siete semanas de estudio, en donde es estudiante encontrará todo lo que necesita para poder realizar el estudio bajo el sistema modular, el contenido del módulo está compuesto con un 70% de lo que el estudiante debe leer y el 30% tendrá que consultar en la bibliografía citada.
En la unidad uno, está compuesto con toda la parte teórica para que los alumnos se introduzcan al estudio de la planificación y los presupuestos, en donde se detalla cada una de las herramientas a analizar en cada una empezando por la reseña histórica, quienes son los nociones y usuarios de los presupuestos, como influye el presupuesto en la gerencia estratégica, la clasificación de los presupuestos, la relación del proceso administrativo y los presupuestos, etc.
En la segunda unidad de estudio que corresponde al segundo parcial, con la planeación del marketing y su influencia en los presupuestos comerciales, luego analizaremos los presupuestos de ventas, los modelos de pronósticos, como analizar el ambiente empresarial, los pasos para realizar presupuestos de ventas, como también los métodos que se utiliza para pronosticar ventas con sus respectivos ejercicios, hasta llegar a estudiar el presupuesto de producción.
En la tercera y última unidad del módulo, contiene a cerca del presupuesto de consumo y compra de materiales, el presupuesto de mano de obra directa, el de costos indirectos de fabricación, el estado de costo de producción y ventas, estado de resultados presupuestado, flujo de caja y balance general presupuestado, como también el análisis financiero y el cálculo del punto de equilibrio.
Dentro del presente módulo en cada unidad usted encontrará ejercicios desarrollados y propuestos con la finalidad de garantizar el proceso de enseñanza aprendizaje de los estudiantes, al final también contiene la bibliografía necesaria para que el estudiante pueda reforzar sus conocimientos.
2.- OBJETIVO GENERAL:
Inducir al estudio de la planificación y los presupuestos, empezando desde la parte conceptual hasta culminar con los ejercicios prácticos que compone un
presupuesto maestro.
2.1 Objetivos Específicos:
• Conocer la reseña histórica la importancia, definición, el presupuesto y el proceso administrativo, la clasificación de los presupuestos, metodología y etapas a seguir en la elaboración de los presupuestos.
• Analizar los temas relacionados con la planeación y el marketing en los presupuestos comerciales, analizar el diagnóstico mercantil estratégico, conjuntamente con el análisis del ambiente empresarial, los presupuestos de ventas, su importancia, los pasos para realizar presupuestos de ventas, como también los métodos para hacer pronósticos de ventas.
• Despertar interés en la elaboración del presupuesto maestro, con el estudio de la teoría de cada presupuesto más el desarrollo de la práctica, mediante la simulación de ejercicios.
PRIMERA UNIDAD PRIMER PARCIAL PRIMER ENCUENTRO CONTENIDO UNIDAD I PRESUPUESTOS
Historia de los Presupuesto.- Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaban al parlamento británico los planes de gasto del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control.
Desde el punto de vista técnico la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa. Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término butget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de presupuesto.
En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.
Entre 1912 y 1925, y en especial después de la primera guerra mundial, el sector privado notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos. En este periodo las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una ley de presupuesto nacional. Esta innovación genera un periodo de análisis y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar y programar, y fomenta el tecnicismo, el
trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base en el estudio y la evaluación amplios de los costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio internacional de control Presupuestal, en el que se definen los principios básicos del sistema.
En 1948 el departamento de marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por programas y actividades.
En 1961 el departamento de defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de planeación por programas y presupuestos.
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el departamento de presupuesto e incluye en las herramientas de planeación y control el sistema conocido como “planeación por programas y presupuestos”. En las últimas décadas han surgido muchos métodos que van desde la proyección estadística de estados financieros hasta el sistema Base cero con el cual se ha tratado de fijar una serie de paquetes de decisión para elegir el más razonable, y eliminar así la improvisación y los desembolsos innecesarios.
El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos2, quienes señalan que en especial los pronósticos relacionados con el manejo del efectivo son importantes para prevenir situaciones de insolvencia, proceder a la valuación científica de empresas, resolver a tiempo problemas de iliquidez y evaluar cualquier inversión. Esto ha llevado a afirmar que el presupuesto de caja es uno de los instrumentos más valiosos en poder de la dirección financiera de cualquier organización para formular la política de liquidez, proceder a la inversión oportuna de fondos sobrantes, acudir a créditos cuando las disponibilidades monetarias no permitan la cobertura integral de los compromisos y trazar la política de dividendos.
Noción y usuarios del presupuesto
Suponga que un grupo de estudiantes universitarios planea una excursión después de culminar con éxito los últimos exámenes del semestre con el cual
finalizan su carrera, y acuerdan realizar un viaje al a la ciudad de Manta. Para determinar el valor del aporte de cada uno, el "comité organizador", creado por ellos, formula inicialmente los interrogantes siguientes:
¿Cuántas personas están interesadas en efectuar el viaje? ¿Cuál es el precio del tiquete aéreo de la ruta Quito Manta y viceversa?
¿Cuántos días permanecerán en los en la ciudad de Manta? ¿Qué sitios de interés turístico visitarán?
¿Cuáles tarifas hoteleras operan para la temporada prevista de realización del viaje?
¿Cuál opción de hospedaje es más favorable desde el punto de vista financiero: incluido todo (consumo ilimitado de alimentos y bebidas), o únicamente cancelación del servicio de hospedaje? ¿Cuál alternativa debe seleccionarse: pago de cada uno de los servicios contemplados en el viaje (transporte aéreo, porción del transporte terrestre, hospedaje, alimentación parcial y programas de recreación) o cancelación del paquete turístico que incluye los factores citados?
¿Cuál es el valor de alquiler del vehículo?
Después de varias sesiones para comparar los costos de las opciones, el comité concluye lo siguiente:
Se descarta el paquete turístico por no incorporar la totalidad de los sitios de recreación previstos.
Con base en los estimativos de costo preliminares se deduce que 40personas pueden aportar los fondos requeridos.
Se escoge un hotel localizado en el centro de la ciudad de Manta, donde pueden hospedarse cuatro personas por habitación.
Con base en las posibilidades financieras de los excursionistas se fija en cuatro noches el tiempo de estancia y se decide no recurrir a ninguna modalidad de crédito para sufragar los gastos.
A partir de la información recolectada en materia de costos, se obtienen las cifras siguientes:
• Servicio de hospedaje
Número de habitaciones requeridas: 40 personas/4 personas por habitación: 10
Costo de 14 noches de estancia: 10 habitaciones por US$150 por noche x 14 noches: US$21.000
Costo del alojamiento por persona: US$21.000/40: US$525
• Servicio de alquiler de vehículos
Número de vehículos a alquilar: 40 personas/5 personas por vehículo: 8 Valor del alquiler: US$175 por semana
Valor total: 8 vehículos x US$175 por semana x 2 semanas: US$2.400
Costo del alquiler por persona: US$2.400/40: US$60
• Otros conceptos
Precio del tiquete aéreo: US$650
Valor de la alimentación por persona: US$25/día x 14 días: US$350 Valor de la recreación por persona: US$200
Cuota de imprevistos por persona US$200
Costo global por persona
Alojamiento $525
Alquiler de vehículo $60
Tiquete aéreo $650
Recreación $200
Imprevistos $200
Costo total $1985
Al considerar una tasa de cambio de $850 por US$1,00 cada persona deberá disponer de $1.687.250 para financiar su desplazamiento en las condiciones fijadas.
Los criterios desarrollados en este caso los aplica literalmente cualquier organización interesada en el planeamiento y la utilización eficientes de recursos escasos.
El empresario debe planear la manera de obtener utilidades con la ejecución de actividades en forma coherente. El trabajador tendrá que distribuir sus limitados ingresos mediante el establecimiento de un orden de prioridades, en que prevalecen la alimentación, la salud y la vivienda; si después de atender estas necesidades primarias quedan fondos, se destinarán a tópicos como vestuario, educación y recreación. Las amas de casa tienen fama de ser quienes mejor preparan, ejecutan y controlan su presupuesto familiar.
Quienes participan en la formulación y ejecución de los presupuestos gubernamentales también buscan el empleo adecuado de los recursos provenientes de impuestos, multas, valorizaciones, emisión de bonos de deuda pública y/o contratación de créditos. La distribución de recursos se hace según las prioridades nacionales en cuanto a creación de infraestructura pública, cobertura de programas de seguridad social, financiamiento de gastos relacionados c0n la justicia y la seguridad nacional, y el servicio de la deuda externa.
Cualquier persona, natural o jurídica, es sujeto de presupuesto porque siempre ha tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que pueda suceder, ideando mecanismos o analizando estrategias para enfrentar circunstancias inciertas.
Al limitar un poco el campo de aplicación, el estudio se enfocará al uso del presupuesto por parte de empresas que participan en labores de transformación y prestación de servicios. Entonces surge una inquietud: ¿hablamos de procedimientos genéricos para la confección de presupuestos en cualquier tipo de empresa? Es lógico pensar que aunque las organizaciones tienen varios aspectos comunes, otros no lo son.
De esto se infiere que aunque dichos procedimientos son aplicables en empresas comprometidas en la transformación de insumes o en el ensamble de partes o componentes, no puede descartarse su empleo en otras, organizaciones de características similares. La justificación es concreta.
El empresario del sector privado, los equipos directivos de las empresas o sus accionistas no podrán dejar que sus empresas marchen sin rumbo definido. Tendrán que fijar metas razonables acordes con sus limitados recursos, alcanzables en un determinado periodo.
Para lograr las metas propuestas deberán generar planes y acciones que proporcionen ingresos suficientes para cumplir con los costos y desembolsos, procurando alcanzar objetivos como la recuperación del capital invertido, la consolidación del valor de la empresa en
El mercado competitivo y la solidificación de su prestigio y su imagen ante los sectores con los cuales sostiene relaciones de intercambio, a saber: compradores, proveedores, entidades financieras, gobierno y trabajadores.
La figura 1.1 muestra que las "entradas esenciales" para constituir una empresa como tal son: el recurso humano, que al aportar su intelecto o fuerza de trabajo se erige en ente esencial del proceso productivo; el capital, suministrado por el empresario con la expectativa de lograr tasas de rentabilidad Acordes con las reconocidas por inversiones de riesgo similar, y los materiales, que son objeto directo de transformación o de trabajo propiamente dicho.
Estos factores ocasionan costos al aceptarse que los fondos provenientes de los accionistas tienen costos de capital inherentes al rendimiento que ellos esperan. Asimismo, el trabajo no es gratuito y debe ser retribuido mediante una
remuneración adecuada. De igual modo, la compra de materias primas, partes o componentes se supedita a la aceptación de los precios acordados con los proveedores.
Las salidas las conforman los productos que fábrica la empresa o los servicios que presta, los cuales al ser colocados en el mercado constituyen la principal fuente de ingresos de la organización. La eficiencia del director de .a empresa podrá medirse por el manejo razonable de las entradas (factores productivos) y de las salidas (negocios empresariales).
El planeamiento y el control de las mismas serán fundamentales para la generación de utilidades. El punto de partida del proceso de planeación de utilidades es el diagnóstico de los factores externos e internos que pueden afectar negativa o positivamente las estrategias, los programas, los proyectos de inversión y las políticas a establecer en cada área funcional.
El diagnóstico externo se basa en precisar los factores del entorno que pueden incidir sobre el futuro de la organización, entre los cuales cabe destacar las políticas gubernamentales en los campos monetarios, salarial, fiscal y de comercio exterior, las tendencias de fenómenos económicos (inflación, devaluación y costo del dinero), las actitudes de la competencia y las políticas de comercialización implantadas por los proveedores. Este diagnóstico permitirá conocer los aspectos favorables que conviene aprovechar y los aspectos desfavorables que hay que contrarrestar.
Él Diagnóstico interno determina las debilidades y fortalezas que tiene la empresa para competir y estudia variables como precios, calidad de los productos o servicios colocados en los canales de distribución previstos, naturaleza del servicio al cliente, grado de actualización tecnológica, posicionamiento mercantil, situación financiera, opinión de los inversionistas y de las instituciones financieras con quienes podrían manejarse operaciones de endeudamiento.
Las conclusiones aportadas por los diagnósticos interno y externo constituirán la plataforma para definir el futuro de la organización, trazar los planes de desarrollo
establecer las estrategias competitivas (liderazgo en costos o diferenciación), seleccionar el camino o los caminos de crecimiento más convenientes (intensivo, integrado o diversificado) y buscar el pleno empleo de los recursos económicos disponibles y variables de conseguir.
ENTRADAS Y SALIDAD DE UN SISTEMA DE PLANEACION
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Para el desarrollo de las siguientes actividades, se le siguiere a los y las señoritas estudiantes, realizar una lectura comprensiva a todas las páginas que corresponden al primer encuentro, con la finalidad de poder socializar todos y cada uno de los temas ahí presentados.
Primer encuentro
1. Socialización del módulo y su estructuración.
2. Lectura comprensiva sobre la reseña histórica de los presupuestos y de las nociones y usuarios de los presupuestos mediante la elaboración de mapas conceptuales.
3. Analice el ejercicio de planeación presentado y saque una conclusión del mismo.
4. En el gráfico de entradas y salidas de un sistema de planeación, consulte los términos de misión, visión, diagnóstico estratégico, planes de acción y dirección táctica.
5. Presente un ejercicio de presupuestos de cualquier actividad diaria, mensual o semana que usted realice, sin tomar parámetros ni técnicas de presupuestos. 6. Realizar una lectura comprensiva sobre los temas a ser tratados para el
próximo encuentro.
Segunda encuentro CONTENIDO
Definiciones de
presupuestos.-El buen empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus operaciones, los ingresos y gastos, con la mira puesta en la obtención de utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de todos las actividades empresariales.
• Es la estimación programada, de manera sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.
• Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa.
• Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
• Al hablar de previsiones, se hace referencia a las decisiones que con anticipación debe tomar el "jefe de la empresa" para alcanzar los resultados propuestos. Hasta hace algunos años éste era el modo de administrar de muchos empresarios. El progreso o el fracaso de la organización era el premio o el castigo que sólo obtenía el gerente y de esos resultados dependía la estabilidad laboral. Hoy el enfoque ha cambiado. Los resultados por lo general dependen de un grupo que se compromete y lucha por unos objetivos trazados de manera conjunta. Los grupos económicos más destacados en cada país no tendrían este tipo de privilegio si no fuera por el profesionalismo de sus equipos directivos y de sus grupos de asesores
• Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicación dé:
• Objetivos empresariales generales a largo plazo. • Especificación de las metas de la empresa.
• Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.
• Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos).
• Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por respon-sabilidades asignadas. Procedimientos de seguimiento
• Una definición por completa que sea siempre trata de sintetizar muchos conceptos. En el campo de la predeterminación y cuantificación de actividades es difícil expresar en pocas palabras lo que significa presupuesto. A pesar de ello el concepto siguiente expresa el pensamiento de los autores:
• Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.
El presupuesto en el tiempo.
Importancia.-
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en le mercado competitivo, puesto que cuando mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.
El presupuesto surge como herramienta moderna de planeación y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como la inflación, devaluación y las tasas de interés, en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.
En el capitalismo la eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificación. La gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleando de manera eficiente, genera grandes beneficios.
El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe correr la gerencia al encarar las responsabilidades el camino que debe recorrer la gerencia para encarar las responsabilidades siguientes:
Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas. Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantación.
No pueden compartirse los conceptos de quienes afirman que sus negocios marchan bien sin presupuestos. En realidad, ellos no notan que cualquier decisión tomada ha sido previamente meditada, discutida y analizada.
Entre los principales objetivos de la gerencia tenemos: 1. Fijar planes generales de acción para el futuro 2. Pensar con creatividad
3. Vivir y pensar en función de cumplir y hacer cumplir los objetivos propuestos.
4. Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar soluciones adecuadas.
La gerencia debe entender que la instalación y vigilancia del sistema tiene su costo y por tanto debe concedérsele la importancia que merece. Los planes los evaluará y analizará con el comité asesor (los jefes de departamentos) y con la junta directiva. Al
aprobar los planes se acepta que ellos reportaban los mayores beneficios y, por consiguiente, deben asignarse los recursos que demande su ejecución.
La prudencia, la capacidad de análisis y el desempeño de funciones con un criterio de participación en la toma de decisiones, son cualidades que no deben olvidar el gerente de las empresas modernas.
El presupuesto y el proceso administrativo.-
La función de los presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.
La planeación y el control, como funciones de la gestión administrativa, son rasgos esenciales del proceso de elaboración de un presupuesto. Además la organización,
la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. (Véase en la figura).
El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables. Mediante el se comparan unos resultados reales frente a loa presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.
Sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse.
Puede ocurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, tiene bases sólidas para emplear la capacidad instalada de producción y no a su disposición la información requerida para medir el cumplimiento de objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimientos, producción y/o utilidades.
La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad absoluta en la condón de los presupuestos y con el concurso de principios de autoridad y poder entendidos, disponer el acatamiento de los mismos por parte de quienes in la organización. Si se pretende que cada nivel de la estructura adquiera compromisos y aporte su máximo potencial, es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación
Según investigaciones realizadas por el Instituto Hamilton, de los Estados Unidos el principal logro de los empresarios de grandes corporaciones radicó en la participación activa de todos los niveles de la administración en el proceso presupuestal. Destacaron sobre todo el concurso de los supervisores y señalaron que lo importante era enseñar a los mandos medios a "utilizar y comprender el presupuesto'"
Los autores consideran que cuanta más participación se dé al personal administrativo y al personal operativo de la empresa, mejores serán los resultados alcanzados, pues esto los motivará, se sentirán auto realizados y sin presiones asumirán el compromiso de alcanzar los objetivos propuestos
La figura 1.4 muestra las funciones administrativas y los elementos que consulta la gerencia como soportes del trabajo presupuestal. En efecto, son las personas, sus ideas y las tareas encomendadas los fundamentos de la planeación.
Por lo general el proceso no es estático; es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. prácticamente no podría realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define como, por qué o para qué se efectuó y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla. Para mayor precisión puede afirmarse que:
"Contrario a algunas opiniones, presupuestación no es sólo una función financiera realizada por cada sección de presupuestos, el jefe de finanzas, el auxiliar de contabilidad o el contador". Éstos. Sólo registran e informan los planes y los comparan con los resultados de la operación ayudando a la administración a analizar, interpretar y reaccionar
La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los fundamentos de la administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.
La planeación y el control, como funciones de la gestión administrativa, | son rasgos esenciales del proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y| poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos (véase figura 1.3)
El control presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites razonables. Mediante él se comparan unos resultados reales frente a los presupuestos, se determinan variaciones y se suministra a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas. Sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cuál meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse puede ocurrir en la administración incorrecta de los recursos económicos, tiene bases sólidas para emplear la capacidad instalada de producción y no a su disposición la información requerida para medir el cumplimiento de objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimientos, producción y/o utilidades.
La gerencia no puede atribuirse la responsabilidad absoluta en la condón de los presupuestos y con el concurso de principios de autoridad y poder entendidos, disponer el acatamiento de los mismos por parte de quienes in la organización. Si se pretende que cada nivel de la estructura adquiera compromisos y aporte su
máximo potencial, es imprescindible que todos participen y asuman responsabilidades en el proceso de presupuestación.
Según investigaciones realizadas por el Instituto Hamilton, de los Estados Unidos el principal logro de los empresarios de grandes corporaciones radicó en la participación activa de todos los niveles de la administración en el proceso presupuestal. Destacaron sobre todo el concurso de los supervisores y señalaron que lo importante era enseñar a los mandos medios a "utilizar y comprender el presupuesto'"
Los autores consideran que cuanta más participación se dé al personal administrativo y al personal operativo de la empresa, mejores serán los resultados alcanzados, pues esto los motivará, se sentirán auto realizados y sin presiones asumirán el compromiso de alcanzar los objetivos propuestos.
La figura muestra las funciones administrativas y los elementos que consulta la gerencia como soportes del trabajo presupuestal. En efecto, son las personas, sus ideas y las tareas encomendadas los fundamentos de la planeación.
Por lo general el proceso no es estático; es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no podría realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define como, por qué o para qué se efectuó y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla. Para mayor precisión puede afirmarse que:
"Contrario a algunas opiniones, presupuestación no es sólo una función financiera realizada por cada sección de presupuestos, el jefe de finanzas, el auxiliar de contabilidad o el contador". Éstos. Sólo registran e informan los planes y los comparan con los resultados de la operación ayudando a la administración a analizar, interpretar y reaccionar
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
RETROALIMENTACION EN EL ENCUENTRO
1.- presentar un resumen de todos los temas planificados para esta semana en mapas conceptuales
2.- Trabajo grupal expositivo de los temas presentados investigados y analizados para generar un debate en el encuentro presencial.
1. Los presupuestos enfrentan el problema de la intervención de fenómenos económicos, como la inflación y la devaluación en el cumplimiento de sus pronósticos financieros. Comente según lo leído, para ello tiene que relacionar con los fenómenos económicos de nuestro país.
2. Sin planes ni presupuestos las empresas tienen problemas para practicar el control comente se respuesta con argumentos técnicos.
3. Que pasaría en las empresas si no practican la planificación y los presupuestos sustente su respuesta técnicamente.
4. ¿Por qué la inflación puede incidir en los planes trazados por la administración? ¿cuáles serían sus consecuencias sobre el presupuesto?
TAREAS DE AUTO-PREPARACION PARA EL PROXIMO ENCUENTRO
6.- Representar las ideas centrales relacionados al siguiente encuentro en organizadores gráficos.
