Relacionada con el problema de los niveles jerárquicos (sobre todo de los procesos de delegación de autoridad y responsabilidad que éstas suponen) se plantea el importante problema de la centralización y descentralización administrativa. El grado de centralización o descentralización es otro factor que ayuda a lograr una integración efectiva de una organización al analizar la manera en que se distribuye la autoridad para tomar decisiones. El concepto de centralización, como el concepto de delegación, tiene que ver con el grado hasta el cual la autoridad está concentrada o dispersa.
Los términos centralización y descentralización describen el grado general de delegación que existe dentro de un organismo social. Estos términos se pueden visualizar en los extremos opuestos de un continuo de delegación. El siguiente esquema, muestra ese continuo de delegación e indica la posición relativa de la centralización completa y la descentralización.
De acuerdo con el cuadro la centralización implica que un número mínimo de actividades laborales y una cantidad mínima de autoridad han sido delegadas en los subordinados por la administración, mientras que la descentralización implica lo opuesto. La centralización se define como la concentración del poder y la autoridad en los altos directivos de una organización. Esto significa que en una organización centralizada casi todas las decisiones se toman en el nivel jerárquico más alto.
La administración centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el máximo control, es decir, asigna a éstos el mayor número posible de decisiones. ¿Qué es lo que se debe centralizar? La experiencia nos indica que debe haber centralización a los niveles más altos en lo referente a planificación y control organizacional
El grado de centralización en una organización depende de la interrelación de los siguientes factores:
Filosofía de la administración.
Evolución del crecimiento de la organización. Dispersión geográfica de la organización. Disponibilidad de controles efectivos.
Calidad de los administradores en diferentes niveles. Diversidad de los productos o servicios ofrecidos.
Mientras que la descentralización refleja una especial filosofía de administración que obliga a saber con detalle qué decisiones y actividades se llevarán a cabo en niveles más bajos de la organización y cuáles deberán permanecer en esos niveles, así como a diseñar políticas para orientar
la toma de decisiones, seleccionar y capacitar a los colaboradores y establecer los registros y controles adecuados.
Una descentralización total significaría que cualquier trabajo tendría el poder necesario para realizar sus tareas sin consultar a su superior sobre cada detalle. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de describir y conservar sólo los controles necesarios en los altos niveles.
A medida que aumenta el número e importancia de las decisiones a nivel más bajo, también aumenta el grado de descentralización. Cuando hay equilibrio entre los procesos de delegación y descentralización llegando a los niveles más bajo y el diseño estructural organizacional se vuelve más plano es porque se está aplicando la técnica conocida como empowerment39.
¿Qué es lo que se debe descentralizar? La respuesta a esta pregunta no puede ser general, ya que depende de la situación y organización específica. La descentralización permite más flexibilidad y una acción más rápida, y también releva al administrador del trabajo detallado que consume tiempo. Con frecuencia, la descentralización eleva la moral de los trabajadores al permitir que niveles jerárquicos inferiores se involucren de manera activa en el proceso de tomas de decisiones.
El grado de descentralización en una organización dada depende de la interrelación de los siguientes factores:
Un medio ambiente cambiante.
Un estilo de liderazgo tendiente a la delegación.
Contar con los medios para lograr una adecuada coordinación.
Aprovechar la experiencia del personal perteneciente a niveles inferiores en resolver problemas por su cuenta.
No considerar necesario que las decisiones que se tomen en cualquier nivel de la organización sean uniformes.
Lo dicho lleva a concluir que no sólo se trata de que las unidades administrativas tengan autoridad, sino establecer hasta qué grado deben ejercerla y cuál es el poder de decisión que se les debe conferir.
A modo de síntesis de esta herramienta le presentamos los siguientes cuadros que ofrecer Sandra V. Welsh en el texto “Administración Empresaria” (capítulo 6).
Ventajas y desventajas de la centralización
Ventajas Desventajas
• Trato igualitario a los clientes, empleados y tareas
• Aumenta la desmotivación del trabajador
• Visión amplia de la organización • Dificulta el desarrollo de directivos • Lentitud de la adaptación a los cambios
del entorno
• Lentitud en la toma de decisiones • Garantizar la permanencia de la
organización en épocas de crisis
• Falta de responsabilidad del ejecutante
39
Empowerment. Para ampliar y profundizar las ideas más importantes sobre esta técnica, les
recomendamos visitar la siguiente página:
por la decisión tomada por el nivel superior
Ventajas y desventajas de la descentralización
Ventajas Desventajas
• Las decisiones son tomadas por quienes conocen el problema, los procesos y los
productos
• Mayores costos de capacitación y predisposición de los directivos
• Rapidez en la toma de decisiones • Enseñar a delegar • Desarrollo de directivos, ya que
aprenden a conocerlas a otras partes de la organización
• Se pueden perder los objetivos de la organización
• Aumentan la motivación y la satisfacción en el puesto de trabajo • Mayor facilidad de adaptación a los
entornos dinámicos
• Sistemas de planificación y control más sofisticados
Factores que influyen en la centralización y la descentralización
Centralización Descentralización
• Épocas de crisis o situación comprometida de la empresa
• Empresa geográficamente dispersa, o búsqueda de la diversificación de
productos o clientes
• Entornos estables • Entornos dinámicos
• Los directivos de niveles inferiores carecen de los conocimientos globales y
de los objetivos
• Los directivos está, preparados para la toma de decisiones
• Habiendo estado descentralizada, existe pérdida de confianza en los directivos de
los niveles inferiores
• Se buscan decisiones rápidas, más justas, cuya implementación depende de los
directivos de niveles inferiores • Las decisiones por tomar e implementar
son muy significativas
• La empresa está preparada para permitir que los niveles inferiores aprendan a
tomar decisiones y a asumir responsabilidades
Veamos algunas aplicaciones a la situación profesional:
Al ser una empresa familiar, y que sus miembros ocupan las posiciones más directivas de la organización se puede suponer que FULL S.A. es una organización más bien centralizada al menos en sus funciones de planificación y control.
Si se revisa la estructura, se pueden observar entre 3 y 5 niveles (según los departamentos) por lo que en términos generales esta organización es mas bien plana y con tramos de control amplios (varios empleados por jefe). Se podría afirmar que hay un buen equilibrio en el diseño de esta estructura, lo que implica que se está “al medio” en el continuo de centralización - descentralización.
Finalmente, no tenemos información para ver si en la empresa se está aplicando algún proceso de empowerment con los empelados.
Autoevaluación 4
Marque la opción correcta
1. Los conceptos de centralización y de la delegación tiene que ver con:
□
El grado hasta el cual la responsabilidad está concentrada o dispersa.□
El grado hasta el cual el poder está concentrado o disperso.□
El grado hasta el cual la autoridad está concentrada o dispersa.2. La descentralización total significa que:
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Cualquier trabajador podría realizar su tarea sin consultar a su superior.□
Cualquier gerente o director puede controlar efectivamente.□
Cualquier nivel jerárquico puede definir su estructura.3. La dificultad para el desarrollo de ejecutivos y la lentitud en la toma de decisiones, son desventajas de:
□
La centralización.□
La descentralización.□
Del empowerment.4. Si el ambiente externo es muy cambiante, la empresa está dispersa geográficamente y los directivos están preparados y tienen experiencia en tomar decisiones, conviene que la estructura organizacional sea:
□
Más plana y descentralizada.□
Más plana y con niveles de empowerment.□
Ambas alternativas son correctas.5. La experiencia indica que conviene centralizar en los niveles superiores la decisiones de: