Logística

Para la realización del acto académico, es necesario en algunos casos, el soporte logístico representa todos los aspectos técnicos involucrados en una presentación estos son: el salón, los asientos, la iluminación, el sonido, el acceso, el tiempo, las salidas, los baños y las ayudas visuales, auditivas o audiovisuales. Es necesario que la regla básica de la logística es la prevención.

Para elegir el apoyo logístico adecuado es necesario tener en cuenta cuatro elementos básicos, estos son:

1. El discurso, clase o mensaje para el denominado usuario, alumnado o público. 2. El lugar de la presentación. (Aula, auditorio, laboratorio, salas, entre otros)

3. La capacidad del docente de manejar los recursos elegidos. (Medios informáticos, micrófonos, medios audiovisuales, entre otros)

4. Un plan de acción en caso de que el equipo no funcione parcialmente o de manera total.

3.5.1.3. Infraestructura

Una infraestructura es el conjunto de elementos o servicios que están considerados como necesarios para que una organización pueda funcionar o bien para que una actividad académica se desarrolle efectivamente.

En el caso de las IES, estas deben ofrecer una infraestructura que sea adecuada a las actividades de educación continua, como es salones cómodos, auditorios, aulas para clases y talles (que no es lo mismo) por la dinámica que son necesarias, laboratorios –de todo tipo, de acuerdo a la necesidad- , biblioteca.

Adicionalmente es indispensable, otros tipos de infraestructura que son complementarios pero muy necesarios para el éxito del acto académico de educación continua como son las cubículos de estudios, o salas de estudio, para la parte académica, para la parte de soporte, que lo constituyen los servicios generales, lo son las cafeterías, servicios de distintos tipos como ascensores, estacionamiento, cafeterías, bancos, cajeros para servicios económicos, lozas deportivas, auditorios, servicios deportivos, servicios higiénicos, librerías.

3.5.1.4. Presupuesto

Las actividades de educación continua por lo general son autofinanciadas, motivo por el cual deben estar registradas y reguladas a nivel presupuestas a fin de que puedan ser ejecutadas.

El presupuesto puede ser de carácter individual o colectivo, dependiendo de su naturaleza. Cuando se analiza la viabilidad económica del acto académico, se recomienda que primero se individualice el acto académico a fin de que se analice su rentabilidad y sea considerado en el presupuesto anual de la unidad de educación continua.

La actividad de educación continua debe contener en el presupuesto los siguientes rubros a nivel de ingresos, egresos y superávit o rentabilidad respectiva, es necesario como básico : ingresos por matricula, la cual puede ser regular, extemporánea o las que tienen algún descuento por pertenecer a la comunidad universitaria (sea como personal : docente o administrativo), recargos por extemporáneo, o por retiro; en el caso de remuneraciones tienen que tenerse en consideración las del docente, coordinador académico, coordinador administrativo, asistente académico y administrativo, apoyo secretarial, logístico como es el caso de los controladores de asistencia, controladores de exámenes, auxiliares, anfitrionas para las ceremonias si fuera el caso, además hay que considerar rubros logísticos como materiales de escritorio y de enseñanza, CD grabable, DVD grabable, materiales para laboratorios en el caso de las ingenierías , materiales de informática como es el caso de tarjetas ópticas, materiales de informática como es el caso de toner de impresora, licencias de software, materiales de laboratorio, audiovisuales y medios, materiales de audio, video y fotográfico, materiales de limpieza y seguridad, libros, revistas para participantes, materiales de promoción y suvenires para obsequios en ceremonias, bienes enseres de oficina, comunicaciones mensajería y Courier, seguridad y vigilancia, mantenimiento de infraestructura, alquileres para toldos y sillas en caso de ceremonias, publicidad en dípticos, afiches, considerar además a la agencia de publicidad, la producción del arte para el diseño de las piezas graficas de publicidad, las comisiones a la agencia de publicidad, la publicidad en internet y en otros medios, las fotocopias, impresos y similares trabajo de impresión, encuadernación y similares, los coffee break para los participantes, los vino de honor para las ceremonias de clausura y los arreglos florales, alquileres de aulas, pagos para emisión de carnets, procesamiento de exámenes en caso que sean para marcar, pago de probetas, equipos de informática que pueden ser accesorios y partes entre otros.

3.5.1.5. Publicidad

La publicidad es una forma de comunicación en masas que se vale de tecnologías audiovisuales e informáticas para influir en las conductas y actitudes de las personas, y además también en la manera de tomar decisiones, es clave para la promoción y vinculación con las IES , y en especial para comunicar las propuestas del portafolio que ofrece la unidad de educación continua.

En la actualidad la publicidad para una unidad de educación continua es toda forma de comunicación realizada por una persona física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio de una actividad educativa y profesional, con el fin de promover de forma directa o indirecta la contratación de servicios educativos, además es un proceso de comunicación de carácter impersonal y controlado que, a través de medios masivos, pretende dar a conocer un producto, servicio, idea, con objeto de informar o influir en su compra o aceptación.

Normalmente la publicidad debe ser entendida como la suma de varios procesos, para que puedan ser utilizados a su máxima expresión, en la medida que en la actualidad hay actividades abiertas y cerradas, se debe promover una serie de actividades académicas que son por volumen y que deben ser reforzadas en todas sus etapas desde la propia publicación, hasta la etapa de concretización de la matrícula, en la medida que desde se presenta la publicidad, la consulta por parte del interesado y el completar el propio proceso de matrícula, hay varias etapas en donde el participante puede por descuido o desconocimiento no terminar su proceso de matrícula y registro y no llegar a participar en el acto académico.

Es necesario precisar que para publicitar una campana de actividades de educación continua, es necesario contar con un agente especializado en el medio, no solo a nivel de publicidad, sino a conocer la propia naturaleza de la IES y su filosofía institucional, para algunos casos será prudente hacer publicidad masiva en medios televisivos en horas que son denominadas de mayor teleaudiencia, es decir las denominada horas “puntas” pero que por el tipo de programa que brinda iría en contra de los principios institucionales de las IES.

La publicidad para determinados productos de educación continua deben ser sectorizados para el público objetivo, tratando en lo posible de utilizar al máximo los recursos publicitarios para la materia en la cual se está presentando, no es lo mismo publicitar cursos especializados, que cursos para niños y adolescentes, o actividades para asistentes, que para un público altamente calificado.

La publicidad debe hacerse en función del público objetivo, para los profesionales es recomendable los medios electrónicos, para los niños los trípticos en la medida que van dirigidos a los padres de familia, para los jóvenes en medios electrónicos y no siendo tan formales, cada público tiene su naturaleza y su forma de captar e interpretar el mensaje.

Si la publicidad debe ser por ejemplo para cursos para abogados, estos tienen que difundirse en medios periodísticos y de preferencia especializados como son las normas legales o las revistas jurídicas, a modo de ejemplo. Los tiempos y espacios deben ser bastante promocionados para el alumno puede elegir de manera racional y comparativa entre los distintos servicios educativos que ofrece el mercado,

Es necesario indicar que la publicidad debe presentarse con un tiempo bastante anticipado en la medida que los servicios educativos para personas adultas siempre se toman su tiempo para poder evaluar académicamente y económicamente a distintos portafolios locales nacionales e internacionales para que participen, en un mundo globalizado, las mejores ofertas en los portafolios abiertos y cerrados, son las que los candidatos solicitan y obtienen.

3.5.1.6. Redes de Contacto

La creación de redes de contacto (networking) hacia y entre la comunidad, las cuales pueden ser internas o externas, nacionales o internacionales son las que proporcionan la oportunidad de realizar actividades en conjunto o compartir información de última generación o contactos con especialistas que son únicos en su género.

Las redes de contacto son de mucha utilidad para las unidades de educación continua porque permite varios tipos de sinergia tanto con su personal especializado de educación continua, así como sus propios egresados de educación continua, quienes son los que promueven actividades de formación. Hay que tener la visión y además poder aprovechar las oportunidades para incrementar las redes en casos coyunturales cuando por ejemplo hay representaciones excepcionales en el país de origen y permiten por ejemplo utilizar los especialistas en el país de origen y además de las visitas internacionales por los proyectos intercontinentales que se realizan en distintas áreas del conocimiento.

3.5.1.7. Tecnología

El uso de la tecnología para los distintos procesos internos y externos para la realización de la actividad académica de educación continua, también implica el uso pedagógico de todos los instrumentos y equipos generados por la tecnología, como medio de comunicación, los cuales pueden ser utilizados en procesos educativos de educación continua, a fin de facilitar el proceso de enseñanza- aprendizaje. Además podemos indicar que también se incluyen las altas tecnologías de la información.