7.- Conclusiones.
Tercer Encuentro
2. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTO
Los presupuestos se pueden clasificar desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.
El cuadro sinóptico presenta algunos de los enfoques:
• Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.
De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde esta la
empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.
1. Según la flexibilidad
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados - Flexibles o variables
2. Según el periodo que cubran - A corto plazo - A largo plazo
Clasificación del Presupuesto
3. Según el campo de aplicabilidad en le empresa - De operación o económicos
- Financieros (Tesorería y Capital)
4. Según el sector en el cual se utilicen - Público
- Privado
• Flexibles o Variables
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.
• A corto plazo
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
• A largo plazo
En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas en el caso de los planes de gobierno el horizonte de planeamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales capitalización del sistema financiero o, ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, aplicación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados.
También se recure a estos planes cuando de manera ocasional tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como “Uno-Cuatro”, es decir, en la cual se detalla con amplitud el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. Con este sistema se trata de planear a largo plazo y luego detallar y cuantificar todas las actividades del primer año como se presenta en la figura
Cumplido el primer año será necesario revisar el plan a largo plazo y con base en las experiencias, adicionar un nuevo año a este plan, formular planes detallados para el segundo año y cuantificarlos por medio del presupuesto.
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 PLANEACION GENERAL A LARGO PLAZO
Ventas Inversión Año 1
Otros PLANEACIÓN DETALLADA DEL PRIMER AÑO Ventas Producción Inversión Compras Tesorería
Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 PLANEACION GENERAL A LARGO PLAZO Ventas Inversión Otros PLANEACIÓN DETALLADA DE UN NUEVO AÑO • De Operación o Económicos
Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente el cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre estos podría incluirse:
Ventas Producción Año 2 Revisión del plan a largo plazo. Evaluación y control del plan a corto plazo
Compras
Uso de materiales Mano de obra
Gastos operacionales
• Financieros
Incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de cajo o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorería
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina Presupuesto de
caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con
la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras empresas) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores a pago de nómina, impuestos o dividendos.
Se formula por período corto: meses o trimestres. Es importante porque mediante el se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.
Presupuesto de Erogaciones Capitalizables
Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importante de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos.
Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además, se recomienda ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar un índice universal de incremento de precios a todo tipo de activos fijos y, por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos atribuibles a la inversión de terrenos, construcciones y bienes tecnológicos.
• Presupuestos del sector público
Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al estimar los estimativos presupuestables se contemplan variables como la remuneración de funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, centros de acopio, vías de comunicación, etc.) la realización de obras de interés social (Centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional.
• Presupuestos del sector privado
Los utilizan las empresas particulares como base de panificación de las actividades empresariales.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
1. Realizar organizadores gráficos de la clasificación de los presupuestos. 2. Presentar tres ejemplos de cada clasificación de los presupuestos.
Cuarto Encuentro
1. MECÁNICA, TÉCNICA Y PRINCIPIOS EN LA CONFECCIÓN DEL PRESUPUESTO
En todo sistema presupuestario se nenecita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases a apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal. Tales aspectos son: Los medios mecánicos empleados, sus técnicas de elaboración y los principios que sustentan la validez de los mismos.
1. Los medios mecánicos se relacionan con:
El diseño de formas y/o cédulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el cálculo matemático.
Métodos de oficina empleados en su elaboración
2. Las técnicas son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad, que puede provenir de la experiencia o de las investigaciones realizadas en el desarrollo de su trabajo. Por ejemplo:
Por experiencia o por investigaciones realizadas el encargado de elaborar el presupuesto de ventas puede identificar los factores que incidieron sobre las ventas de periodos pasados.
Los procedimientos empleados para determinar los estándares de los tres elementos del costo.
Los elementos usados para la fijación del precio del producto.
3. Los principios revisten especial importancia en el campo de la presupuestación y por ello antes de enunciarlos es necesario resaltar el
echo de que sirven de guías específicas o de “moderadores del criterio” de la persona encargada de confeccionar, los presupuestos parciales o el presupuesto general de la empresa.
Un principio que define de diferentes maneras; el Diccionario Ilustrado de la
Lengua Española dice: “Cada una de las primeras verdades que sirven de
fundamento a una ciencia…”
“Máximas particulares por donde cada cual se rige en sus actuaciones”
“Los principios de control presupuestal serán esas causas primarias que dieron nacimiento la técnica de la presupuestación y que el hombre debe observar y utilizar en su actividad específica”.
Un resumen del pensamiento de Héctor Salas Gonzáles, en Control Presupuestal
de los negocios, presenta algunos principios y aclara que no todos son de
obligatorio cumplimiento. Este autor los clasifico en cinco grupos: de previsión, de planeación, de organización de dirección y de control.
1. De Prevención
Son tres: predictibilidad, determinación cuantitativa y objetivo. Recalcan la importancia del estudio anticipado de las cosas y de las posibilidades de lograr las metas propuestas.
2. De Planeación
Indican el cambio para lograr los objetivos deseados. Se destacan: precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza, participación, oportunidad y contabilidad por áreas de responsabilidad.
3. De Organización
Denota la importancia de la definición de las actividades humanas para alcanzar las metas, como son. Orden y comunicación.
Indican el modo de conducir las acciones del individuo hacia el logro de los objetivos deseados Salas González la llama principios de autoridad y coordinación.
5. De Control
Permiten comparaciones entre los objetivos y los logros. Se determinan con nombres como: Principio de reconocimiento, excepción, normas y conciencia de costos.
Los principales principios enunciados por Héctor Salas Gonzáles se expresan de la siguiente manera:
Principio de predictibilidad
Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.
De determinación cuantitativa
Se debe determinar unidades monetarias para cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.
De objetivo
Puede preverse algo siempre y cuando se busque un objetivo.
De precisión
Los presupuestos son planes de acción y deben expresarse de manera precisa y concreta. Deben evitar vaguedades que impidan su correcta ejecución.
De costeabilidad
El beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo de instalación y funcionamiento del sistema.
De flexibilidad
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan, en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
De unidad
Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.
De confianza
El decidido apoyo y la fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todos los directivos de la empresa es importantísimo para su buena marcha.
De participación
Es esencial que en la planeación y el control de los negocios intervengan todos los empleados para aprovechar el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.
De oportunidad
Los planes deben finalizarse antes de iniciar el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.
De contabilidad por áreas de responsabilidad
La contabilidad debe modificarse de manera que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirva para los fines de control presupuestal.
De orden
La planeación y el control presupuestal deben basarse en una sana organización trazada en organigramas, líneas de autoridad y responsabilidad precisas, en las funciones de cada miembro del grupo directivo detallando deberes u obligaciones y autoridad.
De comunicación
Implica que dos o más personas entienden de la misma manera un asunto determinando de manera oportuna y concisa.
De autoridad
No se concibe la autoridad sin responsabilidad. Este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.
De coordinación
El interés general debe prevalecer sobre el interés particular
De reconocimiento
Debe reconocerse o dar crédito al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
De excepciones
Recomienda que los ejecutivos dediquen su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchen de acuerdo con los planes.
De normas
Los presupuestos consisten una norma por excelencia para todas las operaciones de la empresa. El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.
De conciencia de costos
Para el éxito del negocio, cada decisión de un individuo tiene algún efecto sobre los costos, cada supervisor debe comprender el impacto de sus decisiones sobre los costos, para que cada decisión que tome sea efectiva para la empresa.
Estos principios contribuyen la razón de ser del presupuesto. Su observancia en el proceso de planificación general de la empresa (a partir de la definición de la misión, objetivos, estrategias, etc.) es básica, puesto que sirve de apoyo a la técnica de elaboración de presupuestos.
2. OBJETIVOS A LARGO PLAZO, ESTRATEGIAS, POLÍTICAS Y CONTROL VERSUS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
Uno de los aspectos más importantes por analizar en las organizaciones actuales es que éstas tienen una razón de ser, fijan objetivos, formulan estrategias, definen políticas y controlan sus recursos en sus diferentes áreas de operación.
Sin duda, lo definido en cada una de las áreas permite alcanzar lo que se propone la administración de la empresa. El cuadro compendia los aspectos esenciales de estas relaciones.
En la planeación se definen: misión, objetivos, estrategias y políticas para cada área funcional, y se destaca el presupuesto como parte fundamental. Además, se habla de control para medir y evaluar todo el proceso de planeación.
Si se funciona con este esquema es de esperar que las organizaciones obtengan buenos resultados.
Área funcional
Producción Ventas Personal Finanzas
Planeación y control
Misión Producir y vender bienes y servicios en el mercado nacional Objetivo fundamental Obtener máxima eficiencia en los diferentes procesos directivos Obtener clientes satisfechos con el producto que se venda
Obtener máximo desarrollo de las personas que trabajan en el organismo Maximizar el valor de la empresa en el mercado Objetivos a Corto Plazo - Identificar necesidades de materiales y mano de obra. - Distribuir racionalmente las actividades al personal.
- Calcular los volúmenes de producción óptimos y llevarlos a cabo. - Calcular tiempo y
movimientos.
- Identificar mercados objetivos para los productos.
- Analizar y evaluar el ciclo de vida de los productos. - Calcular los volúmenes
de ventas por productos por regiones o por clientes Determinar las necesidades de personal en el tiempo. Elaborar programas para: Vinculación Capacitación Desarrollo. Promoción. Evaluación del desempeño. Mejorar el sistema contable de la empresa. Identificar los indicadores financieros más importantes. Tomar decisiones sobre aspectos financieros relacionados con
- Tomar decisiones sobre “comprar o fabricar”, mantener o reemplazar equipos, etc. - Calcular niveles de inventario requeridos. - Elaborar presupuestos de cantidades a producir y de uso y costos materiales.
- Tomar decisiones sobre productos, precios, plaza (canales de distribución) y publicidad (comunicación). - Elaborar el pronóstico de ventas, presupuestos de publicidad, de promoción y de gastos de ventas. Evaluación del desempeño. Elaborar presupuestos de mano de obra y de personal. efectivo, inventarios, descuentos, dividendos y otros. Analizar y probar nuevos sistemas de información útiles para la gerencia. Elaborar un presupuesto de tesorería, el presupuesto de capital y los estados financieros
proyectados.
Objetivos a Largo Plazo
Innovar y/o buscar mejores tecnologías. Identificar formas de hacer productos sustitutos. Racionalizar los recursos productivos. Elaborar presupuestos de nuevos productos según pronósticos de ventas a largo plazo.
Desarrollar nuevos productos.
Desarrollar nuevos mercados para productos existentes.
Elaborar presupuestos de ventas a largo plazo.
Buscar el desarrollo de la organización con base en el desarrollo del personal.
Satisfacer las necesidades mas importantes del ser humano.
Planear el desarrollo de los recursos humanos de la empresa y de necesidades futuras de personal. Conocer el mercado financiero como fuente principal de financiación de la empresa. Elaborar un plan general de utilidades a largo plazo. Estrategias Estandarización de productos en sus elementos básicos Distribución adecuada de productos según su presentación y calidad. Determinación de necesidades de formación de las personas. Adecuada evaluación de proyectos de inversión: títulos de valores o activos fijos aprovechando ventajas tributarias. Políticas Sobre: - Inventarios, materiales, productos en proceso, productos terminados, suministros. - Compras. Sobre: - Precios. - Medios publicitarios. - Formas de ventas. - Canales de distribución. - Investigación del mercado. Sobre: Proceso de administración de personal (reclutamiento, selección, contratación, etc.) Sobre:
Cuentas por cobrar, inventarios,
descuentos y seguros, fuentes de financiación, etc.
Control Verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos variaciones, análisis de informes. Verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos variaciones. Verificación del cumplimiento de la planeación-variaciones. Análisis de informes. Evaluación. Control y auditoria de Análisis de informes. Análisis de ejecución del presupuesto. Análisis de imágenes de rentabilidad. Auditoria de la
Evaluación de cumplimiento.
Control sobre procesos productivos.
Auditoria de la función producción.
personal. función finanzas.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
1. Presentar un resumen de todos los temas tratados
2. Preparar una exposición de cada tema en una síntesis en Power Point 3. Prepararse para una evaluación escrita
4. Leer los siguientes temas a tratarse en el quinto encuentro
Quinto Encuentro
Metodología para la elaboración del presupuesto Objetivos específicos
• Describir los pasos considerados en los planes empresariales. • Destacar las etapas del proceso presupuestal.
• Presentar las relaciones de coordinación consultadas en la preparación del presupuesto.
• Relacionar las principales fuentes de información interna y externa consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (venta! producción, relaciones industriales).
• Señalar cómo los presupuestos funcionales permiten integrar el presupuesto global y proyectar los estados financieros.
• Enunciar y explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe • Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuestos.
Aspectos generales
Es frecuente encontrar empresarios que resaltan el éxito de sus empres sin
necesidad de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta porque de una manera u otra, consciente o inconscientemente acude a ellos porque consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no
